Makalah Manajemen Perkantoran.docx

MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa kami dapat

menyelesaikan

Perkantoran

yang

tugas

berjudul

pembuatan “FUNGSI

makalah DAN

Pengantar

PERAN

Manajemen

ADMINISTRASI

PERKANTORAN” dengan tepat waktu. Kami mengucapkan terima kasih kepada ibu Dra. Zahroh Z. A, M.Si selaku pengampu mata kuliah Manajemen Perkantoran. Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada makalah ini. Oleh karena itu kami mengharapkan pembaca untuk memberi kritik dan saran yang bersifat membangun demi perbaikan kearah kesempurnaan. Akhir kata, kami sampaikan terima kasih dan semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca.

Malang, 19 februari 2019

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...............................................................................................

ii

DAFTAR ISI ..........................................................................................................

iii

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ........................................................................................ BAB II PERUMUSAN MASALAH 2.1. Rumusan Masalah................................................................................... 2.2. Tujuan ..................................................................................................... BAB III PEMBAHASAN 3.1. Fungsi Perkantoran ............................................................................... 3.2. Fungsi Administrasi Perkantoran ......................................................

8

3.3. Peranan Administrasi Perkantoran ..................................................

10

BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan ..............................................................................................

27

4.2. Saran ......................................................................................................

28

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................

29

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Administrasi kantor merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab segala sesuatu yang dilakukan di dalam organisasi atau perusahaan harus berhubungan dengan administrasi. Administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu organisasi di mana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi kantor yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu

Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha perkantoran. Faktor pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat pelaksanaan kegiatan. Tata usaha perkantoran adalah suatu kegiatan yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang bergerak di setiap bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan tata-usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui keterampilannya. Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.

BAB II PERUMUSAN MASALAH 2.1 RUMUSAN MASALAH 1. Apa fungsi perkantoran? 2. Apa fungsi Administrasi perkantoran dalam perusahaan? 3. Apa peran Administrasi Kantor dalam perusahaan? 2.2 TUJUAN Tujuan adanya makalah ini yaitu: 1. Mahasiswa mampu dan memahami Fungsi Perkantoran 2. Mahasiswa dapat memahami Fungsi administrasi perkantoran dalam perusahaan 3. Mahasiswa mampu dan memahami peran administrasi perkantoran dalam perusahaan

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Fungsi Perkantoran Fungsi perkantoran secara umum adalah sebagai pusat pemikiran, pusat administrasi (pelayanan) dan pusat data dan informasi. Dengan fungsi demikian itu maka perkantoran berperan besar dalam membantu proses pencapaian tujuan organisasi. Untuk melaksanakan fungsi perkantoran secara baik dan berdaya guna ada empat macam kegiatan yang dilakukan dalam perkantoran. Empat kegiatan tersebut adalah kegiatan pencatatan, kegiatan pengelompokan, kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi. Kegiatan pencatatan dan kegiatan pengelompokan bersifat kegiatan keterampilan yang dilakukan oleh pegawai-pegawai golongan I dan II (pegawai negeri sipil), sedangkan kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi bersifat manajerial yang dilakukan oleh setiap manajer pada semua tingkat. Meskipun demikian kegiatan-kegiatan tersebut dimaksudkan untuk melayani manajemen ke dalam dan ke luar kepada orang/badan/instansi yang berkepentingan.

3.2 Fungsi Administrasi Perkantoran Fungsi administrasi perkantoran 1. Fungsi teknis Fungsi yang mengaplikasikan keterampilan dan berkaitan dengan teknologi guna memproduksi sebuah informasi seperti melalui komputer, mesin tik, dan fax 2. Fungsi rutinitas pemeliharaan dan duplikasi Fungsi untuk melakukan aktivitas kearsipan dan penggandaan seperti fotocopy, scan, dan sebagainya 3. Fungsi manajerial Fungsi yang di dalamnya terdapat prinsip perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan kepada segenap SDM (sumber daya manusia) dan produksi yang ada serta proses kinerjanya. 4. Fungsi interpersonal Fungsi yang dapat menjadi pedoman bagi pengevaluasian kerja SDM yang menyangkut promosi atau peningkatan karir demosi dan pemutusan hubungan kerja (PHK) seorang karyawan 5. Fungsi analisis Fungsi untuk menjadikan semua proses administrasi sebagai bahan pertimbangan bagi pengambilan keputusan oleh seorang pimpinan

6. Fungsi pengingat Fungsi untuk mengingatkan pihak terkait, yang berhubungan dengan dokumen, baik tertulis maupun elektronik akan suatu kejadian penting. 7. Fungsi validitas Fungsi yang memungkinkan suatu dokumen administrasi bisa menjadi sebuah bukti suatu kejadian/transaksi apabila dibutuhkan dikemudian hari

Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut. 1.

Fungsi Rutin Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2.

Fungsi Teknis Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.

3.

Fungsi Analisis Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif desertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan pembelian barang.

4.

Fungsi Interpersonal Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengoordinasi tim.

5.

Fungsi Manajerial Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

3.3 Peranan administrasi perkantoran Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat

kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu: a. Bantuan bagi pimpinan (staff function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran. b. Pelayanan bagi masyarakat (public service) Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public). Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah: a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Peran yang lainnya adalah: a. Media komunikasi dua belah pihak atau lebih yang sedang berhubungan bisnis atau lainnya. b. Jembatan historis untuk mengungkap kejadian di masa lampau. c. Penghubung segala asal dan tujuan bagi masing-masing pihak.

Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu organisasi di mana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi kantor yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu.

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan. Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan. Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi. 4.2 Saran Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

http://faridarafa.blogspot.com/2016/11/peran-adminsitrasi-perkantoran-dalam_14.html diakses pada tanggal 19 Februari 2019 https://www.maxmanroe.com/vid/manajemen/pengertian-administrasi-perkantoran.html diakses pada tanggal 19 Februari 2019

Nuraida, Ida . 2018 . Manajemen Administrasi Perkantoran, edisi revisi . Jakarta :Kanisius