Bekerja Dalam Tim.docx

 Bekerja Dalam Tim Komunikasi kelompok merupakan cara yang paling efektif untuk menyelesaikan masalah dalam masyarakat yang demokratis. Cara tersebut melibatkan orang lain dan menghasilkan keputusan yang mungkin memengaruhi kehidupan seluruh anggota kelompok secara dramatis. Kerja sama kelompok menjadi semakin penting pada saat perusahaan berkembang demikian pesat, dimana perusahaan tidak hanya berskala lokal, tetapi sudah berskala global. Orang-orang tidak dapat menyelesaikan tugasnya sendiri-sendiri, tetapi harus dibantu atau harus bekerja sama dengan orang lain. Dalam situasi seperti itu perusahaan memerlukan orang yang dapat berinteraksi dalam kelompok dan memberikan kontribusi penting dalam kelompok itu untuk menyelesaikan masalah-masalah kelompok serta mencapai tujuan kelompok. Dalam kehidupan bisnis, para manajer madya dalam dunia industri menghabiskan sebanyak 35% hari kerja mereka per minggu untuk mengadakan rapat, dan bagi manajemen puncak bertambah sampai kira-kira 50% (Doyle & Straus dalam Haryani, 2001 : 252). Hal ini menunjukkan bahwa komunikasi dalam kelompok merupakan sesuatu yang tidak mungkin dihindari dalam kehidupan bisnis. Agar dapat berkomunikasi dalam kelompok, seseorang harus memahami dinamika kelompok. Dinamika kelompok yaitu interaksi yang terjadi di antara orang-orang yang ada dalam kelompok tersebut( Stoner dalam Haryani, 2001 : 252 ). Dalam konteks penyelenggaraan suatu rapat, dinamika kelompok menyangkut interaksi antara orangorang yang ada di dalam rapat tersebut. Suatu pertemuan diselenggarakan dengan tujuan tertentu dan pencapaian tujuan tersebut, salah satunya dipengaruhi oleh dinamika kelompok. Oleh karena itu, pemahaman dinamika kelompok menjadi sangat penting dalam suatu rapat atau pertemuan. Selanjutnya, dinamika itu sendiri dapat dianalisis lebih lanjut dalam hal peran yang dimainkan oleh maisngmasing peserta rapat, norma kelompok, dan pengambilan keputusan dalam kelompok. 1. Peran yang dimainkan oleh peserta rapat Dalam rapat, setiap individu akan memainkan peran tertentu yang membantu kelompok untuk mencapai tujuannya. Terdapat tiga jenis peran menurut Bovee & Thill, 1995 : 581) : 

Peran yang berorientasi pada diri sendiri (self oriented roles) Peran yang berorientasi pada diri sendiri dimotivasi terutama oleh kebutuhan

pribadi seseorang. Misalnya, seorang peserta rapat yang bersifat controlling yaitu

mendominasi rapat untuk menunjukkan superioritasnya atau masalah yang menyangkut dirinya sendiri dan tidak memperhatiakn masalah lain. 

Peran yang berhubungan dengan kelompok (group maintenance roles) Dalam rapat, seseorang berpikir dan bertindak dengan mengacu pada

sumbangannya terhadap pencapaian tujuan rapat. Misalnya dengan memberikan tanggapan terhadap peserta lain, baik berupa perhatian secara verbal seperti memberikan tanggapan, memberikan persetujuan atau ketidaksetujuan dengan alasanalasan yang rasional, atau memberikan perhatian secara nonverbal dengan melihat ke orang lain yang sedang berbicara. 

Peran sebagai fasilitator (task facilitating roles) Peran sebagai fasilitator dilakukan dengan koordinasi, yaitu menunjukkan

hubungan antara ide-ide dari para peserta, mengklarifikasi isu atau lontaran pendapat, dan meringkas pendapat-pendapat dari peserta lain. 2. Norma kelompok Norma kelompok merupakan perilaku standar yang diterima kelompok untuk anggotanya (Hanafi dalam Haryani, 2001 : 253). Dengan demikian norma menentukan batas wilayah antara perilaku yang diterima dan yang tidak diterima kelompok. Oleh karena itu, seorang individu yang menjadi anggota suatu kelompok akan memiliki norma yang relatif sama dengan anggota lain dalam kelompok itu. 3. Pengambilan keputusan kelompok Beberapa keputusan akan diambil secara bersama-sama oleh beberapa orang karena pengambilan pengambilan keputusan tersebut terlalu besar dan kompleks untuk dilakukan sendiri atau karena keputusan tersebut menyangkut banyak pihak. Dalam bisnis, pembuatan keputusan secara kelompok sering terjadi. Kelebihan dan kekurangan bekerja dalam kelompok 

Kelebihan bekerja dalam kelompok Beberapa manfaat bekerja dalam kelompok adalah : 

Lebih kuat Kekuatan gabungan orang-orang yang bekerja dalam kelompok membuahkan hasil yang lebih baik daripada bekerja sendiri. Seperti kata pepatah, lidi yang

disatukan akan lebih kuat dan lebih baik hasilnya daripada jika masing-masing lidi berdiri sendiri. 

Lebih kreatif Dalam suatu kelompok ada banyak informasi pendukung sehingga suatu ide yang kecil bisa dikembangkan menjadi sebuah ide yang besar. Demikian juga, satu ide dapat berkembang menjadi ide-ide lain yang lebih banyak.



Lebih banyak belajar Pada saat bekerja dalam kelompok, seseorang bisa sekaligus belajar. Pada saat mengemukakan ide atau pendapat, ia belajar mengungkapkan pendapatnya sendiri. Demikian juga saat ia menerima pendapat atau ide-ide dari orang lain, maka ia belajar dari orang lain. Para anggota kelompok meningkatkan pemahaman akan gagasan mereka dalam memberi dan menerima pendapat dari orang lain.



Kemungkinan melaksanakan keputusan lebih besar Dalam suatu kelompok, orang-orang melaksanakan berbagai keputusan yang perumusannya dibantu oleh para angotanya. Oleh karena mereka terlibat dalam perumusan keputusan, maka lebih besar kemungkinan mereka dalam melaksanakan keputusan. Menyusun keputusan partisipatif merupakan strategi yang baik untuk memastikan bahwa karyawan mengikuti rekomendasi yang dibuat kelompok.



Kelemahan bekerja dalam kelompok Meskipun bekerja dalam kelompok memiliki kelebihan, tetapi ia juga menimbulkan

masalah-masalah, kesulitan, dan kerugian diantaranya : 

Membutuhkan waktu lebih lama Setiap keputusan memerlukan pendapat dan komentar dari anggota dan hal itu membutuhkan waktu yang relatif lebih lama. Keengganan seseorang untuk bekerja dalam kelompok biasanya berhubungan dengan masalah prosesnya yang lambat, tidak praktis, dan membuat frustasi.



Kemungkinan didominasi individu Dalam kelompok seringkali terdapat orang-orang yang ingin mendominasi suatu diskusi. Keinginan untuk mendominasi tersebut membuat mereka mengecilkan hati anggota lain dalam memberikan kontribusi yang bermanfaat. Dengan demikian, anggota tersebut tidak jadi memberikan kontribusi dan hanya ada kontribusi dari mereka yang mendominasi saja.



Mengandalkan satu individu Bergabung dalam kelompok memungkinkan tanggung jawab anggota kelompok dalam hal memberikan kontribusi yang tersebar ke seluruh anggota. Lebih dari itu, penyebaran itu memungkinkan seseorang untuk membrikan kontribusi yang kecil saja atau bahkan sama sekali tidak memberikan kontribusi. Ia mengandalkan pada individu yang dinilai lebih mampu dan bersedia memberikan kontribusinya.



Menekan individu untuk menyesuaikan diri Dalam suatu kelompok sering terdapat tekanan untuk menyesuaikan diri. Para anggota lebih sering memberikan pendapat setuju terhadap suatu masalah karena mereka lebih menghargai keanggotaan dan penerimaan mereka dalam kelompok daripada resiko untuk terlibat dalam konflik ketidaksetujuan.

 Rapat yang Produktif Rapat adalah setiap jenis maksud tertentu dari orang-orang yang datang bersama-sama untuk melaksanakan bisnis perusahaan. Rapat juga dapat didefinisikan sebagai pertemuan dua orang atau lebih untuk membicarakan dan merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Agar penyelenggaraan rapat berhasil, acara rapat harus direncanakan dengan baik. Perencanaan rapat akan beberapa hal diantaranya : 

Penentuan tujuan Sebelum mengadakan rapat, perlu ditentukan tujuan rapat. Penentuan tujuan rapat akan mempertajam pusat perencanan dan mengantisipasi hasil-hasil yang diinginkan dari rapat tersebut. Rapat yang diselenggarakan dengan tujuan berbeda akan memperoleh hasil yang berbeda pula.



Mengantisipasi hasil Hasil-hasil yang diperoleh dari suatu rapat diantisipasi kemungkinannya. Dengan mengantisipasihasil rapat, dapat disusun suau hubungan jika-maka. Misalnya pada suatu rapat perundingan. Sebelum rapat diselenggarakan, sudah diantisipasi terlebih dahulu hasil seperti apa saja yang kira-kira diperoleh. Misalnya, apabila persetujuan tidak dapat dicapai, apa yang harus dilakukan pemimpin rapat. Apabila suasana rapat terus memanas adan cenderung anarkis, apa yang harus dilakukan. Apabila masing-masing pihak sebenarnya sudah tidak terlalu mementingkan kepentingannya sendiri, tetapi keputusan tidak kunjung tercapai, apa

yang harus dilakukan. Pada prinsipnya, apa yang akan dilakukan tergantung pada pimpinan rapat itu sendiri. 

Memilih peserta rapat Pedoman umum yang dapat digunakan adalah hanya mengundang mereka yang benar-benar berperan penting dalam rapat tersebut. Mereka yang akan memutuskan suatu hal berdasarkan hasil rapat akan diundang beserta dengan mereka yang terkait dengan masalah yang dibahas. Tidak ada ketentuan baku mengenai jumlah orang yang akan diundang. Nmaun, dari tujuan rapat dapat ditentukan berapa orang yang kira-kira harus diundang. Misalnya rapat informasional, semua anggota organisasi atau semua karyawan dapat diundang. Rapat pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan mengundang pihak pengambil keputusan dan pihak-pihak yang terkait dengan keputusan tersebut. Sementara dalam rapat perundingan, diundang pihak-pihak yang terlibat dalam suatu perkara yang sedang dirundingkan.



Penyusunan agenda Dalam suatu rapat, kemudi yang mengarahkan berjalannya rapat adalah agenda. Agenda harus menyentuh topik-topik yang akan dibahas agar mencapai tujuan tertentu. Agenda sebaiknya tidak terlalu berat sehingga bisa berakibat seseorang merasa takut untuk datang. Namun, agenda sebaiknya juga jangan terlalu ringan agar orang tidak merasa tidak perlu datang.



Pertimbangan waktu Rapat-rapat pada umumnya biasanya dimulai jam 09.00, waktu kedatangan karyawan ke kantor dan dimulainya kegiatan rutin. Selain itu, rapat juga bisa diadakan jam 13.00 saat karyawan sudah bekerja setengah hari dan beristirahat. Namun , pada rapat-rapat tertentu, bila masalah yang dibicarakan sangat penting, rapat dapat dimulai pada jam berapa pun, dan berlangsung sangat lama bahkan tidak menghiraukan waktu berakhirnya. Menyangkut waktu dimulai dan berakhirnya rapat perlu direncanakan dan ditetapkan sebelumnya. Setelah itu, waktu bisa diinformasikan kepada peerta rapat sehingga mereka dapat mempertimbangkan penggunaan waktu rapat secara efisien.



Pertimbangan lokasi Pertimbangan lokasi pada umumnya memperhatikan masalah ketersediaan ruangan, kapasitas ruangan, kelayakan ruangan, dan alasan lain. Rapat rutin bisanya diadakan di dalam kantor. Biasanya, setiap perusahaan memeiliki rung yang khusus

digunakan untuk rapat. Rapat yang mengundang seluruh anggota organisasi atau seluruh karyawan biasanya diadakan di perusahaan sendiri. Jika perusahaan tidak memiliki ruangan yang cukup, maka dipilihkan lokasi di luar perusahaan, tetapi masih di dalam kota. Rapat yang mengundang banyak orang dari luar perusahaan dan berasal dari berbagai instansi biasanya memilih tempat khusus. Sementara, rapat pemegang saham biasanya diadakan di hotel-hotel berbintang. Mereka mengkehendaki ruangan yang bersih, nyaman, perlengkapan yang andal, kemanan yang terjamin, dan makanan yang representatif. Dalam penyelenggaraan rapat perlu diperhatikan beberapa hal yaitu : 

Undangan rapat Undangan rapat harus memuat informasi mengenai hari, tanggal, jam, tempat, dan acara rapat. Undangan juga sebaiknya diedarkan di waktu yang tepat. Apabila undangan diedarkan terlalu jauh dari waktu pelaksanaan rapat bisa menyebabkan peserta lupa akan adanya undangan tersebut, sedangkan undangan yang terlalu dekat bisa menyebabkan peserta kurang memiliki waktu untuk mempersiapkan rapat atau bahkan sudah memiliki rencana lain pada jam tersebut.



Urutan pelaksanaan rapat  Urutan rapat dengan pembahasan satu masalah : -

Pembukaan Pembukaan rapat dibedakan dibedakan memnjadi dua yaitu pembukaan rapat oleh pejabat yang biasanya diawali dengan pemukulan “gong” atau dengan ketukan palu dan pembukaan rapat oleh pemimpin rapat yang menyatakan bahwa rapat siap dimulai yang diawali dengan doa menurut agama dan kepercayaan masing-masing peserta rapat.

-

Pembahasan Setelah rapat dibuka, kemudian diulas tujuan rapat, materi yang akan dirapatkan, perkembangan pembahasan, dan waktu berakhirnya rapat. Rapat berjalan dengan pemberian pendapat dari masing-masing peserta sebagai tanggapan atas pendapat dari peserta lainnya.

-

Penyimpulan/perumusan Setelah membahas materi rapat dan diperoleh kesimpulan, kesimpulan tersebut bisa dirumuskan secara eksplisit. Selain iyu, nisa juga kesimpulan belum dihasilakn hingga berakhirnya rapat. Nmaun

karena waktunya sudah haisa dan tidak mungkin memperpanjang waktu lagi, hasil rapat saat itu dijadikan kesimpulan, dan peserta rapat dimohon untuk memikirkan lebih jauh kelanjutan dari rapat tersebut.  Urutan rapat dengan pembahasan dua masalah : -

Pembukaan Sama dengan yang dibahas sebelumnya, dimana pembukaan rapat dibedakan dibedakan memnjadi dua yaitu pembukaan rapat oleh pejabat yang biasanya diawali dengan pemukulan “gong” atau dengan ketukan palu dan pembukaan rapat oleh pemimpin rapat yang menyatakan bahwa rapat siap dimulai yang diawali dengan doa menurut agama dan kepercayaan masing-masing peserta rapat.

-

Pembagian tugas Jika materi rapat cukup banyak dan luas, biasanya dilakukan pembagian tugas dimana peserta dibagi menjadi beberapa kelompok sesuai dengan topik atau materi yang akan dibahas.

-

Diskusi/rapat kelompok Masing-masing kelompok mengadakan diskusi/rapat mengenai topik yang telah ditetapkan oleh pemimpin rapat atau yang telah disepakati bersama.Jika dipandang perlu, kelompok bisa dibagi lagi menjadi beberapa subkelompok yang lebih kecil. Pada waktu yang ditentukan, setiap subkelompok akan berkumpul dan menjadi satu dalam kelompok, penyajiannya adalah sebkelompok tersebut dan subkelompok lain bisa memberikan pendapatnya atau mengomentari hasil pembahasan subkelompok. Dari pembahasan subkelompok tersebut kemudian diambil kesimpulan kelompok. Hasil itu selanjutnya diajukan ke rapat pleno.

-

Rapat pleno Rapat pleno adalah rapat yang dihadiri oleh kelompok-kelompok, dimana masing-masing kelompok menyampaikan hasil pembahasan yang telah dilakukan yang selanjutnya kelompok lain akan memberikan ulasan atau pandangan mengenai topik atau masalah tersebut.

-

Perumusan

Pada umumnya, perumusan dilakukan oleh suatu tim tersendiri yang disebut tim perumus. Namun, dapat pula perumusan diambil oleh beberapa anggota kelompok yang dipilih menjadi anggota tim perumus. 

Pengaturan ruang rapat Pengaturan rapat yang tidak tepat menyebabkan pelaksanaan rapat tidak berjalan dengan lancar. Apalagi bila rapat dihadiri oleh pihak luar, pengaturan yang kurang tepat memberikan image bahwa penyelenggara tidak membuat perencanaan secara matang. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengaturan ruang rapat diantaranya: -

Penerangan Masalah penerangan menjadi relatif lebih penting bila rapat menggunakan

penerangan buatan. Rapat yang memerlukan penerangan buatan misalnya rapat yang diadakan di dalam gedung atau ruangan, baik yang diadakan siang maupun malam hari. Usahakan agar tersedia penerangan yang cukup agar dapat mengenali dengan jelas tulisan dan beda lainnya. Namun, penerangan sebaiknya tidak terlalu berlebihan karena bisa membuat mata sakit dan ruangan menjadi lebih panas. Penerangan untuk rapat yang diadakan di luar ruangan pada waktu siang hari lebih banyak bergantung pada sinar matahari. Usahakan sebagian besar tempat duduk peserta membelakangi matahari. Dengan demikian mereka dapat melihat objek dan tulisan dengan jelas tanpa membuat mata silau. - Ventilasi Ventilasi sangat penting dalam penyelenggaraan rapat. Ventilasi yang kurang baik menyebabkan peserta rapat merasa cepat lelah. Rapat yang diadakan dirungan berpendingin (AC) tidak lagi memerlukan ventilasi karena suhu sudah diatur oleh alat tersebut.Namun demikian, sebaiknya ruangan sudah bersih sehngga ketika AC dinyalakan udaranya menjadi segar. Rapat yang dilaksanakan di dalam ruangan atau gedung yang tidak ber-AC sudah seharusnya udara diupayakan dapat masuk dan keluar melalui lubang angin dan jendela. Selain itu, bisa juga digunakan kipas angin. - Tempat duduk Ada lima cara untuk pengaturan tempat duduk, yaitu setengah lingkaran , lingkaran, U, kelas, dan empat persegi panjang. Pengaturan tempat duduk dalam

suatu rapat ditendukan oleh jumlah peserta, luas ruangan, dan tingkat interaksi yang dinginkan. 

Perlengkapan rapat Untuk menjamin rapat berlangsung dengan lancar, perlu dipersiapkan peralatan rapat sebelumnya. Peserta rapat sebaiknya mempersiapkan keperluan rapat individu seperti alat tulis, kertas, kalkulator, dan jika perlu notebook. Dan tanggung jawab penyelenggara rapat adalah perlengkapan rapat yan bersifat umum diantaranya : - Sound system dan microphone Alat tersebut digunakan untuk memperkeras suara agar dapat didengar dengan jelas oleh peserta rapat. Oleh karena tujuannya hanya agar dapat didengar dengan jelas, maka diusahakan volume suara sepantasnya saja. Penggunaan sound system yang terlalu keras akan mengurangi profesionalisme penyelenggara rapat. Selain itu, tidaklah etis jika rapat didengar oleh pihak lain. - Papan tulis atau flip chart dan perlengkapannya Peralatan tersebut disediakan bial pembicara perlu menuliskan sesuatu yang berhubungan dengan rapat. Perlengkapan papan tulis dan whiteboard adalah kapur tulis dan spidol dengan berbagai warna dan penghapus. Untuk ruangan dan situasi tertentu, sering digunakan flip chart dengan perlengkapan kertas dan spidol. - Proyektor Proyektor merupakan alat untuk memproyeksikan tulisan, gambar, angkaangka, atau film/video ke layar.



Akomodasi Apabila rapat diikuti oleh peserta dari luar kota dan harus menginap, peyelenggara perlu memperhatikan masalah akomodasi. Misalnya dengan menyediakan kendaraan khusus yang akan menjemput dan mengantar peserta dari penginapan ke tempat rapat. Dapat juga dengan menyediakan penginapan yang dekat dengan tempat rapat sehingga masalah akomodasi diperkirakan tidak emngganggu kelancaran rapat.



Kesehatan Pada penyelenggaraan rapat yang relatif panjang, misalnya dua hari atau lebih, panitia perlu memperhatikan masalah kesehatan. Dlam hal ini, Pnitia perlu

memperhatikan menu makanan, menyediakan obat-obatan, dan menyediakan pelayanan dokter.