Check List Tatacara Pengurusan Alih Kerajaan

1. Membuat Pesanan Barang Carta Aliran ;

Mula Mengisi Borang Pesanan

Borang Dihantar kepada Pengetua Lulus atau Tidak Lulus dan terima borang yang sudah Ditandatangani oleh Pengetua Borang Dihantar kepada Kerani Kewangan Tamat

SENARAI SEMAK TUGAS MEMBUAT PESANAN BARANG KEPERLUAN

TINDAKAN

1.

Mengisi borang pesanan barang apabila stok didapati berkurang/ habis atau memerlukan peralatan baru.

2. Hantar borang pesanan kepada Pengetua untuk diluluskan dan ditandatangani. 3. Terima borang pesanan yang telah diluluskan oleh pengetua. 4. Borang dihantar kepada Kerani Kewangan untuk tindakan selanjutnya.

TANDA (

)

CATATAN

2. Penerimaan Barang Carta Aliran;

Mula Terima barang yang dipesan daripada Pembekal

Menyemak barang dari segi Kuantiti dan Kualiti Seperti Dalam Invois

Ya Tandatangan Invois dan Pesanan Kerajaan Invois dan Pesanan Kerajaan yang sudah ditandatangan dihantar kepada Kerani Kewangan untuk tindakan yang seterusnya. Susun di tempat yang sesuai Terima salinan Invois daripada Kerani Kewangan

Rekod dalam Kew PA-2, Kew PA3 atau KEW 300 J3 dan KEW 300J4 Tamat

SENARAI SEMAK TUGAS BAGI PENERIMAAN BARANG

TINDAKAN

1. Menerima barang-barang yang dipesan daripada pembekal 2. Menyemak barang tersebut dari segi kualiti dan kuantitinya. 3. Tandatangan invois dan Pesanan Kerajaan apabila barang didapati sama seperti yang dipesan. 4. Hantar invois dan Pesanan Kerajaan kepada Kerani Kewangan untuk tindakan seterusnya. 5. Menyimpan dan menyusun barang-barang ditempat yang seseuai. 6. Terima salinan invois daripada Kerani Kewangan untuk disimpan dan difailkan. 7. Merekod dalam Daftar Kew PA-2, Kew PA-3 atau KEW 300 J3 dan KEW 300J4

TANDA (

)

CATATAN

3. A) Membuat Rekod Harta Modal Carta Aliran;

Mula Terima barang daripada Pembekal yang bernilai RM1000 ke atas Meyemak barang berdasarkan invois Meneliti barang dari segi Kuantiti dan Kualiti Ya atau Tidak

Ya Tandatangan Invois dan Pesanan Kerajaan Membuat rekod dalam kad KEW PA 2

Membuat nombor Siri Pendaftaran pada barang tersebut

Mengagihkan barang seperti yang diarahkan oleh Pengetua. Tamat

SENARAI SEMAK TUGAS BAGI MEREKOD BARANG YANG DITERIMA A) REKOD HARTA MODAL

TINDAKAN

TANDA (

1. Menerima barang daripada pembekal yang bernilai RM1000 ke atas 2. Menyemak dan meneliti barang tersebut dari segi kualiti dan kuantitinya serta menepati spesifikasi yang dipesan. 3. Tandatangan invois dan Pesanan Kerajaan apabila barang didapati sama dan berkeadaan baik seperti dipesan. 4. .Menyimpan dan menyusun barang-barang ditempat yang seseuai dan selamat 5. Merekod dalam Daftar Harta Modal - Kew PA 2 untuk simpanan dalam fail 6. Menulis Nombor Siri Pendaftaran pada barang tersebut 7. Mengagihkan barang tersebut seperti yang diarahkan kepada pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk menjaganya dan akan menandatangani kad Kew PA 2 dan menerima salinan fotostatnya.

)

CATATAN

3. B) Membuat Rekod Inventori Carta Aliran;

Mula Terima barang daripada Pembekal yang bernilai kurang daripada RM1000 Meyemak barang berdasarkan invois Meneliti barang dari segi Kuantiti dan Kualiti Ya atau Tidak

Ya Tandatangan Invois dan Pesanan Kerajaan Membuat rekod dalam kad KEW PA - 3

Membuat nombor Siri Pendaftaran pada barang tersebut

Mengagihkan barang seperti yang diarahkan oleh Pengetua. Tamat

SENARAI SEMAK TUGAS BAGI MEREKOD BARANG YANG DITERIMA B) REKOD KAD INVENTORI

TINDAKAN

TANDA (

1. Menerima barang daripada pembekal yang bernilai kurang daripada RM1000 2. Menyemak dan meneliti barang tersebut dari segi kualiti dan kuantitinya serta menepati spesifikasi yang dipesan. 3. Tandatangan invois dan Pesanan Kerajaan apabila barang didapati sama dan berkeadaan baik seperti dipesan. 4. .Menyimpan dan menyusun barang-barang ditempat yang seseuai dan selamat 5. Merekod dalam Kad Inventori - Kew PA 3 untuk simpanan dalam fail 6. Menulis Nombor Siri Pendaftaran pada barang tersebut 7. Mengagihkan barang tersebut seperti yang diarahkan kepada pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk menjaganya dan akan menandatangani kad Kew PA 3 dan menerima salinan fotostatnya.

)

CATATAN

3. C) Membuat Rekod Daftar Stok Bekalan ( Barang Luak ) Carta Aliran;

Mula Mengisi borang pengeluaran barang-barang/bahan

Mengeluar barang-barang yang diminta oleh guru-guru Membuat rekod dalam Buku Daftar Stok Bekalan KEW 300 J3 dan KEW 300J4 Guru menandatangani barang-barang yang dikeluar tadi

Mengira jumlah baki dalam KEW 300 J3 dan KEW 300J4 Tamat

SENARAI SEMAK TUGAS BAGI MEMBUAT PESANAN BARANG KEPERLUAN C) REKOD DAFTAR STOK BEKALAN (BARANG LUAK)

TINDAKAN

1. Guru-guru membuat permohonan untuk mengeluarkan atau meminta barang-barang 2. Mengisi borang pengeluaran barang-barang atau bahan-bahan 3. Mengeluarkan barang-barang dari stor untuk diagih kepada guru yang berkenaan

4. Membuat rekod dalam buku Daftar Stok Bekalan – KEW 300 J3 dan KEW 300J4 5. Guru akan menandatangani Buku Daftar Stok Bekalan – KEW 300 J3 dan KEW 300J4 bagi barang-barang yang dikeluarkan 6. Mengira baki barang yang telah dikeluarkan

TANDA (

)

CATATAN

4. Merekod Pergerakan Barang-Barang Yang Dipinjam Carta Aliran;

Mula Guru-guru akan membuat permohonan untuk membuat peminjaman barang-barang daripada bengkel/Panitia Setelah mendapat kelulusan, barulah barang yang hendak dipinjam akan dikeluarkan Rekod akan dibuat dalam Kad Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori – KEW PA-6 Guru-guru yang meminjam akan menandatangani dalam KEW PA-6 bagi barang yang akan dipinjam Guru-guru yang berkenaan akan sekali lagi menandatangani Kad KEW PA-6 apabila mengembalikan barang yang dipinjam Menyimpan balik barang-barang tersebut ke tempat (stor) asal Tamat

SENARAI SEMAK TUGAS BAGI MEREKOD PERGERAKAN BARANGBARANG DAN PERALATAN YANG DIPINJAM

TINDAKAN

TANDA (

1. Guru-guru akan membuat permohonan untuk meminjam barang-barang dari bengkel/panitia 2. Setelah mendapat kelulusan barulah barang yang hendak dipinjam akan dikeluarkan 3. Merekod barang-barang atau peralatan yang dipinjam dalam Kad Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori – KEW PA-6 untuk tujuan pengesanan 4. Menandatangani Kad Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori – KEW PA-6 5. Menghantar balik barang-barang/peralatan yang dipinjam 6. Menandatangani sekali lagi Kad Daftar Pergerakan/ Modal dan Inventori – KEW PA-6 Untuk pengesahan pemulangan barang-barang yang dipinjam 7. Menyimpan balik barang-barang tersebut ke tempat atau stor asal

)

CATATAN