Draft Rks Pengadaan Umum.docx

DOKUMEN RENCANA KERJA DAN SYARAT-SYARAT (RKS) PELELANGAN TERBUKA

PENGADAAN XXX

PT. ASURANSI JASA INDONESIA (Persero)

Jakarta,

201X

Pasal 1 PENDAHULUAN

1.1 PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) akan memilih satu Peserta Seleksi yang memiliki kompetensi dan kapabilitas dalam pengadaan XXX. 1.2 Peserta Pengadaan diminta untuk memberikan Dokumen Administrasi, Teknis dan Penawaran Harga untuk dijadikan dasar dalam memilih peserta pengadaan yang akan ditunjuk sebagai Pelaksana Pekerjaan. 1.3 Peserta Pengadaan harus memperhatikan permasalahan yang menyangkut aspek hukum dan undangundang serta persyaratan lain yang diperlukan dalam menyusun dokumen penawaran. 1.4 PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) akan menyediakan informasi yang relevan dengan pelaksanaan pekerjaan.

1.5 Biaya persiapan dokumen pengadaan, negosiasi sampai dengan penandatanganan kontrak adalah menjadi beban Peserta Pengadaan. 1.6 PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) berhak menyeleksi, memilih dan menentukan Peserta Pengadaan yang akan ditugaskan untuk melaksanakan Pekerjaan XXX. 1.7 Keputusan perihal Peserta Pengadaan yang akan ditunjuk sebagai Pelaksana Pekerjaan merupakan wewenang dari PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) yang tidak dapat diganggu gugat. 1.8 Seluruh Peserta Pengadaan diwajibkan mentaati seluruh ketentuan pengadaan yang berlaku.

Pasal 2 DOKUMEN PENAWARAN

Dokumen Penawaran meliputi Dokumen Administrasi, Dokumen Teknis dan Dokumen Penawaran Harga, dan dikelompokkan dengan baik secara terpisah. Dokumen Penawaran diserahkan kepada Panitia Pengadaan secara bersamaan. Dalam penyusunan Dokumen Penawaran, Peserta Pengadaan diharapkan untuk mempelajari dokumen-dokumen yang berkaitan dengan Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS), Dokumen penawaran yang tidak menyajikan informasi secara benar dan lengkap dapat mempengaruhi penilaian. Seluruh Dokumen Penawaran dibuat dalam Bahasa Indonesia.

2.1.DOKUMEN ADMINISTRASI

Dokumen Administrasi, berkas yang harus disampaikan terdiri dari :

a.

Asli Surat Kuasa mengikuti Proses Pengadaan dari pimpinan perusahaan (yang digunakan dalam proses pengadaan dari awal sampai akhir);

b.

Copy Akte Pendirian beserta perubahan terakhirnya;

c.

Copy Surat Izin Usaha yang masih berlaku;

d.

Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP) yang masih berlaku;

e.

Copy Surat Keterangan Domisili yang masih berlaku;

f.

Copy NPWP dan Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (PKP);

g.

Asli Struktur Organisasi Perusahaan yang ditandatangani pimpinan perusahaan;

h.

Asli Susunan Pengurus Perusahaan yang ditandatangani pimpinan perusahaan;

i.

Asli Struktur Kepemilikan Modal yang ditandatangani pimpinan perusahaan.

2.2.DOKUMEN TEKNIS

Dokumen Teknis, berkas yang harus disampaikan terdiri dari :

a.

Profil Perusahaan;

b.

Daftar Pengalaman perusahaan terhadap pekerjaan sejenis (form terlampir); (Lampiran II)

c.

Daftar Tenaga Ahli yang dimiliki perusahaan (form terlampir); (Lampiran III)

d.

Copy sertifikasi yang dimiliki tenaga ahli yang relevan terhadap pekerjaan;

e.

Penjelasan/metode yang akan digunakan untuk melaksanakan ruang lingkup pekerjaan.

2.3.DOKUMEN PENAWARAN HARGA

Dokumen Penawaran Harga, berkas yang harus disampaikan terdiri dari :

a.

Surat Penawaran Harga dibuat dalam mata uang rupiah (sudah termasuk pajak-pajak) diketik diatas kertas kop perusahaan, diberi tanggal, ditanda tangani diatas meterai Rp. 6000,- (enam ribu rupiah) sesuai dengan format terlampir. (Lampiran I)

b.

Harga Penawaran dibuat dalam angka dan huruf (terbilang), apabila terdapat perbedaan yang digunakan adalah harga dengan penawaran terkecil.

c.

Harga Penawaran agar dapat dibuat rincian sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan (format terlampir). (Lampiran IV)

d.

Jaminan Penawaran

Pasal 3 PENJELASAN PEKERJAAN

3.1 Panitia Pengadaan akan mengadakan Rapat Penjelasaan Pekerjaan (Aanwijzing), prosedur pengadaan serta syarat-syarat lainnya pada waktu, tanggal dan tempat sebagai berikut :

− Hari

:

− Tanggal : − Jam

:

WIB

− Tempat : Kantor Pusat PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Mulia Business Park, Jl. M.T. Haryono Kav. 58-60

Jakarta Selatan 12780

3.2 Rapat Penjelasan (Aanwijzing) tidak wajib diikuti oleh semua Peserta Pengadaan. 3.3 Setelah selesai aanwijzing akan dibuatkan Berita Acara Rapat Penjelasan yang ditandatangani oleh Panitia Pengadaan dan sekurang-kurangnya 1 (satu) perwakilan peserta pengadaan. 3.4 Berita Acara Rapat Penjelasan yang memuat perubahan, penambahan ataupun pengurangan isi dari RKS menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari Dokumen Pengadaan. 3.5 Berita Acara Rapat Penjelasan akan diberikan kepada seluruh peserta pengadaan.

Pasal 4 TATA CARA PENAWARAN

4.1 Seluruh dokumen yang diserahkan disusun yang rapi, diberi pembatas untuk masing-masing jenis dokumen dan dibuat dengan ukuran kertas format A4.

4.2 Seluruh Dokumen Penawaran ditandatangani oleh Direksi/Pimpinan Perusahaan yang namanya ada di akta perusahaan atau orang yang mewakili perusahaan dengan menyertakan Surat Kuasa dari Direksi/Pimpinan Perusahaan;

4.3 Jangka waktu penawaran tidak kurang dari waktu yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan;

4.4 Sistem penyampaian Dokumen Penawaran dibuat dengan sistem 2 (dua) sampul dalam 3 (tiga) rangkap, 1 (satu) asli, 1 (copy) dan 1 (satu) softcopy dalam bentuk flash disk, yang terdiri atas : − Sampul 1 : Dokumen Administrasi dan Teknis − Sampul 2 : Dokumen Penawaran Harga

4.5 Sampul menggunakan amplop coklat dan dilem rapat tidak tembus pandang dan diberi label asli dan copy.

4.6 Kedua amplop tersebut kemudian secara keseluruhan dimasukkan ke dalam satu amplop coklat dan pada halaman depan sampul harus dicantumkan/diketik informasi sebagai berikut :

Pekerjaan

:

Tempat

: Kantor Pusat PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Mulia Business Park, Jl. M.T. Haryono Kav. 58-60 Jakarta Selatan 12780

Hari/Tanggal Pemasukan : 4.7 Dokumen Penawaran disampaikan kepada Panitia Pengadaan pada waktu, tanggal dan tempat sebagai Jam Pemasukan : berikut :

− Hari

:

− Tanggal : − Jam

:

WIB

− Tempat : Kantor Pusat PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) Mulia Business Park, Jl. M.T. Haryono Kav. 58-60 Jakarta Selatan 12780

4.8 Ketidaklengkapan persyaratan dokumen administrasi, mengakibatkan penawaran peserta yang bersangkutan dinyatakan tidak memenuhi persyaratan administrasi dan dinyatakan gugur.

Pasal 5 EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN

5.1 Evaluasi Administrasi hanya melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen pengadaan dan Peserta Pengadaan yang tidak lulus evaluasi Administrasi dinyatakan gugur. 5.2 Evaluasi Teknis dan Harga hanya dilakukan kepada peserta pengadaan yang lulus evaluasi administrasi. 5.3 Panitia Pengadaan tidak akan melakukan evaluasi dokumen harga sampai dengan selesainya evaluasi dokumen teknis untuk mencapai objektifitas penilaian penawaran. 5.4 Evaluasi penawaran dilakukan oleh Panitia Pengadaan berdasarkan metode Evaluasi Merit Poin dengan bobot nilai teknis sebesar 60% (enam puluh persen) dan bobot nilai harga sebesar 40% (empat puluh persen). 5.5 Peserta Pengadaan tidak diperkenankan melakukan kontak dengan PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) dalam berbagai hal yang berkaitan dengan dokumen penawaran yang telah dikirim, dari pada saat penyampaian dokumen penawaran hingga penunjukan pemenang. 5.6 Segala upaya untuk mempengaruhi hasil evaluasi dokumen penawaran sampai dengan proses pemilihan pemenang akan mengakibatkan ditolaknya dokumen penawaran yang telah disampaikan.

Pasal 6 KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI

6.1 Panitia pengadaan akan melakukan klarifikasi terhadap seluruh dokumen penawaran dan negosiasi harga kepada peserta pengadaan yang akan diusulkan sebagai pemenang. 6.2 Klarifikasi dokumen penawaran dilakukan dengan meminta dokumen asli yang sah dan apabila diperlukan dilakukan konfirmasi dengan instansi terkait. 6.3 Apabila pada saat proses negosiasi harga tidak mencapai kesepakatan maka dapat dilakukan proses negosiasi harga dengan calon pemenang berikutnya. 6.4 Setelah klarifikasi, Panitia Pengadaan meminta kepada peserta untuk menandatangani berita acara klarifikasi.

Pasal 7 PENETAPAN PEMENANG

7.1 PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) akan menyampaikan pemberitahuan pemenang pengadaan kepada seluruh Peserta Pengadaan. 7.2 Kepada peserta pengadaan yang keberatan atas pengumuman pemenang diberikan kesempatan untuk mengajukan sanggahan dengan menyetorkan uang jaminan sanggahan sebesar nilai Jaminan Penawaran dengan menyertakan pembuktian tertulis. 7.3 Jaminan sanggah tersebut dikembalikan kepada penyanggah apabila sanggahannya terbukti benar secara hukum dan apabila sanggahannya terbukti tidak benar secara hukum, maka jaminan sanggahan tersebut menjadi hak dan milik PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero). 7.4 Pemenang Pengadaan diwajibkan menyerahkan Jaminan Pelaksanaan dalam waktu paling lambat 5 (lima) hari kalender setelah penunjukan pemenang dan berakhir masa sanggah.

Pasal 8 PENGADAAN GAGAL

Pengadaan dinyatakan gagal apabila salah satu atau lebih dari hal-hal tersebut dibawah ini terjadi :

a.

Penyedia Barang dan/atau Jasa yang tercantum dalam daftar calon peserta pengadaan kurang dari 3 (tiga) peserta, dan/atau;

b.

Penawaran yang masuk dan sah kurang dari 3 (tiga), dan/atau;

c.

Tidak ada penawaran yang memenuhi syarat yang ditentukan dalam dokumen pengadaan, atau anggaran yang sudah ditetapkan, dan/atau;

d.

Sanggahan dari peserta pengadaan yang merasa dirugikan dalam penetapan calong pemenang pengadaan ternyata benar, dan/atau;

e.

Calon pemenang urutan ke 1, 2, dan 3 mengundurkan diri dan atau tidak bersedia ditunjuk, dan/atau;

f.

Pelaksanaan pengadaan tidak sesuai dengan ketentuan dokumen pengadaan anggaran yang telah ditetapkan atau prosedur yang berlaku.

Pasal 9 JAMINAN

9.1 Para peserta pengadaan diwajibkan untuk menyerahkan Surat Jaminan Penawaran sebesar 3% (tiga perseratus) dengan jangka waktu tidak kurang dari 60 (enam puluh) hari kalender sejak pemasukan dokumen penawaran yang berupa Bank Garansi yang diterbitkan oleh bank umum (tidak termasuk Bank Perkreditan Rakyat / BPR) atau oleh perusahaan asuransi kerugian yang menerbitkan surety bond tidak termasuk PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero); 9.2 Surat Jaminan Penawaran ditujukan kepada : Head of Pengadaan PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero); 9.3 Bagi peserta yang dinyatakan kalah, Jaminan Penawaran akan dikembalikan setelah penunjukan pemenang dan berakhir masa sanggah; 9.4 Bagi peserta yang dinyatakan sebagai pemenang, Jaminan Penawaran akan segera dikembalikan setelah penunjukan pemenang dan berakhir masa sanggah dan ditukar dengan Jaminan Pelaksanaan; 9.5 Pemenang Pengadaan menyerahkan Jaminan Pelaksanaan sebesar 5% (lima perseratus) dari nilai pekerjaan (dengan jangka waktu selama masa pekerjaan) yang berupa Bank Garansi yang diterbitkan oleh bank umum (tidak termasuk Bank Perkreditan Rakyat / BPR) atau oleh perusahaan asuransi kerugian yang menerbitkan surety bond tidak termasuk PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero). 9.6 Pemenang Pengadaan menyerahkan Jaminan Uang Muka sebesar 100% (seratus persen) dari besarnya uang muka. Jaminan Uang Muka diterbitkan oleh Bank Umum (tidak termasuk bank Perkreditan Rakyat/BPR) atau oleh Perusahaan Asuransi Kerugian yang menerbitkan program surety bond tidak termasuk PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero).

Pasal 10 METODE PEMBAYARAN

10.1 Pembayaran atas Pengadaan Barang/Jasa XXX dilakukan dalam tahap pembayaran sebagai berikut :

10.2 PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) akan memungut Pajak-pajak dari nilai pekerjaan (PPN, PPH, dll) dan selanjutnya akan disetorkan ke kas Negara.

Pasal 11 KERAHASIAAN PEMENANG PENGADAAN

Hasil evaluasi dokumen penawaran dan segala hal yang berkaitan dengan proses kontrak, tidak akan diinformasikan kepada pihak manapun. PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) hanya akan memberikan informasi pemenang Seleksi kepada seluruh peserta dan pihak lain yang terkait.

Pasal 12 SANKSI DAN DENDA

12.1 Apabila pemenang pengadaan tidak dapat menyelesaikan pekerjaan dalam jangka waktu yang telah disepakati (kecuali hal ini terjadi akibat dari force majeure), maka pemenang pengadaan wajib membayar ganti rugi sebesar 1%o (satu per seribu) untuk setiap hari kalender keterlambatan dan setinggi - tingginya 5% (lima per seratus) dari harga/biaya pekerjaan, bila denda lebih dari 5% (lima per seratus) maka pemenang pengadaan dapat dianggap gagal menyelesaikan pekerjaan.

12.2 Apabila pemenang pengadaan gagal menyelesaikan pekerjaan (kecuali hal ini terjadi akibat dari force majeure) maka PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) berhak memutuskan perjanjian secara sepihak dan Jaminan Pelaksanaan akan menjadi milik PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero). PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) tidak berkewajiban untuk membayar sisa biaya pekerjaan dan peserta yang gagal menyelesaikan pekerjaan akan dimasukan kedalam daftar Black List dan tidak diperkenankan mengikuti Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan PT. Asuransi Jasa Indonesia (Persero) dalam kurun waktu 2 (dua) tahun.

Pasal 13 PELAKSANAAN PEKERJAAN

Dalam melaksanakan pekerjaan ini, rekanan/pemenang pengadaan wajib mentaati ketentuan-ketentuan yang tercantum di dalam RKS dan peraturan-peraturan yang berlaku di Indonesia.

Pasal 14 PAJAK-PAJAK DAN BEA MATEREI

Pajak-pajak dan bea materei yang timbul sehubungan dengan pelaksanaan pekerjaan ini menjadi beban pihak rekanan/pemenang pengadaan.

Pasal 15 LAIN-LAIN

15.1 Hal-hal lain yang menyangkut Berita Acara Serah Terima Pekerjaan, metode pembayaran, force majeure, perselisihan dan lain-lain yang belum diatur dalam RKS ini dan yang dianggap perlu, akan diatur dalam Surat Perintah Kerja. 15.2 Segala perubahan dari RKS ini dan lampiran-lampirannya akan dituangkan dalam Berita Acara Penjelasan yang menjadi bagian tidak terpisahkan dari RKS ini serta bersifat mengikat.

KOP SURAT PERUSAHAAN

Lampiran I

Nomor

:

Jakarta, ……………………………

Lampiran :

Kepada Yth, Group Head Umum PT. ASURANSI JASA INDONESIA (Persero) di Jakarta, 12780

Perihal :

Surat Penawaran Harga

Sesuai dengan Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) No………….. tanggal…………….dan Berita Acara Rapat Penjelasan No………….. tanggal ………………… Perihal Pengadaan……………………………. , Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama

:

Jabatan

:

Alamat

:

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama…………………………………..

Setelah mempelajari dengan seksama ketentuan-ketentuan/syarat-syarat penawaran beserta lampirannya, dengan ini kami mengajukan penawaran harga sebesar Rp……………………….. (…………………………..) sebagaimana tersebut dalam rincian penawaran harga terlampir dengan jangka waktu pelaksanaan pekerjaan selama…………………………

Masa berlaku dari Surat Penawaran harga ini adalah ……………….. (…………………) hari kalender sejak tanggal pemasukan Surat Penawaran ini.

Demikian penawaran kami, agar diterima dengan baik dan terima kasih.

Hormat kami,

NAMA DAN CAP PERUSAHAAN Materei Rp.6.000,-

Ttd

….……………………………………….. Nama Pimpinan Perusahaan

Lampiran II

Format Daftar Pengalaman Pekerjaan

Tahun

Nama Pemberi Kerja

Nama Pekerjaan

Nilai Pekerjaan

Periode Pekerjaan

Keterangan

Lampiran III

Format Tenaga Ahli

Nama : Status Pegawai : Mulai Bekerja : Posisi di Perusahaan : Pendidikan Terakhir : Posisi Dalam Proyek : Sertifikasi : Pengalaman Bekerja : Nama Proyek Kerja

Nama Perusahaan Pemilik Proyek Kerja

Posisi Dalam Proyek Kerja

Uraian Pekerjaan Yang Dilakukan

Periode Pekerjaan

Lampiran IV

Format Rincian Penawaran Harga

No

Deskripsi Barang/Jasa

Quantity

Harga Satuan

1.

Sub Total : Total Harga: PPN 10% : Total Harga + PPN :

Harga Total