Guia Para La Formulacion De Proyectos

GUIA PARA LA FORMULACION DE PROYECTOS

Jair E. Barrios, [email protected] Helber Y. Garzón, [email protected] Existen en general numerosas alternativas y opciones en este campo, sin embargo hay aspectos comunes que plantean los planificadores en relación con las etapas y fases propias del proceso de formulación y presentación de un proyecto; los esquemas pueden variar según el área o los propósitos del mismo, por ejemplo son diferentes los esquemas de un proyecto de servicios de uno netamente económico. A continuación se presentan las fases que según documentos del Instituto Latinoamericano de Planificación Económica y Social (ILPES), de la FAO, de ICONTEC y de otras instituciones y autores se consideran básicas en la formulación y diseño de proyectos, independiente del área social, económica, educativa al que pertenezca. 1. Título del proyecto: Aporta en forma clara y precisa datos e información sobre el tema, el problema, o instituciones que participan en el proyecto; es un instrumento que unifica la temática y metodología del mismo. Existen tres modalidades para formular un título: Por síntesis, cuando se condensa y sintetiza la idea central del proyecto; por asociación cuando se relaciona con otra idea u otras ideas relacionadas con el proyecto; por oposición cuando se presenta todo lo contrario a lo que se va a presentar en el proyecto. El titulo, sirve para diferencia el proyecto de otro, para caracterizar su temática y enunciar el contenido del proyecto.

2. Caracterización del proyecto: La caracterización requiere explicar la naturaleza del proyecto, para lo cual se debe incluir los siguientes aspectos:

3. a. Identificación b. Justificación c. Marco institucional, social y teórico d. Finalidad e. Objetivos, propósitos, logros y metas f. Beneficiarios g. Productos, resultados y efectos h. Cobertura y contexto físico o geográfico, social y cultural. a. Identificación: : Consiste en conocer la naturaleza, carácter, categoría, tipo y finalidad, expresada a través de una descripción

1

amplia, clarificando la idea central, para que los participantes estén en capacidad identificar en su totalidad que se pretende realizar con el proyecto. b. Justificación: Se plantea con el objeto de describir la importancia del problema, el por qué del proyecto y la viabilidad, en otras palabras es plantear argumentos científicos y técnicos sobre la existencia de un problema que fue justificado por un diagnóstico previo y considerado prioritario, que el proyecto va a solucionar esa problemática, que se cuenta con los argumentos y recursos de tipo político, social, técnicos , humanos, de tiempo y financieros para su realización. c. Marco institucional, social y teórico: Si el proyecto es de origen institucional, el marco general de la entidad es de importancia y de utilidad la información a cerca de la institución responsable; cuando el proyecto se realiza al interior de la organización que lo promueve y ejecuta esta información se puede obviar. El marco social, referido a lo organizacional, institucional, político y financiero de la comunidad en general es necesario cuando el proyecto no es promovido por una organización identificad sino por personas de la comunidad. d. Finalidad: Es importante para orientar el proyecto y de esta manera evitar que se vayan a producir desfases con relación a los programas y planes de los cuales forma parte. e. Objetivos, propósitos, logros y metas: Los objetivos, son claves, básicos y fundamentales y constituyen el punto central de referencia de un proyecto, teniendo en cuenta que ellos nos dicen para qué se efectúa y que se espera al finalizar el mismo. Son los logros que queremos alcanzar con la ejecución de una acción planificada; los interrogantes de el qué y el para qué, son característicos de los objetivos, son expresados como resultados. Los propósitos son considerados como aquellos logros mas amplios que conforman el marco de referencia del proyecto. El logro es alcanzar o conseguir algo que se desea, bien definido y perseguido intencionalmente.La meta es la operacionalización de los objetivos, expresados en forma cuantificable. f. Beneficiarios: Los beneficiarios dependen del carácter, naturaleza, categoría o tipo de proyecto; puede incluir personas de diferente sexo, condición socioeconómica, nivel educativo, actividad laboral, edad; su composición es variada y diferente y la distribución de la población se puede hacer desde el punto de vista social, económico, educativo, de tal manera que permite

2

visualizar la población que puede constituirse en objeto de un proyecto g. Productos, resultados y efectos: Generalmente el producto es considerado como el resultado de un trabajo o de una actividad determinada; en proyectos de tipo social se pueden identificar dos clases de productos: unos resultados materiales y otro servicios. Los aspectos materiales, pueden ser escuelas o aulas construidas como parte de un proyecto cuyo objetivo es este tipo de productos materiales, los cuales una vez realizadas da por finalizado el proyecto. Por servicio se entiende aquellas acciones o actividades que tiene como propósito la satisfacción de las necesidades de las personas, no en sentido económico sino de resolución de problemas para mejorar las condiciones de las personas destinatarias de los servicios. h. Cobertura y contexto físico o geográfico, social y cultural: h. Cobertura y contexto físico o geográfico, social y cultural: La delimitación física, espacial y de recursos son importantes en el diseño y planeación del proyecto ya que no se puede exponer al fracaso el proyecto por no haber precisado con antelación los limites físicos y cobertura, los cuales a su vez se relacionan con los recursos humanos, técnicos, físicos, de tiempo y financieros disponibles. 4. El régimen operacional: La ejecución de un proyecto implica la elaboración de un plan de ejecución en forma detallada y cronológica de actividades del desarrollo del mismo; corresponde a un esquema coherente y viable de la realización en función del tiempo, de los recursos físicos, materiales, humanos, institucionales, técnicos y financieros según los requerimientos. Los aspectos principales que involucra esta etapa son: La determinación e inventario de las actividades a realizar; la asignación de las actividades por periodos de tiempo disponible y en forma secuencial y la distribución de los recursos humanos, técnicos, físicos, financieros de acuerdo a las actividades u operaciones del proyecto. El diagrama de Gantt, ha sido utilizado como un instrumento de control de la ejecución de los programas y de los proyecto y en los últimos tiempos se está utilizando el método basado en el concepto del camino crítico.Un cronograma de actividades puede ser representado por un diagrama de Gantt o de barras el cual consiste en un gráfico de coordenadas cartesianas, en donde las actividades a realizar son registrados en las ordenadas y el tiempo asignado para su realización en las abscisas; las actividades se representan por barras cuya longitud depende de la duración y pueden ser expresadas en semanas, meses, trimestres, semestres, años.

3

El método del camino crítico, cuya sigla es CMP "Critical Path Method", consiste en la identificación y listado de las diferentes actividades a realizar, para efectuar el análisis de la secuencia lógica de ellas, generalmente cuestionándose sobre ¿qué actividades anteceden, cuáles siguen, cuáles se realizan a la vez?. Su operatividad se basa en el análisis de secuencia, mediante una tabla donde se coloca en la columna del centro la actividad programada y en las de la izquierda y derecha se señalan las actividades que teniendo en cuenta la secuencia del proceso sean anteriores o posteriores. En la tabla siguiente se muestra un ejemplo típico de la aplicación de este método para un caso hipotético. TABLA DE ANÁLISIS DE SECUENCIA CENSO POBLACIONAL EN LA LOCALIDAD X

Actividades Programadas Actividades Actividades lógicas lógicas Duración Detalle anteriores Orden posteriores (Semanas) ----

A

Diseño del formulario

2

B

A

B

Prueba del formulario

1

C

B

C

Ajustes e impresión del formulario

1

G

----

D

Solicitar encuestadores

4

E

D

E

Seleccionar encuestadores

1

F

E

F

Capacitación de Encuestadores

1

G

B,F

G

Aplicación del formulario

4

H

G

H

Tabulación de la información

3

I

G,H

I

Análisis de la información

3

j

I

J

Elaboración del informe

4

La información de la tabla permite establecer los prerrequisitos que tiene cada actividad para determinar las acciones que pueden realizarse simultáneamente 4

y así optimizar el tiempo para la ejecución del proyecto. La visualización puede obtenerse al elaborar el diagrama CPM, basado en el insumo aportado por una tabla de análisis como la presentada anteriormente. 4. Instrumentos, métodos, técnicas y modalidades de operación 4. Para el planteamiento del método se deben tener en cuenta aspectos básicos como el conocimiento del contexto de las regiones o localidades del proyecto, orientarse a los problemas de las comunidades, debe evidenciarse un trabajo intersectorial e interdisciplinario de tal manera que se contribuya de manera eficiente y eficaz a la solución de los problemas o situaciones identificados específicamente, permitir la interacción con otros proyectos y caracterizarse por la flexibilidad que requieran situaciones de cambio presentadas durante el desarrollo del proyecto La investigación acción participativa es uno de los métodos mas aplicados en proyectos comunitarios ya que permite conocer y actuar en el contexto de un proceso de cambio o de transformación de la realidad. Entre las técnicas de trabajo mas utilizadas se tienen: el debate, el foro, los talleres y todas aquellas que faciliten las discusiones, la identificación y análisis de soluciones que permitan la toma de decisiones apropiadas para el desarrollo del proyecto. 5. Cronología El tiempo se constituye en uno de los elementos básicos en el desarrollo de los proyectos ya que su prolongación implica entre otros aspectos un incremento en los costos y retraso en el alcance de los objetivos generales del proyecto. En términos generales los proyectos pueden ser planteados para desarrollarlos a corto, mediano o largo plazo lo cual depende del tipo de proyecto, de los recursos disponibles y de los objetivos del mismo, entre otros. 6. Los recursos y costos de ejecución El disponer de los recursos humanos, técnicos, físicos y financieros es básico para el desarrollo o para la ejecución de cualquier proyecto, por eso es necesario su identificación, la planificación y programación de acuerdo con las necesidades, requerimientos y exigencias del proyecto. Los recursos mas utilizados son los humanos, físicos, técnicos y financieros y en el campo de la planificación económica se señalan los costos directos, indirectos, relacionados con el capital, los corrientes, los fijos y los variables. Los costos directos, son aquellos que se relacionan directamente con la prestación del servicio, como el pago del tiempo del personal de salud; los indirectos, son los servicios complementarios que se originan como resultado de la realización del proyecto, como por ejemplo el alquiler de un equipo para el procesamiento de datos o para hacer mediciones de

5

agudeza auditiva o visual. Los costos de capital, son aquellos que se producen en las inversiones realizadas, por la adquisición de un equipo o por la financiación de recursos para la ejecución del proyecto. Los costos fijos, son aquellos que no sufren variación cualquiera que sea la magnitud del proyecto, como el pago del arrendamiento de las instalaciones donde funciona el proyecto, el personal administrativo del mismo.Los corrientes hacen referencia a aquellos costos en que se incurre en el desarrollo del proyecto y que pierden vigencia una vez que se han realizado, como por ejemplo los que se hacen por caja menor. Los variables dependen de las ejecuciones del proyecto y cambian de acuerdo con su magnitud y duración, como por ejemplo el número de encuestas que deben realizarse, el número de dosis de vacuna que se han de aplicar.La financiación del proyecto hace referencia a la forma como serán provistos los recursos económicos del presupuesto, pueden ser de financiación interna, externa y/o mixta. Es interna cuando los recursos proceden del presupuesto propio de la institución que lo ejecuta; externo cuando provienen de una organización distinta al ejecutor y mixta cuando hay combinación de las dos anteriores. 7. Evaluación del proyecto En la evaluación de todo proyecto es necesario desde el diseño definir los indicadores que serán utilizados para medir e identificar los avances de las actividades programadas y su contribución al alcance de las metas y objetivos propuestos. 8. Administración del proyecto La administración de un proyecto incluye todas las etapas del proceso administrativo como son: planeación, organización, coordinación, dirección, evaluación y control. El buen desarrollo de cada una de ellas contribuye al logro de los objetivos, propósitos y metas del proyecto. La coordinación es determinada por el tipo, complejidad, necesidades y exigencia de proyecto.En cuanto a la dirección de proyectos de salud se recomienda que sean de tipo participativo ya que el éxito de los mismos depende del compromiso y participación activa y real de la comunidad lo cual implica una dirección y coordinación abierta, flexible y participativa. La dirección del proyecto incluye entre otros aspectos la orientación hacia el logro de los objetivos y el control del proceso para alcanzarlos. El director de un proyecto de salud, para orientar el desarrollo de las actividades puede utilizar diferentes fuentes, datos e información, los cuales permiten el análisis de las realizaciones, la identificación de las dificultades que se producen a través del desarrollo del proyecto y efectuar los ajustes necesarios para garantizar el logro de los objetivos.

6