Manual De Procedimientos Oficialia Mayor (1).docx

SISTEMA NACIONAL PARA INTEGRAL DE LA FAMILIA

EL

DESARROLLO

Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), el día __ de _______ de _____, la cual entre en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca Interna.

Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Procedimiento para: Elaborar e Integrar Carpeta Ejecutiva de Trabajo de la Junta de Gobierno.

ÍNDICE 1. OBJETIVO ................................................. 3 2. ALCANCE .................................................. 4 3. DEFINICIONES ............................................. 5 4. RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD ................................ 7 5. DIAGRAMA DE FLUJO ........................................ 9 6. DESARROLLO. ............................................. 15 7. REFERENCIAS ............................................. 21 8. ANEXOS .................................................. 22

Elaboró:: Aprobó: Vo. Bo.: Clave:

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1. OBJETIVO Proveer al Responsable de la elaboración e integración de la carpeta, los elementos necesarios para llevar a cabo la Sesión de la Junta de Gobierno,

con

el

propósito

de

garantizar

el

cumplimiento

de

lo

establecido en la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento; Ley de Asistencia Social y el Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.

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2. ALCANCE El presente Manual de Procedimientos es de aplicación directa al Titular del Organismo, Oficialía Mayor, Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico

de

la

Oficialía

Mayor,

Departamento

de

Proyectos

Estratégicos de la Oficialía Mayor y Dirección de Tecnologías de la Información.

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3. DEFINICIONES 3.1.- Acta de la Sesión: Documento que da constancia de los hechos, acuerdos y decisiones adoptadas en la celebración de una sesión, redactada por el Secretario Técnico del Cuerpo Colegiado. 3.2.- Acuerdo: Es la resolución o disposición adoptada sobre algún asunto presentado y tratado en el seno de la H. Junta de Gobierno o del Comité de Control y Auditoria. Representa un compromiso que invariablemente se debe atender. 3.3.- Calendario de Sesiones: Consiste en la relación de fechas de cada una de las sesiones que llevará a cabo la H. Junta de Gobierno en el transcurso de un año. 3.4.- Carpeta Ejecutiva de Trabajo: Conjunto de documentos que integran los informes y las propuestas de acuerdo para la celebración de una sesión. 3.5.- Guía de Conducción: Documento que consiste en una narrativa breve y detallada de una sesión de Junta de Gobierno, que sirve de base para quien la preside. 3.6.- H. Junta de Gobierno: Cuerpo Colegiado integrado por representantes de diferentes Dependencias y Entidades que constituye la máxima autoridad del Organismo. 3.7.- Instrumentos Normativos: Los principales que regulan el funcionamiento de la H. Junta de Gobierno, son: Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento; Ley de Asistencia Social y Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. 3.8.- Orden del Día: La relación de asuntos que se presentarán y desahogarán en una sesión por parte del Cuerpo Colegiado.

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3.9.- Sesión: Es la reunión que se celebra de manera ordinaria o extraordinaria para tratar una serie de asuntos que deben ser aprobados y del conocimiento del Órgano de Gobierno. 3.10.- Sesión Extraordinaria: Es aquella que debe ser convocada con al menos tres días de anticipación por la urgencia de los puntos a tratar. 3.11.- Sesión Ordinaria: Es aquella que se establece celebrar por trimestre, en un calendario de sesiones aprobado por los integrantes de la H. Junta de Gobierno, en la primera sesión ordinaria de cada ejercicio fiscal.

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4. RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD 4.1.- Titular del Organismo: Autoriza el contenido de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo que se presentará durante la sesión de la H. Junta de Gobierno a celebrar. 4.2.- Oficial Mayor: Revisa y da Vo. Bo. al contenido de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo que se presentará para autorización del Titular del Organismo. Entregar con calidad y oportunidad la Carpeta Ejecutiva de Trabajo a los integrantes de la H. Junta de Gobierno, en apego a los diversos instrumentos normativos. 4.3.- Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico: Coordinar la elaboración trimestral de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo que se envía a los integrantes de la H. Junta de Gobierno. 4.4.- Departamento de Proyectos Estratégicos: Elabora e integra la Carpeta Ejecutiva de Trabajo. Integra el seguimiento de los acuerdos de la H. Junta de Gobierno. Resguarda la Carpeta Ejecutiva de Trabajo en los archivos del Departamento de Proyectos Estratégicos de Oficialía Mayor, para evitar su extravío. Asegura que los documentos estén disponibles para su utilización y/o consulta. Recaba las firmas de los integrantes de la H. Junta de Gobierno en el Acta de la Sesión. Genera contraseña Organismo, así como Junta de Gobierno, durante la sesión a

para cada uno de los Directores Generales del cargar los archivos al Portal de Internet de la H. a fin de que cuenten con la información a tratar celebrar.

4.5.- Dirección de Tecnologías de la Información: Mantiene actualizado y en operación el Portal de Internet de la H. Junta de Gobierno que permita la carga de información de la sesión a llevarse a cabo. Clave:

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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESTRATÉGICOS

UNIDADES ADMINISTRATIV AS

DIRECCIÓN DE GESTION Y DESARROLLO ESTRATEGICO

SECRETARÍA TÉCNICA OFICIALÍA MAYOR

TITULAR DEL ORGANISMO

DIRECCIÓN DE TECNOLOGIA S DE LA INFORMACIO N

DOCUMENTOS

Inicio 1.1 Consulta calendario sesiones. Solicita electrónica seguimiento propuesta acuerdos.

de 2.1 vía y de

3.1

4.1 Recibe propuestas de acuerdos y seguimientos. Revisa información

Remiten solicitu d de acuerdos y seguimie ntos

Formato para propuest as Formato seguimie nto acuerdos

NO Proce de

2. 1

SI

4.2 Formato Orden del Día

Integra Carpeta Ejecutiva 4.3 Guarda la Carpeta Ejecutiva de Trabajo en Formato "pdf"

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A

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A 5.1

6.1 Elabora Carátula de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo

Instruy e elabora ción de Carátul a de Carpeta Ejecuti va de Trabajo

Formato Carátula

7.1 6.2 Remite documento a la Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico para Vo. Bo. del Secretario Técnico

Revisa y remite documen to al Secreta rio Técnico para Vo. Bo.

8.1 Revisa el documen to NO

Proce de SI

9.1

10.1 Digitaliza documento imprime.

e 10.2

Reproduce Carpeta Ejecutiva de Trabajo para Vo. Bo.

Recibe document os e instruye .

5. 1 8.2

Rubrica documen to y remite

B

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Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Procedimiento para: Elaborar e Integrar Carpeta Ejecutiva de Trabajo de la Junta de Gobierno. B 10.3 Remite a Dirección Gestión Desarrollo Estratégico Vo. Bo.

11.1 Revisa y remite al Secretar io Técnico para Vo. Bo.

la de y para

12.1 Revisa Carpeta Ejecuti va de Trabajo . NO 10.2 Proce de SI 12.2

15.1

16.1 Reproduce integra Carpetas Ejecutivas Trabajo.

C

Clave:

e la de

Recibe carpet a e instru ye. 17.1 Instruye elaborac ión de Oficios de Convocat oria.

Fecha:

Da Vo. Bo. y present a a la Titular del Organis mo para su autoriz ación 14.1

13.1 Autoriz a e instruy e

Devuelv e Carpeta a la Direcci ón de Gestión y Desarro llo Estraté gico

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C

18.1 Elabora oficios de convocatoria para firma del Secretario Técnico 18.2 Remite oficios para Vo. Bo. del Director de Gestión y Desarrollo 22.1 Estratégico Coordina entrega de oficios de convocatoria 22.2

19.1 Revisa y solicita firma al Secretar io Técnico 21.1 Instruye envío oficios de convocat oria

Envía correo electrónico con oficio de convocatoria 24.1 Confirma disponibilidad del Portal de Internet y genera nombre de usuario y contraseña

20.1 Firma oficios e instruy e 23.1 Verifi ca operac ión del Portal de Intern et de la H. Junta de Gobier no

D

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D

24.2 Envía por correo electrónico notificación de celebración de la sesión a los 24.3 Directores Generales Realiza confirmación de asistencia de los integrantes. Integra lista 24.4 de asistencia. Reproduce e integra las Carpetas Ejecutivas de Trabajo del Presidente, Titular del Organismo y 24.5 Secretario Elabora las guías Técnico. de conducción

Formato lista de asistenc ia

24.6 Concluye y tiene lista la Guía de Conducción y Resúmenes Ejecutivos FIN

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6. DESARROLLO. Actividad Desarrollo 1.1

2.1

3.1

4.1

Responsable

Consulta dentro de los primeros cinco días hábiles de los meses de enero, abril, julio y octubre, el calendario de sesiones para obtener fecha de la próxima sesión ordinaria. (1 día hábil). Una vez confirmada la fecha de sesión, solicita vía electrónica a las unidades administrativas, remitan por el mismo medio, en un plazo de 10 días hábiles, el avance del seguimiento de acuerdos y las propuestas e información necesaria para integrar los diversos apartados. (10 días hábiles) Reciben correo electrónico con la solicitud de información, la integran y envían dentro del plazo establecido. (10 días hábiles) Recibe propuestas y seguimiento de acuerdos, revisa información y dictamina: ¿Procede? No procede, regresa a la actividad 3.1 Si procede, continúa con la actividad 4.2 (1 día hábil)

4.2

Integra en el formato respectivo: Orden del Día (POM-01-F4), Lista de Asistentes (POM-01-F3), Acta de la última Sesión Ordinaria, Propuestas de Acuerdo (POM-01F1), Seguimiento de Acuerdos (POM-01-F5); y lo archiva de forma electrónica. (3 días hábiles)

4.3

Guarda la Carpeta Ejecutiva de Trabajo en formato pdf., para prevenir alteración de información. (1 día hábil)

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Departamento Proyectos Estratégicos

de

Unidades Administrativas Departamento Proyectos Estratégicos

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6.1 6.2

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Responsable

Instruye elaboración de: Carátula de Carpeta Ejecutiva de Trabajo (POM-01-F2) que incluya clasificación de la Información. (1 día hábil) Elabora Carátula de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo con clasificación de la información. (1 día hábil) Remite documento a la Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico para Vo. Bo. del Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil)

Director de Gestión y Desarrollo Estratégico Departamento Proyectos Estratégicos

de

7.1

Revisa y remite al Secretario Técnico de Director de Gestión y la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor), Desarrollo el documento para su Vo. Bo. (1 día hábil) Estratégico

8.1

Revisa el documento, y dictamina: ¿Procede? No procede, regresa a la actividad 6.1 Si procede, continúa con la actividad 8.2 (1 día hábil)

8.2

Rubrica la Carátula de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo, y es devuelta a la Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico. (1 día hábil) Recibe los documentos debidamente rubricados y los remite al Departamento de Proyectos Estratégicos e instruye la digitalización de la información y su posterior resguardo. (1 día hábil). Recibe el documento mismo que se digitaliza, para posteriormente realizar la impresión de los juegos necesarios para incluirlos en cada carpeta de los integrantes de la H. Junta de Gobierno y concluir integración. (1 día hábil) Reproduce Carpeta Ejecutiva de Trabajo para Vo. Bo. del Secretario Técnico de la Junta de Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil)

9.1

10.1

10.2

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Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor)

Director de Gestión y Desarrollo Estratégico Departamento Proyectos Estratégicos

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11.1

12.1

12.2

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Responsable

Remite Carpeta Ejecutiva de Trabajo a la Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico para Vo. Bo. del Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil) Revisa y remite al Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor), la Carpeta Ejecutiva de Trabajo para su Vo. Bo. (1 día hábil) Revisa el documento, y dictamina: ¿Procede? No procede, regresa a la actividad 10.2 Si procede, continúa con la actividad 13.1. (1 día hábil) Da Vo. Bo. y presenta a la Titular del Organismo la Carpeta Ejecutiva de Trabajo para su autorización. (1 día hábil)

Director de Gestión y Desarrollo Estratégico Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor)

13.1

Autoriza Carpeta Ejecutiva de Trabajo y Titular del Organismo devuelve al Secretario Técnico de la Junta de Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil)

14.1

Devuelve Carpeta Ejecutiva de Trabajo a la Dirección de Gestión y Desarrollo Estratégico e instruye lo conducente. (1 día hábil)

15.1

Solicita impresión de la Carpeta Ejecutiva Director de Gestión y de Trabajo para los integrantes de la H. Desarrollo Junta de Gobierno. (1 día hábil) Estratégico

16.1

Reproduce e integra la Carpeta Ejecutiva Departamento de Trabajo para cada uno de los Proyectos integrantes de la H. Junta de Gobierno. Estratégicos (1 día hábil)

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Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor)

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Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Procedimiento para: Elaborar e Integrar Carpeta Ejecutiva de Trabajo de la Junta de Gobierno. Actividad Desarrollo 17.1

18.1

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Responsable

Instruye elaboración de Oficios de Convocatoria para los integrantes de la H. Junta de Gobierno a fin de remitirse al Secretario Técnico para su firma (Oficial Mayor). (1 día hábil) Elabora oficios de convocatoria para firma del Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor), para su posterior envío a los integrantes del Cuerpo Colegiado. (1 día hábil)

Director de Gestión y Desarrollo Estratégico

Departamento Proyectos Estratégicos

de

18.2

Remite oficios para Vo. Bo. del Director de Gestión y Desarrollo Estratégico. (1 día hábil)

19.1

Revisa oficio y solicita firma al Director de Gestión y Secretario Técnico de la H. Junta de Desarrollo Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil) Estratégico

20.1

Firma oficios e instruye lo conducente. Secretario Técnico de (1 día hábil) la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor) Instruye se envíe los oficios de Director de Gestión y Convocatoria con la Carpeta Ejecutiva de Desarrollo Trabajo a los integrantes de la H. Junta Estratégico de Gobierno y en el caso de los Directores Generales del Sistema Nacional DIF, se les notifique por medio de correo electrónico, en su calidad de invitados, la fecha y hora de celebración de la sesión. (1 día hábil) Coordina entrega de los oficios de Departamento de Convocatoria para los integrantes del Proyectos Cuerpo Colegiado 5 días hábiles anteriores Estratégicos a la fecha de la sesión. (1 día hábil) Envía de manera adicional correo electrónico que contiene oficio de convocatoria para los Integrantes de la H. Junta de Gobierno, donde se notifica fecha, lugar y hora de la sesión. (1 día hábil)

21.1

22.1

22.2

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Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Procedimiento para: Elaborar e Integrar Carpeta Ejecutiva de Trabajo de la Junta de Gobierno. Actividad Desarrollo 23.1

24.1

24.2

24.3

24.4

24.5

24.6

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Responsable

Verifica operación del Portal de Internet de la H. Junta de Gobierno que permita la carga de información de la sesión a llevarse a cabo. (1 día hábil) Confirma que se encuentra disponible el Portal de Internet de la H. Junta de Gobierno e incorpora archivos electrónicos y genera nombre de usuario y contraseña de acceso para los Directores Generales del Sistema Nacional DIF. (1 día hábil) Envía por medio de correo electrónico la notificación de celebración de la sesión a los Directores Generales del Sistema Nacional DIF, en su calidad de invitados, donde se indica fecha, lugar y hora de la sesión, así como dirección Web, usuario y contraseña de forma individual. (1 día hábil) Realiza llamadas telefónicas para confirmar asistencia de los integrantes de la H. Junta de Gobierno, integra lista de asistentes y prepara personificadores. (1 día hábil) Reproduce e integra las Carpetas Ejecutivas de Trabajo, del Presidente de la Junta de Gobierno (Secretario de Salud), la Titular del Organismo y del Secretario Técnico de la H. Junta de Gobierno (Oficial Mayor). (1 día hábil) Elabora la Guía de Conducción para el Presidente de la Junta de Gobierno (Secretario de Salud), Titular del Organismo y Secretario Técnico (Oficial Mayor) (1 día hábil) Concluye y tiene lista la Guía de Conducción y Resúmenes Ejecutivos 3 días antes de la sesión. (1 día hábil)

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Dirección Tecnologías Información

de

de la

Departamento Proyectos Estratégicos

de

Departamento Proyectos Estratégicos

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7. REFERENCIAS 7.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 05 de febrero de 1917, y sus Reformas). 7.2. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 29 de diciembre de 1976, y sus Reformas). 7.3. Ley General de Salud (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 07 de febrero de 1984, y sus Reformas). 7.4.- Ley de Asistencia Social (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 02 de septiembre de 2004, y sus Reformas). 7.5.- Ley Federal de las Entidades Paraestatales (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 14 de mayo de 1986, y sus Reformas). 7.6.- Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales (Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 26 de enero de 1990, y sus Reformas). 7.7.- Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia (Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 8 de febrero de 2006, y sus Reformas).

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Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Procedimiento para: Elaborar e Integrar Carpeta Ejecutiva de Trabajo de la Junta de Gobierno. 8. ANEXOS 8.1 Propuesta de Acuerdo

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Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Procedimiento para: Elaborar e Integrar Carpeta Ejecutiva de Trabajo de la Junta de Gobierno. 8.2 Carátula de la Carpeta Ejecutiva de Trabajo

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Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Procedimiento para: Elaborar e Integrar Carpeta Ejecutiva de Trabajo de la Junta de Gobierno. 8.3 Lista de Asistencia

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Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Procedimiento para: Elaborar e Integrar Carpeta Ejecutiva de Trabajo de la Junta de Gobierno. 8.4 Orden del Día

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Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Procedimiento para: Elaborar e Integrar Carpeta Ejecutiva de Trabajo de la Junta de Gobierno. 8.5. Seguimiento de Acuerdos

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