Komunikasi Bisnis Kelompok 5 Materi Bad News.docx

PAPER MATA KULIAH KOMUNIKASI BISNIS PESAN BISNIS NEGATIF DOSEN PENGAMPU: MADE REINA CANDRADEWI, S.E.,M.Sc.

NAMA KELOMPOK 5: TAMA REVI SANTOSA

1707532007

NI LUH PUTU RIKA YUNIASIH

1707532017

MADE AYU DHYANI PARAMITA

1707532029

NIKEN MIFTAKHUL JANNAH

1707532079

IDA AYU MADE WIDYA NINGSIH

1707532123

PROGRAM S1 AKUNTANSI REGULER DENPASAR FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS UDAYANA 2019

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan paper ini “ Pesan Bisnis Negatif” adalah judul paper kelompok kami dengan tujuan umum untuk menambah pengetahuan kita dalam hal pendidikan khususnya tentang proses penyusunan pesan bisnis negatif, pengorganisasian, dan contoh penyusunan pesan bisnis negatif dan tujuan khususnya adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis Dalam penyusunan paper ini merupakan usaha yang tidak mudah dan tidak dapat di selesaikan dengan bekerja sendiri tetapi berkat kerja keras dan bantuan pihak-pihak yang terkait dan teman-teman maka selesailah paper ini. Oleh karena itu kami mengucapkan terima kasih kepada Ibu : Made Reina Candradewi, S.E.,M.Sc. selaku Dosen Pengampu mata kuliah Komunikasi Bisnis dan kepada teman-teman sekalian. Kami menyadari bahwa paper ini jauh dari sempurna oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sanggat penulis harapkan demi perbaikan kedepanya sehingga lebih berkenan dan bermanfaat bagi pembaca.

Denpasar, 9 Maret 2019

Penulis

ii

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR .................................................................................................................... ii DAFTAR ISI.................................................................................................................................. iii BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................... 1 1.1

Latar Belakang ................................................................................................................. 1

1.2

Rumusan Masalah ............................................................................................................ 2

1.3

Tujuan Penulisan .............................................................................................................. 2

BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................................ 3 2.1

PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS NEGATIF (BAD NEW) ............................. 3

2.2

PENGORGANISASIAN PESAN NEGATIF (BAD NEWS) ......................................... 11

2.3

LATIHAN MENYUSUN PESAN NEGATIF (BAD NEWS) ........................................ 14

BAB III PENUTUP ...................................................................................................................... 24 3.1

Kesimpulan..................................................................................................................... 24

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................... 25

iii

BAB I PENDAHULUAN

Latar Belakang Manusia merupakan makhluk sosial dimana antara satu dengan yang lainnya saling membutuhkan. Untuk saling berinteraksi komunikasi sangatlah diperlukan. Seorang manusia tidak akan dapat hidup normal tanpa berkomunikasi. Komunikasi diperlukan dalam berbagai bidang kehidupan, salah satunya adalah di sektor ekonomi yaitu bisnis. Sejalan dengan semakin pesatnya pertumbuhan dan perubahan ekonomi dan kegiatan bisnis yang berjalan, pengusaha membutuhkan strategi dan konsep komunikasi yang tepat dalam menjaga keberlangsungan hidup dari usahanya, terutama dalam mencapai tujuan yang diinginkan yaitu untuk mendapatkan konsumen agar usahanya tetap berjalan. Dengan melakukan komunikasi bisnis, seseorang dapat meraih keuntungan dengan meningkatkan penjualannya. Tanpa komunikasi, maka produk yang dijual tidak akan dikenal oleh konsumen. Kemajuan di bidang komunikasi berlangsung sangat pesat, sehingga informasi mengenai keadaan tertentu dapat disampaikan tanpa mengenal jarak, ruang dan waktu. Dengan media komunikasi yang beragam dan akses informasi yang mudah, pengusaha menjadi lebih mudah dalam berkomunikasi baik dengan pelanggan ataupun dengan pihak-pihak lain yang terlibat di dalam bisnis yang ia tekuni. Perkembangan bisnis yang begitu pesat mempengaruhi perkembangan komunikasi yang cukup signifikan, salah satunya adalah komunikasi bisnis. Dalam kegiatan komunikasi bisnis pesan yang disampaikan dapat berupa pesan baik (good news) atau pesan buruk/negatif (bad news). Di sebuah perusahaan, penyampaian pesan baik (good news) sangat diharapkan di dalam perkembangan bisnis, namun pesan-pesan yang disampaikan dalam bisnis tidak selalu menyenangkan. Maka dari itu penulisan pesan buruk/negatif (bad news) sangat penting untuk dibahas dalam makalah yang kami susun ini. Karena dengan mengerti dalam penulisan pesan buruk/negatif (bad news) dapat menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens (komunikan) dan menjaga citra perusahaan atau organisasi sebaik mungkin. Sehingga akan terciptanya hubungan yang baik antara komunikator dengan komunikan sehingga tujuan yang ingin dicapai bersama akan terwujud.

1

Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas dan untuk memberikan gambaran permasalahan yang jelas maka dapat dirumuskan beberapa pokok permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana proses penyusunan pesan bisnis negatif (bad news)? 2. Bagaimana pengorganisasian pesan negatif (bad news)? 3. Bagaimana contoh penyusunan pesan negatif (bad news)?

1.1 Tujuan Penulisan Berdasarkan dari pokok permasalahan di atas, adapun tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui proses penyusunan pesan bisnis negatif (bad news). 2. Untuk mengetahui pengorganisasian pesan negatif (bad news). 3. Untuk mengetahui contoh penyusunan pesan negatif (bad news).

2

BAB II PEMBAHASAN

PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS NEGATIF (BAD NEW) 2.1.1 Penulisan Tiga Langkah Pesan Bisnis Negatif (Bad News) Ada beberapa sasaran ketika menyampaikan berita negatif, yaitu menyampaikan berita buruk, memastikan berita buruk tersebut dapat diterima, mempertahankan sebanyak mungkin niat baik perusahaan dimata audiens, mempertahankan citra baik organisasi, dan mengurangi korespondensi masalah ini dimasa yang akan datang. Kelima sasaran tersebut merupakan hal yang harus dicapai dalam satu pesan, untuk itu dengan mengikuti proses penulisan tiga langkah pesan bisnis negatif akan dapat menyususn pesan yang dapat mengurangi stres pada semua orang yang terlibat dan meningkatkan efektivitas upaya komunikasi. Ketiga langkah penulisan pesan bisnis negatif tersebut, yaitu: 1) Merencanakan Pesan Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam merencanakan pesan bisnis, yaitu: (a) Analisis situasi. Mempertimbangkan tujuan dengan seksama apakah tujuan itu lugas (seperti menolak lamaran kerja) atau yang lebih rumit (seperti membuat draft tinjauan ulang kinerja negatif, ketika memberi umpan balik atas kinerja karyawan di waktu lalu, juga membantu karyawan tersebut merencanakan perbaikan kinerja di waktu yang akan datang) dan mengembangkan profil audiens yang akan membaca pesan tersebut. (b) Pengumpulan informasi. Sesudah merasa pasti tentang tujuan dan profil audiens selanjutnya mengumpulkan informasi yang dibutuhkan agar audiens dapat memahami dan menerima pesan tersebut. Pesan negatif dapat menjadi sangat pribadi bagi penerimanya, dan dalam banyak kasus para audiens berhak atas penjelasan yang menyeluruh atas jawaban tersebut. Misalnya, jika seorang karyawan Anda yang bekerja sangat keras meminta kenaikan gaji dan menurut Anda kinerja karyawan tersebut tidak menjamin permintaannya akan dikabulkan, Anda dapat menjelaskan dengan hati-hati perbedaan antara kerja keras dan bekerja dengan hasil produktif.

3

(c) Memilih media yang tepat. Sesudah informasi terkumpul selanjutnya memilih media yang tepat untuk menyampaikan pesan tersebut. Misalnya, apakah pesan itu cukup disampaikan secara lisan, tertulis, atau menggunakan media elektronik. (d) Mengatur informasi merumuskan gagasan utama, membatasi cakupannya, memilih pendekatan langsung atau tidak langsung, dan membuat garis besar isi pesan. 2) Menulis Pesan Menyesuaikan diri (beradaptasi) pada penerima, dengan cara bersikap sensitif kepada kebutuhan penerima dengan suatu sikap kesopanan, penekanan pada hal-hal positif, dan bahasa yang bebas bias; bangun hubungan yang kuat dengan penerima dengan membentuk kredibilitas dan memproyeksikan citra perusahaan; dan kendalikan gaya dengan menggunakan nada akrab, bahasa yang sederhana, dan suara yang pantas. Selanjutnya menyusun pesan, pilih kata-kata yang kuat yang akan membantu menciptakan kalimat-kalimat yang efektif dan mengembangkan paragraf yang utuh. 3) Menyelesaikan Pesan (a) Merevisi pesan untuk memastikan semuanya jelas, lengkap, dan ringkas. (b) Membuat pesan, gunakan elemen desain yang efektif dan tata letak yang sesuai agar tampilan pesan bersih dan professional. (c) Mengoreksi secara cermat untuk menghindari kesalahan dalam tata letak, pengejaan, atau problem-problem mekanis lainnya. (d) Mendistribusikan pesan, kirimkan pesan dengan menggunakan medium yang dipilih, pastikan semua dokumen dan semua berkas yang relevan berhasil didistribusikan dengan baik.

2.1.2 Menulis Pesan Negatif 1) Memilih Pendekatan yang Terbaik Ada dua pendekatan yang digunakan adalah langsung dan tidak langsung, untuk menyampaikan pesan-pesan negatif. Ketika Anda langsung menyampaikan beberapa berita buruk pada seserorang, Anda menggunakan pendekatan langsung. Ketika Anda mencoba mengurangi dampak berita buruk dengan mempermudah cara mengatakannya 4

melalui percakapan sebelum menyampaikan berita buruk. Anda menggunakan pendekatan tidak langsung. Kemungkinannya adalah Anda telah mengembangkan perasaan secara insting dalam menentukan pendekatan dalam banyak situasi. Beberapa pertanyaan yang dapat membantu : (a) Apakah berita buruk tersebut akan membuat syok? Pendekatan lagsung adalah baik untuk situasi bisnis yang orang sudah mengetahui kemungkinan menerima berita berita buruk. Namun, jika berita buruk mungkin membuat pembacanya syok, gunakan pendekatan tidak langsung untuk membantu mereka siap menerimanya. (b) Apakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yang langsung ke pokok masalahnya? Pandai-pandai dalam melihat situasi dan kondisi. Pilihalah pilihan yang terbaik dalam penyampaian pesan (c) Seberapa penting berita ini bagi pembaca tersebut? Untuk scenario minor atau skenario rutin, pendekatan langsung hampir selalu yang terbaik. Namun, bila pembaca mempunyai investasi emosional pada situasi tersebut atau konsekuensi bagi pembaca sangat besar, pendekatan tidak langsung sering kali yang terbaik karena pendekatan ini memberikan Anda kesempatan untuk menyiapkan pembaca itu untuk menerima berita Anda (d) Apakah anda perlu mempertahankan hubungan kerja yang dekat dengan pembaca pesan? Pendekatan tidak langsung mempermudah untuk mengurangi pukulan dari berita buruk dan oleh karena itu menjadi pilihan yang lebih baik bila Anda butuh melestarikan hubungan yang baik (e) Apakah anda perlu menarik perhatian pembaca? Tarik perhatian dari pembaca denagn memberikan pendekatan langsung apabila penerima sering kali mengabaikan. Pesan tidak langsung yang ditulis dengan buruk yang mengaburkan berita buruk mungkin menjadi penyebab utama mengapa orang tersebut mengabaikan Anda

5

(f) Apa gaya yang disukai oleh organisasi anda? Pesan langsung yang kasar dapat menggangu atau membuat marah orang di sebuah perusahaan yang terbiasa pada gaya tidak langsung dan lembut. Sebaliknya, orang yang terbiasa pada pesan-pesan langsung mungkin menjadi tidak sabar dengan, atau bahkan tidak percaya pada, pendekatan tidak langsung (g) Seberapa banyak komunikasi lanjut yang Anda inginkan? Bila Anda ingin mengurangi respons dari pembaca Anda, pendekatan langsung memberi sinyal yang lebih efektif bahwa pesan Anda adalah final. Namun, bila Anda menggunakan pendekatan tidak langsung untuk menyatakan daftar alasan-alasan sebelum mengumumkan keputusan, Anda membiarkan pintu tetap terbuka untuk respons lebih lanjut dari pembaca Anda,yang kadang merupakan strategi yang terbaik.

2) Menggunakan Pendekatan Langsung secara Efektif Menyatakan berita buruk di awal mempunyai dua keuntungan (a) Memperpendek pesan (b) Memberikan waktu yang lebih singkat bagi penerima untuk mencapai ide pokok pesan tersebut. a.

Buka dengan penyataan yang jelas tentang berita buruk Bila berita buruk teresbut sangat mengahncurkan, pertahankan nada yangtenang dan

professional yang tetap fokus pada berita yang disampaikan dan bukan pada kegagalan individual. Pastikan penerima pesan memahami berita dengan segera, tanpa membaca alas an mengapa berita itu buruk b. Berikan alasan-alasan dan tambahan informasi Dalam beberapa situasi, penjelasan dalam bentuk pernyataan tentang bagaimana Anda berencana memperbaiki atau merespon berita buruk adalah suatu ide yang baik. Beberapa ahli menyarankan bahwa sebuah perusahaan seharusnya tidak pernah minta maaf, bahkan ketika perusahaan itu tahu telah melakukan kesalahan karena permintaan maaf dapat dianggap sebagai pengakuan salah. Namun, beberapa Negara bagian, termasuk California, Georgia, Massachusetts, dan Texas, baru-baru ini mengeluarkan

6

hukum yang secara spesifik mencegah ekspresi simpati agar tidak digunkan sebagai bukti kewajiban hukum. c.

Tutup dengan catatan positif Setelah Anda menjelaskan berita negatif, tutup pesan tersebut dengan positif, tetapi

tetap jujur dan penuh penghormatan

3) Menggunakan Pendekatan Tidak Langsung secara Efektif Pendekatan tidak langsung membantu para pembaca bersiap untuk menerima berita buruk dengan cara menyampaikan terlebih dulu alasan-alasan dari berita buruk tersebut. Namun tujuannya bukan untuk mengaburkan berita buruk, menundanya, atau membatasi tanggung jawab, tujuan utamanya adalah untuk meredam pukulan dan membantu para pembaca menerima situasi yang ada. Ada empat langkah dalam menyampaikan pesan negatif menggunakan pendekatan tidak langsung, yaitu: a. Buka

dengan

sebuah

penyangga. Langkah

pertama

dalam

menggunakan

pendekatan tidak langsung adalah dengan menggunakan sebuah penyangga, yaitu sebuah pernyataan yang netral dan tidak kontroversial yang sangat berhubungan dengan pokok pesan. Sebuah penyangga membangun landasan yang sama dengan pembaca pesan. Penyangga yang baik dapat mengekspresikan penghargaan anda karena menjadi orang yang perhatian, meyakinkan pembaca tentang perhatian anda pada permintaan mereka, atau mengindikasikan pemahaman anda pada kebutuhan pembaca tersebut. Penyangga yang baik juga harus relevan dan tulus. Contoh: Berikut adalah beberapa macam respon yang dapat diberikan kepada seorang manajer departemen permintaan yang meminta staff pembantu sementara dari departemen anda (permintaan yang tidak mungkin dipenuhi karena baru saja terjadi perampingan tenaga kerja di setiap departemen 

Departemen kami memahami sasaran Anda untuk memproses pesanan dengan cepat dan efisien. Membangun landasan yang sama dengan pembaca dan mengakui keprihatinan yang mendorong permintaan asli, tanpa menjanjikan jawaban yang positif.

7



Terima kasih untuk perampingan pegawai yang terakhir, setiap departemen di perusahaan sedang kekurangan tenaga kerja. Membangun landasan yang sama, tetapi dengan cara negatif yang meremehkan keprihatinan penerima.



“Anda semua telah melakukan pekerjaan dengan baik, sebenarnya kami ingin sekali membantu”. Berpotensi menyesatkan pembaca dengan menyimpulkan bahwa anda akan mengabulkan permintaan.



Peraturan ketenaga kerjaan di sini membuat saya gila, bagaimana dengan departemen anda? Meremehkan keprihatinan pembaca dengan membuka dengan isu yang tidak relevan. Dari macam-macam penyangga, hanya penyangga pertama saja yang efektif, tiga

penyangga lainnya hanya akan membuat kemungkinan rusaknya hubungan anda dengan manajer lainnya. b. Berikan alasan dan informasi tambahan. Sebuah penyangga yang efektif berfungsi sebagai batu pijakan kebagian selanjutnya dari pesan yang ingin anda sampaikan, dimana anda membangun penjelasan dan informasi yang akan mencapai puncaknya dalam berita negatif anda. Sebelum anda benar-benar mengatakan “tidak”, pembaca mengikuti urutan alasan anda dan siap dengan jawaban yang akan diberikan. Dengan memberikan alasan yang efektif, dapat membantu mempertahankan fokus pada isuisu yang ada di tangan dan meredakan emosi yang secara signifikan selalu mengikuti berita buruk. Contoh: Respon penolakan yang anda berikan kepada seorang pelamar kerja Kebijakan perusahaan melarang kami untuk merekrut setiap orang yang tidak mempunyai pengalaman bekerja selama dua tahun Hindari bersembunyi di balik kebijakan perusahaan. Sebaiknya respon yang diberikan adalah: Karena posisi manajer ini cukup menantang, departemen hubungan masyarakat telah meneliti kualifikasi yang dibutuhkan agar berhasil di posisi ini 8

Hasilnya menunjukkan bahwa dua kualifikasi yang paling penting adalah gelar sarjana dalam bisnis administrasi dan pengalaman dua tahun sebagai manajer

Menunjukkan pada pembaca bahwa keputusan didasarkan pada analisis yang logis atas kebutuhan perusahaan. Menentukan kriteria di belakang keputusan dan membiarkan pembaca tahu dengan sendirinya apa yang sebenarnya diharapkan perusahaan. c. Lanjutkan dengan pernyataan yang jelas tentang berita buruk. Setelah memaparkan alasan-alasan dengan baik dan logis, sekarang secara psikologis pembaca telah siap menerima berita buruk yang ingin disampaikan. Ada tiga teknik untuk menangani berita buruk dengan hati-hati: (1) Kurangi tekanan pada berita buruk. Contohnya dengan mensubordinasikan berita buruk dalam sebuah kalimat kompleks: Departemen kami sedang kekurangan tenaga kerja, jadi saya akan membutuhkan semua staff saya paling tidak untuk dua bulan kedepan. (2) Gunakan pernyataan pengandaian. Tujuannya untuk menyiratkan bahwa penerima dapat menerima, atau mungkin suatu hari akan menerima jawaban yang baik agar dapat memotivasi penerima pesan. Ketika anda sudah memiliki pengalaman lebih banyak mengenai manajerial, silahkan untuk melamar kembali. (3) Beri tahukan apa yang telah anda kerjakan, bukan apa yang tidak anda kerjakan.

9

Contohnya: Sebagai ganti ini Kami

tidak

dapat

Gunakan ini melayani Kami menjual eksklusif melalui

pesanan anda, jadi silahkan pedagang pengecer, salah satu telpon saja ke dealer terdekat yang terdekat dengan anda yang anda.

menjual barang dagangan kami adalah...... Ketika menyampaikan berita buruk secara tersirat, pastikan kembali

bahwa penerima pesan anda memahami seluruh isi pesan, termasuk berita buruk itu sendiri. Menahan informasi negatif atau menekankan pada informasi positif itu sendiri adalah tindakan yang tidak etis dan tidak adil bagi pembaca pesan. (4) Tutup dengan catatan positif. Kesimpulan dari pendekatan tidak lagsung adalah peluang anda untuk menekankan rasa hormat bagi penerima pesan, walaupun and baru saja menyampaikan pesan yang tidak menyenangkan. Ekspresikan harapan terbaik tanpa harus berakhir dengan catatan yang keliru. Bila ada sudut positif, dapat anda tambahkan di akhir pesan. Apapun jenis kesimpulan yang anda gunakan, sebaiknya mencakup hal-hal berikut ini: a) Jaga agar tetap positif. Jangan merujuk pada, mengulang, atau meminta maaf karena berita buruk yang anda sampaikan, dan jangan mengekspresikan setiap keraguan bahwa alasan anda akan diterima pembaca. (hindari mengatakan, “Saya pecaya keputusan kami adalah keputusan terbaik yang dapat diberikan saat ini”) b) Batasi Korespondensi mendatang. Dorong terjadinya tambahan komunikasi hanya jika anda ingin mendiskusikan keputusan anda lebih lanjut. c) Optimis tentang masa depan. Jangan mengantisipasi masalah yang akan terjadi ke depan. (hindari mengatakan, “Bila anda mempunyai masalah lebih lanjut, tolong beri tahu kami”) d) Jadilah orang yang percaya diri. Jangan gunakan kata klise yang tidak tulus ketika mamandang berita buruk

10

e) Jadilah orang yang percaya diri. Jangan tunjukan keraguan apapun tentang mempertahankan orang untuk

tetap menjadi

partner

anda

(hindari

mengatakan, “Kami harap anda akan terus melakukan bisnis dengan kami”) Bagian penutup dari sebuah pesan adalah hal terakhir yang kemungkinan besar akan diingat oleh penerima, maka cobalah membuat memori yang positif.

PENGORGANISASIAN PESAN NEGATIF (BAD NEWS) 2.2.1 Strategi Pengorganisasian Pesan-Pesan Bad News Ketika

memberi

tanggapan

atas

keluhan

pelanggan,

mengomunikasikan

permasalahan tentang perasaan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada 3 hal yang diperlukan, yaitu Penyampaian bad news; Penerimaan pesan tersebut; Menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens. 1) Menciptakan Audiens-Centered Tone. Bagaimana nada atau intonasi Anda dalam menyampaikan bad news, apakah mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesanpesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan secara spesifik : (a) Membantu audiens Anda mengerti bahwa bad news menggambarkan suatu keputusan yang tegas. (b) Membantu Audiens Anda mengerti bahwa keputusan Anda adil. (c) Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan. Dalam penyampaian pesan-pesan bad news perlu diperhatikan bahwa Anda perlu menekankan apa tujuan audiens carilah dan temukan apa yang terbaik bagi audiens, dan gunakan pernyataan yang positif dari pada yang negative. 2) Memilih Pendekatan Organisasi. Ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam kaitannya dengan pesan-pesan yang kurang menyenangkan audiens (bad news), yaitu: a. Pendekatan Tidak Langsung. Pendekatan organisasional dengan perencanaan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang paling familiar, atau lazim digunakan untuk 11

penulisan pesan-pesan yang berdampak kurang menyenangkan pada audiens. Anda mungkin sering menggunakan pendekatan ini untuk menghindari kekecewaan orang lain.

Dalam pendekatan perencanaan tidak langsung ini,

terdapat empat bagian penting, yaitu: 1. Pembuka. Tahap awal menggunakan perencanaan tidak langsung adalah menempatkan audiens pada situasi yang netral, pernyataan yang tanpa beban. Pernyataan netral yang menghantarkan pada pernyataan bed news sering disebut buffer. Dalam menulis paragraph pembuka, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain: a) Hindari untuk mengatakan “tidak”. b) Hindari untuk menggunakan frasa yang tidak relevan. c) Hindari permohonan maaf. d) Hindari penulisan buffer yang terlalu panjang. 2.

Alasan. Setelah membuat pernyataan yang bersifat netral, maka tahap berikutnya

adalah memberikan alas an mengapa suatu keputusan tersebut harus diambil/terjadi, sebelum menyatakan keputusan yang sebenarnya. Jika Anda dapat menyeikan alasan yang efektif, maka hal tersebut akan dapat membantu audiens Anda, bahwa keputusa Anda adalah fair dan logis. Dalam hal ini, seorang komunikator yang baik harus dapat memusatkan perhatian terhadap manfaat apa yang dapat diambil oleh audiens Anda. Sebagai contoh, tatkala Anda ingin menolak pengajuan kredit seorang nasabah, maka Anda dapat memberikan penjelasan kepada mereka bahwa apabila pengajuan tersebut dipenuhi, akibatnya beban yang ditanggung menjadi semakin berat di kemudan hari. 3. Bad news. Setelah memberikan alas an mengapa suatu keputusan harus diambil, maka pada tahapan ini Anda dapat secara langsung mengemukakan keputusan apa yang diambil, seperti penolakan lamaran kerja, menolak permintaan kredit, pemutusan

12

hubungan kerja (PHK), mengumumkan kegagalan ujian (tidak lulus ujian), dan sejenisnya. 4. Penutup. Setelah menyampaikan pesan-pesan yang kurang menyenangkan, maka tahap berikutnya adalah memberikan kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Diamping itu, Anda dapat mengusulkan suatu cara pemecahan masalah yang dihadapi oleh audiens Anda. Yang lebih penting lagi adalah berikan kesan yang baik pada audiens Anda. b. Pendekatan Langsung Suatu pesan yang kurang menyenangkan

yang diorganisir melalui

perencanaan langsung, akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, kemudian diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutupan yang bersahabat. Walaupun pendekatan ini relative jarang dipakai, namun pendekatan ini memiliki suatu keuntungan, bahwa audiens hanya memerlukan waktu yang relative singkat untik sampai pada main ide-ide pokoknya, yaitu bad news. Suatu pendekatan organisasional perencanaan langsung (direct plan) dapat diterapkan jika : 1.

Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yangdituju.

2.

Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan.

3. Pesan disampaikan secara emapati.

2.2.2 Mempertahankan Standar Tinggi Etika dan Etiket Semua pesan bisnis menuntut perhatian pada etika dan etiket, tentunya, tetapi pertimbangan ini menjadi sangat khusus ketika Anda menyampaikan berita buruk, karena sejumlah alasan. 1) peraturan perundangan dan regulasi memaksakan isi dan cara penyampaian banyak pesan bisnis yang berpotensi pesan negative, seperti informasi keuangan oleh perusahaan publik. 2) Pesan negatif dapat memberikan dampak negatif yang signifikan pada orang yang menerimanya. 13

3) Emosi sering naik ketika terkait pesan negatif, bagi pengirim maupun penerima. Pada banyak kejadian ini, masalahnya adalah komunikasi yang lambat, tidak lengkap, atau tidak akurat antara perusahaan dan pihak berkepentingan eksternal. 2.1 LATIHAN MENYUSUN PESAN NEGATIF (BAD NEWS) Beberapa contoh pesan negatif yang paling umum, yaitu berhubungan dengan topik seperti masalah bisnis rutin, berita organisasi, dan pesan kepada karyawan. 2.3.1 Mengirimkan Pesan Negatif tentang Masalah Bisnis Rutin Ketika kita memiliki karier di dalam bidang industri dan memegang peranan penting di dalam komunitas kita, kita akan menerima berbagai macam undangan pribadi untuk menjadi pembicara pada kegiatan umum atau privat, bahkan menjadi sukarelawan di berbagai organisasi. Masalah bisnis rutin yang seringkali terjadi seperti aplikasi kredit dan permintaan penyesuaian yang akan sering membutuhkan respons negatif. Perusahaan tidak akan mampu berkata ya untuk semua permintaan. Jadi, membuat respons negatif dengan cepat dan ramah adalah keterampilan yang penting bagi banyak profesional. Contoh yang akan dijelaskan yaitu mengenai bagaimana menolak permintaa rutin. Ketika kita tidak bisa mewujudkan suatu permintaan, tantangan komunikasi yang utama adalah memberikan respons negatif yang jelas tanpa menimbulkan perasaan negatif atau merusak reputasi pribadi kita atau perusahaan kita. Walaupun pesan tersebut terkesan sederhana, pesan tersebut menguji keterampilan kita sebagai komunikator karena kita harus menyampaikan informasi negatif sekaligus tetap mempertahankan hubungan positif dengan pihak lain. Poin-poin yang perlu diperhatikan saat menyusun pesan negatif rutin adalah: (1) Kelola waktu dengan hati-hati. Fokuskan waktu pada permintaan yang paling penting, kemudian biasakanlah membuat respons standar yang cepat untuk situasi yang kurang penting. (2) Jika masalah telah ditutup, jangan menyiratkan bahwa masalah tersebut masih terbuka. Jika jawaban kita adalah sungguh-sungguh untuk berkata tidak, jangan menggunakan frasa seperti “Beri kesempatan saya memikirkan hal itu, nanti saya hubungi anda kembali” sebagai cara untuk menunda mengatakan tidak. (3) Tawarkan ide alternatif jika mampu. Namun demikian, ingat untuk menggunakan waktu secara bijaksana dalam hal ini. Jika permintaan tersebut kurang penting bagi 14

perusahaan. Kita mungkin tidak perlu menghabiskan waktu untuk mencarikan alternatif bagi orang lain. (4) Jangan menyiratkan bahwa ada bantuan atau informasi lain mungkin tersedia jika sesungguhnya tidak ada. Jangan menutup pesan negative dengan kegembiraan tetapi tidak tulus, seperti “Silakan hubungi kami jika kami dapat memberikan bantuan tambahan”. Contoh Surat Efektif untuk Menolak Permintaan, yaitu: Perusahaan May Yee Kwan memiliki hubungan yang cukup baik dengan staf perguruan tinggi Sandra Wofford. Mereka ingin mempertahankan hubungan yang positif itu. Perguruan Tinggi Sandra Wofford ingin mengadakan acara kelulusan untuk mahasiswanya di Hotel Infotech milik May Yee Kwan, tetapi May Yee Kwan tidak dapat memenuhi permintaan khusus ini. Untuk mengkomunikasikan berita negatif, ia menggunakan pendekatan tak langsung. Tiga langkah penting yang perlu diperhatikan, yaitu rencanakan, tulis, dan selesaikan. 1) Rencanakan Bagian ini mencakup: (a) Analisis Situasi, yaitu verifikasi bahwa tujuannya adalah menolak permintaan dan menawarkan alternatif; (b) Kumpulkan Informasi. Tentukan kebutuhan audiens dan dapatkan informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut; (c) Pilih Media yang Tepat. Untuk pesan formal, surat tercetak di atas kertas berlogo perusahaan adalah yang terbaik; (d) Atur Informasi. Ide pokok kita adalah menolak permintaan, jadi batasi ruang lingkup hanya pada masalah tersebut, pilih pendekatan tak langsung berdasarkan pada audiens dan situasi yang ada. 2) Tulis Bagian ini mencakup: (a) Beradaptasi dengan audiens, yaitu sesuaikan tingkat formalitas berdasarkan pada tingkat kedekatan kita dengan audiens, pertahankan hubungan positif dengan menggunakan sikap sopan, penekanan pada hal yang positif,

15

(b) Susun Pesan. Gunakan gaya percakapan tetapi tetap professional dan jaga agar pesan tetap singkat, jelas, dan sejauh mungkin dapat membantu. 3) Selesaikan Bagian ini mencakup: (a) Revisi Pesan. Evaluasi isi dan tinjau ulang pesan untuk memastikan informasi negatif tidak akan salah diartikan, pastikan nada bicara tetap positif tanpa perlu dibuat-buat; (b) Susun Pesan. Tekankan pada tampilan yang bersih dan professional pada kertas berlogo perusahaan; (c) Koreksi Pesan. Tinjau ulang untuk mencari kesalahan tata letak, ejaan, dan mekanik bahasa; (d) Distribusikan Pesan. Kirimkan pesan dengan menggunakan media yang telah dipilih.

16

Berikut contoh pesan negatif untuk menolak permintaan tersebut: InfoTech’s Hotel Jl. Karah Agung II No. 9 A Karah Surabaya Telp: (918) 669 4429 Fax: (918) 669 4429 Website : www.infotech.com

Kepada Yth. Dr. Sandra Wofford, Presiden Whittier Community College, 333 Gajah Mada 6 Maret 2008 Dengan hormat, Terkait dengan surat yang anda kirimkan, Infotech’s Hotel telah dengan senang hati mendukung Whittier Community College dalam banyak hal selama bertahun-tahun, dan sangat menghargai kesempatan yang anda dan organisasi anda berikan kepada begitu banyak siswa yang layak. Terima kasih telah mempertimbangkan tempat kami untuk upacara kelulusan anda pada tanggal 3 Juni nanti. Kami tentu ingin mengakomodasi Whittier seperti yang kami lakukan di tahun-tahun sebelumnya. Tetapi rapat penjualan perusahaan kami akan diadakan tahun ini selama tanggal 29 Mei sampai 5 Juni. Lebih dari 200 perwakilan penjualan dan keluarga mereka dari seluruh penjuru dunia akan datang ke hotel kami. Asisten saya, Robert Seagers, menyarankan anda menghubungi Municipal Botanical Garden sebagai tempat kelulusan yang memungkinkan. Dia merekomendasikan untuk menghubungi Jerry Kane, Direktur Hubungan Masyarakat disana. Kami tetap teguh dalam komitmen kami kepada anda, Presiden Wofford dan kepada siswa anda. Melalui program magang kami, hibah penelitian akademik, dan inisiatif lainnya, kami akan terus menjadi mitra korporat yang kuat untuk Whittier College. Hormat kami, Ttd May Yee Kwan Direktur Hubungan Masyarakat

Pada paragraph pertama isi surat berisi sanggahan respon negatif dengan menunjukkan penghormatan dan merekap permintaan itu. Paragraf kedua besisi 17

pernyataan alasan yang bermakna, tanpa meminta maaf (karena perusahaan tidak bersalah). Paragraph ketiga berisi saran alternatif, dengan memperlihatkan bahwa Kwan peduli atas perguruan tinggi itu dan telah memikirkan tentang masalah itu. Paragraf terakhir berisi kalimat penutup, yaitu dengan menekankan arti penting hubungan dan komitmen berkelanjutan perusahaan. 2.3.2 Mengirimkan Berita Negatif Organisasi Dalam buku Courthan L. Bovee dan John V. Thill yang berjudul Komunikasi bisnis, sebagai seorang manajer perlu mengeluarkan pengumuman negatif tentang beberapa aspek produk, jasa, atau operasi perusahaan. Sebagian besar scenario tersebut mempunyai tantangan unik yang harus diselesaikan kasus per kasus, tetapi ada beberapa cara untuk menyelesaikan semua kasus tersebut. Satu perbedaan kuncinya apakah ada waktu untuk merencanakan pengumumannya. Hal ini membahas pesan negatif ketika dalam keadaan normal yang dapat direncanakan terlebih dahulu, kemudian “Komunikasi dalam Krisis” memberikan saran tentang komunikasi pada situasi emergensi. (1) Berkomunikasi dalam keadaan normal Dunia bisnis harus menyampaikan serangkaian pesan negatif terkait operasi yang sedang berlangsung. Sebagian pesan ini cukup sederhana, seperti kenaikan harga atau keputusan untuk menghentikan produk yang popular. Pesan lain cukup rumit dan berpotensi menimbulkan trauma, seperti mengumumkan perusahaan yang sedang diinvestigasi oleh regulator pemerintah, yakni sedang memiliki perkara hukum, atau perusahaan yang berencana mengurangi tenaga kerja maupun fasilitas. Ketika membuat pesan negatif, ikuti panduan berikut ini: a. Sesuaikan pendekatan dengan situasi yang ada. Kenaikan harga pada tingkat sedang tidak akan mengagetkan sebagian besar pelanggan, jadi pendekatan langsung dapat digunakan. Namun demikian, membatalkan produk yang diharapkan banyak orang adalah hal lain lagi, jadi menyampaikan berita melalui pendekatan tak langsung mungkin lebih baik. b. Pertimbangkan kebutuhan tiap-tiap kelompok. Seperti contoh ilustrasi penutupan pabrik, berbagai macam orang mempunyai kebutuhan informasi yang berbeda-beda.

18

c. Beri setiap audiens cukup waktu untuk bereaksi jika dibutuhkan. Para karyawan terutama para eksekutif tingkat tinggi membutuhkan paling sedikit enam bulan atau lebih untuk menemukan pekerjaan baru. d. Beri diri anda sendiri cukup waktu untuk merencanakan dan mengelola respons. Kemungkinan ketika dihujani keluhan, pertanyaan, atau produk yang dikembalikan setelah anda membuat pengumuman, karena itu pastikan diri anda siap dengan jawaban dan informasi tambahan untuk menindak lanjutinya. e. Cari sudut pandang positif tetapi jangan memancarkan optimisme yang keliru. Memberhentikan 10.000 orang karyawan, hal itu adalah peristiwa traumatis yang dapat mempengaruhi para karyawan, keluarga mereka, dan masyarakat mereka selama bertahun-tahun. Optimisme palsu hanya akan membuat situasi semakin buruk. Cara terbaik yang dapat anda lakukan adalah berterimakasih kepada orang tersebut atas dukungan mereka dimasa lalu dan berharap mereka akan baik-baik saja di masa depan. f. Minimalkan unsur kejutan jika tidak mungkin. Langkah ini memerlukan pertimbangan luar biasa dari diri sendiri, beserta kesadaran akan perundangundangan yang berlaku. Secara umum jika mengetahui tren terkini sedang berakibat pada hal negatif pada suatu saat di masa mendatang, lebih baik membetitahu di waktu sebelumnya. g. Carilah saran dari ahli jika tidak yakin. Banyak pengumuman negatif signifikan mempunyai unsur teknis, keuangan, atau hokum penting yang membutuhkan keahlian para pengacara, akuntan, atau spesialis lainnya. Situasi negatif seperti ini akan menguji ketrampilan seorang manajer dan pemimpin. Orang mungkin akan berpaling dan bertanya “OK, jadi situasinya sungguh buruk, sekarang apa yang harus kita lakukan?”. Pada hal ini, para pemimpin yang penuh inspirasi mencoba meraih peluang seperti ini sebagai kesempatan untuk membentuk kembali atau memperkuat kembali organisasi tersebut dan memberikan dorongan kepada orang disekeliling mereka.  Contoh Pada pesan kepada para karyawan di Sybervantage, Frank Leslie menginformasikan berita kurang menyenangkan bahwa kesepakatan yang diharapkan terkait lisensi dengan Warner Brothers telah ditolak. 19

Daripada berkutat dengan berita buruk, ia berfokus pada pilihan masa depan. Penutup langsung mengurangi efek berita buruk tanpa menyembunyikan atau mengurangi isi pesan. v Membuka dengan catatan pujian dan manyengga berita buruk dengan beberapa berita baik mengenai penjualan Menggerakkan pembaca dari berita baik ke berita buruk dengan peralihan yang efektif

Melibatkan pembaca ke tantangan menemukan solusi

Halo semuanya, terima kasih atas upaya berkelanjutan Anda untuk menjadikan Sybervantage pemimpin dalam pengembangan video game. Laporan terbaru menunjukkan bahwa kami menangkap kenaikan 10% dalam pangsa pasar selama kuartal kedua tahun lalu. Peningkatan itu secara langsung disebabkan oleh energi dan antusiasme Anda. Sekarang kita menghadapi situasi yang akan menguji kita. Seperti yang Anda ketahui, kami telah berupaya mengembangkan game konsep berdasarkan karakter Warner Brothers Looney Tunes. Saat ini kami memiliki delapan pertandingan dalam berbagai tahap pengembangan. Namun, kami baru saja mengetahui bahwa Warner telah menolak permintaan kami untuk perizinan yang ramah lingkungan. Uang bukan masalah, kami menawari mereka top dolar. Saya percaya bahwa Warner melihat potensi yang luar biasa dan hanya memutuskan untuk mengembangkan permainan berbasis karakter sendiri.

Menampilkan berita buruk beserta penjelasan yang memungkinkan

Pada tanggal 29 Agustus, kami akan mengadakan pertemuan satu hari di Orlando untuk membahas pilihan kami. Kami ingin Anda semua hadir. Tujuan kami adalah untuk memutuskan apakah kami ingin mengejar perjanjian lisensi lain atau mengembangkan game berdasarkan karakter kami sendiri. Rapat akan berlangsung di Ramada Renaissance di Bandara, mulai pukul 9:00 hingga 17:00. Makan siang akan disediakan. Kami memiliki peluang untuk membentuk kembali Sybervantage untuk masa depan. Perusahaan kami memiliki potensi yang sangat besar, dan saya menantikan sinergi yang dapat kita ciptakan. Sampai jumpa Frank Leslie Presiden

Ditutup dengan menjadi positif, melihat ke depan dan mendorong audiens

(2) Berkomunikasi dalam keadaan krisis Sejumlah bentuk komunikasi bisnis yang paling ekstrim muncul selama terjadi krisis, yang meliputi berbagai macam hal dari insisden kerusakan produk hingga kecelakaan industry, kriminalitas atau skandal yang melibatkan para karyawan 20

perusahaan, situasi penyanderaan di tempat, atau serangan teroris. Selama terjadi krisis, para karyawan, keluarga mereka, masyarakat disekitar dan pihak lain akan menuntut informasi. Ditambah lagi rumor dapat tersebat tanpa terprediksi dan tak terkendali. Dalam hal ini, dapat diperkirakan bahwa media massa akan menurunkan berita dengan cepat, dengan cara bertanya kepada setiap oang yang mereka temui. Walaupun tidak dapat memprediksikan kejadian ini, tetapi dapat persiapkan diri untuk menghadapinya. Analisis terhadap krisis perusahaan selama beberapa periode terakhir mengungkapkan bahwa perusahan yang menanggapi dengan cepat dengan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh orang yang berkepentingan cenderung jauh lebih baik untuk jangka panjang dibandingkan dengan perusahaan yang bersembunyi atau yang memberikan informasi tidak konsisten. Sebaliknya, kominukasi yang buruk dapat meningkatkan trauma bagi korban dan merusak reputasi perusahaan Sebagai contoh, setelah ledakan tambang batubara Coal Group’s Sago di West Virginia pada tahun 2006, satu atau lebih penyelamat jelas mulai menyebarkan berita bahwa 12 penambang yang terjebak masih hidup. keluarga dan teman berkumpul dengan antisipasi yang gembira untuk bertemu orang dicintai ketika kembali ke permukaan bumi. Tragisnya, informasi itu salah, 11 dari 12 ternyata meninggal. Meskipun perusahaan itu dengan cepat menyadari laporan dari penambang itu adalah salah, tidak satu pun orang memperbaharui berita ke anggota keluarga selama beberapa jam dan dapat dimaklumi mereka kaget ketika mengetahui kebenaran ini. Para investigator mengkritik perusahaan itu dan pegawai pemerintah atas upaya komunikasi yang tidak terorganisasi dan tidak adanya kendali atas pesan yang keluar. Maka dari itu, kunci bagi usaha komunikasi yang berhasil selama krisis adalah mempunyai rencana manajemen krisis. Rencana manajemen krisis ini harus menetapkan dengan jelas siapa orang yang berwenang berbicara atas nama perusahaan, informasi kontak untuk semua eksekutif kunci dan daftar media teknologi yang akan digunakan menyebarkan informasi. Banyak perusahaan sekarang ini bergerak satu langkah lebih maju dengan cara regular menguji krisis komunikasi pada latihan praktik realistis yang berlangsung selama satu hari penuh atau lebih.

21

2.3.3 Mengirim Pesan Negatif Kepada Karyawan Sebagai manajer harus menyampaikan berita buruk tentang tiap-tiap karyawan dari waktu ke waktu. Penerima biasanya memiliki pendapat yang emosional pada pesan anda, karena itu pendekatan tak langsung disarankan biasanya. Contoh menggunakan E-mail atau bentuk tulisan lain. 1) Menolak Permintaan Surat Rekomendasi Banyak perusahaan menolak untuk menulis surat rekomendasi khusus untuk orang-orang yang kinerja pekerjaanya tidak memuaskan. Ketika mengirimkan penolakan kepada calon pemberi kerja yang telah menimta info tentang pekerjaan di masa lalu, pesan anda dapat singkat dan langsung. Menolak permintaan langsung atas sura rekomendasi adalah hal lain. Setiap penolakan untuk bekerjasama tampaknya meremehkan pribadi pelamar dan menjadi ancama bagi masa depan pelamar. 2) Menolak Lamaran Kerja Mengatakan secara bijaksana kepada pelamar bahwa tidak dapat memberikan pekerjaan adalah tantangan komunikasi yang sering dihadapi. Surat penolakan yang ditulis buruk mempunyai konsekuensi negatif, mulai dari kehilangan kandidat yang berkualitas sampai kehilangan pelanggan. Ketika menyampaikan berita buruk kepada pelamar kerja, ada tiga panduan a. Pilih pendekatan dengan hati-hati b. Menyatakan dengan jelas alasan pelamar tidak dipilih c. Tutup dengan pernyataan alternative 3) Meninjau Ulang Kinerja Ngatif Peninjauan ulang kinerja adalah evaluasi oleh manajer terhadap karyawan dan mungkin bersifat formal atau informal. Tujuan utama peninjaun ulang ini adalah memperbaiki kinerja karyawan dengan (1) menekankan dan menjelaskan syarat pekerja, (2) memberikan umpan balik kepada karyawan tentang upaya meraka untuk memenuhi syarat tersebut dan, (3) memberikan panduan bagi keberlanjutan usaha dengan menyusun rencana tindakan, yang mencakup balas jasa dan peluang. Jika harus meninjau ulang kineja negative, ikuti panduan berikut: a. Hadapi masalah yang ada dengan segera. Menghindar dari masalah kinerja akan memuat hal tersebut makin memburuk 22

b. Rencanakan pesan anda. Jelaskan keprihatinan anda, dan masukkan contoh tindakan spesifik karyawan bersangkutan. c. Sampaikan pesan secara pribadi. Apakah pesan itu disampaikansecara tertulis atau tatap muka langsung, pastikan untuk membahas masalah kinerja secara langsung d. Berfocus pada masalah tersebut. Diskusikan masalah yang disebabkan oleh prilaku karyawan itu (tanpa mnyerang karywan yang bersangkutan). e. Minta karyawan tersebut memberikan komitmennya. Selesaikan keputusan bersama-sama sehingga dapat memastikan setiap tindakan yang harus diambil adalah tindakan yang mampu dicapai. 4) Mengakhiri Hubungan Kerja Efektif merupakan tanggung jawab manajeial yang penting. Ketika menulis surat pemutusan kerja, ada tiga sasaran: a. Memberikan alasan yang mendasari tindakan sulit ini b. Menghindari pernyataan yang mungkin membuat membuat perusaan terpapar ke tuntunan hukum penghentian yang keliru c. Menjaga agar hubungan antara karyawan dengan perusahaan tetap baik Pastikan bahwa semua alasan anda adalah alasan yang akurat dan dapat diverifikasi. Pastikan karyawan berhenti dengan perasaan positif sejauh mungkin.

23

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik suatu kesimpulan sebagai berikut: 3.1.1 Proses penyusunan pesan bisnis negatif (bad news) dapat menggunakan proses penyusunan tiga langkah, yaitu merencanakan pesan, menulis pesan dan menyelesaikan pesan. Di dalam merencanakan pesan ada beberapa halyang perlu diperhatikan seperti:analisis situasi, pengumpulan informasi, memilih media yang tepat, dan mengatur informasi. Dalam menulis pesan kita perlu menyesuaikan kepada penerima dan memperhatikan kesopanan agar pesan diterima secara positif. Dalam menulis pesan kita dapat menggunakan dua pendekatan yaitu pendekatan langsung dan tidak langsung . Kemudian setelah pesan diselesaikan koreksi dan revisi terlebih dahulu pesan sebelum didistribusikan dan gunakan media yang sesuai agar semua berkas dapat terdisribusi dengan baik. 3.1.2 Dalam Strategi pengorganisasian pesan negatif (bad news) ada 3 hal yang perlu diperhatikan, yaitu Penyampaian bad news; Penerimaan pesan tersebut; Menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens. Kita perlu memperhatikan bagaimana nada atau intonasi dalam menyampaikan bad news, memilih pendekatan organisasional, serta mempertahankan standar tinggi etika dan etiket. 3.1.3 Pesan negatif yang paling umum dijumpai adalah yang berhubungan dengan topik seperti masalah bisnis rutin, berita organisasi, dan pesan kepada karyawan. Perlu diperhatikan poin-poin penting dalam pesan, kepada siapa kita mengirim, pendekatan apa yang dipilih serta media apa yang digunakan agar pesan dapat diterima secara positif oleh penerima.

24

DAFTAR PUSTAKA

Bovee, Courtland L, dan John V. Thill. 2013. Komunikasi Bisnis. Edisi Kesembilan. Jakarta:Indeks Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis.Edisi Keempat. Jawa Tengah: Erlangga

25