Makalah Simardi.docx

MAKALAH Pengolahan Arsip Berbasis Otomasi Menggunakan Aplikasi SIMARDI

Di Susun Oleh: Resya Pitria

(1614400084)

Reza Agustina

(1654400086)

Rasikhah Izdiharti Rizki

(1624400082)

Risma Ayunita Pratiwi

(1654400092)

Tanti Andriyani

(1654400105)

Yuzlir Aziz

(1654400118)

Chandra Adziman Fauzan

(1654400020)

Dosen Pengampu: Okky Rizkiantha,M.A

PRODI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN FATAH PALEMBANG 2019

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pada era saat ini, hal yang terus berkembang dan mendapat perhatian lebih dari setiap masyarakat adalah informasi. Definisi informasi memiliki makna dan pengertian yang luas tergantung dengan ilmu yang membahasnya. Pada sebuah organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta, informasi menjadi hal utama yang dianggap penting dalam menjalankan tugas-tugas keorganisasian. Salah satu rekaman informasi adalah arsip, seperti yang tertuang dalam Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dalam kegiatan pengelolaan arsip, diperlukan manajemen kearsipan yang

baik.

Dalam mewujudkan manajemen kearsipan yang baik diperlukan teknologi yang mampu mempermudah proses pengelolaan arsip, seperti halnya komputer.Dalam hal pengetikan dulu cukup dengan mesin ketik manual, kemudian meningkat penggunaan mesin ketik elektronik, dan diera sekarang penggunaan komputer sudah tidak asing lagi dalam penyelesasiaan tugas-tugas kantor. Perkembangan dalam bidang komputer pun semakin meningkat baik dalam hal hardware maupun software yang digunakan. Teknologi komputer akan membantu mewujudkanmanajemen kearsipan yang baik karena akan mempercepat dan mempermudah Sumber Daya Manusia dalam menyelesaikan tugasnya. Teknologi komputer merupakan salah satu teknologi yang efektif digunakan dalam kegiatan kearsipan. Dengan menggunakan komputer, kegiatan pengelolaan arsip mulai dari penciptaan, pengolahan, penyimpanan, penelusuran, pelayanan hingga penyebaran informasi kemasing-masing bagian dalam organisasi dapat lebih cepat dilakukan. Ada berbagai macam aplikasi dalam pengelolaan arsip berbasis otomasi seperti Omeca, Simardi, Arteri, Skid, E-Fillin, dan lain sebagainya. Dalam makalah ini yang akan di bahas adalah mengenai pengelolaan arsip berbasis otomasi menggunakan aplikasi

Simardi offline versi 4.0. Penerapan teknologi informasi dilakukan dengan mengubah dari sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi. Di era globalisasi dan teknologi informasi, sangat dibutuhkan peran dari komputerisasi arsip dalam hal kearsipan di perlukan sistem yang canggih, efektif dan efisien. Tujuan dari penggunaan sistem simardi ini menciptaan pengelolaan kearsipan lebih baik yang dapat mengurangi resiko, rusak, hilang, dan menciptakan ketetapan dan kecepatan di dalam penemuan kembali arsip, di dalam penerapan Simardi mewujudkan dan mengatasi permasalahan kearsipan. B. Rumusan Masalah 1. Apa yang di maksud dengan aplikasi Simardi? 2. Bagaimana cara mneginstall aplikasi Simardi? 3. Bagaimana cara mnegelola arsip di aplikasi Simardi? C. Tujuan 1. Untuk mengetahui tentang aplikasi simardi 2. Untuk mengetahui bagaimana cara menginstall aplikasi simardi 3. Untuk mengetahui cara mengelola aplikasi simardi

BAB II PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi Pengelolaan arsip adalah proses pengendalian arsip dinamis dan arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis pada unit pengolah, unit kearsipan, dan lembaga kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.1 Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip statis adalah prosespengendalian arsip statis secara efisien,efektif dan sistematis meliputi akuisisi pengolahan, preservasi, pemanfaatan,pendayagunaan, dan pelayanan public dalam suatu sistem kearsipan nasional. Sistem

otomasi

sisteminformasi

yang

arsip

(automated

merupakan

sarana

recordsystem)

adalah

untukmendukung

salah

proses

satu

jenis

penataan

arsip

(recordkeeping). Menurut Kennedy (1994:167) sistem otomasi arsip merupakan sistem yangmenggunakan

komputer

digunakan

untukmendukung

pengimplementasikan

penataanarsip yang merupakan bagian integral dalampelaksanaan pengawasan arsip. Tujuanpenerapan sistem otomasi arsip adalah untukmengelola bukti transaksi arsip dariorganisasi dengan melakukan pengawasanterhadap arsip-arsip tersebut secarasistematis. Sistem otomasi arsip sangatberagam mulai dari sistem yang sederhanauntuk mengatur file kertas hingga sistemyang dapat mengelola seluruh prosespenataan arsip dalam semua format yangada,baik

manual

yangmemuaskan

maupun

seharusnya

elektronik.

Sistemotomasi

mencangkupseluruh

kegiatan

arsip

yang

penataan

memuaskan arsip

dan

mampumelakukan pengelolahan bentuk arsip.2 Penerapan teknologi informasi dalam manajemen arsip di implementasikan dalam suatu sistem otomasi arsip. Sistem otomasi arsip merupakan sitem yang menggunakan komputer untuk mendukung pengimplementasian penataan arsip yang merupakan bagian integral dalam pelaksanaan pengawasan arsip (Kennedy,1994:57). Pada perkembangannya,

1

ANRI. 2011. Pedoman Penyelenggaraan Kearsipandi Lingkungan PerguruanTinggi.Jakarta: PusatPengkajian DanPengembangan SistemKearsipan Deputi Bidang Informasi Dan Pengembangan SistemKearsipan Arsip NasionalRepublik Indonesia

2

Kennedy, Jay.1988. RecordManagement: A Guide ToCorporate Record Keeping.2nd ed. Melbourne: AddisonWesley Longman.

sistem otomasi arsip dapat sebagai bagian dari sistem informasi yang menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.Tujuan penerapan sistem otomasi adalah untuk mengelola butuk transaksi bisnisorganisasi dengan melakukan pengawasan terhadap arsip-arsip secara sistematis.Sistem otomasi arsip sangat beragam mulai dari sistem yang sederhana untuk mengatur file kertas sehingga sistem yang dapat mengelola seluruh penataan arsip dalam semua format yang ada baik tesktual maupun elektronik. Sistem otomasi arsipyang memuaskan seharusnya mampu melibatkan kegiatan pengelolaan semua bentuk arsip. Dengan melihat pentingnya penggunaan arsip dan penggunaan otomasi arsip maka melihat bagaimana efesiennya penggunaan otomasi arsip dengan arsip yang manual.Pengaruh penggunaan digitalisasi pada erateknologi yang sudah berkembang. Namun disisi lain, masih banyak keluhan dari pengguna otomasi arsip karena banyaknya kendala dalam penggunaaan dan sering terjadi salah dalam penyimpanan arsip,dapat dijadikan sebagai ukuran masih kurangnya layanan bagi pemakai digitalisasi arsip. Otomasi arsip pada umumnya menganggap semua sistem elektronik pada pengelolaan arsip adalah sudah sesuai dengan yang diharapkan oleh pengguna.3 B. Temu Balik Arsip Suatu arsip dapat menjadi sumberinfomasi apabila arsip tersebut dapatditemukan kembali fisik dan isiinformasinya. Penemuan kembali arsipdilakukan apabila ada permintaan daripengguna terhadap informasi arsip.Pengguna disini adalah mereka yangmembutuhkan

informasi

arsip

di

dalamkonteks

pelaksanaan

kerja

atau

pelaksanaanfungsi-fungsi manajemen. Hal ini sepertiyang dikemukakan oleh Gunarto (1997)tentang

salah

satu

tujuan

pemberkasan

arsipyang

termasuk

proses

pengklasifikasian,pemberian indeks, penyusunan, penempatanarsip, semua tipe arsip dengan carasistematis, sehingga dengan mudah, cepatdan tepat ditemukan kembali. C. Pengertian Simardi SIMARDI adalah sebuah program yang berfungsi untuk mengolah data Arsip Dinamis, menciptakan perekaman data surat masuk dan keluar, membuat DPA (Daftar Pertelaan Arsip), membuat Lembar Disposisi dan Kartu Kendali secara otomatis, Menetapkan Arsip Permanen, Arsip Musnah dan Arsip Dinilai Kembali, Merekam data akusisi arsip, mengatur Jadwal Retensi Arsip secara otomatis dan proses dijalankan secara periodik,

3

Barthos, Basir. 2005. ManajemenKearsipan. Jakarta : BumiAksara

Membantu proses manufer arsip, merekam data penyusutan arsip, memberikan pelayanan informasi arsip (penemuan kembali arsip). Penerapan Sistem Otomasi Kearsipan adalah suatu solusi yang paling efektif bagi tujuan penertiban kearsipan lembaga/organisasi. Progam aplikasi kearsipan “SiMARDI” ini adalah salah satu aplikasi kearsipan yang dapat diterapkan di seluruh unit pengendali surat instansi Pemerintah maupun Swasta, dengan kemampuan pengolahan nya secara sistematis dan aplikatif dapat membantu pengelolaan kearsipan secara menyeluruh, baik penempatan klsifikasi yang tepat dan cepat, penertiban sistem penataan berkas yang baik, penelurusan data arsip yang cepat dan akurat serta dapat menuntun dalam melakukan penyusutan arsip yang tersebar di seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKDP) dan BUMD/BUMN yang ada dilingkungan kerjanya di masing-masing daerah. Aplikasi “SiMARDi” terkoneksi dengan modem untuk memberiksn peringatan via SMS dalam mengelola undangan dan kegiatan pimpinan, menyajikan berbagai bentuk laporan statistik volume surat masuk dan keluar, laporan agenda surat masuk dan keluar, daftar arsip permanen, musnah dan dinilai kembali, daftar retensi, daftar retensi arsip dan nilai guna arsip sera berbagai bentu laporan lainnya. Penerapan

ormulasi

dirancang

untuk

mempermudah

tugas

pengedali

surat

di

Instansi/Lembaga dalam pengelolaan, penataan dan pelayanan informasi arsip (surat masuk dan keluar).4 Minimum Requirements : 1. Windows XP 2. Prosesor Intel Pentium 4 2.0 Ghz 3. 256 MB RAM 4. Video Adapter 128 MB 5. 200 MB free harddisk D. Cara install Simardi 1. Download Aplikasi Simardi Offline 4.0 2. Klk aplikasi simardi, maka akan muncul tampilan berikut:

4

Prisma,Dony.Simardi( sistem informasi manajemen arsip dinamis).Donyprisma.wordpress.com di akses pada senin 25 pebruari 2019

MasukanPasswordRARmbaksri

3. Pilih Install, maka akan muncul setup (bila muncul kotak dialog reinstall, diclose saja) 4. Klik Setup (bila tidak bisa, klik kanan run administrator), maka akan muncul tampilan berikut lalu klik lanjut:

5. Masukan Nama Admin dan intansi/lembaga lalu klik lanjut

6. Pilih lokasi file mau ditaruh dimana, bisa di C:/ atau D:/ lalu klik lanjut

7. membuat shortcut lalu klik lanjut

8. Siap untuk instalasi lalu klik lanjut, tunggu prosesnya lalu klik selesai

9.

10. Selamat

instalasi

berhasil

selanjutnya

klik

simardi

offline

4.0

11. cari database, lokasinya ada di destinasi folder, biasanya C:/progam file/simardi offline

12. lalu pilih smdata.MDB SiMardi Offline 4 terdiri dari 3 aplikasi sekaligus. Yaitu Arsip Aktif, Inaktif dan Arsiparis

E. Username dan Pasword 1. Untuk masuk ke Arsip Aktif gunakan Username : simardi Password : aktif 2. Untuk masuk ke Arsip Inaktif gunakan Username : simardi Password : inaktif 3. Untuk masuk ke Arsiparis gunakan Username : simardi Password : arsiparis F. Pengoperasian aplikasi simardi Simardi yaitu suatu aplikasi kearsipan yang dapat dipergunakan bagi penyelenggaran kearsipan pemerintah dalam menangani perekaman data surat masuk dan surat keluar. Aplikasi ini dapat memformulasikan secara otomatis terhadap penentuan jadwal retensi arsip yang telah diformulasikan pada pemilihan klasifikasi suatu surat yang telah tersedia pada operasi pengentrian surat masuk dan keluar sehingga setiap record data surat akan dapat dijalankan melalui suatu proses pengelolaan arsip sejak masa aktif sampai dengan masa statis. Surat masuk Dalam menangani surat masuk terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan yaitu5 : 1. Pengetikan asal surat Klik tombol dari, nanti akan muncul kolom kelompok, kode dan nama instansi. Pada kolom kelompok sudah tersedia daftar yang bisa dipilih atau ketik kode atau nama instansi untuk mencari asal surat. Bila nama instansi tidak ada dalam daftar, bisa menambahkan sendiri dengan klik tambah baru. 2. Pengetikan data tanggal terima surat Klik tombol tanggal maka hasilnya akan ditampilkan tanggal kalender, pilih tanggal dan bulan serta tahun yang dikehendaki kemudian klik tanggal yang dimaksud, maka elemen kolom entri akan berubah tanggal sesuai dengan tanggal yang diklik. Demikian pula dengan pengisian tanggal surat. 5

Prisma, Dony. Cara entri surat Simardi. Donyprisma.wordpress.com di akses pada senin 25 2019

pebruari

3. Tahap pengentrian data nomor urut surat Ketik nomor sesuai dengan nomor urutan terakhir, nomor ini telah diatur secara otomatis komputer akan menolak nomor ganda pada tahun yang sama. Untuk proses pengentrian selanjutnya nomor ini akan menampilkan secara otomatis nomor selanjutnya dan tidak perlu mengetiknya pada kolom tersebut. 4. Tahap pengentrian data nomor surat Ketiklah data nomor surat sesuai dengan nomor surat yang tertera pada surat yang diterima.Pengetikan nomor surat tidak ada ketentuan apapun yang membatasinya, jadi kita dapat mengetikkan bebas sesuai dengan nomor surat yang kita terima 5. Tahap pengisian data klasifikasi jika surat yang dimaksud berasal dari perusahaan atau lembaga swasta maka biasanya pada penulisan nomor surat tidak mencantumkan klasifikasi seperti tata persuratan pemerintah. Meskipun begitu, pengentrian klasifikasi harus tetap diisikan sesuai dengan analisa pendeskripsian masalah yang tergambarkan pada surat tersebut. Cara pengentrian dapat dilakukan dengan nomor klasifikasi yang telah diarahkan pengendali surat kemudian tekan tombol TAB, agar komputer segera menampilkan isian masalah, jadwal retensi arsip secara otomatis. 6. Tahap pengisian nama berkas Pengentrian nama berkas diberikan ketentuan pengisian yaitu jika pengisian nama berkas kalua bisa harus melalui tabel yang telah disediakan dengan menekan tombol tabel berkas. Ketentuan ini dimaksudkan supaya pengisian data berkas identik dengan data klasifikasi yang tersedia pada klasifikasi yang telah ditentukan. Bila berkas tidak ditemukan, bisa menambahkan sendiri dengan memilih tambah baru. 7. Tahap pengisian indeks surat Pengisian ini tidak ada ketentuan yang membatasi cara pengisian, pemberian indeks dapat secara spesifik membedakan dan menegaskan terhadap maksud surat tersebut, sehingga indeks surat ini dapat dihimpun dalam satu kelompoknya. Hal ini jika dibutuhkan laporan data surat berdasarkan indeks surat maka dapat menyajikan laporan

yang akan mengelompok berdasarkan indeks surat, dan mempermudah dalam penelusuran data surat berdasarkan indeks surat.6

6

Daryono.2011Tentang.PengelolaanArsipBerbasis Elektronik http://daryono.staff.uns.ac.id/211/12/22/pengelolaanarsipberbsiselektronik/ di akses pebruari 2019

pada senin 25

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan Berdasarkan uraian yang dijelaskan maka selanjutnya dapat dirumuskan beberapa kesimpulan. Aplikasi sistem informasi arsip dinamis (SIMARDI ) yaitu softwere membantu dalam pengelolaan arsip berbasis otomasi, aplikasi ini telah banyak di gunakan di berbagai lembaga pemerintah maupun swasta. cara mendownload aplikasi inipun sangat mudah sekali. Bisa langsung di diwonload di google salanjutnya mengikuti langkah-langkah nya. Setelah berhasil di download selanjutnya di install. Setelah itu bisal langsung di operasikan. Di era globalisasi dan teknologi informasi, sangat di butuhkan peran dari komputerisasi arsip dalam kearsipan di perlukan sistem yan g canggih, efektif dan efisien. Tujuan dari penggunaan sistem Simardi ini menciptakan pengelolaan kearsipan yang lebih baik, yang dapat mengurangi resiko, rusak, hilang, dan menciptakan ketetapan serta kecepatan dalam penemuan kembali arsip.

DAFTAR PUSTAKA

ANRI. 2011. Pedoman Penyelenggaraan Kearsipandi Lingkungan PerguruanTinggi. Jakarta: Pusat Pengkajian DanPengembangan SistemKearsipan Deputi Bidang Informasi Dan Pengembangan SistemKearsipan Arsip NasionalRepublik Indonesia Barthos, Basir. 2005. ManajemenKearsipan. Jakarta : BumiAksara Kennedy, Jay.1988. RecordManagement: A Guide ToCorporate Record Keeping.2nd ed. Melbourne: AddisonWesley Longman. Daryono.2011Tentang.PengelolaanArsipBerbasis Elektronik http://daryono.staff.uns.ac.id/211/12/22/pengelolaanarsipberbsiselektronik/ di akses pada senin 25 pebruari 2019 Prisma, Dony. Cara entri surat Simardi. Donyprisma.wordpress.com di akses pada senin 25 pebruari 2019 Prisma,Dony.Simardi( sistem informasi manajemen arsip dinamis). Donyprisma.wordpress.com di akses pada senin 25 pebruari 2019