Pengorganisasian File

I.

PENGORGANISASIAN BERKAS Data yang disimpan ke media penyimpanan eksternal di komputer

harus diorganisasikan agar data tersebut dapat diambil kembali (retrieve) untuk selanjutnya dilakukan pengolahan. Ada 4 macam pengorganisasian file, yaitu (1) sequential, (2) relative, (3) index sequential, dan (4) multi key. Yang mana yang akan dipilih, tentunya dengan mempertimbangkan bagaimana data tersebut kelak akan diproses.

SEQUENTIAL ORGANIZATION FILE

Sequential file merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara berurutan. Dalam hal ini, data yang ada akan disimpan sesuai dengan urutan masuknya. Data pertama dengan nomor berapapun, akan disimpan ditempat pertama, demikian pula dengan data berikutnya yang juga akan disimpan ditempat berikutnya.

Cara Membacanya dengan Sequential File : Dalam melakukan pembacaan data, juga akan dilakukan secara berurutan, artinya, pembacaan akan dimulai dari data paling awal dan dilanjutkan dengan data berikutnya sehingga data yang dimaksud bisa diketemukan. Contoh Dari Sequential File : Untuk membayangkan penyimpanan dan pembacaan data secara sequential, kita bisa melihat rekaman lagu yang tersimpan pada kaset. Untuk mendengarkan lagu kelima, kita harus melalui lagu kesatu, dua, tiga dan empat terlebih dahulu. Pembacaan seperti inilah yang disebut sebagai sequential atau berurutan. Keuntungan dari Sequential File Merupakan organisasi file yang sederhana. Jarak setiap aplikasi yang tersimpan sangat jelas. Metode penyimpanan didalam memory sangat sederhana, sehingga efisien untuk menyimpan record yang besar. Sangat murah untuk digunakan, sebab medianya cukup menggunakan magnetic tape. Kerugian Dari Sequential File Seandainya diperlukan perubahan data, maka seluruh record yang tersimpan didalam master file, harus semuanya diproses. Data yang tersimpan harus sudah urut (sorted). Posisi data yang tersimpan sangat susah untuk up-todate, sebab master file hanya bisa berubah saat proses selesai dilakukan. Tidak bisa dilkukan pembacaan secara langsung.

Sequential (=berurutan), record pertama yang dmasukkan akan menempati posisi pertama di media penyimpanannya, dan seterusnya. Jika akan dilakukan pemanggilan record yang telah disimpan (retrieval), maka komputer akan selalu membaca dari record pertama hingga ditemukanya record yang dicarinya. Keefisienan pembuatan organisasi seperti ini adalah jika semakin besar nilai dari jumah record yang akan diolah dibagi dengan jumlah record keseluruhannya (diistlahkan dengan perhitungan hit ratio) maka akan semakin efisien. Sebagai gambaran, jika semakin banyak lagu yang akan kita dengar

dari

sebuah

kaset,

maka

akan

semakin

menguntungkan

menggunakan kaset itu dibanding jika kita hanya ingin mendengar satu lagu (apalagi letaknya di paling akhir) dari kaset itu.

2.2 RELATIVE / RANDOM ORGANIZATION FILE

Random file merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara random atau langsung. Dengan demikian, random file juga disebut sebagai Direct Access File (Bisa dibaca secara langsung). Dalam hal ini, tempat penyimpanan data sudah diatur sedemikian rupa, sehingga setiap data akan tersimpan didalam tempattempat yang telah ditentukan sesuai dengan nomor data yang dimiliki-nya

Cara Membaca dengan Random File Dikarenakan data yang tersimpan menggunakan teknik yang sedemikian rupa (yaitu random), maka data yang dibutuhkan bisa langsung ditemukan tanpa harus membaca data-data sebelumnya. Walaupun demikian, seandainya diperlukan untuk dibaca secara berurutan, juga dimungkinkan. Contoh dari Random File : apabila lagu-lagu yang ada kemudian disimpan didalam compack-disk, maka untuk mendengar kan lagu yang ke-lima bisa langsung dilakukan (dibaca secara random). Disamping itu, dengan compack-disk juga bisa dilakukan pembacaan secara berurutan atau sequential. Compack-disk menyimpan lagu secara random. Keuntungan dengan Mengunakan Random File Sangat sesuai untuk kebutuhan File Transaksi, sebab transaksi harus diproses saat kejadian berlangsung. Data yang tersimpan tidak harus urut (sorted). Untuk pemrosesan lebih efisien, sebab ada beberapa file yang memerlukan perubahan saat proses berlangsung. Lebih cepat dalam hal pemanggilan data. Beberapa data yang tersimpan didalam file, bisa diperbaiki dalam waktu bersamaan.

Kerugian dengan Mengunakan Random File Memerlukan adanya back-ap data. Sebab transaksi yang diperbaiki setiap saat bisa menghilangkan jejak data asal. Data yang tersimpan mempunyai potensi lebih cepat rusak. Kapasitas media penyimpanan memory menjadi besar. Memerlukan hardware dan software yang lebih kompleks apabila dibanding sequential file. Jika pada organisasi file sequential digambarkan sebagai sebuah kaset, maka organisasi file relatif digambarkan sebagai sebuah compac disk (CD). Kita bisa langsung memilih lagu mana yang akan kita dengarkan tanpa harus didahului (mendengarkan) lagu sebelumnya. Relatif dapat diartikan langsung. Pengorganisasian relatif memungkinkan kita memproses record yang mana saja secara langsung tanpa harus melalui (membaca) record-record yang lainnya.

2.3 INDEXED SEQUENTIAL ORGANIZATION FILE

Index Sequential File merupakan perpaduan terbaik dari teknik sequential dan random file. Teknik penyimpanan yang dilakukan, menggunakan suatu index yang isinya berupa bagian dari data yang sudah tersortir. Index ini diakhiri denga adanya suatu pointer (penunjuk) yang bisa menunjukkan secara jelas

posisi data yang selengkapnya. Index yang ada juga merupakan record-key (kunci record), sehingga kalau record key ini dipanggil, maka seluruh data juga akan ikut terpanggil.

Cara Membaca dengan Index File : Untuk membayangkan penyimpanan dan pembacaan data secara sequential, kita bisa melihat rekaman lagu yang tersimpan pada kaset. Untuk mendengarkan lagu kelima, kita harus melalui lagu kesatu, dua, tiga dan empat terlebih dahulu. Pembacaan seperti inilah yang disebut sebagai sequential atau berurutan.

Untuk membayangkan penyimpanan data dengan menggunakan teknik index sequential ini, kita bisa melihat daftar isi pada sebuah buku. Pada bagian disebelah kiri disebut sebagai index data yang berisi bagian dari data yang ada. Index data kemudian diakhiri dengan pointer yang menunjukkan posisi keseluruhan isi data.

Penyusunan data dengan organisasi indexed sequential dapat digambarkan sebagai meyusun kata dalam sebuah kamus. Kita dapat mencari kata dalam kamus secara sequential maupun dengan memanfaatkan indeksnya.

Dari data yang ada, juga bisa dibuat Nama sebagai Index. Apabila data tersebut dicetak, maka akan dihasilkan suatu data yang berurutan berdasar Nama. Nama yang ada akan tersusun dengan urutan dari kecil keurutan yang lebih besar. Pulung yang memiliki abjad terkecil, akan menempati posisi pertama dan Rino pada posisi terakhir.

Gambar yang ada menunjukkan bagaimana record data nilai disimpan didalam media disk ataupun disket dengan menggunakan teknik index sequential. Index data akan dibaca pertama kali oleh komputer, dan dikarenakan didalam index data juga terdapat address maka data yang dicari bisa segera diketemukan.

Sesuai dengan sifat media yang dimilikinya, maka pada sebuah pita magnetic tape, hanya bisa menyimpan data secara sequential; Dengan demikian, cara pembacaan yang dilakukan juga hanya secara sequential, yaitu berurutan satu persatu sampai nomor record yang dikehendaki diketemukan.

Keuntungan Index Sequential File Sangat cocok untuk digunakan menyimpan batch data ataupun individual data. Dibanding sequential file, pemanggilan data menjadi lebih cepat. Kerugian Index Sequential File Access (pemanggilan) data tidak bisa disamakan dengan random (direct access file). Memerlukan adanya ruangan extra didalam memory untuk menyimpan index data. Memerlukan adanya hardware dan software yang lebih kompleks.

MULTI KEY ORGANIZATION FILE Organisasi file jenis ini memungkinkan kita mengakses data dengan menggunakan banyak atribut kunci (key field). Pengorganisasian ini hampir sama dengan organisasi file relatif, bedanya, pengorganisasian relatif hanya memiliki sebuah key field, sedang organisasi ini memiliki lebih dari satu key field. Hal ini dilakukan karena banyak pengguna data yang akan mengakses data yang sama tetapi

sesuai dengan keinginannya masing-masing. Misalkan,

terhadap data tabungan di bank, nasabah menggunakan nomor PIN untuk melakukan transaksi atas data tersebut, sedangkan pegawai bank ada yang menggunakan nomor rekening, ada yang menggunakan jumlah tabungan dan sebagainya, sesuai dengan tujuannya masing-masing.