Makalah Seminar Manajemen Sdm.docx

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Kelompok 2 Arisman

: 1610005530004

Erman Yuliandi

: 1610005530134

Fadilla Diva

: 1610005530064

Nurlili Andri

: 1610005530018

Eka Nurmala

: 1610005530103

UNIVERSITAS TAMANSISWA FAKULTAS EKONOMI MANAJEMEN

Kata Pengantar

ii

Daftar Isi

Kata Pengantar .................................................................................................................... ii Daftar Isi ............................................................................................................................ iii BAB I .................................................................................................................................. 1 PENDAHULUAN .............................................................................................................. 1 A. LATAR BELAKANG ............................................................................................. 1 B. RUMUSAN MASALAH ......................................................................................... 1 BAB II................................................................................................................................. 2 PEMBAHASAN ................................................................................................................. 2 A.

Arti pentingnya sumber daya manusia ................................................................... 2

B. Perencanaan sumber daya manusia ............................................................................ 3 C. Metode, informasi, dan peramalan PSDM ................................................................. 4 D. Perencanaan prosedur dan rencana SDM ................................................................. 5 E. Perencanaan fungsi MSDM ...................................................................................... 8 F. Audit SDM............................................................................................................... 11 BAB III ............................................................................................................................. 13 PENUTUP ........................................................................................................................ 13 A. KESIMPULAN ........................................................................................................ 13

iii

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Perencanaan Sumber Daya Manusia yang disingkat PSDM merupakan fungsi pertama dan utama dari Manajemen Sumber Daya Manusia. Yang harus dikuasai guna memepelajari bagaimana melaksanakan suatu kegiatan dengan konsep perencanaan Sumber Daya Manusia. Yang mana harus dimengerti dan dipahami yang mana untuk mewujudkan suatu kegiatan yang tersusun secara sistematis, yang terorganisir untuk mewujudkan suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya guna memberikan hasil yang nyata. oleh karena itu kita perlu disadari bahwa kita harus benar-benar paham akan ini semua, karna tanpa itu semua usaha yang kita lakukan akan Sia-Sia dalam setiap organisasi baik itu formal dan non formal “mampu menerawang “ maka setiap usaha/organisasi yang tidak berdasarkan Perencanaan akan mati atau tidak terwujudnya kegiatan organisasi. Dimana Organisasi yang selama ini kita ketahui masih belum berhasil secara baik dalam setiap organisasi dan masih perlu banyak kita terapkan dalam organisasi

dalam

segi

pola

dan

beserta

mekanisme

dalam

ekologi

perusahaan/organisasi dalam Esensi pencapaian tujuan. B. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan uraian latar belakang maka kami dapat merumuskan permasalahan yang akan dibahasdari penulisan ini : 1. Apa pengertian SDM? 2. Apa pengertian Perencanaan sumber daya manusia? 3. Bagaimana Metode, imformasi, dan peramalan MSDM itu? 4. Bagaimana Perencanaan prosedur dan rencana SDM? 5. Apa saja Perencanaan dari funsi-fungsi MSDM? 6. Bagaimana Audit MSDM?

1

BAB II PEMBAHASAN A.

Arti pentingnya sumber daya manusia Perencanaan sumber daya manusia akan dapat dilakukan dengan baik dan

benar jika perencanaannya mengetahui apa dan bagaimana sumber daya manusia itu. Sumber daya manusia atau manpower disingkat SDM merupakan kemampuan yang dimiliki setiap manusia. SDM terdiri dari daya pikir dan daya fisik setiap manusia. SDM/manusia menjadi unsur pertama dan utama dalam setiap aktivitas yang dilakukan. 1. Pengertian Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkunggannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya. 2. Perkembanggan pendekatan SDM Perkembangan pendekatan SDM dipengaruhi kemajuan kebudayaan, ilmu pengetahuan, dan hak asasi manusia. Sumber daya manusia adalah totalitas terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang bersumber dari manusia. Pendekatan terhadap karyawan , antara lain sebagai berikut. a)

Karyawan dianggap dan diperlakukan sebagai barang dagangan.

b)

Karyawan dianggap dan diperlakukan sebagai SDM.

c)

Karyawan dianggap sebagai mesin.

d)

Karyawan dianggap dan diperlakukan sebagai manusia.

e)

Karyawan dianggap dan diperlakukan sebagai patner/rekan.

2

B. Perencanaan sumber daya manusia Perencanaan sumber daya manusia atau Human Resources Planning disingkat PSDM merupakan fungsi pertama dan utama dari Manajemen sumber Daya Manusia. PSDM diproses oleh perencanaan dan hasilnya menjadi rencana. Dalam rencana ditetapkan tujuan dan pedoman pelaksana serta menjadi dasar control. 1.

Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia Perencanaan merupakan masalah memilih, yaitu memilih tujuan dan cara

terbaik untuk mencapai tujuan tersebut dan beberapa alternative yang ada, tanpa alternative, perencanaan pun tidak ada. Rencana ialah sejumlah keputusan yang menjadi pedoman untuk mencapai suatu tujuaan tertentu. Jadi, setiap rencana mengandung dua unsur yaitu tujuan dan pedoman . (Drs. Malayus S.P Hasibuan) Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagi proses menentukan kebutuhan akan kerja dan cara memenuhi kebutuhan tersebut dan untuk melaksanakan rencana terpadu organisasi. 2. Tujuan perencanaan SDM a. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan. b. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya. c. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. d. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat.

3

C. Metode, informasi, dan peramalan PSDM 1.

Metode PSDM Metode PSDM, dikenal atas metode non ilmiah dan metode ilmiah.

Metode non ilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaan saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Metode ilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan-peramalan dari perencanaannya. Rencana SDM semacam ini resikonya relatif kecil karena segala sesuatu telah diperhitungkan terlebih dahulu. 2.

Pengertian informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting

bagi penerima dan mempunyai

nilai yang nyata atau dapat dirasakan dalam

keputusan keputusan sekarang atau keputusan-keputusan akan datang. Perencanaan SDM baru dapat dilakukan dengan baik dan benar jika imformasi tentang job analisis, organisasi, dan situasi persediaan tenaga kerja diperoleh. Job analisis memberikan imformasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan alatalat yang dipergunakan. Organisasi memberikan informasi tentang hal-hal berikut: 1.

Tujuan yang ingin dicapai, apakah laba atau memberikan pelayanan.

2.

Jenis organisasi, apakah organisasi lini, lini dan staf, fungsional, atu komite.

3.

Dasar pendepartemenan dan struktur organisasi.

4.

Rentang kendali setiap departemen/bagian.dll

4

3. Peramalan Perencana SDM yang baik adalah jika ia dapat meramalkan masa depan dengan cara memproyeksikan hasil analisis informasi yang diperolehnya. Peramalan biasanya untuk masa 5 tahun yang akan datang. Apabila ramalanramalannya mendekati kebenaran, rencana itu baik dan benar, karena ia dapat membaca situasi masa yang akan datang dengan baik. Tujuan peramalan antara lain, untuk hal-hal berikut: a.

Meramalkan kebutuhan dan persediaan tenaga kerja yang ada.

b. Meramalkan kemajuan perusahaan dan teknologi sehingga harus dilaksanakan pelatihan kurikulum yang tepat. c.

Meramalkan kemajuan pendidikan dan peningkatan kemampuan SDM.

d. Meramalkan kebutuhan akan jenis-jenis kecakapan yang berlainan dan jenis SDM (pria-wanita) pada masa yang akan datang. e.

Meramalkan kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti usia dan jam kerja.

D. Perencanaan prosedur dan rencana SDM 1. Syarat-syarat perencanaan SDM a.

Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakan.

b.

Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis imformasi tentang SDM.

c.

Harus dapat membaca situasi SDM maka kini dan masa mendatang.

e.

Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.

d. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

5

2. Prosedur perencanaan SDM a. Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan. b.

Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM

c.

Mengelompokan data dan informasi serta menganalisisnya.

d.

Menetapkan berapa alternative.

e.

Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.

f.

Menginformasikan rencana kepada para kariawan untuk direalisasikan.

3. Rencana SDM Rencana SDM harus baik dan benar, supaya pembinaan dan pengarahan karyawan efektif dan efisie dalam melakukan tugas-tugasnya. Ciri-ciri SDM yang baik dan benar, antara lain sebagai berikut: a.

Rencana harus menyeluruh, jelas, dan mudah dipahami para karyawan.

b. Job description setiap personel jelas dan tidak terdapat tumpang tindih dalam pelaksanaan kerja. c. Kualitas dan kuantitas serta penempatan karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. d. Rencana harus secara jelas menetapkan hubungan kerja, saluran perintah, dan tanggung jawab. e. Rencana harus fleksibel dalam pelaksanaannya, tetapi tujuan, pedoman dan pola dasarnya tetap.

6

4. Jangka waktu rencana a Rencana jangka panjang, waktunya lebih dari lima tahun, seperti rencana pensiun dan lain-lain. b. Rencana waktu menengah, waktunya 3-5 tahun seperti rencana promosi, demosi dan lain-lain. c. Rencana jangka pendek, 1-2 tahun, seperti rencana seleksi dan lain-lain. 5. Kendala-kendala Perencanaan SDM Perencanaan SDM (man power planning) lazim dilakukan oleh organisasi untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi organisasi. Dalam penyusunannya, terdapat beberapa kendala-kendala dalam perencanaan SDM yang sering dialami sebagai berikut: 1.

Pemanfaatan SDM belum optimal: Kendala terbesar dalam membuat manpower planning adalah fakta bahwa sering ditemuinya pemanfaatan karyawan pada jam kerja yang belum optimal. Pada saat dilakukan manpower planning tantangan utamanya adalah optimalisasi pemanfaatan SDM untuk bekerja secara efektif pada saat jam kerja.

2.

Tingkat ketidakhadiran yang tinggi Ketidakhadiran sangat tinggi dan cenderung meningkat setiap tahun.

3.

Tenaga kerja yang kurang terdidik dan kurang trampil. Dampaknya adalah pada rendahnya produktifitas, yang mempengaruhi dalam membuat perencanaan SDM.

4. Kontrol Tenaga Kerja dan Review a. Setiap penambahan karyawan dipertimbangkan secara hati-hati oleh top manajemen sehingga memerlukan waktu untuk realisasi pemenuhannya. b. Pertimbangan biaya pegawai juga menjadi faktor penting, sebagai acuan dalam menentukan jumlah karyawan yang akan direkrut. Hal ini dimungkinkan karena

7

biaya pegawai merupakan biaya yang bersifat jangka panjang dan cenderung meningkat setiap tahun karena inflasi, dlsb. c. Akurasi Data, rata-rata turn over dan ketidakhadiran merupakan sumber informasi penting sebagai cermin tingkat kepuasan karyawan. Sayangnya banyak organisasii yang tidak memiliki data yang akurat terkait jumlah pegawai yang masuk dan keluar serta ketidak hadiran pegawai dalam jangka waktu tertentu. Hal ini menyulitkan dalam merencanakan kebutuhan SDM. d. Tingkat Lembur. Besarnya pembayaran lembur pegawai mengindikasikan adanya kekurangan SDM yang berusaha dipenuhi oleh perusahaan dengan melembur-kan pegawainya. Ini menunjukkan ketidakefektifan manajemen dalam utilisasi pegawai. Ketersediaan data lembur pegawai yang akurat sangat diperlukan untuk membantu dalam manpower planning decision. Secara statistic akan diketahui, apakah perusahaan perlu menambah pegawai atau tetap efektif dengan me-lembur-kan pegawai. Banyak perusahaan yang tidak memiliki catatan dan informasi ketenagakerjaan yang baik. Data turn-over, lembur, riwayat karir, masa kerja, jumlah SDM per tahun ke belakang, tidak terdokumentasi dengan baik, yang berakibat sulitnya perusahaan dalam mencari informasi yang diperlukan secara cepat. Penerapan HRIS (Human Resources Information System) dimana administrasi kepegawaian didokumentasi oleh aplikasi, memudahkan dalam mengolah informasi yang diperlukan dalam rangka manpower planning sehingga perencanaan SDM menjadi aktifitas yang strategis bagi perusahaan. E. Perencanaan fungsi MSDM Agar setiap fungsi MSDM diterapkan dengan baik dan tepat maka perlu perencanaan terlebih dahulu. 1. Perencanaan organisasi Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengorganisasian, antara lain sebagai berikut:

8

a. Besar kecilnya organisasi yang dibutuhkan, supaya efektif dan efisien membantu yercapainya tujuan. b. Tipe organisasi yang paling tepat, apakah organisasi lini, organisasi lini dan staf, organisasi fungsional, atau orgnisasi komite. d. Hubungan-hubungan dan saluran perintah serta tanggung jawab dalam organisasi. d. Struktur (organisasi chart) dan jumlah departemen/bagiannya. 2. Perencanaan pengarahan Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengarahan (directing) SDM, antara lain sebagai berikut: a.

Peraturan-peraturan perusahaan dan sanksi

hukuman bagi

yang

melanggarnya. b. Delegation of Authority, apakah desentralisasi atau sentralisasi authority. c. Cara pelaksanaan komunikasi dan simbolis komunikasi yang diberikan. d. Alat-alat motivasi dan cara-cara pemberiannya. e. Pengaturan pemberian insentif dan upah insentif. 3. Perencanaan pengendalian Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengendalian, antara lain sebagai berikut: a. Sistem dan poin-poin yang akan dinilai. b. Periode dan proses penilaiyan yang akan dilakukan. c. Metode penilaiyan yang akn dilakukan. d. Tindakan hasil penilaiyan terhadap SDM.

9

4. Perencanaan pengadaan Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengadaan SDM, antara lain sebagai berikut: a.

Penentuan jumlah dan kualitas SDM yang akan diperlukan.

b.

Sumber calon karyawan dan cara-cara penarikannya.

c.

Dasar, system, metode, dan tingkat-tingkat seleksi yang akan dilakukan.

d.

Cara-cara penempatan calon pengawai yang akan dilakukan.

5. Perencanaan pengembangan Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengembangan SDM, antara lain sebagai berikut: a.

Tujuan dan peserta pengembangan.

b.

Metode-metode dan kurikulum pengembangan yang akan diberikan.

c. Tolak ukur metode pengembangan yang akan diterapkan. d.

Dasar penilainyan dan unsure-unsur yang dinilai

e.

Asas dasar-dasar promosi karyawan.

6. Perencanaan kompensasi Hal-hal yang harus direncanakan dalam kompensasi, antara lain sebagai berikut: a. Dasar, system dan metode kompensasi yang akan dilakukan. b.

Kebijaksanaan kompensasi yang akan diberlakukan.

c.

Waktu pembayaran kompensasi yang akan diterapkan.

7. Perencanaan Pengintegrasian Hal-hal yang harus direncanakan dalam kompensasi, Antara lain sebagi berikut: a. Metode pengintegrasian yang akan dilakukan. b.

Alat-alat dan jenis motivasi yang akan diberikan.

c.

Pemimpin dan kesepakatan kerja bersama

10

d.

Biaya-biaya untuk alat-alat motivasi yang dikeluarkan

8. Perencanaan pemeliharaan Hal-hal yang harus direncanakan, antara lain sebagai berikut: a.

Jenis-jenis kesejahteraan ekonomi yang akan diberikan.

b.

Jenis-jenis kesejahteraan fasilitas yang akan diberikan.

c. Jenis-jenis kesejahteraan pelayanan yang akan disediakan.Biaya-biaya yang akan dikeluarkan. 9. Perencnaan Kedisiplinan a. Peraturan-peraturan perusahaan dan sanksi hukuman yang akan diberikan. b. Sistem pengawas yang akan diterapkan. c. Penyelesaian persaingan konflik yang akan diberlakukan. 10. Perencanaan Pemberhentian Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemberhentian SDM, antara lain sebagai berikut: a. Penetapan syarat-syarat status setiap karyawan dalam perusahaan (tetap, kontak, percobaan, dan lain-lain. b. Merencanakan peraturan-peraturan pemberhentian yang dikaitkan dengan status SDM dan alas an-alasan pemberhentiannya. c. Merencanakan persyaratan pensiun dan pembayaran uang pensiun dan atau pesangonnya.Merencanakan prosedur pemberhentian dengan tidak hormat. F. Audit SDM Audit SDM merupakan tindak lanjut dari realisasi perencanaan perencanaan yang telah dilakukan. Pelaksanaan audit SDM ini sangat penting bagi perusahaan maupun bagi kariawan yang bersangkutan.

11

1. Kepentingan Audit bagi perusahaan a. Untuk mengetahui prestasi karyawan. b. Untuk menetapkan besarnya kompensasi karyawan bersangkutan. c. Untuk mengetahui kreativitas dan perilaku kariyawan. d. Untuk menetapkan apakah karyawan perlu dimutasi e. Untuk mengetahui apakah karyawan itu dapat bekerja sama dengan karyawan lainya. 2. Kepentingan Audit bagi SDM a. Untuk memenuhi kepuasan ego manusia yang selalu ingin diperhatikan dan mendapat nilai /pujian dari hasil kerjanya. b. Karyawan ingin mengetahui apakah prestasi kerjanya lebih baik dari pada karyawan lainnya. c. Untuk kepentingan jasa dan promosinya. d. Mengakrapkan hubungan para karyawan dengan pimpinannya. 3. Tujuan Audit SDM a. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. b. Untuk mengetahui apakah semua karyawan dapat meyelelesaikan job description-nya dengan baik dan tepat waktu. c. Sebagai pedoman menentukan besarnya balas jasa pada setiap karyawan. d. Sebagai dasar pertimbangan pemberian pujian dan atau hukuman kepada setiap

karyawan.dan lain sebagainya.

12

BAB III PENUTUP A. KESIMPULAN Perencanaan Sumber Daya Manusia akan dapat dilakukan dengan baik dan benar jika perencanaannya mengetahui apa dan bagaimana Sumber Daya Manusia itu. Perencanaan Sumber Daya Manusia merupakan fungsi pertama dan utama dari manajemen sumber daya manusia dan PSDM diproses oleh perencanaan dan hasil menjadi rencana.

13