Bab 7 Penghapusan Perbekalan

7

PENGHAPUSAN PERBEKALAN

Penghapusan

perbekalan

merupakan

kegiatan

pembebasan

barang

dari

pertanggungjawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Secara lebih operasional, penghapusan perbekalan merupakan pengakhiran fungsi perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi ter tentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Dengan demikian, dalam kegiatan penghapusan perbekalan harus mempertimbangkan alasan -alasan normatif tertentu. Muara berbagai pertimbangan tersebut tidak lain adalah demi efektivitas dan efisiensi kegiatan organisasi. A. Beberapa Kriteria untuk Penghapusan Perbekalan Ada beberapa alasan yang harus diperhatikan untuk bisa m e nyingkirkan atau menghapus perbekalan, dan beberapa alasan ter sebut adalah sebagai berikut. 1. Perbekalan yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak Perbekalan ini perlu disingkirkan dengan beberapa alasan. Pertama, apabila perbekalan tersebut digunakan terns dapat membahaya kan keselamatan pemakai perbekalan ini. Kedua, kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan sudah tidak dapat mencapai tingkat yang optimal, apalagi dibandingkan biaya operasional yang relatif tinggi. Dengan demikian, apabila perbekalan ini dioperasikan terus, jelas akan menimbulkan inefektivitas dan inefisiensi organi sasi. 2. Perbekalan yang sudah ketinggalan zaman (out of date) Mungkin sekali perbekalan yang sudah ketinggalan zaman me rupakan perbekalan yang belum rusak. Namun demikian, perbekalan semacam ini perlu disingkirkan atau dihapus dengan pertimbangan, perbekalan ini dipandang memerlukan dan menghabiskan biaya (cost) yang relatif tinggi, baik berkaitan dengan bahan, tenaga, waktu, maupun output, baik ditinjau dari sisi kuantitas maupun kualitas apabila dibandingkan dengan menggunakan perbekalan yang relatif baru. 3. Perbekalan yang berlebihan Perbekalan yang berlebihan mungkin sekali relatif belum rusak dan tidak ketinggalan zaman. Perbekalan ini perlu dihapuskan dengan beberapa alasan. Bab 7 Penghapusan Perbekalan

92

Pertama, snafu organisasi tidak mungkin meng gunakan seluruh perbekalannya dalam waktu yang bersamaan dan yang sekiranya memang perbekalan tersebut tidak perlu digunakan secara bersamaan. Kedua, apabila perbekalan yang sifatnya berlebihan tersebut tidak disingkirkan tentunya membutuhkan biaya, baik biaya perawatan maupun biaya gaji untuk personel yang merawat barang. Ketiga, perbekalan tersebut membutuhkan tempat penyimpan an, sehingga bila perbekalan tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat, dan yang keempat, apabila perbekalan tersebut akan d i gunakan di masa mendatang, mungkin sekali perbekalan tersebut sudah merupakan perbekalan yang ketinggalan zaman (out of

date). 4. Perbekalan yang hilang Secara administratif, perbekalan yang hilang harus disingkir kan. Hal ini penting dilakukan, selain sebagai satu bentuk per tanggung jawaban pemakai, pengambilan keputusan dan tindakan sebagai konsekuensi atas hilangnya perbekalan tersebut, juga untuk pengambilan keputusan maupun tindakan manajemen perbekalan berikutnya, khususnya pengadaan perbekalan guna menghindari gangguan ataupun stagnasi kegiatan suatu unit kerja. B. Cara-Cara Penghapusan Perbekalan Ada beberapa alternatif untuk melakukan penghapusan perbekalan. dan beberapa alternatif tersebut adalah sebagai berikut: 1. Dijual atau dilelang Dengan cara ini berarti organisasi akan memperoleh sejumlah kontraprestasi berupa uang hasil penjualan perbekalan. 2. Ditukarkan dengan perbekalan lain yang dibutuhkan oleh institusi Dengan cara ini berarti organisasi akan menukarkan perbekalan yang dimiliki (dengan beberapa alasan yang dapat dipertanggung jawabkan) dengan perbekalan yang dibutuhkan oleh organisasi. Dengan cara ini harus mempertimbangkan dan mengacu pada prinsip -prinsip pengadaan perbekalan dengan cara menukarkan, antara lain perbekalan yang ditukarkan harus benar-benar sudah tidak dibutuhkan institusi,

nilai

perbekalan

yang

dipertukarkan

harus

sepadan,

dan

saling

menguntungkan kedua belah pihak.

Bab 7 Penghapusan Perbekalan

93

3. Dipindahkan Penghapusan dengan cara dipindahkan adalah secara fisik perbekalan yang sudah tidak dibutuhkan dimutasikan ke unit kerja lain ataupun kantor/institusi cabang. Dengan demikian, pemusnah an perbekalan ini sifatnya masih dalam ruang lingkup organisasi inter nal. 4. Dihibahkan Penghapusan perbekalan dengan cara dihibahkan berarti organi sasi memberikan secara cuma-cwna kepada pihak/organisasi lain yang membutuhkan perbekalan yang dihapuskan tersebut. 5 . Pemanfaatan kembali (recycle) Penghapusan dengan cara pemanfaatan kembali ini berarti barang yang dihapus kemudian diubah menjadi barang lain yang memiliki fungsi dan kegunaan berbeda dari fungsi dan kegunaan barang semula. 6. Dimusnahkan Penghapusan perbekalan dengan cara dimusnahkan adalah perbekalan benarbenar dihilangkan/dimusnahkan, dan hal ini dilakukan apabila cara penghapusan perbekalan yang lain sudah tidak mungkin untuk diimplementasikan. Apa pun cara penghapusan perbekalan yang dilakukan, penanggung jawab dalam pengelolaan perbekalan harus meneliti, mengecek ke benaran alasan penghapusan perbekalan, dan membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan yang ditandatangani oleh penanggung jawab pengelola perbekalan, pihak yang menyetujui, maupun yang menerima perbekalan (bila ada). Adapun contoh Berita Acara Penghapusan Perbekalan dapat dilihat pada Contoh Formulir 7.1.

Bab 7 Penghapusan Perbekalan

94

BERITA ACARA PENGHAPUSAN BARANG Nomor:... Pada hari ini … tanggal …..bulan….. tahun……. Kami yang bertanda tangan di bawah ini: 1. ........................ sebagai Ketua 2. ........................ sebagai Sekretaris 3. ........................ sebagai Anggota 4. ........................ sebagai Anggota 5. ........................ sebagai Anggota Bertindak selaku Panitia Penghapusan Barang yang dibentuk dengan Surat Keputusan ………........... No…… tanggal telah mengadakan pemeriksaan barang-barang sebagaimana terlampir pada tanggal …… bulan .... tahun….. Berdasarkan hasil pemeriksaan, barang-barang tersebut dalam keadaan .... (rusak / ketinggalan zaman/ berlebihan/ hilang). Selanjutnya, kami memutuskan barang-barang tersebut dihapuskan dengan cara .... (dijual/ dilelang/ dihibahkan/ dipindahkan/ ditukarkan/ dimusnahkan). Demikian berita acara ini dibuat dalam rangkap ... untuk dapat dipergunakan seperlunya. Dibuat di :................................................ Tanggal : ............................................... Panitia Penghapusan Barang 1. ...................................sebagai Ketua (tanda tangan) 2. ...................................sebagai Sekretaris 3. ...................................sebagai Anggota 4. ...................................sebagai Anggota 5. ...................................sebagai Anggota

Mengetahui .......................................... .....................................

Contoh Formulir 7.1 Berita Acara Penghapusan Barang (Perbekalan)

Bab 7 Penghapusan Perbekalan

95

LAMPIRAN BERITA ACARA PENGHAPUSAN BARANG No. Urut

Nama Barang

Kode

Spesifikasi Barang

Keterangan

Tanggal ........................ Panitia Penghapusan Barang

............................ Ketua

................................ Sekretaris

Contoh Formulir 7.2 Lampiran Berita Acara Penghapusan Barang Penting dicatat pula bahwa apabila penghapusan/penyingkiran perbekalan dilakukan dengan cara dijual maka dalam Berita Acara Peng hapusan Perbekalan harus jelas ditulis kepada siapa perbekalan tersebut dijual dan berapa nilai hasil penjualan. Di samping itu, Berita Acara Penghapusan Perbekalan tersebut harus dilampiri Berita Acara Serah Terima Barang. Apabila penghapusan perbekalan tersebut dilakukan dengan cara ditukarkan, dalam Berita Acara Penghapusan Perbekalan juga harus jelas secara tertulis perbekalan tersebut ditukarkan dengan perbekalan apa, dengan siapa, dan berapa nilai perbekalan tersebut. Berita Acara tersebut juga harus dilampiri dengan Berita Acara Serah Terima Barang. Begitu pula, apabila penghapusan perbekalan di lakukan dengan cara dihibahkan dengan pihak lain, dalam Berita Acara Penghapusan Perbekalan harus jelas tertulis kepada siapa perbekalan tersebut dihibahkan, selain harus pula dilampirkan Berita Acara Serah Terima Barang. Sementara itu, apabila penyingkiran perbekalan dilakukan dengan cara dipindahkan, harus jelas secara tertulis ke mana perbekalan tersebut dipindahkan, di samping harus ada juga Berita Acara Serah Terima Barang.

Bab 7 Penghapusan Perbekalan

96

C. Proses Kegiatan dan Administrasi Penghapusan Perbekalan Untuk melakukan kegiatan penghapusan atau penyingkiran perbekalan, pertama tama yang harus dilakukan adalah penelitian ke layakan penyingkiran perbekalan tertentu yang hendak dihapuskan. Kegiatan ini dilakukan oleh unit kerja "pemilik" perbekalan yang akan dihapuskan bersama dengan penanggung jawab pengelola perbekalan. Langkah berikutnya adalah membuat beberapa alternatif cara penghapusan perbekalan yang hendak ditempuh, yang kemudian menentukan satu cara penghapusan perbekalan yang paling meng untungkan, baik dengan pertimbangan finansial maupun non finansial. Setelah itu, meminta persetujuan pada pimpinan ter tinggi, khususnya sebagai penanggung jawab dalam pengelolaan perbekalan. Setelah memperoleh persetujuan dari pimpinan, tahap berikutnya adalah memasuki tahap implementasi penghapusan perbekalan sesuai dengan cara penghapusan perbekalan yang ditentukan. Bersamaan dengan tahap implementasi ini, panitia penghapusan perbekalan harus membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan, dan unit kerja "pemilik" perbekalan tersebut melakukan inventarisasi perbekalan berkaitan dengan kegiatan penghapusan perbekalan, dan apabila menggunakan model Kartu Barang, unit kerja harus mengisi formulir Kartu Barang, khususnya pada kolom Penghapusan Barang sesuai dengan cara penghapusan perbekalan yang dilakukan.

Bab 7 Penghapusan Perbekalan

97