Manual De Procedimientos Gral

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Código MP-ADMC

Edición 2.009

Fecha de Edición 25/09/09

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS

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II- INDICE CAPITULO

DESCRIPCION

HOJA Nº

I- TITULO……………………………………………………

1

II- INDICE…………………………………………………….

2

III- ALCANCE…………………………………………………

3

IV- OBJETIVO DEL MANUAL……………………………….

3

V- POLITICAS…………………………………………………

3

VI- RESPONSABLES………………………………………….

4

VII- PROCEDIMIENTOS………………………………………

5-8

VIII- REGISTRO DE CAMBIOS……………………………….

9

IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS…………………….

9

X- GLOSARIO DE TERMINOS……………………………….

10

XI-ANEXO 1 FLUJOGRAMA……………………………………

11-14

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IIIIII- ALCANCE El presente manual comprende el proceso de compras para los recursos que son asignados a los departamentos: Administrativos, Recursos Humanos, Soporte, Operaciones, Producción y Ventas de acuerdo a lo establecido anualmente en el Presupuesto Anual de Gastos de la Empresa Emprendimientos Forestales S.R.L.

IVIV- OBJETIVO Asegurar que las adquisiciones se lleven a cabo según normativas establecidas en el presente documento y que los artículos para la compra sean realmente requeridos para llevar a cabo las tareas específicas del sector solicitante

.

V- POLITICAS 1- Queda establecido que en octubre de cada año, se elaborara un presupuesto anual de gastos para el año siguiente, esto de acuerdo a la previsión de necesidades financieras de todos los departamentos de la empresa: Recursos Humanos, Soporte, Administración, Producción, Coordinación y Ventas, Ventas donde cada jefe de departamento debe realizar el cálculo correspondiente a los distintos rubros en los cuales se requerirán desembolsos de dinero con sus justificaciones correspondientes, via nota al Jefe de Administración y Finanzas, según fechas establecidas por la Dirección Administrativa. 2- Según esta previsión de necesidades, el Jefe de Administración y Finanzas confecciona el PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS (PAG), y posterior verificación y autorización del Director Administrativo, una vez definidos los montos, estarán cargando en un documento compartido a mas tardar para fines de diciembre a fin de que todos los jefes de departamentos accedan a la información y certifiquen los valores presupuestados para cada rubro asignado. 3- En el documento compartido, estarán asignados los responsables para cada tipo de acción que podrá realizar con respecto a la carga de datos, siendo estos los encargados de “ejecutar” ejecutar” y “actualizar” “actualizar los valores de las compras, y la ultima verificación y visto bueno lo realizara el Jefe de Administración y Finanzas, quien se le denominara “Administrador”. 4- Se detalla a continuación, los responsables por departamento: • Jefe de Ventas : Departamento de Ventas • Jefe de Producción : Departamento de Producción 3

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• Jefe de Administración : Departamento Administrativo • Coordinador de Operaciones : Departamento de Operaciones del campo • Jefe de Soporte : Departamento de Soporte 5- Todas las compras que son autorizadas por los jefes de departamentos debe estar registrado en la planilla de presupuesto compartido al realizar la orden de compra. 6- Cuando el encargado de compras firma la Orden de Compra (OC), verifica la carga en la planilla de presupuesto compartido antes de remitir al Jefe de Administración y Finanzas para su último control y aprobación, luego de esto, se procede a la compra. 7- En caso de que el Jefe de Departamento solicitante autorice la compra y no registre en el presupuesto, será motivo de sanción disciplinaria previsto en el reglamento interno de la empresa.

VIVI- RESPONSABLES • • • • •

Encargado de Compras Encargado de Deposito Jefes de Departamentos Jefe de administración y finanzas Director Administrativo

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VIIVII- PROCEDIMIENTOS 7.1 –ANTES DE LA COMPRA - ORDEN DE PEDIDO 1- El solicitante debe llenar una planilla de ORDEN DE PEDIDO (OP), (OP) (Cada sector debe contar con un talonario numerado y en duplicado), el jefe del sector debe firmar y argumentar el gasto. 2- Esta OP, se remitirá al Encargado de depósito quien deberá revisar si tal producto esta disponible en stock, en caso de que exista, se hace entrega marcando en la O.P entregado con firma de la persona que recibe, y los detalles y cantidades del ítem retirado. 3- En caso de que no todos los ítemes fueron entregados, el Encargado de Deposito deberá remitir el duplicado de la OP al Encargado de compras marcando como pendientes los ítems para proceder a la compra.

7.2– .2–REALIZACION DE LA COMPRA 1- El encargado de compras, se encarga de ver la forma de compra (crédito, contado, caja chica). Todas las compras deberán tener O.P. 2- Para realizar las compras mayores de Gs.300.000 crédito o contado debe haber un mínimo de 3 presupuestos y elaboración de O.C. 3- El presupuesto aprobado tendrá la firma del responsable que hizo el pedido aclarando en el presupuesto el motivo de la elección (precio, calidad, etc.), este presupuesto será válido hasta 30 días, y deberá quedar anexado una copia a la factura. En caso de reiterarse la misma compra se podrá utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigüedad del presupuesto no sea superior a 30 días. 4- Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras por abecedario teniendo en cuenta el proveedor, y la 2da copia va con legajo para compra. 5- Las compras menores a Gs.300.000 se realizarán al contado y por CAJA CHICA, sin necesidad de presupuestos y O.C. Si las compras son reiteradas deberá seguir el proceso normal de compras descripto mas arriba. 6- En caso de que no se disponga de tres presupuestos, el Encargado de Compras deberá justificar en la OP el motivo y el Jefe de Administración y Finanzas analizara y si las condiciones están dadas, se autoriza la compra. 7- Al elaborar la OC debe estar registrado por el área solicitante de la compra "en la carpeta compartida del presupuesto general", firmado por el encargado de compras y con el visto bueno del jefe de administración y Finanzas, se confecciona la orden de compra que debe contener; el proveedor, código contable del proveedor y el código contable de la obra o gasto que corresponda.

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7.3 –ENTREGA DE LA COMPRA - ORDEN DE PEDIDO 1- Para la recepción de la compra, el auxiliar de compra provee de una copia de la OC al encargado de depósito a modo de control de las cantidades y características del/los ítems adquiridos. 2. Con la copia de la OC este deberá verificar que el contenido de la factura recibida del proveedor coincida con la cantidad física de mercaderías de acuerdo a la OC y confirmando la información debe dar ingreso a las mercaderías en el stock del sistema informático y archivará con su firma de visto bueno. La factura con sello al dorso lo remitirá a compras para completar el legajo de compras. 3. El encargado del depósito se encarga de comunicar a los sectores solicitantes que las mercaderías ya se encuentran en el depósito para pasar a retirar los pendientes, según firma de conformidad o recibido en la OP original. 7. 4- PROCEDIMIENTO POST COMPRA 1- El Dpto. de compra tiene la responsabilidad de verificar que las facturas contengan la fecha, el tipo de comprobante (de crédito /contado), vencimiento del timbrado, que no tengan tachaduras ni enmiendas y en caso de que sea una compra a crédito, consignar la fecha de vencimiento. 2- El Encargado de Compras remite a Contabilidad según cronograma de fechas estipuladas por contabilidad los legajos de compra (En un tiempo aproximado a 48 horas después). Como resguardo, Compras llevará un libro donde registrará todas las documentaciones que entregó a Contabilidad (nombre proveedor y número de factura), en donde firmará Contabilidad por cada retiro. 3- En caso que Contabilidad registre algún faltante de documentación o irregularidad, deberá devolver a Compras para su regularización. 4- Contabilidad se encargara del registro de las facturas de compras en el módulo de “compras” del sistema para imputarlos, y pasara un informe diario a la gerencia de todas las registraciones e imputaciones (Compras a Crédito y Contado realizadas con O.C.) Asimismo la gerencia y contabilidad deberán sellar y firmar las facturas para indicar que fueron CARGADAS en el sistema y verificadas. 5- Contabilidad se encargara del archivo por fecha y proveedor de estos comprobantes. 6- En la semana que se defina como semana de pago, el días martes, el encargado del dpto. de compras propondrá al jefe administrativo una lista de posibles pagos del día viernes. Una vez aprobado la lista de pagos, el encargado de compras pasara al tesorero un listado definitivo de pagos, este a su vez solicitará a contabilidad (miércoles) el preparo de los legajos para pagos, según listado DEFINITIVO, que lo entregará a Tesorería máximo el día jueves por la mañana contra acuse de recibo del libro de entregas de documentos de Contabilidad para la elaboración de los cheques. 7- El día 30 de cada mes, el Dpto. de compras, deberá entregar una lista de las Ordenes de Compras pendientes de regularización, o sea, que faltan adjuntar las facturas del 6

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proveedor. Contabilidad por su parte registrará como gastos devengados contra proveedor a confirmar, que luego será conciliado mes a mes. 7.5.5- REPUESTOS PARA TALLER PARA EJECUCION DE OT 1- El mecánico solicitante debe comunicar verbalmente al Jefe de Soporte, la necesidad de comprar repuestos, soporte autoriza la búsqueda de los presupuestos para el efecto al mecánico o sus auxiliares. El mecánico entrega los 3 presupuestos al Jefe de Soporte. El Jefe de Soporte elabora la planilla de OP, OP y remite al Encargado de Compras el presupuesto aprobado que tendrá la firma del responsable que hizo el pedido aclarando en el presupuesto el motivo de la elección (precio, calidad, etc.), este presupuesto será válido hasta 30 días. En caso de reiterarse la misma compra se podrá utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigüedad del presupuesto no sea superior a 30 días. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y, la 2da copia va con legajo para compra. 2- Con el presupuesto aprobado se confecciona la orden de compra que debe contener; el proveedor, código contable del proveedor y el código contable de la obra o gasto que corresponda, y la firma autorizada del Jefe de Soporte y Jefa de Administración y Finanzas. 3- El punto 1 y 2, se considera en caso de que los repuestos excedan el monto de la caja chica otorgada al Sector de Soporte Gs.300.000, y se le da celeridad en el proceso, debe ser realizada en un máximo de 48 horas. 4- Cuando se realiza la compra del repuesto, el Jefe de Soporte recepciona la factura y le da visto bueno atrás de la factura y entrega al encargado de compras el legajo completo. No entra en deposito la/las mercaderías, ya que se trata de uso inmediato. 5- Los siguientes procedimientos siguen el curso de las compras normales. 7.6- COMPRAS AL CONTADO, SIN PREVIA FACTURA o ANTICIPO 1- En caso de que se deba contratar un servicio y se deba pagar antes de que exista una factura legal, se debe primeramente consultar con el Jefe de Adm. y Finanzas acerca de la necesidad y el mismo autoriza firmando detrás del presupuesto su aprobación y se anexa posteriormente con la Orden de Compra. 2- Luego se solicita al Tesorero la confección de la Orden de Pago, adjuntando la autorización por escrita de la compra. 3- El Encargado de Compras, emite la Orden de Compra, y sigue la secuencia normal, pero al imputar en el modulo compras se carga con el Numero de la OC, ya que no se dispone de la factura, a fin de que se pueda generar el cheque y la Orden de Pago. 4- El cheque sale a nombre del proveedor. Luego de proceder al pago y recibir la factura legal correspondiente se anexa al legajo y se actualiza la carga con el número de comprobante legal.

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7.77.7- OTRAS COMPRAS URGENTES PARA EL CAMPO 1- El Coordinador de Operaciones solicita vía mail o telefónica al Jefe de Soporte, la necesidad de comprar repuestos u otro tipo de insumo o herramienta, el Jefe de Soporte, según la urgencia del caso ya realiza la búsqueda de los presupuestos para el efecto. El Jefe de Soporte elabora la planilla de Orden de Pedido, Pedido y remite al Encargado de Compras con el presupuesto aprobado que tendrá la firma del mismo atrás como una aclaración cual es el presupuesto seleccionado. En caso de reiterarse la misma compra se podrá utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigüedad del presupuesto no sea superior a 30 días. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y, la 2da copia va con legajo para compra. 2- El presupuesto debe ser verificado por el Jefe de Soporte y aprobado por el Director Administrativo, para confeccionar la orden de compra que debe contener; el proveedor, código contable del proveedor y el código contable de la obra o gasto que corresponda. 3- El punto 1 y 2, se considera en caso de que los repuestos excedan el monto de la caja chica otorgada al Sector de Soporte Gs.300.000, y se le da celeridad en el proceso, debe ser realizada en un máximo de 48 horas. 4- Los siguientes procedimientos siguen el curso de las compras normales. 6- La recepción del producto comprado, se deriva según OP al jefe solicitante, previa firma de conformidad. No entra en deposito cuando se trata de repuestos o piezas, ya que se trata de uso inmediato. 7.87.8- INSUMOS DE PRODUCCIÓN 1- El Jefe de Producción debe llenar una planilla de Orden de Pedido , argumentando la necesidad, y remitirá al encargado de compras. 2- Para realizar dichas compras debe haber un mínimo de 3 presupuestos El presupuesto aprobado tendrá la firma del responsable que hizo el pedido aclarando en el presupuesto el motivo de la elección (precio, calidad, etc.), este presupuesto será válido hasta 30 días. En caso de reiterarse la misma compra se podrá utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigüedad del presupuesto no sea superior a 30 días. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y, la 2da copia va con legajo para compra. 3- Con el presupuesto aprobado se confecciona la orden de compra que debe contener; el proveedor, código contable del proveedor y el código contable de la obra o gasto que corresponda, y la firma autorizada. 4- El procedimiento se encuadra en las demás situaciones de compras, con la diferencia de que cuando se recepciona el insumo solicitado, se entrega automáticamente en el Sector de Producción (ver ubicación de su stock), y El Jefe de producción debe recibir, firmar conformidad e ingresar a su stock. 5- El Jefe de Producción debe manejar el stock de materia prima, con ayuda del Data Entry, quien deberá ingresar en el stock todas las compras realizadas y según reporte de los encargados de producción las descargas correspondientes. 8

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VIII VIII- REGISTRO DE CAMBIOS Primera Edición 2.009 – 25/09/2009

IXIX- DOCUMENTOS RELACIONADOS Establecidos en el anexo • •

Orden de Pedido Orden de Compra

El legajo de Compra completo estará compuesto de: • • • • •

Orden de Pedido en duplicado. El presupuesto aprobado con la justificación + dos presupuestos no aprobados. La orden de compra debidamente autorizada. La factura Legal. Estado de Cuenta del Proveedor: solo cuando se quitan los pagos Compras emitirá el listado, marcando las facturas que se están pagando. Es a los efectos de constatar la carga en el sistema y la antigüedad del pago.

Personas autorizadas a firmar O.P.: • • • • •

Jefe del Departamento de Ventas: por Ventas Jefe del Departamento Administrativo: por Administración. Jefe del Departamento de Soporte: por Soporte. Jefe del Departamento de Producción: por Producción. Jefe del Departamento de Coordinación: por Coordinación.

Personas autorizadas a aprobar la O.C.: • • • • •

Encargado de Compras y Jefe de Administración y Finanzas: por Ventas Encargado de Compras y Jefe de Administración y Finanzas: por Administración Encargado de Compras y Jefe de Administración y Finanzas: por Producción Encargado de Compras y Jefe de Administración y Finanzas: por Coordinación Encargado de Soporte y Director Administrativo: por Soporte

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X- GLOSARIO DE TERMINOS OP =Orden de Pedido, utilizado por los jefes de sectores para solicitar insumos, herramientas, materiales, bienes, cualquier elemento necesario para realizar algún servicio o trabajo. Tendrá tres vías, el original para deposito, duplicado para compras y triplicado para el solicitante. OC = Orden de Compra, utilizado por el Encargado de compras para autorizar las compras solicitadas por los sectores via OP. Tendrá tres vías, original proveedor, y duplicado archivo contable y triplicado por talonario para archivo de compras.

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XI- ANEXOS JEFATURAS

DEPOSITO

COMPRAS

CONTABILIDAD

INICIO 1 Orden de Pedido

2 Verificación De Stock

3 Existencia Compra

Salida de Stock

4

Entrega y conformidad 5 FIN

Registro Contable

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DESCRIPCION DEL PROCESO RESUMIDO INTERVIENEN: COMPRAS Y DEPOSITO 1Se inicia cuando surgen necesidades de insumo/materiales en los departamentos (Soporte, Producción, Ventas, RRHH, Administración, Operaciones), donde los Jefes de Departamentos generan la ORDEN DE PEDIDO, PEDIDO con el detalle de las características físicas de los elementos faltantes.

2El Jefe de Departamento remite al Encargado de Deposito la OP original y duplicado (triplicado queda por talonario del sector), para verificar la disponibilidad de stock del bien requerido. De acuerdo ala existencia o no de los insumos/productos solicitados: Si existe en depósito: depósito El Encargado de Deposito, completa la OP, de acuerdo a los ítems que entregara, registrara la fecha y hará firmar la conformidad de la recepción de los bienes, si no existen items pendientes, archiva el original y duplicado en deposito. 3Si no se dispone en deposito algún ítem de la OP, el encargado de deposito remite al Encargado de Compras el duplicado de la OP, y el mismo se encarga de levantar los presupuestos correspondientes y proceder a la compra según procedimiento establecido para compras, elabora una ORDEN DE COMPRA COMPRA previa verificación del registro en el PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS realizado por responsable del rubro en cuestión, y visto bueno de la jefa de Adm. y Finanzas. Al realizar la compra, el Encargado de Deposito recibe copia de la OC y recepciona la compra, verifica las cantidades físicas si coinciden con la factura y OC, lo ingresa en el stock donde vuelve a disponer de la mercadería, archiva la OC y comunica por teléfono a Compras que la recepción fue realizada con éxito. 4- Cuando en stock ya se dispone de todo lo solicitado, el Encargado de Deposito hace la entrega al sector solicitante previa firma de conformidad en la OP original y archivara para su control de salida de productos. 5-

El Legajo de Compras, Contabilidad retira para su imputación contable.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA INVENTARIOS Y DEPOSITO

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II- INDICE CAPITULO

DESCRIPCION

HOJA Nº

I- TITULO……………………………………………………

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II- INDICE…………………………………………………….

2

III- ALCANCE…………………………………………………

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IV- OBJETIVO DEL MANUAL……………………………….

3

V- POLITICAS…………………………………………………

3

VI- RESPONSABLES………………………………………….

3

VII- PROCEDIMIENTOS………………………………………

4-9

VIII- REGISTRO DE CAMBIOS……………………………….

9

IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS…………………….

9

X- GLOSARIO DE TERMINOS……………………………….

10

XI-ANEXO 1 FLUJOGRAMA……………………………………

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IIIIII- ALCANCE El presente manual comprende procedimientos relacionados a inventarios de productos, donde se concentra actividades de manejo de los recursos como insumos, herramientas y demás elementos de trabajo de los diversos departamentos responsables de manejar stock de bienes.

IVIV- OBJETIVO Lograr procedimientos prácticos para el registro oportuno, seguro y correcto de los movimientos que existen entre los depósitos.

V- RESPONSABLES • • • • •

Encargado de Compras Encargado de Deposito Jefes de Departamentos Jefe de administración y finanzas Director Administrativo

VIVI- POLITICAS ACERCA DE INVENTARIOS 1. Todos los inventarios se realizaran con un corte operacional u administrativo dependiendo del tipo de inventario a ser realizado, y podrá durar entre 24 (veinticuatro horas) a 48 (cuarenta y ocho) horas. Los jefes de departamentos coordinaran la realización del inventario y asignaran a las 2. personas quienes ejecutaran la tarea, para ello, deberán comunicar a la Dirección dependiente los días de trabajo previstos, el alcance y quienes lo realizaran. 3. Al termino del inventario se comunicara por memo o nota el resultado obtenido, con el conteo físico y su posterior conciliación con el ultimo reportado, si existiesen diferencias evaluar las causas y justificarlas. 4. Los resultados obtenidos deberán constar en documentos y firmados por los ejecutores y responsables de área, a fin de ajustar las cantidades en el sistema informático. 5. Los inventarios deben realizarse trimestralmente en todos los casos, y en el caso de producción en forma mensual en fechas que serán fijadas por cada jefatura. Se clasifican los tipos de inventarios por sector y se detalla a continuación: 6.

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En Soporte: Todos los que se encuentran en depósito central que son: Herramientas, implementos, insumos, fertilizantes, maquinarias, vehículos y demás utilizados en el campo.

En Ventas: Todos los que se encuentran en ventas vivero y sucursales, que son plantas, planteras, soporte de planteras y demás artículos para la venta. También habrá un stock destinado a Jardinería, herramientas, y equipos de trabajo. En Producción: Todos los insumos, productos en proceso, y productos terminados. También habrá un deposito de herramientas menores y mayores para uso en Producción. En Administración: Los muebles y equipos de oficina. También tendrán a su cargo el almacenamiento de los útiles de oficina.

VII VII- PROCEDIMIENTOS 7.1.1- INVENTARIOS DE HERRAMIENTAS, MAQUINAS Y EQUIPOS 1Queda establecido que el Jefe de Soporte deberá realizar un corte administrativo, a fin de desplazarse hasta los sectores en donde la empresa esta ejecutando proyectos y deberá realizar un inventario general de todas las herramientas menores y mayores existentes como asi también de las maquinarias e implementos utilizados para el trabajo diario y verificar las condiciones en que se encuentran los mismos. Elaborar una planilla donde se cargaran los detalles de los items, identificando su estado 2actual, (excelente, regular, malo), de esta manera se clasificaría y en caso de que hayan casos extremos en donde el ítem evaluado ya no sea apta para el normal y seguro trabajo, se deberá excluir o darle de baja, a través de un acta o planilla de movimiento de bienes. (ver con contabilidad) 3En caso de dar de baja al ítem, se registra en dicha planilla, con las justificaciones correspondientes, se retira la herramienta con la constancia y firma de los responsables del área, y se comunica al Director Administrativo y al Departamento de Contabilidad para la baja oficial. 4Al realizar dicho inventario deberá asignarle un código a fin de identificar dicho instrumento de trabajo.
Herramientas Menores Menores: Todas aquellas que tienen un valor estimado menor a Gs. 500.000.
Herramientas Mayores: Mayores Todas aquellas que tienen un valor estimado mayor a Gs. 500.000
Tractores
Implementos 5El Código asignado a todos los bienes a ser inventariados se deberá solicitar al Responsable del area de informática a fin de facilitar la descripción de los bienes con sus códigos respectivos.

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6Una vez asignadas las numeraciones y realizado el conteo, se cargara en un formulario y será entregado al Responsable del área, quien firmara conformidad. 7En caso de que se desplace herramientas de un sector al otro, el jefe de sector deberá realizarlo por escrito y hacer firmar a la otra parte que recibe, y llevara el control de entrada y salida del mismo. Dichos movimientos de herramientas que pudieran existir se debe comunicar vía mail o 8memo interno al Jefe de Soporte. 9El control de inventarios se llevara a cabo en forma permanente con cortes trimensuales al último día hábil de cada mes bajo los lineamientos, principios y estrategias establecidos en los presentes procedimientos. 10El Jefe de Soporte, entregara al encargado de deposito las informaciones recabadas en forma escrita a fin de que realice la carga en el sistema informático y de esta manera llevara un registro sistemático del movimiento de bienes, herramientas y productos de su deposito. 7.2.2- ENTRADA, ENTRADA, SALIDA Y CONTROL DE INSUMOS INSUMOS Y PRODUCTOS EN DEPOSITO CENTRAL 7.217.21- SALIDA AL STOCK DEL DEPÓSITO 1El solicitante, deberá consultar con el encargado del deposito en forma verbal si el bien solicitado se dispone en stock, y si es factible, el solicitante debe llenar una ORDEN DE PEDIDO PEDIDO, DIDO (Cada sector debe contar con un talonario numerado y en duplicado), original deposito, duplicado para el solicitante, el jefe del sector solicitante debe firmar para su autorización correspondiente y remitirá al Encargado de depósito la OP (original), debiendo hacer firmar el duplicado al encargado de deposito quien recibe el pedido, y quedarse con el archivo del duplicado. 2El Encargado de depósito deberá revisar si existe en stock los ítems solicitados, si disponen de los mismos, entregara al solicitante registrando en la OP la salida del ítem previendo firma de conformidad y quedara con el archivo del original a fin de respaldar salidas de su stock. 7.227.22- ENTRADA AL STOCK DEL DEPÓSITO 4- Se genera el ingreso a través de las compras realizas, donde el Encargado de Compras al efectuar la compra, remite al Encargado de Deposito la Copia de la Orden de Compra. Cuando llegue el producto debera verificar el contenido de la factura recibida del proveedor coincida con la cantidad física de mercaderías recibidas de acuerdo a la OC y confirmando la información, ingresara en su planilla de inventarios, inventarios este deberá firmar atrás de la factura una vez que cargue al stock y remitirá a Compras la factura original. Deposito deberá quedarse con la copia de la OC para mantener un archivo de documentos respaldatorios a sus ingresos.

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5- En caso de transferencias de stock, por ejemplo se transfiere herramientas del campo y se devuelve al deposito, el jefe de sector quien remite, deberá hacerlo através de una nota de remisión, (en duplicado), original para quien recibe, duplicado para quien remite, con las firmas respectivas de quien ha emitido y quien ha recepcionado. 7.237.23- CONTROL DE INVENTARIO 2. De acuerdo a los registros realizados en el sistema informático o en la planilla excel, una vez al mes el encargado de depósito realizara la conciliación generando un reporte mensual de las cantidades por ítems del sistema, y las cantidades físicas existentes en su stock. 3. El Jefe de Soporte deberá efectuar un control trimestral del inventario en base a las documentaciones respaldatorias que son entradas y salidas, mediante Orden de Pedido y Orden de Compra. Estos documentos quedaran archivado en Deposito para respaldar los movimientos existentes. 4. En caso de que existieran diferencias entre las cantidades emitidas por el sistema y las físicas se deberá emitir un informe al Director Administrativo acerca del motivo o las justificaciones correspondientes a fin de realizar los ajustes reales. 7.3.3- PROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, SALIDA Y TRANSFERENCIAS TRANSFERENCIAS DE STOCK EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS 7.317.31- INGRESO DE STOCK aORDEN DE RETIRO INTERNA(Código:21): INTERNA(Código:21) Se especifica las cantidades y variedades de plantas en general(flores, eucalyptus, bordes, plantas nativas, plantas ornamentales, etc.) o pastos que ingresan al STOCK de ventas provenientes del Dpto. de Producción o del vivero Santa Ana. El vendedor especifica en este documento la fecha, las variedades, cantidades, el sector de producción de donde retira, el nombre completo del encargado jefe de ese sector, presenta a la gerencia de venta para la firma autorizada de su pedido y luego al jefe del sector de producción para que este firme la orden a fin de lograr un control cruzado. Este documento tiene dos vías originales puesto que las dos están en la misma hoja y se completa primero la parte de arriba en manuscrito y posteriormente abajo ídem, la vía de la parte superior y la inferior llevan las firmas del Gerente de Ventas y del jefe de sector, posteriormente el vendedor entrega al jefe de sector una de las vías y la otra presenta al dpto. de Ventas para que la cajera cargue en su stock del sistema y archive. bENTRADA DE PRODUCTOS MANUFACTURADOS(Codigo:21): MANUFACTURADOS(Codigo:21) En este documento se especifican las cantidades y variedades productos manufacturados (planteras, pedestales, productos artesanales, etc.) que ingresan al STOCK de ventas provenientes del Dpto. de Carpintería o Herrería. El vendedor especifica en este documento la fecha, el producto, las cantidades, el sector de donde retira, el nombre completo del encargado jefe de ese sector, presenta a la gerencia de venta para la firma autorizada de su pedido y luego presenta al jefe del sector para que este firme la orden a fin de lograr un control cruzado. 18

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Este documento tiene dos vías originales originales. les. Una queda con el encargado del sector que está bajo la supervisión del Jefe de Soporte (Ej. Herrería o Carpintería) y la otra vía queda en Dpto. de Ventas. cCOMPRAS LOCALES(Codigo:3) y COMPRAS DE IMPORTACIÓN(Codigo:8): Orden utilizada para dar entrada de productos al stock por compra de proveedores locales(ubicados dentro del territorio paraguayo) o importados(proveedores del extranjero), siguiendo los procedimientos generales de una compra. 6.336.33- EGRESOS DE STOCK: aVentas al Contado o Crédito: Se da de baja uno o varios productos por ventas directas a clientes externos, emitiendo factura legal Contado(a través de una nota de pedido enumerada que elaboran los vendedores)o Crédito vía sistema(F. Crédito: solo para clientes antiguos o clientes internos, con un plazo máximo de 30días). b- Orden de Baja de Stock(Código: 24): Es la orden utilizada para dar de baja del stock uno o varios productos por diferentes tipos de motivos, como por ej.: 1) PERDIDAS(Código: 24): son las bajas del stock por descomposición total de los productos a consecuencia de factores como agentes naturales, o por utilización de algunas variedades para el hermoseamiento de la empresa. 2) SALIDA DE COMPONENTE POR MONTAJE (Código: 18): son las bajas del stock por envió de los productos al sector de producción para su recuperación por alguna descomposición parcial de las variedades, que normalmente si se detecta a tiempo se podrá recuperar totalmente esa variedad para evitar llegar a las Perdidas. 3) SALIDA DE MATERIA PRIMA PARA PRODUCCIÓN (Código: ): son las bajas del stock por envíos de los productos al sector de producción, con el fin de multiplicar de estas bajas más cantidades de la misma variedad. Observación: El tiempo de descomposición no tiene una fecha específica, específica, porque está directamente relacionado al clima, normalmente cuando se presentan días seguidos de lluvia, o heladas, o el ataque repentina de algún insecto u hongos, etc. Los vendedores son responsables de informar al Gerente de Ventas quien verifica verifica para posteriormente dar firma de conformidad en la Orden de Baja de stock. cOrden de Retiro de Jardinería(Código: 25): es la orden utilizada para dar de baja del stock uno o varios productos destinados al servicio de jardinería, la cual es facturada por la Jefa de Administración y Finanzas, quedando la unica via original para el archivo del Sector Ventas. dTransferencia de Vivero: es un documento nombrado como Remisión, la cual se utiliza cuando se realiza el traslado de productos del stock vivero Central (Código Nº3) al vivero Suc. Campo 9 Código Nº2.

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Este documento tiene dos vías, una queda en el Dpto. de ventas y otro con la encargada de la Suc. enviando do Campo 9 . El pedido realiza la Encargada de la Sucursal vía telefónica o algunas veces envian vía fax, y mas adelante vía mail. La firma autorizadora de esta Remisión esta a cargo del Jefe de Ventas, se remiten con el pedido dos vías firmadas por el mismo la cual una via quedaría quedaría para el control de la Encargada de la Sucursal qui quien recibe y la otra otra regresa al Dpto. de ventas con la firma de su recepción dando conformidad de las cantidades y calidades de los productos. LOS TIPOS DE PRODUCTOS SON: (Obs. Todos los productos son codificados por variedad) 1.

Plantas Ornamentales

2.

Plantas Exóticas

3.

Flores de Producción en el vivero y de importación.

4.

Planteras sin planta o planteras trabajadas con plantas

5.

Pedestales

6. Productos manufacturados como por ejemplo: pedestales varios, planteras en forma de tucanos, etc. 7.

Bordes

8.

Plantas frutales

7.47.4- PROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, SALIDA Y TRANSFERENCIAS DE STOCK EN EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCION 7.417.41- SALIDAS DE PRODUCTOS TERMINADOS 1Los encargados de sectores de producción deben realizar inventario físico en forma mensual, donde deben registrar los lotes de producción, con su correspondiente cantidad, característica, situación mediante una planilla pro forma, y remitir al Jefe de Producción. 2El Jefe de producción, a través de DATA ENTRY registra en el sistema informático todas las cantidades remitidas por los encargados, a fin de realizar aleatoriamente una verificación en cualquiera de sus productos. 3Salida al Stock: Stock Por VENTAS del Vivero o Remisión al CAMPO donde se solicita cierta cantidad de plantas, para ello se debe generar una OI, ORDEN DE RETIRO INTERNA en duplicado y debidamente numerado, donde mencione la cantidad que se requiere, la característica, fecha, quien solicita, etc. Y la firma y visto bueno del jefe del sector. Una via se

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entrega al Departamento de Producción y la otra al Jefe de Ventas. Si se remite al campo, el Jefe de Producción genera una Nota de Remisión, queda con el duplicado de la Nota debidamente firmado por quien se encarga del traslado de las plantas, y el Original se remite con la mercadería. 4Desde el momento que las plantas salgan del STOCK de Producción, se debe INGRESAR en el STOCK de VENTAS, VENTAS con la firma de quien recibió las plantas de modo que haya una TRANSFERENCIA de STOCK, cada sector maneja su propio STOCK de mercaderías. En el caso del campo se considera una venta, por tanto se da de baja directa del stock de producción. 5El Jefe de Producción debe mantener el archivo de las ORDENES INTERNAS recepcionadas tanto del vivero y las Notas de remisión en duplicado para l como del campo, a fin de remitir al DATA ENTRY para su descuento, y así mantener actualizado el stock en el sistema informático.

VII VIII- REGISTRO DE CAMBIOS Edición 2.009 – 12/10/09 En el Alcance se define el responsable del proceso Se establece procedimientos para casos de anticipos. Punto 2 del Capitulo 3

IXIX- DOCUMENTOS RELACIONADOS Establecidos en el anexo • • • • • •

Orden de Compra Orden de Pedido Orden de Retiro Interno Transferencia de Vivero (Nota de Remision) Orden de Baja Entrada de Productos

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X- GLOSARIO DE TERMINOS OP: Orden de Pedido, utilizado por los jefes de departamentos para solicitar insumos, productos al Deposito o a Compras. Tendta dos vias, el original se queda con quien recibe (Deposito o Compras) y el duplicado para quien emite. (jefaturas) OC: Orden de Compra, utilizado por el Encargado de compras para autorizar las compras solicitadas por el PM de deposito. Tendrá tres vías, original proveedor, y duplicado deposito y triplicado por talonario para archivo de compras. OR: Orden de Retiro Interna, Utilizado para retirar productos para la venta, solicitado a Producción, Son dos vías originales, las dos están en la misma hoja, la vía de la parte superior y la inferior llevan las firmas del Gerente de Ventas y del jefe de sector. El vendedor entrega al jefe de sector una de las vías y la otra presenta al Dpto. de Ventas. EP: Entrada de Productos Manufacturados, Utilizado para dar entrada a productos elaborados por Soporte, las 2 vías son originales, una queda con el encargado del sector que está bajo la supervisión del Jefe de Soporte (Ej. Herrería o Carpintería) y la otra vía queda en Dpto. de Ventas. OB: Orden de Baja de Stock, utilizada para dar de baja del stock uno o varios productos por diferentes tipos de motivos, perdidas, o traslados a producción para reutilizarlos. TV: Transferencia de Vivero: es un documento de dos vías, uno queda en el Dpto. de Ventas y otro con el encargado de la sucursal solicitante, tiene la función de Nota de Remisión, la cual se utiliza cuando se realiza el traslado de productos del stock vivero Central (Código Nº3) al vivero Suc. Campo 9 Código Nº2.

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XI- FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMA DE ENTRADA AL STOCK 1

JEFATURAS

DEPOSITO

Compras /Transferencias 2

Verificación, Recepción, y conformidad

3

Archivo del Original NR o Nota de Pedido

5

Registro de Ingreso al Stock de Productos

Fin del Proceso

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FLUJOGRAMA DE SALIDA AL STOCK SECTOR SOLICITANTE

ENCARGADO DEL STOCK

1 Solicitud de Plantas, bienes, herramientas u otro. 2 Verificación de Disponibilidad

3

4

5

Espera

Nota de Remisión u Pedido Interno

Salida de Productos

Firma en la NR o PI y conformidad

Fin del Proceso

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CAJA

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AUXILIAR

TESORERO

CONTABILIDAD

INICIO

VENTA Y FACTURACION

1

RECEPCION Y CONTROL DEL LEGAJO

RENDICION 2

4

3

No

DEPOSITO BANCARIO

Autorización de Deposito

5 IMPUTACION INGRESO BCO.

6 Registro y Archivo contable

Si FIN 25

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FLUJOGRAMA DETALLADO - VENTA CONTADO 1- Al realizarse las facturaciones en la Caja de vivero, al termino de la jornada se genera el Arqueo de Caja diario, “Planilla De cobranzas” (nomenclatura del sistema) y se hace la rendición que deberá contar con los siguientes documentos respaldatorios: -

FC

-

NP PC $ BD

= Factura Contado con el duplicado (Original cliente, Duplicado Tributación, Triplicado Archivo Ventas) = Nota de Pedido del Vendedor = Planilla de Cobros = Monto de Dinero correspondiente al Arqueo del día. =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar

2- La rendición se presenta al Jefe de Adm. y Finanzas, quien recibe y firma. 3- El Jefe de Adm. Y Finanzas se encarga de verificar que los montos coincidan y que los documentos estén confeccionados adecuadamente, y autoriza el depósito al auxiliar. 4- El auxiliar realiza el depósito en banco, y entrega la boleta original al Jefe de Adm. y Finanzas, quien hace copia de la boleta de deposito y adjunta a su legajo de Caja. 5- El Jefe de Adm. y Finanzas imputa el ingreso generado mediante boleta de deposito bancario y genera la planilla de imputación en Banco y se da el cierre total del legajo. 6- El Jefe de Adm. y Finanzas entrega una copia de la Planilla de Cobros junto con la Boleta Original del Banco al Tesorero, El tesorero mantiene el archivo de depósitos bancarios diarios a fin de mantener la información bancaria de la cuenta. El legajo completo del Cobro se queda con el tesorero, luego Contabilidad retira mensualmente para su archivo, y la Copia de dicho legajo con la Jefa de Adm. y Finanzas)

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VENTA CREDITO 1- El Jefe de Adm. y Finanzas verifica y controla diariamente los vencimientos de las cuentas por cobrar en el sistema. 2- El jefe se encarga de comunicarse con el cliente para acordar el cobro. 3- Si el cliente esta conforme, la misma realiza un asiento de cancelación de la factura interna, para luego confeccionar los siguientes documentos para el cobro: -

RD

= Recibo de dinero en duplicado (Original cliente, Duplicado Tributación, Triplicado Por el talón) o Factura Contado según corresponda.

-

PC $ BD

= Planilla de Cobros = Monto de Dinero =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar

4- El Jefe de Adm. Y Finanzas se encarga de remitir por el auxiliar el Recibo de Dinero, luego verifica que los montos coincidan y autoriza el depósito al auxiliar, e imputa en el sistema el cobro para dar de baja a la cuenta del cliente. (Recaudaciones a Depositar) 5- El auxiliar realiza el depósito en banco, y luego entrega la boleta original al Jefe de Adm. y Finanzas. 6- El jefe de Adm y Finanzas, imputa en el sistema el ingreso generado mediante boleta de deposito bancario y genera la planilla de imputación en Banco y se da el cierre total del legajo. 7- El legajo de la cobranza tendrá dos copias, uno que quedaría en Cuenta Corriente (Jefe de Adm y F) y el otro destinado a Tesorería, que luego se remite a Contabilidad, para el archivo final. El Jefe de Adm. y Finanzas se encarga de la entrega de dichos legajos, una copia de la Planilla de Cobros junto con la Boleta Original del Banco al Tesorero, quien debe mantener el archivo de depósitos bancarios diarios a fin de mantener la información bancaria de la cuenta , luego Contabilidad retira mensualmente para su archivo.

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AUXILIAR CONTABILIDAD

INICIO

TESORERO

1 VENCIMIENTO CUENTAS

2

COMUNICACIÓN CLIENTE

3

4

ESPERA

No

SE CONFIRMA EL COBRO?

Si

RECIBO DE DINERO

5

6

7

DEPOSITO BANCARIO

IMPUTACION INGRESO BCO.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FACTURACIONES Y COBROS

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IIII- INDICE CAPITULO

DESCRIPCION

HOJA Nº

I- TITULO……………………………………………………

1

II- INDICE…………………………………………………….

2

III- ALCANCE…………………………………………………

3

IV- OBJETIVO DEL MANUAL……………………………….

3

V- RESPONSABLES……………………………………………

3

VI- PROCEDIMIENTOS………………………………………

3-5

VII- NORMAS Y POLITICAS DE CREDITO………………….

6

VIII- REGISTRO DE CAMBIOS……………………………….

7

IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS……………………….

7

X- GLOSARIO DE TERMINOS………………………………..

7

XI-ANEXO 1 FLUJOGRAMA……………………………………

8

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IIIIII- ALCANCE El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para facturación de bienes y servicios ofrecidos por Emprendimientos Forestales asi como los trámites de documentación a los clientes, teniendo en cuenta las diferentes formas de pago, y el manejo de documentos involucrados en el proceso.

IVIV- OBJETIVO Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar los productos y servicios, de tal manera que se cumplan con las políticas administrativas y financieras de la empresa.

V- RESPONSABLES -

Cajera Jefe de Administración y Finanzas Director Financiero Tesorero Auxiliar

VIVI- PROCEDIMIENTOS 6.1 -- VENTA CONTADO. Consideraciones Básicas 1- Al generar cualquier tipo de factura (contado/crédito) deben salir a nombre de alguna persona o empresa, con los datos correspondientes, RUC/CI, Dirección, Teléfono. 2- Si el cliente no esta catastrado en el sistema, se debe dar alta a fin de incluir en la base de datos. Cajera 3- Al ingresar la venta en el sistema, debe ir acompañado por el número de pedido emitido por ventas e ingresar en el momento de la venta. El número de pedido debe ser correlativo e identificar a cada vendedor. 4- Las facturas que son contado, cobradas en el momento, deben tener el sello pagado. 5. No se puede subir la mercadería al vehículo sin que antes el Cliente pague en Caja y el vendedor verifique el pago y el detalle de lo facturado.

6.26.2- PROCEDIMIENTO VENTA CONTADO 1- Al realizarse las facturaciones en la Caja de vivero, al termino de la jornada se genera el Arqueo de Caja diario, “Planilla De cobranzas” (nomenclatura del sistema) y se hace la rendición que deberá contar con los siguientes documentos respaldatorios:

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-

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FC = Factura Contado con el duplicado (Original cliente, Duplicado Tributación, Triplicado Archivo Ventas) NP = Nota de Pedido del Vendedor PC = Planilla de Cobros $ = Monto de Dinero correspondiente al Arqueo del día. BD =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar

2- La rendición se presenta al Jefe de Adm. y Finanzas, quien recibe y firma. 3- El Jefe de Adm. Y Finanzas se encarga de verificar que los montos coincidan y que los documentos estén confeccionados adecuadamente, y autoriza el depósito al auxiliar. 4- El auxiliar realiza el depósito en banco, y entrega la boleta original al Jefe de Adm. y Finanzas, quien hace copia de la boleta de deposito y adjunta a su legajo de Caja. 5- El Jefe de Adm. y Finanzas imputa el ingreso generado mediante boleta de deposito bancario y genera la planilla de imputación en Banco y se da el cierre total del legajo. 6- El Jefe de Adm. y Finanzas entrega una copia de la Planilla de Cobros junto con la Boleta Original del Banco al Tesorero 7- El tesorero mantiene el archivo de depósitos bancarios diarios a fin de mantener la información bancaria de la cuenta. 8- El legajo completo del Cobro se queda con el tesorero, luego Contabilidad retira mensualmente para su archivo, y la Copia de dicho legajo con la Jefa de Adm. y Finanzas)

6.36.3- VENTA CREDITO - CONSIDERACIONES BÁSICAS 1- A la firma del contrato de reforestación, se realiza la factura crédito, previa carga en el sistema informático, con el Nº de contrato, detalle de datos del cliente, RUC, dirección, teléfono, forma y condiciones de pago. 2- Diariamente se genera reporte de estado de cuentas de todos los clientes a crédito para verificar los plazos de cobros, y se procede a las llamadas telefónicas para acordar el cobro. 3- Se elabora el recibo de dinero, se carga en el sistema con el numero de factura a crédito, monto, demás detalles necesarios para dar de baja la suma abonada por el cliente. 4- Se procede a los depósitos bancarios.

6.46.4- PROCEDIMIENTOS VENTA A CREDITO 4- El Jefe de Adm. y Finanzas verifica y controla diariamente los vencimientos de las cuentas por cobrar en el sistema. 5- El jefe se encarga de comunicarse con el cliente para acordar el cobro. 6- Si el cliente esta conforme, la misma realiza un asiento de cancelación de la factura interna, para luego confeccionar los siguientes documentos para el cobro:

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RD = Recibo de dinero en duplicado (Original cliente, Duplicado Tributación, Triplicado por el talón) o Factura Contado según corresponda. -

PC $ BD

= Planilla de Cobros = Monto de Dinero =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar

- El Jefe de Adm. Y Finanzas se encarga de remitir por el auxiliar el Recibo de Dinero, luego verifica que los montos coincidan y autoriza el depósito al auxiliar, e imputa en el sistema el cobro para dar de baja a la cuenta del cliente. (Recaudaciones a Depositar) 2- El auxiliar realiza el depósito en banco, y luego entrega la boleta original al Jefe de Adm. y Finanzas. 3- El jefe de Adm y Finanzas, imputa en el sistema el ingreso generado mediante boleta de deposito bancario y genera la planilla de imputación en Banco y se da el cierre total del legajo. 4- El legajo de la cobranza tendrá dos copias, uno que quedaría en Cuenta Corriente (Jefe de Adm y F) y el otro destinado a Tesorería, que luego se remite a Contabilidad, para el archivo final. 5- El Jefe de Adm. y Finanzas se encarga de la entrega de dichos legajos, una copia de la Planilla de Cobros junto con la Boleta Original del Banco al Tesorero, quien debe mantener el archivo de depósitos bancarios diarios a fin de mantener la información bancaria de la cuenta , luego Contabilidad retira mensualmente para su archivo.

6. 5 - CONTROL POST VENTA 1- Al término de la jornada diaria, se hace la rendición de los ingresos mediante una planilla de Arqueo de Caja, con las facturas emitidas, y el dinero correspondiente. Con la firma y sello del cajero y de quien recepciona. Al día siguiente se realiza los depósitos bancarios de todo lo ingresado. 2- Se archiva el legajo de ingresos que debe contener: Planilla de Arqueo de Caja, Duplicado de las Facturas, la firma de quien entrego y quien recibió la recaudación con el original de la boleta de deposito al banco. 3- Se debe conciliar mensualmente las facturaciones del sistema, con lo ingresado en banco. Debe haber un control cruzado entre el talonario de PEDIDO emitido por VENTAS y las facturaciones de CAJA 4- Habilitar reporte de facturación por rango de fecha y HORA. 5- Se debe dar de baja automática de la mercadería vendida, en el stock de productos existentes en el vivero para la venta.

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VIIVII- NORMAS Y POLITICAS DE CREDITO 7.17.1- CATASTRO DE CLIENTES 7.117.11- CLIENTES PERMANENTES: PERMANENTES El gerente Comercial deberá contar con el catastro de clientes permanentes del vivero, que son aquellos que efectúan compras regulares en el vivero, también se le considera a los proveedores, y demás clientes pre existentes con buen comportamiento en los pagos lo cual la empresa ya cuenta con sus datos básicos, nombre, dirección, teléfono, y las que genere el sistema informático. De acuerdo a ese estado, se identificaran a los clientes. 7.12CLIENTES: Se les considera a aquellos que por primera vez realizan .12- NUEVOS CLIENTES compras en la empresa, donde al generar la factura de venta, el cajero se percatara y lo ingresara en el sistema con sus datos respectivos. El Departamento Comercial deberá encargarse de dichos catastros de clientes. 7.27.2- REQUISITOS PARA EL CREDITO

• •

1- Si el cliente es catastrado como permanente en el sistema se le podrá otorgar créditos presentando los siguientes documentos adicionales: Copia de Cedula de Identidad Solicitud de Crédito debidamente llenado 2- Los montos de créditos otorgados hasta 30 días sin interés y no podrán sobrepasar los Gs. 1.000.000 (Guaraníes Un millón). En caso que el cliente solicitare por un monto superior deberá presentar los siguientes documentos adicionales: Copia de Cedula, Solicitud, Certificado de Ingresos, Copia de factura de servicios Básicos, 2 referencias comerciales y personales. 3- La primera compra a crédito que solicitare un cliente nuevo deberá ser abonado con cheque de fecha adelantada, caso contrario con autorización de la Dirección Si no es buen cliente no se procede a la venta solo con cheque de fecha diferida. 4- Si el cliente no es catastrado en la categoría “permanentes”, y la venta se realizara por primera vez, también deberá presentar los documentos adicionales citados en el punto 2. 5- Todos los documentos se entregaran al Cajero, quien verificara si están completos los campos de la solicitud, y las copias de los documentos que deben adjuntarse al legajo del crédito.

7.37.3- PROCEDIMIENTO 1- Los documentos presentados por el cliente, antes de la venta deberá ser previamente verificado por el Jefe de Administración y Finanzas, encargado de las cuentas corrientes, y proceder a las llamadas telefónicas, consulta en Inforconf, en un lapso no mayor a 24horas, a fin de dar una respuesta rápida al cliente.

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2- Si las condiciones están dadas para otorgar el crédito, el Jefe de Adm. y F, deberá dar Visto Bueno, con un sello y firma y preparar los pagares y las facturas a crédito con los montos previstos, imputación en el sistema informático y encaminar al cliente para la firma respectiva. 3- Al completarse la documentación del Legajo de “Ventas a Crédito”, el Jefe de Adm. y F, archiva las documentaciones para su control y posterior cobro. 4- Se le comunica al cliente que podrá retirar los productos solicitados o se acuerda la entrega a domicilio, según Nota de Remisión. El cliente debe firmar la conformidad de la entrega.

VIII VIII- REGISTRO DE CAMBIOS CAMBIOS Edición 2.009 – 28/07/2009 En el Alcance se define el responsable del proceso Se establece procedimientos para casos de anticipos. Punto 2 del Capitulo 3

IXIX- DOCUMENTOS RELACIONADOS EL Legajo de Facturaciones a Crédito estará compuesto de: RD = Recibo de dinero en duplicado (Original cliente, Duplicado Tributación, Triplicado por el talón) o Factura Contado según corresponda. • • •

PC $ BD

= Planilla de Cobros = Monto de Dinero =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar

El legajo de Facturaciones Facturaciones en Caja estará compuesto de: FC = Factura Contado con el duplicado (Original cliente, Duplicado Tributación, Triplicado Archivo Ventas) -

-

NP PC $ BD

= Nota de Pedido del Vendedor = Planilla de Cobros = Monto de Dinero correspondiente al Arqueo del día. =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar

X- GLOSARIO DE TERMINOS • •

PC = Planilla de Cobros, extraído del Sistema Informático, según estado de cuenta del cliente. RD = Recibo de dinero en duplicado (Original cliente, Duplicado Tributación, Triplicado por el talón) 35

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• • • •

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$ = Monto de Dinero BD =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar FC = Factura Contado con el duplicado (Original cliente, Duplicado Tributación, Triplicado Archivo Ventas) NP = Nota de Pedido del Vendedor

XIXI- ANEXOS IMPRIMIR EN HORIZONTAL

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COMPRAS

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CONTABILIDAD

DIRECCION ADM

INICIO

VENCIMIENTOS OBLIGACIONES

1

CONTROL DE PLANILLA DE OBLIGACIONES

2

5

4 Espera

Solicitud de Autorización Pago

No

Si

SOLICITUD COMPROBANTE

IMPUTACION TESORERIA (OP Y CHEQUE)

6

CONTROL y FIRMA

3 PAGO

Archivo del Legajo

7

FIN 38

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DESCRIPCION DEL PROCESO GENERAL TESORERIA – PAGOS A PROVEEDORES 1. En la semana que se defina como semana de pago, el días martes, el encargado del dpto. de compras propondrá al jefe administrativo una lista de posibles pagos del día viernes. 2. El jefe administrativo, analizara la planilla de obligaciones y determinara cuales son los pagos a ser efectuados, firmando la planilla oficial para el efecto. 3. Una vez aprobado la lista de pagos, el encargado de compras pasara al tesorero un listado definitivo de pagos mediante un memo interno. 4. El Tesorero emitirá una solicitud via memo a Contabilidad donde solicitará (miércoles) el preparo de los legajos para pagos, según listado DEFINITIVO, a fin de que el día jueves por la mañana contra acuse de recibo del memo para la elaboración de los cheques. 5. El Tesorero procede a la imputación en el Modulo “Tesorería”, y genera la Orden de Pago por cada proveedor, y al mismo tiempo el sistema emite el cheque respectivo. 6. Antes de la firma y sello de la OP, el Jefe de Adm. y Finanzas, revisa y controla los montos, detalles de la factura, RUC, fecha, imputaciones etc. Y le da un Visto bueno. En caso de irregularidad, será rechazado por el mismo. Al controlarse completamente la OP con su legajo respectivo (OP, Planilla, Cheque, Comprobante), el Director Administrativo firma los cheques y la OP para proceder a los pagos. 7. El pago a proveedores se realizara el segundo y el ultimo viernes de cada mes a partir de las 14:00hs a las 16:30, el proveedor debe acercarse a cobrar, previo acuerdo con el Tesorero, quien le confirmara que el cheque esta disponible para retirar. Estas fechas podrían ser variables dependiendo de las disponibilidades de fondos de la empresa. Cuando el cliente se acerca a cobrar, debe emitir el correspondiente Recibo de Dinero para cancelar la factura a crédito y firmar conformidad o recibido por la OP, de esta manera se cierra el legajo de OP.

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8. El legajo original del Pago debe contener: Orden de Pago, copia del cheque, factura legal, recibo si corresponde, planilla con sus respectivas firmas (Jefe, proveedor, responsables de área). Este Legajo se remitirá a Contabilidad en aproximadamente 48 horas. El Tesorero deja una copia de la OP para su archivo.

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II- INDICE CAPITULO

DESCRIPCION

HOJA Nº

I- TITULO……………………………………………………

1

II- INDICE…………………………………………………….

2

III- ALCANCE…………………………………………………

3

IV- OBJETIVO DEL MANUAL……………………………….

3

V- POLITICAS…………………………………………………

3

VI- RESPONSABLES………………………………………….

3

VII- PROCEDIMIENTOS………………………………………

4-9

VIII- REGISTRO DE CAMBIOS……………………………….

9

IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS…………………….

10

X- GLOSARIO DE TERMINOS……………………………….

10

XI-ANEXO 1 FLUJOGRAMA……………………………………

11-12

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IIIIII- ALCANCE El presente manual comprende el proceso de pagos de todos los compromisos asumidos por Emprendimientos Forestales S.R.L y la reposición de caja chica de los departamentos Operaciones, Soporte y Administración.

IVIV- OBJETIVO Realizar en tiempo y forma el pago a proveedores, prestadores de servicio, funcionarios y demás contratistas asumidos por la empresa Emprendimientos Forestales S.R.L, teniendo en cuenta el manejo eficiente de los recursos de acuerdo a lo establecido en el Presupuesto General de Gastos.

V- RESPONSABLES • • • • • •

Tesorero Encargado de Compras Jefe de Soporte Jefe de Campo Jefe de Administración y finanzas Director Administrativo

VIVI- POLITICAS 1- DESTINO DE LA CAJA CAJA CHICA SOPORTE: SOPORTE Destinado para gastos operativos o imprevistos como ser reparaciones de bajo costo y solución rápida de máquinas, herramientas y equipos de campo, compra de alguna herramientas de desgaste rápido, repuestos de bajo costo y de urgencia, costos de encomiendas o Courier, pasaje o combustible para retiro de encomiendas o repuestos u otro de urgencia, otros similares. Prohibido su utilización para pago de honorarios, salarios, contratistas, adelantos, viáticos, gastos particulares, combustible por movilidad PERMANENTE, u OTROS que no se hayan descrito precedentemente. 2- DESTINO DE LA CAJA CHICA VIVERO: VIVERO Destinado para gastos de oficina, papelería, gastos administrativos, gastos menores efectuados por todos los demás sectores, excluyendo los que corresponden al Dpto. de Soporte, que no superen Gs. 300.000 (Guaranies Trescientos mil) 3- DESTINO DE CAJA CHICA CAMPO: CAMPO Destinado para gastos operativos o imprevistos como ser reparaciones de maquinas, herramientas y equipos de campo que se le otorga al Jefe de

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Campo, que por la distancia que se encuentran deben dar rápida solución a inconvenientes que puedan surgir en el trascurso de la ejecución del proyecto. 4- CONDICIONES PARA LA RENDICION: RENDICION Todas las facturas legales deben estar selladas al dorso detallando: Código de Obra, Código Contable, Elaborado por, Responsable del Sector y las firmas con sus respectivas aclaraciones de Contabilidad, Compras, Tesorería, Administración , y la descripción del concepto. 5- RENDICION DE COMPROBANTES: Para todas las rendiciones de Caja Chica, se tolerara la presentación de un margen hasta 10% de comprobantes que no sean legales, de la totalidad del monto total rendido, si se excede dicho valor, se deberá justificar y comunicar a la Dirección Administrativa a fin de analizar el caso.

VIIVII- PROCEDIMIENTOS 7.1 Caja Chica Departamento de Soporte 1- Se le asigna y entrega al Jefe de Soporte Gs. 2.000.000 (Guaranies dos millones) como monto inicial para el manejo de los gastos menores a Gs. 300.000 por factura emitida. 2- El Jefe de Soporte administra la suma de dinero otorgada, realizando compras de repuestos y servicios, insumos, reparaciones varias, y demás materiales de urgencia a ser empleados por Herrería, Carpintería, Infraestructura, Lavadero y Taller u otra área de la empresa en el cual soporte tenga ingerencia. 3- Cuando los montos excedan los Gs. 300.000 ya no se procede por compra de caja chica, se debe aplicar el procedimiento de compra. 4- Las compras realizadas deben ser respaldadas por factura legal, describiendo la Razón Social, RUC, Dirección Teléfono, etc. y cuando el monto de gastos realizados llegue a Gs. l.000.000 (Guaranies Un millón) se debe realizar la rendición, según planilla de Rendición de Caja Chica, solicitando su reposición. 5- El jefe de soporte elabora la Rendición de Caja Chica y presenta al Jefe de Adm. para su control y visto bueno, ese legajo se entrega completo al Departamento Contable, mediante memo interno de entrega de documentos, donde los responsables de contabilidad deben firmar recibidos, y luego los auxiliares contables cargan en el modulo “Compras” imputando la obligación de cada comprobante. 6- El mismo legajo volverá a Tesorería para registrarse en el sistema en el modulo “Tesorería”, emitiendo la Orden de Pago y el Cheque correspondiente a la reposición.

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7- Dicho Legajo se remite al Jefe de Administración para la verificación del registro en el Presupuesto y en el Flujo de Caja, y con el visto bueno se remite al Director Administrativo para firmar la OP y cheques respectivos. 8- El legajo original debe contener: Orden de pago, Copia de cheque, Planilla de Rendición y comprobantes, y la Orden de Compra para la reposición, donde se archiva en Tesorería hasta las 48 horas siguientes y luego remite a Contabilidad para registrar y mantener el archivo de los mismos. 9- El Tesorero deja una copia de la Orden de Pago, para su archivo interno. 10- El cheque sale a nombre del encargado de soporte, quien recibe y firma, aclarando su firma con numero de cedula.

7.2- Caja Chica – Operaciones del campo 1- El monto otorgado para cada Jefe de Base es de Gs. l.000.000 (Guaranies Un millón), y en casos excepcionales, dependiendo de la necesidad se aumentara previa autorización del Director Administrativo. 2- El manejo de la caja chica tiene el mismo manejo que la Caja Chica otorgado a Soporte, en cuestiones administrativas. 3- El Jefe de Base debe entregar los comprobantes de gastos al Jefe de Soporte, para un previo control de dichos gastos, debe darle firma visto bueno. 4- Luego el jefe de soporte elabora la Orden de compra de reposición de Caja Chica y presenta junto con la Rendición al Jefe de Adm. para su control y visto bueno, ese legajo se entrega completo al Departamento Contable, donde los responsables de contabilidad cargan en el modulo “Compras” imputando la obligación de cada comprobante. 5- El mismo legajo volverá a Tesorería para registrarse en el sistema en el modulo “Tesorería”, emitiendo la Orden de Pago y el Cheque correspondiente a la reposición. 6- Dicho Legajo se remite al Jefe de Administración para la verificación del registro en el Presupuesto y en el Flujo de Caja, y con el visto bueno se remite al Director Administrativo para firmar la OP y cheques respectivos. 7- Si existiese algún inconveniente con las facturas rendidas, no son legales, no tienen datos correctos, Contabilidad informara a la Jefa Administrativa para su resolución, ya que el único responsable es el Jefe de Base de campo y se ajustara a sanciones previstas por el Reglamento Interno de la empresa.

7.37.3- Caja Caja Chica – Administración Central

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1- El Tesorero manejara la suma en efectivo de Gs. 2.000.000 (Guaranies dos millones) como monto inicial para el manejo de los gastos menores a Gs. 300.000 por factura emitida. 2- El Tesorero administra la suma de dinero otorgada, realizando compras de insumos menores, servicios, reparaciones varias, y demás materiales de urgencia a ser empleados por todos los sectores excluyendo Soporte. 3- Cuando los montos excedan los Gs. 300.000 ya no se procede por compra de caja chica, se debe aplicar el procedimiento de compra. 4- Las compras realizadas deben ser respaldadas por factura legal, describiendo la Razón Social, RUC, Dirección Teléfono, etc. y cuando el monto de gastos realizados llegue a Gs. 1000.000 (Guaranies Un millón) se debe realizar la rendición, según planilla de Rendición de Caja Chica, solicitando su reposición. 5- El Tesorero elabora la Rendición de Caja Chica y presenta al Jefe de Adm para su control y visto bueno, ese legajo luego de ser verificado se entrega al Departamento Contable, donde los auxiliares cargan en el modulo “Compras” imputando la obligación de cada comprobante. 6- El mismo legajo volverá a Tesorería para registrarse en el sistema en el modulo “Tesorería”, emitiendo la Orden de Pago y el Cheque correspondiente a la reposición. 7- Dicho Legajo se remite al Director Administrativo para autorizar y firmar la OP y cheques respectivos. 8- El legajo original debe contener: Orden de pago, Copia de cheque, Planilla de Rendición y comprobantes, donde se archiva en Tesorería hasta que los auxiliares de Contabilidad pasen a retirar al 10 de cada mes para registrar y mantener el archivo de los mismos. 9- El Tesorero deja una copia para su archivo interno de la Planilla de rendición y la OP. 10- El cheque sale a nombre del encargado de soporte, quien recibe y firma, se adjunta la copia de cedula.

7.4.4- PAGOS A PROVEEDORES (A CREDITO) Los pagos se procesan de la siguiente manera: 8- En la semana que se defina como semana de pago, el días martes, el encargado del dpto. de compras propondrá al jefe administrativo una lista de posibles pagos del día viernes. 9- Una vez aprobado la lista de pagos, el encargado de compras pasara al tesorero un listado definitivo de pagos mediante un memo interno.

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10- El Tesorero emitirá una solicitud via memo a Contabilidad donde solicitará (miércoles) el preparo de los legajos para pagos, según listado DEFINITIVO, a fin de que el día jueves por la mañana contra acuse de recibo del memo para la elaboración de los cheques. 11- El Tesorero procede a la imputación en el Modulo “Tesorería”, y genera la Orden de Pago por cada proveedor, y al mismo tiempo el sistema emite el cheque respectivo. 12- El cheque emitido debe estar a nombre del proveedor o en su defecto a nombre del representante legal. 13- En caso de que se tenga que realizar depósitos bancarios a proveedores que no se encuentran en la ciudad, el tesorero emitirá el cheque a su nombre y endosara para el depósito bancario respectivo y con este comprobante respaldara el pago al proveedor. 14- Antes de la firma y sello de la OP, el Jefe de Adm. y Finanzas, revisa y controla los montos, detalles de la factura, RUC, fecha, imputaciones etc. Y le da un Visto bueno. En caso de irregularidad, será rechazado por el mismo. 15- Al controlarse completamente la OP con su legajo respectivo (OP, Planilla, Cheque, Comprobante), el Director Administrativo firma los cheques y la OP para proceder a los pagos. 16- Queda establecido que el segundo viernes de cada mes y el ultimo viernes de cada mes a partir de las 14:00hs a las 16:30, el proveedor debe acercarse a cobrar, previo acuerdo con el Tesorero, quien le confirmara que el cheque esta disponible para retirar. Estas fechas podrían ser variables dependiendo de las disponibilidades de fondos de la empresa. 17- Si el Proveedor solicita se le acerque el cheque, se podría considerar el envío, según disponibilidad del auxiliar (ordenanza). También se pudiera dar el caso de que el cliente solicite deposito en su cuenta bancaria, que se podría efectuarse si las condiciones están dadas en el momento. 18- Cuando el proveedor se acerca a cobrar, debe emitir el correspondiente Recibo de Dinero para cancelar la factura a crédito y firmar conformidad o recibido por la OP, de esta manera se cierra el legajo de Pago. 19- El legajo original del Pago debe contener: Orden de Pago, copia del cheque, factura legal, recibo si corresponde, planilla con sus respectivas firmas (Jefe, proveedor, responsables de área). Este Legajo se remitirá a Contabilidad en aproximadamente 48 horas. 20- El Tesorero deja una copia de la OP para su archivo.

7.5.5- COMPRAS AL CONTADO, SIN PREVIA FACTURA o ANTICIPO 6- En caso de que se deba contratar un servicio y se deba pagar antes de que exista una factura legal, se debe primeramente consultar con el Jefe de Adm. y Finanzas acerca de la necesidad y el mismo autoriza firmando detrás del presupuesto su aprobación y se anexa posteriormente con la Orden de Compra. 7- Luego se solicita al Tesorero la confección de la Orden de Pago, adjuntando la autorización por escrita de la compra. 8- El Encargado de Compras, emite la Orden de Compra, y sigue la secuencia normal, pero al imputar en el modulo compras se carga con el Numero de la OC, ya que no se dispone de la factura, a fin de que se pueda generar el cheque y la Orden de Pago.

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9- El cheque sale a nombre del proveedor. Luego de proceder al pago y recibir la factura legal correspondiente se anexa al legajo y se actualiza la carga con el número de comprobante legal.

7.67.6- FACTURAS DE SERVICIOS BASICOS Son consideradas las Facturas de Energía Eléctrica (ANDE), Teléfono (Copaco), Línea Corporativa, Internet, Tarjeta de Crédito Corporativa, Seguros o demás Servicios que son contratados y aprobados por un periodo de tiempo determinado como ser cuota de préstamo, Cafepar, Agua, alquiler de propiedades. Estos servicios no requerirán de presupuestos y Orden de Compra para cada pago a ser efectuado. 1- Las facturas de cualquiera de estos servicios al ser recepcionadas en Mesa de Entrada de la empresa (Recepción), en el momento de la recepción, se debe sellar y firmar aclarando la fecha que se recibieron dichas facturas, luego se remite a los siguientes departamentos para su correspondiente control: - Copaco, Corporativo y Internet: Recepcionista - Ande, Seguro, y Tarjeta de crédito: Tesorero 2- Al verificarse dichas facturas se remiten al Departamento de Contabilidad para la imputación en el modulo compras (Obligaciones), al día siguiente entregan al Tesorero para su provisión en el Flujo de Caja. 3- El Tesorero, antes del vencimiento de dichas facturas, genera la OP, imputa en el sistema en el Modulo Tesorería”, y genera la Orden de Pago por cada proveedor, y al mismo tiempo el sistema emite el cheque respectivo. 4- Antes de la firma y sello de la OP, el Jefe de Adm. y Finanzas, revisa y controla los montos, detalles de la factura, RUC, fecha, etc. Y le da un Visto bueno. 5- Se procede al pago, el responsable es el tesorero quien debe evaluar la forma de enviar al ordenanza o acercarse a pagar. 6- Los procedimientos posteriores siguen el mismo curso que los anteriores mencionados en Caja Chica y Pago a Proveedores.

7.7.7- MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS

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1. Las dos cuentas corrientes habilitadas para el uso de la empresa, son en moneda local y en dólares (Gs y $), las dos tienen el mismo tratamiento. 2. Los cobros que se realizaren en moneda local automáticamente se depositan en la cuenta para el efecto así como las cobradas en dólares. 3. En caso de incurrir en sobregiros, y se observare que una de las cuentas presenta mayor liquidez, se puede proceder al cambio de moneda a fin de depositar en aquella que carece de efectivo. 4. También se considera importante, que el Tesorero administre eficientemente los saldos de ambas cuentas, de modo a que si se presentaren fluctuaciones considerables en el valor de alguna de las monedas, se proceda a los procedimientos de cambios de divisas. 5. Se evitara el sobre giro excesivo en todos los casos, El tesorero debe mantener comunicación efectiva con el Jefe de Adm. y Finanzas, a fin de optimizar los cobros en primera instancia para luego desembolsar los pagos. 6. El manejo de la Tarjeta de Crédito Corporativa, será efectuada por el Director Comercial, para gastos correspondientes a viajes al campo, visitas a clientes, y demás relacionados a Producción, Operaciones y Ventas….

7.8.8- PAGOS A FUNCIONARIOS 1- El Jefe de RRHH, recibe las informaciones del campo, hasta el 25 de cada mes. El 30 de cada mes, confecciona la planilla, realizando los debidos cálculos de descuentos, bonificaciones, etc y adjunta los comprobantes o demás respaldos de dichas imputaciones formándose un legajo de sueldos. 2- El Jefe de Recursos Humanos, el primer día de cada mes emite un Memo al Director Administrativo adjuntando la planilla con el detalle, el legajo debe contener: Planilla de sueldo (detallando descuentos, bonificaciones, etc), facturas de honorarios en el caso de profesionales del campo. El Director revisa y autoriza si las condiciones están dadas, mediante firma y sello. 3- Al estar autorizado, el tesorero recibe el memo con el legajo y carga en el Flujo Financiero para provisionar el desembolso. 4- De 1 al 10 de cada mes se considera el lapso de tiempo para el pago de sueldos al personal, según las disponibilidades financieras. 5- Al autorizarse el pago, el tesorero imputa los montos en el modulo tesorería a fin de generar la OP, y el cheque correspondiente. 6- Al mismo tiempo que el Tesorero imputa dicho gasto, el jefe de RRHH realizara la carga de los montos respectivos de sueldos a los funcionarios que disponen de Cta. Cte en el Sistema del Banco, y genera la planilla adjuntando el archivo del mismo para entregar al banco. 7- Los demás funcionarios que no tienen cuenta corriente, el tesorero los agrupa y se genera un solo cheque, a fin de efectivizar y realizar el pago en forma individual. Deberá presentarse al Banco para efectivizar dicha suma de dinero el Tesorero en compañía del Jefe de RRHH. 8- El Jefe de Recursos Humanos, se encarga de los pagos respectivos, según manual de procedimientos del Departamento de RRHH.

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VIIIVIII- REGISTRO REGISTRO DE CAMBIOS Edición 2.009 – 28/07/2009 En el Alcance se define el responsable del proceso Se establece procedimientos para casos de anticipos. Punto 2 del Capitulo 3

IXIX- DOCUMENTOS RELACIONADOS El legajo de Compra completo estará compuesto de: • • • •

El presupuesto aprobado con la justificación + dos presupuestos no aprobados. La orden de compra debidamente autorizada. La factura Legal. Estado de Cuenta del Proveedor: Es a los efectos de constatar la carga en el sistema y la antigüedad del pago.

El legajo legajo de la Orden de Pago completo estará compuesto de: • • • • •

Orden de Pago Planilla de detalle del pago Cheque Comprobante o Factura Legal Recibo de Dinero si es Factura Crédito

El legajo de la Rendición de Caja Chica completo estará compuesto de: • •

Planilla de detalle del pago Comprobantes con los siguientes requisitos al dorso: Código de Obra, Código Contable, Elaborado por, Responsable del Sector y las firmas con sus respectivas aclaraciones de Contabilidad, Compras, Tesorería, Administración, y la descripción del concepto. Corresponde al sello utilizado para el efecto.

X- GLOSARIO DE TERMINOS OC = Orden de Compra, utilizado por el Encargado de compras para autorizar las compras solicitadas por el PM de deposito. Tendrá tres vías, original proveedor, y duplicado deposito y triplicado para archivo de compras. OP = Orden de Pago, utilizado en una sola vía, a fin de efectuar pagos y emitir cheques del sistema informático. CCH = Caja Chica, utilizado por Soporte, Administración y Jefes de Base del Campo.

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