Konsep Bidang Keberhasilan Utama (kra) Dan Petunjuk Prestasi Utama (kpi) Adalah Saling Berkaitan

BIDANG KEBERHASILAN UTAMA (KRA) “Key Result Area” atau KRA merujuk kepada Bidang Keberhasilan Utama sesebuah organisasi atau jabatan yang bertanggungjawab. Di dalam istilah mudahnya, Bidang Keberhasilan Utama boleh dijelaskan sebagai bidang utama di dalam sesebuah jabatan yang merangkumi dari sudut pengambilan pekerja, keselamatan di tempat kerja, pengurusan professional, pentadbiran sumber manusia dan sebagainya. Selain itu ianya juga merujuk kepada tanggungjawab utama seseorang pegawai dan bidang tugas yang dipertanggungjawabkan ke atasnya untuk menjayakan misi jabatan. Terdapat beberapa kepentingan Bidang Keberhasilan Utama di antaranya ialah;•

Dapat menetapkan objektif dan matlamat

•

Meletakkan meutamaan kepada aktiviti yang penting

•

Mampu menjimatkan masa dan juga pengurusan kerja

•

Mampu memberi nilai tambah kepada keputusan yang dibuat

•

Mampu menjelaskan peranan dan tanggungjawab pegawai atau jabatan dengan lebih jelas

•

Memberikan focus terhadap hasil kerja berbanding aktiviti kerja

Pentadbiran Bidang Keberhasilan utama terbahagi kepada beberapa cabang utama di dalam sesebuah organisasi di antaranya ialah;•

Bahagian Sumber Manusia

•

Bahagian Pengurusan

•

Bahagian Pentadbiran

•

Bahagian penyelenggaraan

•

Pengurusan fail

•

Pengurusan keselamatan & Kesihatan

•

Sistem Perhubungan Pelanggan

1

Kepentingan elemen Bidang Keberhasilan Utama sangatberkait rapat dengan perkaraperkara berikut iaitu:•

Misi Organisasi

•

Visi organisasi

•

Objektif Korporat Organisasi

•

Strategi Korporat Organisasi Syarat utama Bidang Keberhasilan Utama adalah memerlukan hampir 80%

daripada bidang tugas sesuatu jabatan manakala selebihnya iaitu 20% adalah datangnya daripada tanggungjawab bersama seperti membantu ahli kumpulan, mengambil bahagian di dalam aktiviti di tempat kerja dan sebagainya. Sebagai contoh, bidang utama di dalam jabatan sumber manusia adalah untuk mengambil pekerja.

Untuk memastikan pekerja yang bekerja mencapai matlamat

organisasi, organisasi tersebut perlulah mempunyai Petunjuk Prestasi Utama atau KPI bagi memastikan matlamat pengambilan pekerja itu tercapai.

Pekerja yang diambil

bekerja haruslah mempunyai daya pencapaian yang diperlukan oleh sesebuah unit di dalam organisasi. Kelayakan yang secukupnya perlu diberi perhatian dan diutamakan selain pengalaman di dalam bidang yang berkaitan. Selain itu, di dalam bidang Keselamatan dan kesihatan Pekerja pula, organisasi perlu memastikan keselamatan di tempat kerja terjamin dan mampu mengurangkan berlakunya kemalangan. Oleh itu perlu diwujudkan KPI bagi memastikan matlamat mengurangkan peratusan kemalangan di tempat kerja tercapai. Ringkasnya KRA adalah bidang-bidang utama yang ada di dalam sesebuah organisasi samada kementerian, jabatan, agensi ataupun syarikat yang berperanan untuk menggerakkan sesebuah organisasi tersebut. Untuk itu, perlu diwujudkan Petunjuk prestasi Utama di dalam setiap bidang utama tersebut.

2

PENGGUNAAN PETUNJUK PRESTASI UTAMA (KPI) KPI adalah satu system pengukuran yang mudah, berkesan dan membantu organisasi menjelaskan dan mengawal tahap kemajuan sesuatu proses perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan selaras dengan misi dan visi sesebuah organisasi. Prinsip-prinsip KPI ialah meletakkan sasaran, boleh diukur dengan angka, diukur dalam keadaan normal dan selaras dengan misi dan visi organisasi.

Maklumat ini akan

digunakan sebagai tanda aras yang akan menjadi komponen utama sesebuah organisasi bagi mencapai konsep amalan terbaik. KPI adalah ukuran spesifik dalam bidang tertentu prestasi organisasi. Tujuan KPI adalah untuk memberikan pengukuran ke atas factorfaktor utama yang akan memberikan kejayaan jangka panjang kepada organisasi. Untuk KPI berfungsi dan memberikan faedah kepada organisasi, ianya harus diukur secara berterusan dan mempunyai hubung kait dengan bidang yang ingin dilakukan penambahbaikan.

KPI boleh digunakan dalam beberapa kaedah seperti

Directional KPI iaitu memberikan ukuran yang baik atau lemah dalam bidang perkhidmatan yang spesifik dan memantau sama ada terdapat penambahbaikan. Quantifitable KPI diwakili oleh angka dan memberikan ukuran yang tepat untuk menganalisis data. Terdapat juga KPI yang menggunakan sifat seperti lemah, sederhana dan baik yang boleh ditukarkan kepada skala Likert 1-5. Secara keseluruhannya KPI menyediakan peluang kepada organisasi untuk menyasarkan bidang-bidang yang perlu dilakukan penambahbaikan dan seterusnya menjamin kecemerlangan organisasi. HUBUNGAN DI ANTARA KRA DAN KPI Kita sedia maklum bahawa salah satu Bidan Keberhasilan Utama Negara ialah untuk meluaskan akses pendidikan berkualiti dan berkemampuan.

Ini bermaksud

kementerian Pelajaran Malaysia harus mempunyai KPI dan juga turut tidak terkecuali ialah semua sekolah di seluruh Malaysia. Bourne dan Bourne (2002) telah merumuskan

3

secara keseluruhannya penggunaan KPI dalam pengukuran prestasi organisasi dapat difokuskan kepada tiga perkara utama iaitu pertamanya, menjelaskan hala tuju organisasi. Melalui pembinaan KPI, warga kementerian pelajaran misalnya dapat menyedari perkaraperkara penting dan patut diberikan perhatian serius dalam menjayakan misi dan visi kerajaan. Di peringkat ini misi dan visi kementerian pelajaran adalah untuk mencapai dasar yang telah diperkenalkan iaitu meluaskan akses pendidikan berkualiti dan berkemampuan. Sistem pengukuran yang baik akan dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai pengukuran sesuatu matlamat berdasarkan kepada perancangan strategic di sekolah. Setiap warga kementerian akan dapat mengenal pasti dan menghubungkaitkan sasaran kerja tahunan individu dengan sasaran kerja kumpulan seperti Kawalan Mutu Kerja (KMK), dengan perancangan startegik kementerian dan seterusnya dapat menentukan samada sasaran yang ditetapkan itu telah tercapai atau tidak. Perkara kedua ialah dengan mengaplikasikan sistem pengukuran prestasi menggunakan KPI, kementerian akan dapat memberikan tumpuan kepada bidang-bidang utama yang disampaikan kepada jabatan pelajaran dan pihak berkepentingan yang lain. Penggunaan KPI dapat membantu kementerian dalam menentukan tindakan yang perlu diambil. System pengukuran merupakan sesuatu yang dinamik. Pengukuran secara tekalakan dapat membantu kementerian mengenal pasti perkara-perkara yang menjadi penghalang kepada keberkesanannya. Oleh itu, tumpuan dapat diberikan kepada perkaraperkara penting yang menjadi teras kepada kecemerlangan dan keberkesanan kementerian. Ketiganya, penggunaan KPI akan dapat membolehkan kementerian menilai semula prestasi yang telah disasarkan. Kesesuaian strategi yang telah diimplementasi juga boleh dikenalpasti melalui penilaian semula prestasi menggunakan KPI dan tindakan-tindakan pembetulan serta penambahbaikan yang perlu dibuat.

Untuk

memantapkan prestasi, kementerian harus membandingkan pencapaian masa lalu dengan prestasi semasa serta menyasarkan prestasi pada masa akan datang. Melalui penggunaan

4

KPI kementerian akan dapat mengekalkan kelebihan daya saing serta menjamin kecemerlangan dan memantapkan prestasi kementerian agar sejajar dengan kehendak kerajaan. MEMBINA KPI Perlaksanaan pengukuran menggunakan KPI adalah bertujuan untuk mengukur prestasi perkhidmatan dan penyampaian sesebuah organisasi.

KPI yang dwujudkan

hendaklah merangkumi aspek kecekapan dan keberkesanan proses-proses utama dalam menghasilkan dan menyampaikan perkhidmatan utama kepada pelanggan serta aspek kepuasan hati pelanggan terhadap perkhidmatan yang diterima. Perlaksanaan pengukuran prestasi memerlukan pembinaan KPI dan sasaran prestasi sebagai asas membuat pengukuran. Sasaran prestasi hendaklah mengambil kira perkara-perkara seperti keupayaan proses yang meliputi aliran kerja, keperluan sumber manusia, kewangan, peralatan, infrastruktur yang sesuai serta kepuasan dan kehendakpelanggan. Sasaran prestasi yang ditetapkan untuk mengukur KPI hendaklah memenuhi ciri-ciri SMART (specific, measurable, achievable, realistic time bound) Tahap Prestasi Tambah baik prestasi Pantau tahap prestasi

Nilai secara berterusan

Ukur & nilai prestasi Wujudkan KPI & tetapkan sasaran

Masa

5

Rajah 1: Langkah-langkah untuk mewujudkan KPI dan Melaksanakan Pengukuran Prestasi Rajah 1 di atas menunjukkan bagaimana KPI dibentuk. Selepas menetapkan KPI dan sasaran prestasi, kementerian yang bertanggungjawab perlu pengumpulan maklumat dan menilai pencapaian dengan membandingkan pencapaian sebenar dengan sasaran prestasi yang telah ditetapkan. Jurang pencapaian sebenar dengan sasaran perlu dikenal pasti serta analisis sebab-sebab berlakunya jurang perlu dibuat dan seterusnya mencadangkan tindakan penambahbaikan yang perlu dibuat. Pemantauan

harus

dibuat

memenuhi

kehendak

masyarakat

dan

pihak

berkepentingan. Berdasarkan kepada pengumpulan data dan analisis yang telah dibuat serta pemantauan oleh pihak kementerian, langkah yang terakhir ialah melakukan penambahbaikan untuk meningkatkan prestasi kementerian.

Penambahbaikan yang

dilakukan juga perlu dinilai secara berterusan melalui pengukuran prestasi menggunakan KPI dan sasaran prestasi.

KESIMPULAN Bidang Keberhasilan Utama (KRA) dan Petunjuk Prestasi Utama adalah mekanisma penting yang perlu ada bagi sesebuah organisasi.

KRA dan KPI dapat

membantu organisasi menetapkan sasaran dan objektif organisasi dengan lebih jelas dan spesifik lagi. Dengan menetapkan bidang keberhasian utama, maka organisasi tersebut haruslah mempunyai model KPI yang tersendiri supaya mudah dicapai. KPI yang dibentuk juga haruslah menggunakan ciri SMART (Specific, Measurable, Achievable, realistic, Time Bound).

Penggunaan KPI merupakan satu amalan yang harus diterapkan ke dalam

budaya kerja yang berasaskan prestasi. Penggunaan KPI di dalam kerajaan penting bagi memastikan tahap prestasi telah tercapai seperti yang telah ditetapkan bagi memenuhi kehendak masyarakat dan pihak berkepentingan.

6

Melalui KPI, pihak organisasi

kementerian dapat mengambil tindakan penambahbaikan secara berterusan untuk menjamin keberkesanan kementerian dan memenuhi kehendak pelanggan. BIBLIOGRAFI R.Kaufman,H.Oakley-Browne,R.Watkins,.2003.Strategic Planning for Success:Aligning People, Performance and Payoffs. Robert S. Kaplan & David P.Norton. 1992. The Balanced Scorecard:Translating strategy into action. http://www.mampu.gov.my/pdf/keratanakhbar280709 http://pmr.penerangan.gov.my/index.php? option=com_content&task=view&id=48087ITemid= http://besonline.rtm.gov.my/details_BM.php

7