Manual Ukj Zainal

MANUAL PENGGUNAAN SISTEM KEAHLIAN KOMUNITI UKJ (VER 2.1)

DISEDIAKAN OLEH ZAINAL ABIDIN MOHD YUSOF HIKMAHWORK UNTUK DEWAN PEMUDA PAS PUSAT

KANDUNGAN 1. PENGENALAN SISTEM……………………………………………………………………………. 3 2. MENGENALI SISTEM………………….………………………………………………………….. a. Akses, Login dan Layout sistem ………………………………………………………. b. Pengurusan Akaun Peribadi…………………………………………………………….. c. Kotak Arahan…………………………………………………………………………………. d. Logout sistem…………………………………………………………………………………

4 4 5 5 5

3. PENGGUNAAN SISTEM………………………………………………………………………….. a. Pengurusan Ahli i. Dashboard - Ringkasan Pengurusan Ahli………………………………… ii. Mendaftar Ahli Baru…………………………………………………………….. iii. Memapar Senarai Ahli………………………………………………………….. iv. Carian Ahli………………………………………………………………………….. v. Eksport Data Ahli ke Excel……………………………………………………. vi. Memapar Profil Ahli……………………………………………………………… vii. Meminda Maklumat Ahli……………………………………………………….. viii. Mencetak Profil Ahli………………………………………………………….…..

6 6 6 6 6 7 8 8 8

b. Pengurusan Sistem i. Papar dan Cetak Statistik…………………………………………………….. ii. Papar Log………………………………………………………………………….. iii. Papar Pengumuman……………………………………………………………. iv. Pengurusan Akaun Administrator………………….……..………………. v. Kawalan Sistem (System Administrator)………………..………………

9 10 10 10 10

c. Tetapan i. Tetapan ii. Tetapan iii. Tetapan iv. Tetapan

Bagi Ahli…………………………………………..…..……………….. Bagi Admin………………………………………....…………………. Sistem………………………………………………..………………….. Akaun Peribadi……………………………………….……………….

11 11 11 12

4. PENUTUP…………………………………………………………………………….………………….

13

2

PENGENALAN SISTEM Pendahuluan Sistem Maklumat Keahlian Komuniti UKJ yang diperkenalkan oleh Dewan Pemuda PAS Pusat adalah satu sistem yang dibina bagi membantu dalam melicinkan proses pengurusan ahli pemuda PAS dan proses komunikasi antara pusat, negeri dan kawasan sehingga maklumat dan gerak kerja dapat dijana dalam masa yang singkat melalui maklumat terkini dan tepat. Sistem ini dibangunkan dengan menggunakan teknologi web terkini bagi memudahkan capaian ke sistem. Ia dapat dicapai melalui internet dan proses kemasukan data dilakukan secara berpusat bagi mengelakkan pertindihan data dan menjimatkan masa dalam pengurusan pengkalan data. Sistem ini dapat dicapai dimanamana tanpa perlu dipasang apa-apa aplikasi pada komputer klien.

Objektif Sistem 1. Memudahkan proses pendaftaran ahli dan menjimatkan kos serta masa dalam proses penyimpanan dan pencarian data ahli berbanding kaedah manual. 2. Memanfaatkan penggunaan IT dan teknologi terkini dalam melicinkan kerja-kerja jamaah 3. Mewujudkan sistem dua-hala antara pihak pengurusan pusat dan negeri serta kawasan dalam melaksanakan gerak kerja parti. 4. Mempercepatkan proses analisa dan status terkini kekuatan parti.

Keperluan Sistem Untuk menggunakan sistem ini, anda dan komputer anda mestilah memenuhi syarat-syarat minimum dibawah: 1. Mempunyai komputer / laptop dan pengetahuan menggunakan sistem operasi (Windows atau Linux) dan internet secara ringkas. 2. Mempunyai capaian internet. 3. Mempunyai Internet Browser (Internet Explorer / Mozilla Firefox). 4. Javascript enable.

3

MENGENALI SISTEM a. Akses, Login dan Layout Sistem Untuk mengakses sistem ini, anda hendaklah membuka browser pada komputer anda. Taipkan alamat sistem ini pada Address di browser anda: www.komunitiukj.com.my

Untuk membuka browser pada komputer anda, sila klik pada Start -> All Programs -> Internet Explorer.

Tekan butang Enter pada papan kekunci anda dan muka Login akan terpapar. Masukkan Login ID dan Katalaluan anda untuk akses sistem Sila masukkan Login ID dan Katalaluan dengan betul. Penggunaan huruf besar dan kecil yang betul adalah wajib!

Jika berjaya, muka Dashboard akan terpapar. Sila perhatikan layout sistem. Layout terbahagi kepada beberapa bahagian.

Jika anda perhatikan pada layout sistem, sistem terbahagi kepada 3 bahagian utama: 1. Ahli – Kategori pengurusan ahli di mana terdapat borang pendaftaran ahli, pilihan untuk memapar ahli, carian dan paparan profil ahli. 2. Admin – Kategori pengurusan admininistrator dan sistem di mana anda boleh memapar statistik, log, pengumuman dan lain-lain lagi.

4

3. Tetapan – Tetapan bagi kategori ahli, admin, sistem dan akaun peribadi anda.

b. Pengurusan Akaun Peribadi Anda boleh menetapkan maklumat diri dan akaun anda seperti maklumat diri, menukar katalaluan dan lain-lain lagi di muka Tetapan Akaun Peribadi. Masukkan maklumat yang wajib diisi dan maklumat pilihan kemudian tekan butang Serah untuk meminda maklumat akaun anda.

c. Kotak Arahan Untuk memudahkan proses penggunaan sistem, anda akan dapati terdapat kotak-kotak arahan yang akan terhasil dari tindakan yang anda buat semasa menggunakan sistem. Kotak-kotak arahan ini mempunyai fungsi-fungsi yang berbeza mengikut arahan dan dibezakan mengikut warna. Antara kotakkotak arahan adalah:

1. Kotak Amaran – (Merah: Terhasil apabila anda melakukan kesilapan semasa mengisi borang atau memasuki kawasan yang dilarang bagi level anda)

2. Kotak Notis – (Kuning: Terhasil untuk memberi penerangan atau notis tentang sesuatu paparan)

3. Kotak Tindakan – (Biru: Terhasil untuk memberi selanjutnya kepada anda bagi paparan tertentu)

tindakan

d. Logout Sistem Untuk keluar daripada Sistem Keahlian Komuniti UKJ, klik pada Logout pada Menu Utama. Anda digalakkan untuk Logout daripada sistem terutamanya jika anda menggunakan komputer awam. Proses ini penting bagi mengelakkan sistem diceroboh oleh pihak yang tidak dibenarkan akses sistem ini.

5

Untuk ke Tetapan Akaun Peribadi, pada Menu Utama klik Tetapan -> Akaun Peribadi.

PENGGUNAAN SISTEM a. Pengurusan Ahli Kategori Pengurusan Ahli terbahagi kepada beberapa sub kategori. Antaranya Dashboard, Borang Keahlian, Senarai Ahli, Carian Ahli dan Profil Ahli.

Tajuk dibawah hanya membincangkan Pengurusan Ahli. Sila rujuk Kategori Ahli pada Menu Utama.

i. Dashboard – Ringkasan Pengurusan Ahli Dashboard adalah papan pemuka utama yang akan memaparkan status terkini dan maklumat ringkas tentang sistem. Anda boleh memilih kotak paparan yang akan dipapar pada dashboard.

ii. Mendaftar Ahli Baru

Pastikan Javascipt Control pada komputer anda adalah enable (enable by default). Jika status Javascript pada komputer anda adalah disable atau anda berada di dalam lingkungan firewall yang menghalang Javascript, anda akan menghadapi masalah dalam mengisi ruang DPPN, DPPK dan JPC.

Proses serahan borang pendaftaran akan mengambil sedikit masa (10-20 saat) bagi proses kemaskini maklumat daftar pemilih ahli.

Untuk mendaftar ahli baru, klik pada Borang Keahlian. Anda dikehendaki mengisi semua maklumat ahli yang bertanda (*). Pada ruang DPPN, DPPK dan JPC, kotak pilihan akan memaparkan senarai kawasan dan cawangan secara automatik apabila anda membuat pilihan negeri.

iii. Memapar Senarai Ahli Untuk memaparkan senarai keseluruhan ahli, klik pada link Senarai Ahli pada sub menu di sebelah kiri. Paparan akan menunjukkan bilangan dan senarai semua ahli. Senarai ahli akan dipecahkan kepada beberapa muka berlainan.

iv. Carian Ahli Carian ahli boleh dibuat dalam dua pilihan iaitu Carian Ringkas dan Carian Terperinci. Untuk mencari ahli tertentu, pilih Carian Ringkas dan masukkan Nama atau No IC Baru ahli. Jika anda ingin membuat carian ahli dan ingin menapis keputusan mengikut kawasan dan lokasi ahli, pilih tab Carian Terperinci.

6

v. Eksport Data Ahli ke Excel Jika anda ingin mengurus senarai ahli bagi kawasan anda untuk tujuan lain, anda boleh mengeksport data atau senarai ahli ke format Excel (xls). Untuk berbuat demikian, anda harus membuat Carian Terperinci dan pilih lokasi ahli anda. Apabila senarai ahli terpapar, kotak arahan eksport akan terdapat di bahagian bawah senarai ahli.

Langkah-langkah untuk eksport: 1. Klik pada Simpan Data Ahli ke Excel. 2. Kemudian klik 'Save' pada kotak 'File Download' yg keluar. 3. Pada kotak Save As: Pilih destinasi file (contoh: Desktop) -> Taip nama file (jika ingin ditukar) -> klik butang Save. 4. Pada kotak Download Complete: Klik 'Open' untuk buka file atau 'Close' untuk tutup. Panduan Edit data yang dieksport: 1. Buka file yg dieksport / download. 2. Betulkan saiz column tajuk (Nama, No_KP...) dgn menarik column A,B,C... 3. Betulkan format No_KP: Pilih field No_KP (cth: B2 hingga B30 (jika row 30 adalah row terakhir)) -> Klik kanan -> Format cell ->

7

Maklumat Negeri, Kawasan & Cawangan Ahli disimpan dlm bentuk kod. Anda terpaksa eksport data kod kawasan dan cawangan sebagai panduan untuk membezakan ahli mengikut kawasan & cawangan di lokasi anda.

Tab:Number, Category:Special, Type: Social Security Number -> Klik OK. 4. No Tel Bimbit: Spt kaedah No.3 diatas, hanya pilih Type: Phone Number.

vi. Memapar Profil Ahli Jika anda ingin memapar profil ahli, anda boleh klik pada nama ahli semasa anda membuat carian ahli atau pada paparan senarai ahli. Muka Profil Ahli akan memaparkan maklumat terperinci tentang Maklumat Diri, Maklumat Parti, Maklumat Daftar Pemilih, Maklumat Takaful dan Maklumat Sistem SMS. Contoh profil ahli:

vii. Meminda Maklumat Ahli Untuk meminda maklumat ahli, klik pada Edit Maklumat Ahli dalam Kotak Tindakan. Anda akan dipaparkan borang pendaftaran beserta maklumat ahli yang anda pilih. Buat pindaan pada maklumat ahli dan tekan butang Serah.

viii. Mencetak Profil Ahli Untuk mencetak profil ahli, klik pada Cetak Maklumat Ahli dalam Kotak Tindakan. Sistem akan mencetak profil ahli yang dipilih dan bahagian Menu Utama dan Sub Menu akan dibuang secara automatik.

8

Anda hanya boleh membuat pindaan pada ahli di kawasan atau negeri anda sahaja (bergantung pada level anda).

Untuk melakukan proses cetakan, klik File -> Print -> Print pada browser anda.

b. Pengurusan Sistem Kategori Pengurusan Sistem terbahagi kepada beberapa sub kategori. Antaranya Statistik, Log, Pengumuman, Administrator dan Sistem.

Tajuk dibawah hanya membincangkan Pengurusan Sistem. Sila rujuk Kategori Admin pada Menu Utama.

i. Papar dan Cetak Statistik

Statistik adalah sangat penting untuk menilai prestasi semasa ahli dan gerak kerja parti. Terdapat beberapa statistik yang anda boleh pilih daripada Tetapan. Terdapat 2 jenis carta: Carta Bar dan Carta Pai. Jika anda ingin mencetak statistik jenis Carta Bar, sila ikut langkah berikut: Jika anda menggunakan Internet Explorer (IE): 1. Buka muka yang ingin dicetak, contohnya muka Statistik Ahli Mengikut Jumlah Keseluruhan 2. Pada IE browser menu (File, Edit, View, Favorites....), pilih Tools. 3. Kemudian Internet Options... 4. Pilih tab Advanced 5. Pada menu Settings, pergi ke Printing 6. Pastikan kotak Print background color and images ditanda. 7. Klik Apply. 8. Untuk cetak, pergi ke File -> Print -> Print. Jika anda menggunakan Mozilla Firefox: 1. Buka muka yang ingin dicetak, contohnya muka Statistik Ahli Mengikut Jumlah Keseluruhan 2. Pada Mozilla browser menu (File, Edit, View, Go, Favorites....), pilih File. 3. Kemudian Page Setup. 4. Pada tab Format & Options, pastikan option Print Background (colors & images) ditanda. 5. Klik OK. 6. Untuk cetak, Pilih File -> Print -> Ok.

9

Jika anda ingin mencetak selain daripada paparan Sistem Keahlian Komuniti UKJ, pastikan uncheck kembali kotak bagi setting disebelah. Jika kotak itu ditanda, semua background akan dicetak yang mana akan menggunakan dakwat yang banyak. Sistem Keahlian Komuniti UKJ sudah disetkan supaya jika operasi cetakan dijalankan, paparan latarbelakang / background akan menjadi putih secara automatik.

ii. Papar Log Muka senarai Log adalah senarai bagi masa login dan logout anda serta IP di mana anda berada. Sistem ini adalah salah satu daripada ciri-ciri keselamatan untuk merekodkan proses login / logout anda. Anda boleh memadamkan senarai log anda jika terlalu banyak. Walaubagaimanapun sistem akan auto delete log lama anda jika log anda melebihi kuota.

iii. Papar Pengumuman Sistem pengumuman adalah sistem tambahan (add-on) bagi Sistem Keahlian Komuniti UKJ dimana pihak DPPP boleh menyiarkan pengumuman terkini kepada administrator bagi memudahkan penyampaian maklumat. Sistem ini berbentuk dua hala dimana setiap administrator boleh memberi sebarang idea atau komen terhadap pengumuman yang diberikan. Sistem ini masih lagi dalam peringkat ujian dan lebih banyak ciri-ciri tambahan akan dibuat pada masa akan datang.

iv. Pengurusan Akaun Administrator Pengurusan Akaun Administrator akan memaparkan senarai pemegang akaun administrator dan status administrator tersebut. Klik pada nama administrator dan anda boleh melihat maklumat lanjut tentang administrator tersebut. Untuk menambah akaun administrator, klik pada Cipta Administrator Baru pada Kotak Tindakan. Isikan maklumat administrator baru dan tekan butang Serah Borang

iiv. Kawalan Sistem (System Administrator) Kawalan Sistem adalah pusat kawalan bagi keseluruhan tetapan sistem dan data. Ia menjalankan fungsi-fungsi penyelenggaraan sistem, data, backup, database dan sebagainya. Buat masa ini, hanya level System Administrator yang boleh akses bahagian ini.

10

DPPN hanya boleh menambah administrator baru untuk level DPPK sahaja. Manakala DPPP boleh menambah administrator bagi level DPPP, DPPN dan DPPK. Level DPPK tidak boleh mencipta akaun administrator .

c. Tetapan Tetapan adalah pusat penetapan paparan bagi keseluruhan sistem. Anda boleh menetapkan bilangan senarai keputusan bagi sesuatu muka, senarai kotak paparan pada dashboard dan sebagainya. Tetapan terbahagi kepada Tetapan Ahli, Tetapan Admin, Tetapan Sistem dan Tetapan Akaun Peribadi.

Tajuk dibawah hanya membincangkan tetapan bagi Sistem Keahlian Komuniti UKJ. Sila rujuk Kategori Tetapan pada Menu Utama.

i. Tetapan Kategori Ahli Jangan lupa untuk menekan butang Serah selepas anda membuat perubahan pada tetapan. Jika terdapat masalah pada paparan Kotak Heret (Kotak A dan B seperti rajah di sebelah), sila refresh browser anda.

Tetapan ahli memberi pilihan kepada anda untuk menetapkan apakah kotak paparan yang akan anda papar pada dashboard serta bilangan ahli yang akan dipaparkan per muka. Untuk memaparkan kotak paparan “Pengumuman Terkini” misalnya, anda hanya perlu mengheret kotak “Pengumuman Terkini” dari Kotak A ke Kotak B. Anda juga boleh menyusun kotak-kotak yang ingin dipapar. Kotak-kotak paparan ini akan ditambah dan dikemaskini oleh System Administrator dari masa ke semasa.

ii. Tetapan Kategori Admin Tetapan admin memberi pilihan kepada anda untuk menetapkan apakah kotak paparan statistik yang akan anda papar pada muka Statistik, bilangan log serta pengumuman yang akan dipaparkan per muka. Untuk memaparkan kotak paparan statistic, sila ikuti langkah seperti memaparkan kotak paparan pada Dashboard di atas. Senarai kotak-kotak paparan statistik akan ditambah dan dikemaskini oleh System Administrator dari masa ke semasa.

iii. Tetapan Sistem Tetapan Sistem akan membenarkan anda menukar tema Sistem Keahlian Komuniti UKJ serta pilihan bahasa.

11

Memaparkan terlalu banyak kotak atau bilangan senarai ahli pada sesuatu muka akan menambahkan masa loading muka.

iv. Tetapan Akaun Peribadi

Tetapan Akaun Peribadi adalah tetapan maklumat akaun anda. Tetapan ini membenarkan anda memasukkan dan meminda maklumat diri anda. Anda juga boleh memuat naik foto anda. Maklumat ini boleh ditatap oleh administrator lain di muka profil administrator. Tetapan ini juga membenarkan anda menukar katalaluan anda. Sila masukkan katalaluan sekarang dan katalaluan baru untuk menukar katalaluan anda. Biarkan kosong jika anda tidak berhajat untuk berbuat demikian.

12

PENUTUP Diharapkan dengan penggunaan sistem ini secara maksima dapat membantu melicinkan kerja-kerja anda dalam pengurusan ahli dan merangka gerak kerja jamaah. Sistem ini akan dipertingkatkan dari masa ke semasa. Oleh yang demikian, sebarang komen, idea, kemusykilan dan sebagainya boleh e-mailkan kepada saya : [email protected]. Akhir kata saya ucapkan terima kasih buat semua dan selamat bekerja. Semoga setiap amalan kita diberkati Allah.

13