Como Eliminar Os Custos Ocultos Da Ti

Os custos com tecnologia da informação costumam crescer sutilmente ao longo do tempo. Reduzir esses gastos requer uma minuciosa análise para identificar oportunidades e evitar erros de recorrência. Descobertas chave

• O excesso do inventário de ativos e a péssima condição do livro contábil de ativos fixos aumentam os custos. • Ferramentas de primeira classe costumam superar os seus custos iniciais. • Os esforços para reduzir os custos ocultos podem geralmente ser realizados pelo seu staff atual. Recomendações

• Reveja as políticas de primeira classe para verificar se é apropriado adotar um modelo do tipo "é o melhor para aquela necessidade?". • Elimine o excesso de inventário. • Livre-se das informações errôneas do livro contábil de ativos fixos. Análise

Os custos da tecnologia da informação são elevados por decisões tomadas em conjunto pelo departamento de TI e pela empresa. Conforme as áreas de TI acrescentam sistemas e responsabilidades, os processos e as políticas básicas de contabilidade corporativa não costumam ser revistos, e são às vezes inteiramente ignorados. As implicações dessas decisões costumam ficar ocultas ou ser negligenciadas devido ao grande número de outros desafios que os departamentos de TI precisam lidar todos os dias. Investindo tempo e esforço dos funcionários, os custos ocultos da TI podem ser identificados, controlados e/ou eliminados. Nas seções a seguir, descrevemos várias maneiras de reduzir os custos da TI e dos demais níveis corporativos associados. O valor das economias alcançáveis no atual ano do calendário será determinado pelo quão eficazes seus processos tenham sido no passado e pelo quão rapidamente você realizará essas ações. Limpe o livro contábil de ativos fixos

Os livros contáveis de ativos fixos são geralmente uma das últimas coisas que os profissionais de TI desejam examinar. Como resultado, muitos setores de TI têm um livro contábil de ativos fixos em desordem, portando ativos que foram eliminados ou superestimando ativos que não têm nenhum valor financeiro. A depreciação de softwares é notoriamente incorreta, e assim essa poderá ser uma boa área para direcionar o seu foco. Ao melhorar a precisão do livro contábil de ativos fixos, as empresas poderão eliminar o valor em excesso, proporcionando à empresa uma maior amortização fiscal no ano corrente; porém, poderá haver também um efeito negativo sobre os lucros e as perdas. Daí a necessidade de consultar o departamento financeiro para determinar o impacto. Os departamentos de auditoria interna ficarão impressionados com tamanha diligência por parte do setor de TI. O impacto sobre os orçamentos de TI será a redução do item da linha de depreciação no longo prazo, embora o orçamento para o ano corrente possa apresentar um aumento, de acordo com o tamanho dessa amortização. Itens de ação Atribua aos seus gerentes de tecnologia (ou gerentes de ativos de TI, se houver) a responsabilidade pela identificação de lançamentos que devem ser retirados de suas áreas do orçamento. Envolva o setor de finanças corporativas para assegurar que as amortizações sejam realizadas corretamente e as devidas programações de depreciações sejam usadas para os novos ativos.

Essas ações podem gerar uma redução imediata de 10% a 20% nos ativos depreciáveis. O custo imediato para implementar a ação recomendada pode levar de dois a três dias equivalentes ao período integral de trabalho para cada área tecnológica. Eliminação de equipamentos e softwares não usados para economizar impostos

A maioria das organizações de TI acumula equipamentos e mantém licenças de softwares que não são usados e dificilmente serão usados. Esses equipamentos costumam ser incluídos nos registros fiscais. Nos estados que taxam os ativos corporativos, eliminar equipamentos e softwares não usados poderá reduzir os impostos sobre a propriedade da empresa. E isso além das economias que serão realizadas com manutenção e licenças. Como esses impostos podem se basear nos registros do livro contábil de ativos fixos, essa deveria ser considerada uma atividade conjunta com os departamento financeiros corporativos para eliminar equipamentos e remover ao mesmo tempo seu lançamento no livro contábil de ativos fixos. Itens de ação Os equipamentos da empresa geralmente estão jogados em um armário. Vários desses ativos são atribuídos a uma única pessoa. Faça um inventário de equipamentos em cada departamento, identifique os equipamentos não usados e descarte-os por meio dos processos normais, assegurando que os devidos lançamentos no livro contábil de ativos fixos sejam atualizados. Para softwares, use ferramentas de localização para identificar as licenças instaladas e não usadas. As empresas que não possuírem esse tipo de ferramenta instalada devem criar um processo manual para verificar o uso dos produtos 60 dias antes da data da fatura anual ser entregue. O processo manual pode ser tão simples quanto perguntar se o software está sendo usado ou não, e quais são seus usuários. Essas ações podem gerar de 1% a 2% de economia no orçamento operacional. O custo imediato para implementar as ações recomendadas implica o trabalho de um mês para analisar o inventário de ativos e os registros de utilização. A verificação da fatura deve ter um impacto mínimo sobre os recursos. Reveja a necessidade de manutenção ampliada do hardware

As empresas costumam reter equipamentos além do período de garantia do fabricante original, o que, para a maioria dos equipamentos de informática fornecidos, é de três anos. Freqüentemente, essa não é uma atividade planejada, mas resultante de decisões orçamentárias tomadas alguns anos após a aquisição. Adquirir um acordo de manutenção ampliada antes do vencimento da garantia do fabricante é geralmente caro. Uma abordagem alternativa, e que freqüentemente resulta em economia de custos, inclui não ampliar a cobertura da garantia e substituir os equipamentos quando ocorrerem falhas. A lógica aqui é que a maioria dos equipamentos operará livre de problemas pelos próximos 12 a 18 meses, e, caso ocorram falhas, a substituição limitada somente aos itens falhos faz mais sentido em termos econômicos. Itens da ação Por tipo, determine os equipamentos para os quais a cobertura da garantia do fabricante original venha a vencer durante os próximos 12 meses, e analise o histórico de reparos por tipo e fabricante de cada equipamento. Geralmente os equipamentos com problema terão um histórico de reparos perceptível e fácil de notar. Se o equipamento apresentou poucas falhas nos primeiros 24 meses, é provável que permaneça livre de problemas entre 12 e 18 meses após o vencimento da garantia do fabricante original. Para esses itens, adote uma política de "substituição por falha" que não envolva uma garantia ampliada. Para uma empresa com 5 mil PCs que substitua equipamentos 48 meses após a aquisição, podemos

esperar economias com a redução dos custos com garantia de 100 mil dólares anuais. (Isso presume uma redução de 1250 unidades removidas de cobertura de garantia ampliada.) Além disso, haverá uma redução de 10 mil dólares de custos com mão-de-obra. Mude os hábitos de compra da aquisição de suítes para soluções pontuais

Muitos setores de TI adotam uma abordagem que privilegia as suítes ao adquirir ferramentas. Quando os requisitos recomendarem adquirir uma ampla variedade de funcionalidades que sejam necessárias no mais curto prazo, essa será uma boa abordagem em muitos aspectos. Muito freqüentemente, porém, a decisão sobre suíte vs. solução pontual é tomada no momento da aquisição, e não durante o desenvolvimento dos requisitos. Esse processo de tomada de decisões é geralmente influenciado pelo revendedor que oferece "um negócio tão bom" que o departamento de aprovisionamento agarra a chance de economizar dólares preciosos ao comparar o preço de lista da suíte. Quando uma solução pontual for tudo o que é necessário para o futuro próximo, o setor de TI e a administração da unidade corporativa precisam dirigir o aprovisionamento para manter a empresa livre das ofertas de suítes, independentemente da oportunidade de desconto. Há vários motivos para essa abordagem: • Se os requisitos atuais e de curto prazo não forem compatíveis com as futuras ofertas de funcionalidade contidas na suíte, provavelmente não haverá nenhuma justificativa, sob quaisquer circunstâncias, para a funcionalidade adicional. • Adquirir uma funcionalidade desnecessária é a principal causa das despesas com softwares inúteis. • Uma vez que o dinheiro tenha sido gasto, há geralmente poucas opções para reduzir os custos com manutenção, e não há a opção de obter um reembolso para a funcionalidade desnecessária. Finalmente, explore as oportunidades de obter soluções pontuais de revendedores que ofereçam produtos associados à suíte se o revendedor vier a oferecer a solução pontual a um preço razoável. (Isso presume que a solução pontual poderá ser oferecida como um produto autônomo). Caso surja um requisito imprevisto que seja melhor atendido com a oferta de uma suíte, você terá a opção de adquirir ferramentas integradas adicionais de um único revendedor. Itens da ação Analise os requisitos da ferramenta funcional em produtos novos e já estabelecidos. As aquisições de novos produtos requerem um maior nível de aprovação e justificativa para soluções tipo suíte. Para as ferramentas já estabelecidas, faça um inventário de quais ferramentas estão disponíveis e elimine os equipamentos redundantes. A amplitude da economia potencial alcançada por ano pode ficar entre 10% e 35% para aquisições de novas ferramentas; até 5% para conjuntos de ferramentas já estabelecidos, mais a relativa manutenção contínua. O custo imediato para implementar essas ações é de um a dois dias equivalentes de período integral de trabalho para estabelecer políticas que proíbam o departamento de aprovisionamento de adquirir funcionalidades além daquelas que o requisitos demandam. Elimine os módulos de aplicações não usados

As necessidades de um projeto costumam ser desconhecidas quando ocorre a implementação. Assim, com as requisições descuidadas de projetos e a ganância do revendedor, o Gartner descobriu que os clientes freqüentemente adquirem módulos de produtos que serão pouco usados ou não serão absolutamente usados. Além disso, há produtos que foram utilizados inicialmente para um projeto, mas que não são mais necessários. Finalmente, há produtos que foram combinados, mas desde então não foram mais separados, com módulos que permanecem após a divisão, mas não estão mais em uso. Itens da ação

Conforme as faturas sejam entregues para cada conjunto de produtos, analise os módulos que foram incluídos na fatura, e certifique-se de que os produtos ainda estejam em uso. Tenha cuidado, porque alguns produtos poderão ser usados somente em pontos específicos durante o ano, como no fechamento de final de ano, por exemplo. Assim, remover o produto poderá resultar em significativas conseqüências inesperadas. Essa abordagem funciona para aplicações, assim como para a infra-estrutura. É melhor coletar informações sobre o uso com antecedência do vencimento da fatura, para assegurar que o cancelamento e o pagamento pontuais serão feitos. A devida atenção com prazos e condições é necessária para assegurar que a eliminação de módulo individual não será proibida pelo acordo do contrato. A economia gerada com essa ação será de até 1% do orçamento operacional. O custo imediato para implementar essa ação equivale a um dia de trabalho administrativo em período integral por mês para cada área tecnológica. A questão básica

Para assegurar que essas questões não serão recorrentes, os departamentos de TI devem implementar processos para assegurar que essas atividades sejam realizadas em intervalos regulares. Os clientes com programas já estabelecidos de administração de ativos de TI poderão adaptar os processos para incluir essas responsabilidades. As empresas sem administração de ativos de TI devem estabelecer tal programa ou distribuir a responsabilidade por toda a equipe de gestão da tecnologia da informação.