Tatacara Pengurusan Aset (ppoint)

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

BAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PEKELILING PERBENDAHARAAN BILANGAN 5/2007 TUJUAN: MENGEMASKINI DAN MEMANTAPKAN PERATURAN PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN BERKUATKUASA : 2 MAC 2007

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah: Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (Ketua Setiausaha / KSU – Perbendaharaan) A. Melantik:(i)

Pegawai Aset di peringkat Kementerian/ Jabatan/Pusat Tanggungjawab (PTJ) Sekolah; (BTPN Perak – Hj Ab Razak)

(ii)

Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset; (BTPN Perak – En. Rosli & En. Badrol Hisham)

(iii)

Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset; (BTPN Perak -En. Noor Azman Shah & En.Mohd. Wazir)

(iv)

Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes

B. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK). C. Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya iaitu:(i)

Laporan Harta Modal dan Inventori;

(ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori; (iii) Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; dan (iv) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib.

JAWATAN KUASA PENGURUSAN ASET ALIH ( PERINGKAT BTPN/JPN/PPD)

PENGERUSI

KPP/PENGARAH / PEG.PEND.DAERAH

SETIAUSAHA

PEGAWAI ASET YANG DILANTIK OLEH PEG. PEGAWAL

AJK

KETUA SEKTOR/ KETUA UNIT/PEG. LAIN YANG SESUAI

JAWATAN KUASA PENGURUSAN ASET ALIH ( PERINGKAT SEKOLAH)

PENGERUSI

SETIAUSAHA

AJK

PENGETUA / GURU BESAR PEGAWAI ASET YANG DILANTIK OLEH PEG. PEGAWAL (PK1) KETUA BIDANG/PANITIA. JURU AUDIT DALAM. STAF SOKONGAN

. Agenda Mesyuarat JKPAK adalah saperti berikut : i. ii. iii. iv. v.

Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan Laporan Tindakan Pelupusan Laporan Tindakan Surcaj / Tatatertib Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset alih

2. Bidang tugas JKPAK adalah merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih kerajaan. 3. Mesyuarat JKPAK hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada J/Kuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun ( JPKA)

PENGURUSAN ASET MULA

AKHIR

HARTA MODAL & INVENTORI

PENDAFTARAN

PENGGUNAAN DAN PENYELENGGARAN

PEMERIKSAAN

TERIMA & REKOD

SIMPANAN

KELUARAN

BARANGAN STOR PENGIRAAN / PEMERIKSAAN / VERIFIKASI STOK

BEKALAN PEJABAT

TERIMA & REKOD

SIMPANAN

KELUARAN

STOR BARANG TERPAKAI

PENGENALAN

Bab A-Penerimaan Bab F-Kehilangan dan Hapuskira Bab E-Pelupusan

Bab B-Pendaftaran

TPA

Bab C-Penggunaan/ Penyimpanan dan Pemeriksaan

Bab D -Penyelenggaraan

DEFINASI

ASET: Harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau disewa beli dengan wang kerajaan yang, diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

DEFINASI

ASET ALIH : Aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat ke satu tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

KUMPULAN ASET ALIH

Harta Modal

Inventori

  



HARTA MODAL

a. Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 dan ke atas setiap satu; atau b. Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. ( Penyelenggaraan berjadual merujuk kepada syarat di dalam manual/buku panduan pengguna)

KATEGORI HARTA MODAL 1. Loji / Jentera Berat. 3. Kenderaan 5. Peralatan / Kelengkapan ICT / Telekomunikasi /Penyiaran / Perubatan / Pejabat / Makmal / Bengkel / Dapur / Sukan .

INVENTORI

a. Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM 1,000 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. b. Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal

KATEGORI INVENTORI

a. Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual: i. Peralatan / Kelengkapan ICT / Telekomunikasi / Penyiaran / Perubatan / Pejabat / Makmal / Bengkel / Dapur / Sukan. b. Tanpa mengira perolehan asal: i. Perabot ii. Hamparan, Hiasan dan Langsir iii. Pinggan Mangkuk

BAB A PENERIMAAN ASET

PENERIMAAN

“ Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi * “ Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu * Nota: * Perlu dilantik oleh Ketua Jabatan

OBJEKTIF

a.

Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan

b.

Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar yang baik, sempurna dan selamat digunakan

PERATURAN PENERIMAAN

A.Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan. E. Pemeriksaan Teknikal oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian.

C. Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset:i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul ii. Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya. iii. Sekiranya pengesahan tidak dilakukan dengan serta merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa,dikira,diukur, di

iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/ penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW. PA-1 jika terdapat kerosakan atau peselisihan. vii.Borang KEW. PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.

vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi saperti dalam perjanjian pembelian vii. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan jika ada.

BAB B PENDAFTARAN ASET

PENDAFTARAN

a. Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini d. Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

OBJEKTIF

b. Memudahkan pengesanan Dan pemantauan

c. Membolehkan keadaan aset diketahui

TEMPOH PENDAFTARAN

Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan PENDAFTARAN ASET HADIAH Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan Latihan/Pembelajaran tidak perlu didaftarkan. Walaubagaimana pun Kementerian/ Jabatan/PTJ hendaklah mewujudkan satu senarai daftar aset berkenaan bagi tujuan rekod

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

Aset lucuthak hendaklah didaftarkan jika Kem./Jab. Berkenaan bercadang menggunakannya. Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah akta tertentu adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tertentu sahaja.

PUNCA MAKLUMAT

a. Pesanan Rasmi Kerajaan g. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan. f.

Manual Pengguna

1. Aset yang dibeli

e. Kad Jaminan

b. Nota Serahan c. Invois

d. Dokumen Kontrak

2. Aset disewa beli

Surat Ikatan Perjanjian Dokumen-dokumen lain yang berkaitan Salinan daftar diterima secara pindahan

3. Aset dari sumber lain

Surat kelulusan menerima Hadiah Salinan Sijil Lucuthak

Aset yang belum berdaftar

berasaskan maklumat di fizikal aset

sumber-sumber lain yang berkaitan

DOKUMEN PENDAFTARAN ASET ALIH

Tindakan : 1. Pendaftaran semua aset diperingkat Kementerian/ Jabatan/ PTJ (Sekolah) menggunakan: KEW PA 2 KEW PA 3 2. Bagi pendaftaran melalui sistem berkomputer, perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi : a. Format yang sama hendaklah diguna pakai b. Daftar hendaklah dicetak c. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan

BUTIRAN MAKLUMAT Butiran maklumat di dalam KEW. PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat PENGESAHAN PENDAFTARAN Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicop pada dokumen punca maklumat yang berkaitan saperti contoh berikut : “ Telah direkodkan pada………………… ( Tarikh ). Nombor siri pendaftaran aset…………………………………… ( Seperti nombor pada daftar) “

a. Semua aset didaftar oleh Pegawai Aset – KEW. PA-2 dan KEW. PA-3

URUSAN PENDAFTARAN

b. Satu Senarai Harta Modal KEW. PA-4 dan Satu Senarai Inventori KEW. PA-5 perlu disediakan Salinan KEW. PA 4 & KEW. PA5 perlu dihantar bersama Laporan Tahunan i. Sekolah v. Sekolah vi. Sekolah

kepada PPD. + PPD kepada JPN. + PPD + JPN kepada KPM.

a.penambahan /penggantian/ penaiktarafan aset KEW.PA-2B

d. Hapuskira KEW. PA-2

Pengemaskinian daftar aset bagi proses

c. Pelupusan KEW.PA-2

b. pemeriksaan Aset KEW. PA-2

PELABELAN ASET & NO. SIRI PENDAFTARAN

TINDAKAN: Tanda pengenalan HAK KERAJAAN MALAYSIA (HKM) hendaklah di catatkan pada aset

b. Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran, Panduan menyediakan Nombor Siri Pendaftaran mengikut susunan saperti di bawah : i

Kod Kementerian

ii

Kod Jabatan/Bahagian

iii

Kod Kumpulan Aset sama ada: Harta Modal Inventori

iv

Tahun Pembelian

v

Nombor Siri

=

= =

=

Berasaskan sistem fail yang dikeluarkan oleh Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)

(H) (I)

Diwujudkan secara berturutan

SETIAP ASET DITANDA DENGAN NO. SIRI PENDAFTARAN

Kod Kementerian

Kod jabatan/ bahagian

Kementerian Pelajaran

JPNMEL/ Sekolah153

Kod Kumpulan Aset Harta Modal=(H) Inventori = (I)

.

Tahun Pembelian

Nombor Siri

Ikut tahun pembelian sekolah

Secara Berturutan

Contoh No. Siri Pendaftaran Kod Kementerian

Kod jabatan/ bahagian

Kod Kumpulan Aset

Tahun Pembelian

Kementerian Pelajaran

JPN Selangor/ SMK Jalan Tiga

Harta Modal

2007

H

07

KPM

JPNSEL/ SMKJT 153

Nombor Siri HM Pertama

1

PERGERAKAN ASET Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan HartaModal/Inventori KEW.PA-6.

PENYIMPANAN DAFTAR

a. KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci. c. Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci. e. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan Salinan disimpan dilokasi.

Senarai Aset di Lokasi a. Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam 2 salinan. e. Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu salinan lagi disimpan oleh Pegawai yang bertanggungjawab. i. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi, atau pegawai bertanggungjawab.

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan bersama Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 sebelum 15 Mac tahun berikutnya ke Perbendaraharaan.

BAB C

PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN (a) Mengurangkan pembaziran;

(e) Mengelakkan kehilangan.

(d) Mencegah penyalahgunaan;

OBJEKTIF cekap, mahir dan teratur

(b) Menjimatkan kos;

(c) Mencapai jangka hayat;

(a) Tujuan Rasmi sahaja; (e) Melaporkan Kerosakan KEW. PA-9

(d) Perlu di rekod;

1. Pengunaan Aset Kerajaan

(b) Mengikut fungsi sebenar dalam manual/buku pandua;

(c) Dikendalikan pegawai yang mahir;

PENGGUNAAN

.

3.

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal. Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.

PENYIMPANAN

. Aset Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset. 2. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. 3. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima.

PEMATUHAN

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

PEMERIKSAAN

1.

Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:(a) Fizikal; (b) Rekod; dan (c) Penempatan.

2.

Tujuan pemeriksaan adalah untuk:(a) Mengetahui keadaan dan prestasinya; (b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini; dan (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.

PEMERIKSAAN

. Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurangkurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun. 8. Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan.

PEMERIKSAAN

•

Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA- 11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

6. Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW.PA- 12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. 10. Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

BAB D PENYELENGGARAAN ASET

PENYELENGGARAAN (a) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;

(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan;

OBJEKTIF

(c) Meningkatkan keupayaan; (d) Mengurangkan kerosakan; (e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan; (f)

(a) Memelihara imej Kerajaan.

Menjamin keselamatan pengguna;

(a) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif;

JENIS PENYELENGGARAAN

(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan

(a) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

a. Menyediakan Senarai Penyelenggaraan KEW.PA-13. b. Merancang Penyelenggaraan Panduan Penyelenggaraan Aset

c. Melaksanakan Penyelenggaraan d. Merekodkan Penyelenggaraan KEW.PA14 e. Menilai Penyelenggaraan f. Menyelia dan Memantau Oleh pihak swasta

PENERIMAAN ASET INVOIS L.O. SAP/D O

DOKUMEN PEROLEHAN ASET KUMPULAN ASET ALIH

> RM 1000

< RM1000

HARTA MODAL KEW PA 2/2B

INVENTORI

KEW PA 4

KEW PA 3 KEW.PA 5

KEW PA 14

KEW PA 13 KEW PA 6 KEW.PA 7 KEW.PA 8 PEMERIKSAAN ASET

KEW PA 10

KEW PA 11

KEW PA 12

PELUPUSAN ASET

PROSES PELUPUSAN 1. Menyenaraikan aset yang hendak dilupuskan 2. Sediakan KEW. PA-16 bagi pelupusan Harta Modal dan dapatkan perakuan pelupusan dari pegawai yang berkelayakan 3. Sediakan KEW. PA-17 bagi Pelupusan Harta Modal/ Inventori dan diperakukan oleh Lembaga Pemeriksa yang dilantik oleh Pegawai Pengawal KEW. PA-15 4. Kemukakan ke Urusetia Pelupusan, Unit Aset Alih di Jabatan Pelajaran Negeri melalui PPD untuk mendapat kelulusan pelupusan yang nilai tidak melebihi RM50,000 seunit dan keseluruhan kurang RM500,000.

PROSES PELUPUSAN

5. Melebihi RM50,000 seunit dan keseluruhannya melebihi RM500,000 hendaklah dikemukakan oleh Urusetia Pelupusan JPN melalui Kementerian ke Perbendaharaan untuk Kelulusan 6. Setelah mendapat kelulusan pelupusan hendaklah dilaksanakan mengikut kelulusan yang disyorkan; 7. Kelulusan Pelupusan hendaklah dicatatkan dalam daftar Harta modal KEW.PA-2 dan daftar Inventori KEW.PA-3; 8. Pelanjutan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan dua minggu sebelum tamat tempoh kelulusan kpd Kuasa Melulus;

PROSES PELUPUSAN 9. Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan sebelum tamat tempoh pelupusan kepada kuasa melulus; 10. Melantik dua orang saksi yang terdiri daripada sekurang-kurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I bagi pelupusan melalui kaedah pemusnahan; 11. Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset KEW.PA-18 hendaklah disediakan selepas pelupusan dilaksanakan; 12. Mengemukakan Sijil Pelulpusan pelupusan dijalankan kepada Kuasa

KEW.PA-19 setelah Melulus;

13. Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset KEW. PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

Tempoh tindakan pelupusan :i.

Perlu dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan ;

•

Permohonan pelanjutan tempoh hendaklah dikemukakan kepada kuasa melulus 2 minggu sebelum tamat tempoh pelupusan;

x.

Pelanjutan tempoh dibenarkan sekali sahaja; dan

iv.

Pelupusan yang tidak dapat di laksanakan selepas pelanjutan tempoh, kelulusan pelupusan akan terbatal.

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA ASET

TAFSIRAN KEHILANGAN KEHILANGAN bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

TAFSIRAN HAPUSKIRA Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

KUASA MELULUS PERINGKATAN PERBENDAHARAAN (a)

Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000.

(c)

Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal: Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.

(k)

Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.

KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL (a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan (b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam. #

Pewakilan Kuasa di bawah Seksyen 5 Akta Pewakilankuasa 1956 – Kuasa Melulus Pelupusan dan Hapus Kira Aset Alih Kerajaan bertarikh 9 Mei 2008

URUS SETIA KEHLANGAN DAN HAPUS KIRA Unit Pengurusan Aset di Jabatan Pelajaran Negeri bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira. •

Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal (KEW. PA-2/KEW. 312)/Daftar Inventori (KEW. PA-3/KEW. 313) dan Laporan Awal kehilangan ( KEW. PA-28) bersama Laporan Awal Polis daripada Ketua Jabatan. (SEKOLAH/PPD)

(c)

Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal (Kementerian) bersama nama Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format KEW. PA-29.

SAMBUNGAN (a) Mendapatkan hasil siasatan polis. (c) Mendapatkan Laporan Akhir KEW. PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat. (e) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal. (g) Menyemak hapus kira

dan memastikan dokumen bagi permohonan lengkap dan teratur.

(i) Mendapatkan Sijil Hapus Kira KEW. PA-31 daripada Kuasa Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira.

SAMBUNGAN

•

Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkan kepada Perbendaharaan.

(n)

Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan Surcaj/Tatatertib KEW. PA-32 ke Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.

PROSES HAPUSKIRA 1. Melaporkan Kehilangan (a) (b)

Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

2. Laporan Awal – KEW. PA-28 (a)

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal jika kehilangan aset oleh kakitangan bawahannya. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di- peringkat Kementerian/Ibu Pejabat

2. Laporan Awal – KEW. PA-28 (a)

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal jika kehilangan aset oleh kakitangan bawahannya. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di- peringkat Kementerian/Ibu Pejabat

(b)

Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i)

Urusetia Kehilangan Jabatan Pelajaran Negeri melalui Pejabat Pelajaran Daerah; dan

(ii)

Jabatan Pelajaran (Urusetia Kehilangan) hendaklah mengemukakan Laporan Awal, Laporan Awal Polis bersama nama Jawatankuasa Penyisat KEW.PA-29 kepada Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran