Kearsipan Sebagai Ilmu.docx

KEARSIPAN SEBAGAI ILMU

2.1

Dasar Keilmuan Karakter utama sebuah ilmu adalah kemampuan ilmu itu menjawab tiga pertanyaan pokok yakni: apakah yang ingin diketahui atau objek kajian (ontologi), bagaimana cara memperoleh pengetahuan itu (epistemologi), dan apa kegunaan pengetahuan tersebut (aksiologi).

2.1.1. Ontologis Dari aspek Ontologi atau obyek kajian ilmu kearsipan adalah Arsip Dinamis (Records Management) dan Arsip Statis (Archives Management). Objek kajian Arsip Dinamis dibedakan menjadi dua yakni obyek kajian material dan formal. Obyek kajian material dari records management adalah "recorded information", sedangkan obyek kajian formalnya adalah Informasi yang terekam (recorded information) yang terkait dengan kegiatan organisasi dan perorangan. Records atau arsip dinamis adalah: recorded information (document) regardless of form or medium created, received and maintained by an agency, institution,organisation or individual in pursuance of its legal obligations or on transaction of business. (Peter Walne, 1988:128). Kearsipan merupakan ilmu terapan yang berkaitan dengan informasi terekam dan penyajian informasi itu sendiri, yakni bagaimana informasi diciptakan, disimpan, dilacak, dirawat, dan ditransmisikan. Adapun obyek kajian formal arsip statis (Archives Management) adalah terkait dengan apa yang harus diidentifikasi dan dilestarikan dari arsip statis. Fokus dari obyek kajian arsip statis adalah arsip sebagai hasil dari tata kelola (governance) untuk dilestarikan sebagai bukti (evidence) dari tata kelola (governance), baik berasal dari negara/ pemerintah, society, dan private sector. Konsep Archives mengacu pada arsip

statis yang memiliki nilai abadi untuk tujuan riset, bangunan atau ruang dimana arsip statis itu disimpan, dan organisasi yang bertanggungjawab menilai, mengakuisisi, melestarikan, dan membuat arsip statis tersedia untuk digunakan oleh user. (Ellis, 1993: 463): 2.1.2. Epistemologis Pengetahuan kearsipan diperoleh melalui tiga paradigma perkembangan ilmu kearsipan yakni, model pra Life Cycle of the Records, model Life Cycle of the Records dan Records Continuum. a.

Pra Life Cycle

Pelopor Utama adalah Trio Arsiparis Belanda Samuel Muller, Johan Adriaan Feith, dan Robert Fruin, yang menerbitkan buku Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (Groningen 1898). Buku karangan trio Belanda Muller, Feith dan Fruin, telah dianggap sebagai "kitab suci ilmu kearsipan” (Bible of Archival Science), terutama setelah diterjemahkan dalam bahasa Jerman 1905, Italia 1908, Prancis 1910, dan terjemahan bahasa Inggris 1940. Buku ini memang tidak menghadirkan diskusi teoritik mengenai karakteristik umum arsip dinamis dan statis tetapi menawarkan dasar metodologi dan praktik kearsipan. Buku ini merumuskan seperangkat aturan yang dapat berkontribusi dalam pembentukan standar umum untuk pengaturan dan deskripsi arsip di lembaga kearsipan (Muller et al 2003: 9). Namun, tiga penulis ini telah membangun kerangka metodologis dan praktis pada pemahaman tertentu tentang arsip :

“an

organic whole, a living organism, which grows, takes shape, and undergoes changes in accordance with fixed rules. These rules cannot be fixed by the archivist in advance; he can only study the organism and ascertain the rules under which it was formed” (ibid:19). Pemahaman ini adalah dasar motodogis dua konsep yakni principle of provenance dan principle of original order.

b.

Model Life Cycle

Karya Theodore R. Schellenberg "Modern Archives: Principles and Technique", yang diterbitkan 1956 di Chicago dan Melbourne (Edisi bahasa Spanyol: 1958, edisi Jerman: 1960). Agaknya Karya-karya Schellenberg, Modern Archives (1956) dan The Management of Archives (1965), telah membuka babagan baru Ilmu Kearsipan terutama di Amerika. Kedua buku Schellenberg tersebut mempunyai pengaruh yang kuat terhadap munculnya model Life Cycle of Records yakni records, pertama-tama diorganisir dan secara aktif digunakan oleh penciptanya, kemudian disimpan di records center karena sudah jarang digunakan, kemudian ketika kegunaan operasional sudah berakhir dipilih yang bernilai

statis dan diserahkan ke lembaga kearsipan atau

dimusnahkan untuk arsip yang tidak bernilai guna. Model ini kemudian berkembang menjadi the 1st Life Cycle untuk arsip dinamis (records) dan The 2st Life Cycle untuk arsip statis (archives) Kennedy (1998:9). The 1st Life Cycle meliputi penciptaan, distribusi, penggunaan, pengelolaan, penyusutan. Adapun The 2st Life Cycle meliputi akuisisi, deskripsi, preservasi preventif, preservasi kreatif, layanan informasi, dan layanan sumber arsip. Dalam pendekatan Life Cycle mengenal dikotomi urusan yaitu tanggung jawab pengelolaan arsip dinamis oleh manajer arsip dinamis dan tanggung jawab arsip statis oleh manajer arsip statis (Betty R.Ricks,1992:306).

Gambar 2.1 Life Cycle of Records

c.

Record Continuum Model (RCM)

Model ini tidak melihat arsip sebagai suatu daur hidup tetapi sebagai suatu hal yang bersinambungan. Pada pendekatan continuum, arsip-arsip bernilai statis sudah diketahui sejak awal karena hal tersebut sudah dicakup dalam desain sistem, cara berpikir dalam kontinum yaitu adanya integrasi antara proses arsip dinamis (recordkeeping) dan proses arsip statis. Records Continuum Model (Kennedy dan Schauder, 1998): adalah satu model pengelolaan arsip dengan pengendalian yang jelas sejak arsip tersebut tercipta sampai arsip tersebut dapat diakses oleh publik atau dipublikasikan. Model ini tidak berhenti sampai pada penyusutan (disposal) saja, seperti model Life Cycle of Records. Lengkapnya, RCM adalah: A consistent and coherent regime of management processes from the time of creation of records (and before creation, in the design of recordkeeping system), through to the preservation and use of records as archives. Dalam bahasa Indoneisa yaitu suatu pedoman yang konsisten dan koheren dalam proses pengelolaan arsip sejak penciptaannya dan sebelum penciptaan dalam rangka mencapai sistem recordkeeping sampai pada preservasi dan penggunaan arsip statis. Records Continuum Model ini di kembangkan oleh para peneliti Records Continuum dari Monash University. Lembaga yang dimotori oleh Professor Sue McKemmish telah menghasilkan puluhan laporan penelitian. Gagasan menghadirkan model ini antara lain didorong untuk memadukan dua profesi yang sebenarnya mempunyai wilayah garapan yang sama yakni records manager (ahli arsip dinamis) dan archivist (ahli arsip statis).

Gambar 2.2 Record Continuum Model (RCM) Sumber: https://infotech.monash.edu.au/research/group/rcrg/publications/frank-u-rmj2001.pdf

2.1.3. Aksiologis Aksiologi diartikan sebagai kemanfaatan ilmu. Bagaimana ilmu kearsipan bermanfaat dalam kehidupan sehari-hari manusia. Salah satu contoh bagaimana aksiologi dalam kearsipan adalah lahirnya ISO 15489 tentang Records Management. Standar ini memberikan panduan bagaimana pengelolaan arsip dinamis (records management) distandardisasi dan diaplikasikan di banyak institusi negara maupun swasta di seluruh dunia. Kemanfaatan Kearsipan terlihat juga dalam layanan jasa komersial pengelolaan dokumen perusahaan seperti Commercial Records Center, Records Management Services, Storage Facilities Services dengan memanfaatkan Teknologi Informasi, dan lain-lain. Selain itu, di banyak negara muncul Biro Jasa Konsultasi yang lebih terspesialisasi seperti Banking Records Consultant, Medical Records Consultant, Bisnis Records Consultant, dan lain-lain.