Juru Bicara Publik

Emosi dan Tuduhan bergejolak dalam pertemuan darurat publik : 1. Jangan menunjukkan ketidakcocokan dengan cara yang tidak bersahabat. Anda boleh

marah kepada makhluk hidup, bahan-bahan kimia, atau bencana alam yang menyebabkan penyakit dan kematian. Dalam kasus terorisme misalnya, Anda dapat meluapkan gejolak amarah atas tindakan dan

kekejaman dari para pelaku tersebut. Tapi jangan menunjukkan gejolak

amarah atau bahkan menjadi sangat murka kepada orang yang jelas-jelas menikmati kemarahan Anda tersebut. Mereka yang melibatkan diri dalam keamanan dan kesehatan public melihat diri mereka sendiri sebagai manusia yang baik. Ini tentu sangat menyakitkan

ketika niat kita,

kemampuan, dan keahlian kita justru malah dikrtik bahkan disalahkan. Lupakan itu ! amarah adalah permasalahan yang umumnya ada kebanyakan orang. Sebagai seorang ilmuwan dan ahli teknik, kita bisa lebih sedikit meminimalisir emosi daripada yang lain. Dan hal tersebut dapat membedakan

kita

dari

para

pendengar

dengan

bagaimana

kita

berupaya

untuk

mengomunikasikan. Lupakan emosi mengenai situasi atau organisasi Anda sebagai hal yang berlebihan atau tidak sesuai. Emosi seperti itu normal untuk sebagian besar orang, Ia atau tidak yang jelas mereka normal bagi Anda. Langkah pertama dalam menerima kritik dan luapan gejolak amarah pendengar Anda adalah mengakui adanya hal tersebut. Jangan “simpan” amarah tersebut, tapi jangan lupakan itu 2. Meminta peraturan dasar dan deskripsi umum mereka oleh pihak ketiga netral. Megakui

adanya kemarahan secara langsung dan menjelaskan harapan Anda untuk dipenuhi. Tinjau kembali tujuan Anda ketika komunikasi terlihat sangat buruk. 3. Jangan cepat memberikan reaksi marah ketika dihadapkan atas tuduhan/fitnah. Ini sangat

membantu untuk memvisualisasikan seseseorang yang benar-benar Anda harapkan

untuk

mengomunikasikan apa yang Anda lakukan dan katakan kepada orang tersebut. ( misalnya, orangtua Anda, anak Anda, seseorang yang peduli dengan Anda). Ini adalah cara untuk melanjutkan untuk meraih pendengar yang berarti dalam perjalanan pikiran wartawan atau advokat sebagai seseorang yang berusaha untuk menyebabkan respon yang bersifat negatif.

4. Latihan manajemen diri. Tenangkan diri Anda, tarik nafas dalam-dalam, ingatkan kembali diri

Anda terhadap tujuan terbesar Anda. Tampilkan percaya diri dan konsentrasi. Visualisasikan serangan lisan dan pikiran dengan respon yang hangat. Jangan lepas kendali. Antisipasi serangan dan praktekkan dengan tidak memberi makanan berupa amarah. Kemarahan lebih cepat meluap jika tidak dihambat. Biarkan amarah orang tersebut, tanpa gangguan untuk sejumlah alasan tertentu. Tanyakan apakah ia mempunyai waktu untuk meluapkan semua perasaaannya. Jangan pura-pura paham, jika Anda tidak dapat mengatakannya, Jangan. 5. Terlibat sebagai pendengar aktif.

Mendengarkan

berarti

kemampuan

untuk

mengekspresikan pandangan orang lain. Konentrasi terhadap aoa yang disampaikan orang lain. Hal ini sangat sulit untuk dilakukan ketika Anda juga mencoba untuk menemukan jawaban Anda. Ini bukan pertandingan; maka sediakan waktu untuk mendengar dan respon Anda. 6.

Jangan katakan “ Sebenarnya saya tahu persis perasaan Anda.” Tapi berupayalah untuk merasakan itu, dan beri saran sebagai contoh atas sesuatu yang pernah Anda temukan dan bekerja untuk Anda. Dan mungkin saja itu juga bekerja untuk mereka.

7.

Hindari penyelaan, tetapi tetapkan batas-batasannya. Jika salah saorang pembicara masih bertahan dengan itu, dekati ia dan katakana padanya bahwa Anda juga ingin menunjuk perhatian dari orang lain yang ada di ruangan tersebut.

8. Jangan bertindak melebihi batas apalagi dengan kata-kata emosional. Ingat, Anda adalah

seorang yang professional. Memilki perbedaan dari yang lainnya, menanamkan apa yang terjadi. Kata-kata yang Anda interprestasikan satu cara mungkin berarti lain bagi yang orang lain. Berikan mereka manfaat dari keraguan yang ada. 9. Gunakan bahasa tubuh secara terbuka. Duduk atau Berdiri dengan kedua lengan yang rileks

di kedua sisi tubuh Anda. Jangan pindahkan kedua lengan Anda, atau menaruh kedua tangan Anda di pinggul. Lakukan kontak mata jika memungkinkan.

10. Atur suara Anda. Gunakan nada dan volume suara yang sedikit lebih rendah daripada suara

pada umumnya. 11. Jangan menggunakan pribadi sebagai sasaran kesalahan. Keyakinan bahwa sejumlah

kemarahan dan emosi yang negatif secara langsung pada Anda adalah hal yag dapat dimengerti. Jika itu menjadi pribadi, bagaimanapun Anda berhak untuk menyatakan ketidaksesuaian dari sifat tersebut dan menanyakan kepada orang tersebut untuk bergabung bersama Anda dalam mendapatkan kembali masalah-masalah yang ada. Anda adalah organisasi Anda. Anda tidak sendiri. Anda tidak benar-benar fokus terhadap serangan ini, ini lebih seperti hasil dari frustasi, ketakutan, dan rasa untuk mengendalikan. Penyerang mungkin akan merasa kecil dan merasa butuh untuk memiliki posisi yang diakui. Berikan mereka hak untuk merasakan jalan yang mereka rasa. Jika Anda tahu bahwa pendengar akan tidak bersahabat, bawa pihak ketiga netral, seseorang yang dapat meleburkan situasi. 12. Nyatakan/ Ungkapkan masalah, dan rekomendasikan. Ketika menjelaskan posisi Anda,

nyatakan masalah sebelum Anda menjawab. Sebagai contoh, daripada mengatakan “Merujuk orang-orang perlu mengambil cipro selama 60 hari, " katakan," Untuk menghapuskan bahaya dari pernafasan anthrax, CDC merekomendasikan bahwa merujuk orang-orang mengambil cipro selama 60 hari." 13. Berjanji untuk merespon. penurunan nilai perhatian orang-orang dan kembali lagi kepada

mereka 14. Jangan berjanji sesuatu yang tidak dapat Anda penuhi. Jelaskan batasan-batasan dari situasi

dan ungkapkan Anda melakukan apapun yang Anda bisa untuk menjaga jalur respon. 15. Lihat ke depan jangan kebelakang. Mengakui kesalahan masa lalu. “ Saya berharap kita dapat

bertemu dengan Anda segera mungkin untuk mendengar perhatian Anda. Setelah itu bicarakan tentang kemana Anda ingin pergi dalam menyelesaikan permasalahan lebih baik daripada kemana pernah pergi. Hindari pembicaraan masa lalu.

16. Jangan mencari jawaban tunggal. Satu ukuran mungkin tidak akan cukup untuk semua.

Pertimbangkan banyak kemungkinan solusi dan jangan melihat negosiasi sebagai suatu dali. Mengenali dan melatih juru bicara Juru bicara memungkinkan publik menyikapi tindakan investigasi dan menyelesaikan krisis atau masalah besar. Bagaimana seorang juru bicara menangani publik dan pertanyaan media, disamping apa yang ia katakan, membangun kredibilitas untuk suatu organisasi dan memberi kontribusi terhadap transisi publik dari tahap krisis menuju resolusi dan pemulihan. Suatu organisasi harus memilih secara hati-hati individu yang akan menanggung peran juru bicara tidak hanya berdasarkan dari pemahaman orang tersebut mengenai subyek, namun kemampuannya untuk berbicara tentang masalah itu dengan cara yang menjalarkan kepercayaan dan mudah dipahami. Anak-anak termasuk diantara korban yang terdiagnosa kanker di sebuah kota dimana orang meyakini bahwa suatu perusahaan besar bertanggung jawab atas banyaknya kasus kanker disana. Pada suatu pertemuan publik, seorang ibu, dokter, dan peneliti (yang memimpin penyelidikan tentang kaitan antara perusahaan tersebut dan kejadian kanker di tempat lain) berada diantara komunitas dimana banyak juru bicara bersiap berbicara kepada publik tentang masalah tersebut. Pada suatu ketika dalam pertemuan, di depan media nasional, seorang anak usia 9 tahun dengan membawa setoples air kotor meminta/menuntut jaminan bahwa air yang ia minum aman. Untungnya, juru bicara CDC yang hadir dalam pertemuan tidak hanya mengetahui tentang masalah tersebut, namun juga terlatih untuk berbicara tentangnya secara efektif dan konsisten, dan hasilnya, ia dapat merespon terhadap rentetan pertanyaan dengan sangat baik. Bila mungkin, minta agar juru bicara krisis sering tampil di depan publik untuk membangun kredibilitas organisasi anda. Ia sebaiknya bukan orang baru. Selama durasi kasus anthrax Brentwood, seorang pejabat EIS bertemu dengan para pekerja pos Brentwood beberapa kali untuk membahas prophylaxis antibiotik. Ketika CDC merekomendasikan terapi 30 hari disamping vaksinasi anthrax, seorang aktivis diantara kerumunan massa mulai melontarkan komentar provokasi. Namun karena pejabat EIS itu memiliki sumber informasi yang terpercaya dan kredibel, alih-alih mengerumuni aktivis tersebut, kerumunan massa justru malah menyuruh orang itu diam agar mereka dapat mendengar apa yang dikatakan oleh pejabat EIS. Apa yang Harus Diketahui oleh Juru Bicara Ketika Berbicara Melalui Media

Media penting untuk jam-jam pertama situasi genting. Mereka adalah cara paling cepat, dan terkadang cara satu-satunya untuk menggapai publik pada situasi genting. Profesional media menerima tanggung jawab komunitas mereka, namun tugas anda bukanlah tugas mereka. Hormati perbedaan tersebut dan raihlah tujuan bersama. -

Pergi ke wawancara media dengan membawa tujuan. Sampaikanlah pesan. Bila anda tidak ada pesan, anda tidak memiliki alasan untuk melakukan wawancara.

-

Pastikan reporter mengetahui nama dan titel anda dengan benar. Buatlah titel anda sependek mungkin. Lebih baik titel mendeskripsikan pekerjaan anda daripada titel posisi resmi.

Kesalahan Umum dalam Wawancara Media -

Jangan pernah biarkan reporter mengarahkan perkataan anda. Reporter mungkin menggunakan kata-kata yang memancing atau provokatif. Jangan mengikuti ini.

-

Jika pertanyaan dipenuhi denga bahasa, bingkai kembali pertanyaan untuk mengeliminasi bahasa dan jawab pertanyaan

-

Jangan mengasumsikan bahwa reporter benar bila ia mengklaim bahwa seseorang telah menyampaikan tuduhan. Jangan bereaksi terhadap informasi baru yang diberikan reporter. Tetapi katakanlah, “saya belum pernah dengar hal itu” atau “saya harus mengecek kebenarannya sebelum dapat memberi respon.” Jangan biarkan reporter memancing perkelahian.

-

Bila seorang reporter membiarkan mikrofon tetap didepan anda walaupun jawaban sudah anda berikan, berhentilah. Jangan jawab pertanyaan lagi atau menambahkan apapun. Namun katakanlah, “sekian jawaban saya. Ada pertanyaan lain?” Katakan secara gamblang, tanpa sarkasme atau sindiran.

-

Tidak ada yang namanya “of the record.” Informasi latar tidak berarti anda tidak akan dikutip. Jangan katakan apapun sebelum, pada saat, dan sesudah wawancara yang anda tidak inginkan dimuat keesokan hari. Wawancara belum selesai sampai semua kru dan perlengkapan telah lenyap dari pandangan anda.

-

Antisipasi pertanyaan. Kerjasama dengan pejabat informasi publik anda untuk mengantisipasi sebanyak mungkin pertanyaan dan susunlah jawabannya. Nuansa juga masuk hitungan. Perubahan kata di sana-sini membuat perbedan bagaimana jawaban anda diterima. Tuliskan jawaban pada kertas (biasanya terlalu panjang untuk diberikan dihadapan publik)

kemudian temukan garis dasarnya—apa poin yang ingin anda sampaikan? Apa yang terdengar asli dan tidak seperti menghindar? Itulah jawaban 30 detik anda. -

Dahulukan poin anda. Persiapkan poin pesan. Usahakan agar tersampaikan dalam 30 detik dan kurang dari 90 kata.

-

Jangan terkesan palsu. Bila anda tidak tahu jawabannya, katakan demikian. Bila ini bukan area keahlian anda, katakan demikian. Buatlah komitmen untuk mendapatkan jawabannya.

-

Jangan pernah merendahkan orang lain, bahkan dalam bentuk gurauan. Jangan lemparkan kesalahan ke orang lain. Tetap pada apa yang anda ketahui dan apa yang dilakukan organisasi anda. Jangan memulai perang lewat media. Bila anda tidak memiliki perkataan yang baik untuk dikatakan, jangan katakan apapun. Ingatkan reporter bahwa para profesional dapat berbeda opini namun ini tidak berarti mereka harus menyerang satu sama lain di media. Terdapat proses peer-review untuk membahas perbedaan.

-

Jangan terpengaruh pertanyaan hipotesis. Arahkan pertanyaan sehingga masuk pada kerangka masalah publik tanpa terkesan sensasional atau mencoba menghibur.

-

Catat wawancara yang sensitif. Pastikan reporter mengetahui bahwa anda melakukannya.

-

Jangan minta reporter untuk mengulas artikel atau wawancara. Tawarkan untuk mengklarifikasi informasi seiring mereka mengerjakan tulisan. Bila reporter menunjukkan pada anda tulisan yang ia buat, pahamilah bahwa ia mengharapkan anda untuk mengoreksi kesalahan pada fakta—bukan sudut pandang yang mungkin berbeda dengan anda.

-

Pecah pertanyaan yang bercabang dan jawab masing-masing secara terpisah.

-

Jangan angkat masalah yang tidak ingin dimuat di berita.

-

Jangan katakan “no comment” pada pertanyaan reporter.

Hal 9. Sebagai seorang pembicara apa yang harus Anda miliki: Kriris Darurat Bahaya Komunikasi Membangun kepercayaan dan kredibilitas dengan ekspresi : -Empati dan kepedulian -Kompetensi dan keahlian - Kejujuran dan keterbukaan -Komitmen dan dedikasi Tips Utama : -Jangan khawatir yang berlebihan - Menerima ketidakpahaman -Ekspresi harapan ( “ Saya berharap Saya telah punya Jawaban”) -Jelaskan proses tempat mendapatkan jawaban -Menerima ketakutan orang lain -Memberikan orang sesuatu untuk dilakukan -Tanyakan lebih dari orang (berbagi pengalaman bahaya) Sebagai juru bicara : Mengetahui kebijakan organisasi Tinggal dalam ruang lingkup pertanggungjawaban Katakan yang sebenarnya, Transparan lah! Mewujudkan identitas agen Anda KONSISTEN PESAN ADALAH VITAL Menyiapkan jawaban pertanyaan : -

Amankah saya dan keluarga saya?

-

Apa yang dapat saya lakukan untuk melindungi saya dan keluarga saya

-

Siapa yang mengontrol ini?

-

Apa yang dapat kita harapkan?

-

Mengapa ini bisa terjadi?

-

Apakah Anda berbahaya?

-

Mengapa hal ini tidak dicegah?

-

Apa hal yang lain yang dapat salah?

-

Dimana Anda memulai bekerja seperti ini?

-

Apa arti informasi ini? Pesan tetap

-

“ Apa yang penting untuk diingat?

-

Saya tidak dapat menjawab pertanyaan ini. But saya dapat mengatakan pada Anda….”

-

Sebelum saya lupa saya ingin mengatakan pandangan Anda….”

-

Biarkan saya mennaruh itu dalam pandangan….” JADI YANG PERTAMA, BENAR, DAN KREDIBEL