Manajemen : Pengorganisasian

DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI Desain organisasi: penentuan struktur organisasi yang paling memadai untuk strategi, orang, teknologi dan tugas organisasi. Struktur organisasi: cara yang dipakai untuk membagi, mengorganisasikan dan mengkoordinasikan aktivitas organisasi. Langkah pertama yang amat penting dalam pengorganisasian, yang dilakukan setelah perencanaan, adalah proses mendesain organisasi. Pola hubungan spesifik yang diciptakan manajer dalam proses ini disebut struktur organisasi. Pengorganisasian: proses manajerial yang berkelanjutan. Empat langkah mendasar ketika seorang manajer mulai membuat keputusan mengenai pengorganisasian: 1. Pembagian pekerjaan: membagi seluruh beban pekerjaan menjadi banyak tugas yang secara wajar dan nyaman dapat dilaksanakan oleh individu atau kelompok. 2. Departementalisai:menggabungkan tugas secara logis dan efisien,pengelompokan karyawan dan tugas. 3. Hierarki organisasi: sesuatu yang dihasilkan oleh adanya hubungan “penetapan siapa yang member laporan kepada siapa dalam organisasi”. 4. Koordinasi: penetapan mekanisme yang menyatukan aktivitas departemental menjadi suatu kesatuan dan memonitor keefektifan integrasi tersebut. PEMBAGIAN PEKERJAAN “Kadangkala Pembagian Kerja dinamakan dengan Pembagian Tenaga Kerja, namun lebih sering digunakan Pembagian Kerja karena yang dibagi-bagi adalah pekerjaannya, bukan orangnya.” Bagaimana pembagian pekerjaan meningkatkan produktivitas? pembagian pekerjaan menciptakan tugas yang lebih sederhana yang dapat dipelajari dan diselesaikan dengan relatif cepat. Memperkuat spesialisasi, ketika seseorang menjadi pakar dalam pekerjaan tertentu. Menciptakan variasi pekerjaan, sesuai dengan kemampuan masing-masing orang. Kerugian: 1. Perasaan terasing pada tiap pegawai  jika tidak ada pengendalian 2. Kebosanan  diakibatkan oleh spesialisasi tugas yang menjadi pengulangan dan tidak memuaskan secara pribadi. DEPARTEMENTALISASI Yaitu pengelompokan menjadi departemen aktivitas pekerjaan yang serupa dan secara logis berhubungan. HIERARKI ORGANISASI

2 konsep penting dalam hierarki: 1. Span of management control (rentang kendali manajemen/rentang manajemen) : jumlah bawahan yang melapor langsung kepada manajer tertentu. 2. Chain of command: rencana yang menentukan siapa melapor kepada siapa dalam sebuah organisasi  jalur pelaporan seperti ini merupakan sifat menonjol dari semua bagan organisasi.

Skema hierarki tinggi dan hierarki datar. Mengapa pemilihan rentang kendali manajemen yang tepat itu perlu? 1. Rentang itu dapat mempengaruhi apa yang terjadi pada hubungan kerja dalam sebuah departemen tertentu. Rentang terlalu lebar  terlalu banyak yang harus diperhatikan manajer, p[engarahan tidak sampai dengan maksimal kepada karyawan. Rentang terlalu sempit tidak efisien, sebab tenaga manajer kurang dimanfaatkan. 2. Rentang dapat mempengaruhi kecepatan pembuatan keputusan dalam situasi yang harus melibatkan berbagai tingkat dalam hierarki organisasi. Rentang kendali manajemen sempit  hierarki tinggi Rentang kendali manajemen lebar  hierarki datar Tidak ada rentang manajemen yang ideal. Pemilihan rentang manajemen yang sesuai harus mempertimbangkan berbagai faktor seperti: lingkungan, kemampuan manajer dan karyawan. Rentang manajemen yang lebih lebar sesuai untuk manajer dan karyawan yang lebih berpengalaman. Hierarki tinggi dapat menjadi hambatan untuk membuat keputusan yang cepat. ∴ hierarki & rentang kendali manajemen dapat dan harus berubah sesuai waktu. KOORDINASI Tanpa koordinasi: orang kehilangan pandangan terhadap perannya dalam organisasi secara total, tergoda untuk mendahulukan kepentingan departemen sendiri, mengorbankan sasaran organisasi. Seberapa jauh koordinasi yang

diperlukan tergantung sifat pekerjaan yang dilakukan & tingkat saling ketergantungan antar individu/tim. Organisasi yang menentukan tujuan prestasi kerja tinggi memerlukan lebih banyak koordinasi.

kelebihan pembagian kerja

departementali sasi

•

Tugas lebih sederhana, dapat dipelajari dan diselesaikan dengan relatif cepat

•

Memperkuat spesialisasi

•

Lebih terorganisir karena terbagi dalam kelompok-kelompok serupa

hierarki organisasi koordinasi

kekurangan

relatif

Menguntungkan untuk pekerjaan non-rutin, tidak dapat diperkirakan, saling ketergantungan tinggi.

Strategi organisasi Skala organisasi Teknologi Lingkungan

Tipe struktur organisasi: 1. Departementalisasi fungsional 2. Departementalisasi menurut produk

3. Departementalisasi berdasarkan pelanggan 4. Departementalisasi berdasarkan geografis

Pegawai merasa terasing

•

Kebosanan

•

Butuh lebih banyak SDM untuk mengepalai setiap departemen

•

Birokrasi lebih lama

relatif

Butuh waktu dan SDM lebih untuk koordinasi.

Faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi: • • • •

•

5. Departementalisasi berdasarkan matriks

KEKUASAAN Kekuasaan adalah kemampuan untuk memberikan pengaruh pada orang lain artinya suatu kemampuan untuk mengubah sikap atau tingkah laku individu atau kelompok. Di suatu organisasi, manajer menggunakan kekuasaan kemudian ia akan memberikan pengaruh kepada karyawan di bawahnya. Akan tetapi Para manajer juga harus menyadari bahwa kekuasaan bukan hanya dimiliki oleh mereka melainkan di tingkat bawah para anggota organisasi juga mempunyai kekuasaan informal yang cukup besar yang didasari oleh pengetahuan, keterampilan atau sumber daya yang mereka miliki. Seorang manajer tidak hanya menerima dan memahami kekuasaan sebagai suatu bagian integral pekerjaannya tetapi juga harus memahami bagaimana menggunakan kekuasaan tersebut, bukan menyalahgunakannya. Bentuk – bentuk kekuasaan: 1.

Kekuasaan pribadi (personal power) Kekuasaan yang di dapat dari pengikut dan didasarkan pada seberapa besar pengikut tersebut mengagumi, respek dan terikat pada pemimpin. Yang termasuk kekuasaan personal adalah kakuasaan keahlian dan kekuasan rujukan. 2. Kekuasaan posisi (position power) Kekuasaan yang di dapat dari wewnang formal organisasi. Besarnya tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut. Yang termasuk dalam kekuasaan posisi adalah kekuasaan memaksa, kekuasaan menghagai, kekuasaan sah dan kekuasaan pengendali informasi.

Sumber kekuasaan menurut John Brench dan Bertram Raven: 1. Kekuasaan menghargai (reward power) Kekuasan yang di dasarkan pada kemampuan seseorang pemberi pengaruh untuk memberi penghargaan pada orang lain yang dipengaruhi untuk melaksanakan perintahnya (berupa bonus,perkembangan karir sampai senioritas atau persahabatan) Misalnya adalah kekuasaan seorang supervisor untuk memberi tugas kepada karyawannya. 2. Kekuasaan memaksa (coercive power) Kekuasaan berdasarkan kemampuan orang untuk menghukum orang yang di pengaruhi jika tidak mau mengikuti perintah atau persyaratan (teguran sampai hukuman) 3. Kekuasaan sah (legimate power)

Kekuasaan formal yang diperoleh berdasar hukum atau aturan yang timbul dari pengakuan seseorang yang dipengaruhi bahwa pemberi pengaruh berhak menggunakan pengaruh sampai batas tertentu. Kekuasan sah terbentuk dari nilai – nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat menjadi pemimpinnya. Misalnya hak seorang menejer untuk menetapkan jadwal kerja. 4. Kekuasaan keahlian (expert power) Kekuasaan yang di dasarkan pada persepsi atau keyakinan bahwa pemberi pengaruh mempunyai keahlian relevan atau pengetahuan khusus yang tidak dimiliki oleh orang yang di pengaruhi. (presiona atau tenaga ahli) Misalnya kita melakukan apa yg diperintah oleh dokter kita, kita mengakui akan kekuasaan keahlian mereka. 5. Kekuasaan rujukan (referent power) Kekuasaan berdasarkan pada keinginan dari orang yang dipengaruhi untuk menjadi seperti atau menyamakan dirinya dengan pemberi pengaruh. (karisma,keberanian,simpatik) Misalnya manajer yang populer dan teliti akan mempunyai kekuasaan rujukan bila karyawan termotivasi unuk meniru kebiasaannya. Seorang manajer berpotensi untuk menggunakan kelima dasar kekuasaan di atas. Kekuasaan sah,kekuasaan menghargai dan kekuasaan memaksa sangat melekat dalam posisi. Tetapi kekuasaan keahlian dan rujukan tidak dapat diberikan kepada manajer bersama dengan jabatan. Pandangan kekuasaan : 1.

Pandangan negatif Kekuasaan untuk mempunyai kekuasaan atas diri orang lain yang kurang beruntung dan mengaggap orang lain sebagai pion untuk digunakan atau di korbankan untuk memenuhi kebutuhan tertentu. Pandangan ini akan menyebabkan kegagalan bagi pemilik kekuasaan karena orang yang dijadikan pion cenderung akan menentang dan akan menerima dengan sangat pasif. 2. Pandangan positif Kekuasaan yang paling baik dicirikan dengan perhatian untuk stuktur kelompok. Manajer akan mendorong anggota kelompok untuk mengembangkan kekuatan dan kompetensi yang dibutuhkan untuk menjadi sukses sebagai individu dan sebagai anggota dari organisasi. Karakteristik kunci menangani kekuasaan dengan sukses (John P Kotter) 1. Peka terhadap sumber kekuasan mereka. Mereka menjaga tindakan tetapi tetap konsisten dengan harapan orang. Misalnya mereka tidak mencoba menerapkan kekuasaan keahlian dari satu bidang dalam bidang lain. 2. Mengakui perbedaan biaya, risiko dan manfaat dari 5 kekuasaan dasar. Mereka menggunaan dasar kekuasaan manapun yang sesuai dengan situasi atau orang tertentu. 3. Menghargai bahwa setiap dasar kekuasan mempunyai keunggulan. Mereka mencoba mengembangkan keterampilan dan kredibilitas mereka sehingga dapat menggunakan metode apapun yang paling baik.

4. Mepunyai sasaran karier yang membuat mereka mengembangkan dan menggunakan kekuasaan. mereka mencari pekerjaan yang akan membina keterampilan mereka, membuat orang merasa tergantung padanya dan menggunakan salah satu tipe kekuasaan yg paling mungkin untuk dipakai. 5. Bertindak secara wajar dan mengembangkan kendali diri. Mereka menghindari menonjolkan kekuasaan secara angkuh dan mencoba untuk bertindak kasar bila tidak diperlukan. 6. Memahami bahwa kekuasaan perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Mereka merasa senang menggunakan kekuasaan untuk mendorong keberhasilan pelaksanaan tugas oganisasi. Manajer yang sukses mempunyai kebutuhan untuk mempengaruhi orang lain lebih untuk kepentingan orang dalam organisasi, bukannya untuk menambah kekuasaan diri sendiri. Manajer yang menggunakan kekuasaan mereka dengan kedali diri akan lebih efektif dari pada memupuk kekuasaan untuk memuaskan kebutuhan mendominasi orang lain. Manajer yang baik adalah manajer yang mendorong semangat tim, mendukung karyawan dan menghargai prestasi mereka dan oleh karena itu meningkatkan moral mereka. Kekuasaan menjadi mudah terlembaga, tapi bagi mereka yang dipercaya orang lain, memiliki kekuasaan terlihat lebih mudah untuk mempengaruhi orang lain. Seorang penulis terkenal, Rosabeth Moss Kanter, mengusulkan sejumlah cara anggota sebuah organisasi untuk dapat memperoleh kekuasaan yang tertulis dalam arti kunci kekuasaan organisasi kanter.

Arti kunci kekuasaan organisasi Kanter adalah 1. Aktivitas luar biasa. memuat perubahan, menempati suatu posisi atau berhasil mengambil risiko yang besar akan mendorong kepemilikan kekuasaan. 2. Visibilitas. menjadi dikenal atau memperoleh kesempatan diperkenalkan kepada pemegang kekuasaan dan bahkan melakukan aktivitas tertentu yang tampaknya resikonya lebih besar dari pada yang sebenarnya akan mendorong kesuksesan dengan menggunakan kekuasaan yang dimiliki. 3. Relevansi. memiliki kekuasaan yang berhasil berarti mampu menyelesaikan masalah organisasi yang otentik atau akurat. 4. Sponsor. memiliki sponsor atau mentor (seseorang yang memberi nasehat kepada anda mengenai cara agar berhasil dalam organisasi) dapat menjadi sumber kekuasaan informal , terutama bila sponsor menikmati kekuasaan yang cukup besar. Kekuasaan adalah fakta penting dari kehidupan organisasi. Manajer tidak hanya harus menerima dan memahaminya sebagai bagian dari pekerjaan, tetapi juga harus belajar cara menggunakannya tanpa menyalahgunakannya untuk mencapai sasaran sendiri dan organisasi. Salah satu bentuk kekuasaan adalah wewenang.

Wewenang : hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai. Memberi wewenang termasuk memberikan kebebasan dan tanggung jawab kepada karyawan utntuk melakukan pekerjaannya menurut cara terbaik menurutnya, tanpa harus meminta petunjuk orang yang mempunyai wewenang lebih tinggi.

Sumber wewenang 1. Wewenang formal (pandangan klasik / classical view) Wewenang pemberian atau pelimpahan dari suatu tingkat yang tinggi ke tingkat yang lebih rendah. 2. Wewenang penerimaan (acceptance theory of authority) Sudut pandang wewenang adalah penerima perintah, bukan pemberi perintah. Pandangan ini berarti bahwa tidak semua perintah dipatuhi oleh penerima perintah. Penerima perintah akan menentukan apakah akan menerima perintah atau tidak.

Dua pandangan wewenang formal

menjamin hak untuk mempunyai property dan mengendalikan bisnis. Manajer memberikan perintah

kan Perintah

Manajer memberikan Perintah

Pertimbangan (menerima atau tidak)

Perintah dipatuhi

PANDANGAN KLASIK

penerimaa n

Tidak menerima

PANDANGAN PENERIMAAN

Menurut Chester I Bernard, seseorang akan memenuhi perintah apabila dipenuhi kondisi berikut : 1. Dia dapat memahami komunikasi

2. Ia percaya bahwa perintah tersebut tidak bertentangan dengan tujuan organisasi 3. Perintah tersebut tidak bertentangan dengan kepentingan pribadi secara keseluruhan 4. Secara fisik dan mental mampu menjalankan perintah tersebut. Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat ditaati oleh bawahan maka diperlukan adanya = 1. Kekuasaan (power) 2. Tanggung jawab dan akuntabilitas Tanggung jawab adalah suatu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. akuntabilitas adalah permintan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Wewenang yang diberikan besarnya harus sama dengan tanggung jawab yang akan diberikan, dan diberikan kebebasan untuk menentukan keputusan – keputusan yang akan diambil. 3. Pengaruh (influence) Yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melakukan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi.pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan, dan menghukum , pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran informasi yg lebih baik. Dalam banyak organisasi, manajer membagi wewenang menjadi wewenang lini, wewenang staf dan wewenang fungsional. Wewenang ini dibedakan menurut jenis kekuasaan yang menjadi dasarnya. A. Wewenang Lini Wewenang Lini yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi. Wewenang ini diiliki oleh menejer lini yg mengambil keputusan untuk mencapai tujuan organisasi secara langsung. Dalam bagan organisasi, wewenang lini digambarkan oleh garis yg menghubungkan menejemen pusat sampai ke menejemen tingkat bawah. B. Wewenang Staf Wewenang staf dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang yang memberikan jasa atau nasehat kepada manajer lini. Staf ahli biasanya merupakan istilah yang menggambarkan posisi tersebut. Staf ahi memberikan nasehat berdasarkan keahlian, pengalaman atau riset dan analisis yang diperlukan , termasuk bantuan pelaksanaan kebijakan, monitor dan pengendalian. Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau organisasi. Contoh dari anggota dengan wewenang staf adalah anggota depaartemen akuntansi dan personalia.

C. Wewenang Fungsional Wewenang fungsional adalah wewenang anggota staf departemen untuk mengendalikan akivitas departemen lain karena berkaitan dengan tanggung jawab staf spesifik. Wewenang ini biasanya diberikan kepada individu untuk melengkapi wewenang lini dan wewenang staf yg telah dimiliki.Fungsi keuangan dan akuntansi sering diberikan wewenang fungsional