Bab 6 Pemeliharaan Perbekalan

6

PEMELIHARAAN PERBEKALAN

Berkaitan dengan kegiatan pemeliharaan perbekalan telah berkembang suatu pemeo bahwa pemeliharaan perbekalan jauh lebih sulit daripada pengadaan perbekalan. Kebenaran pemeo ini kiranya akan mudah kita dapati di beberapa institusi dengan me lihat adanya perbekalan yang telah dimiliki organisasi yang tidak terawat, kotor, asal penempatannya, berserakan, tidak siap pakai pada waktu dibutuhkan, penampilan barang yang tidak sesuai dengan umur barang, ataupun umur pemakaian barang tidak men capai batas waktu yang optimal. Tentu gejala-gejala dan tanda tanda seperti ini harus dikurangi, bahkan dihapuskan dalam setiap organisasi karena apabila hal ini dibiarkan, jelas selain akan menghambat aktivitas dan produktivitas kerja organisasi itu sendiri, juga merupakan satu sumber pemborosan bagi organisasi. Dengan demikian, kegiatan pemeliharaan perbekalan harus mendapat per hatian sebagaimana mestinya bagi setiap organisasi. Penting ditekankan pula bahwa kegiatan pemeliharaan perbekalan merupakan kewajiban bagi setiap personel dalam setiap organi sasi. Dengan demikian, kegiatan pemeliharaan perbekalan tidak mungkin diserahkan semuanya pada unit kerja tertentu ataupun pihak eksternal, kecuali memang pemeliharaan perbekalan tersebut pada tahap tertentu harus ditangani oleh unit kerja tertentu yang secara teknis memang lebih menguasai.

A. Arti Penting dan Tujuan Pemeliharaan Perbekalan Pemeliharaan perbekalan adalah setiap kegiatan untuk memper tahankan kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil perbekalan, baik usaha yang bersifat preventif maupun represif sehingga setiap perbekalan yang ada senantiasa merupakan perbekalan yang siap pakai (ready for use) dan umur pemakaian perbekalan mencapai batas waktu yang optimal. Dari batasan pengertian pemeliharaan perbekalan tersebut dapat ditegaskan bahwa yang hendak dicapai dalam kegiatan pemeliharaan perbekalan adalah menjaga dan Bab 6 Pemeliharaan Perbekalan

85

menjamin setiap perbekalan yang ada tetap mampu berfungsi sebagaimana mestinya sewaktu perbekalan ter sebut dibutuhkan sehingga kegiatan-kegiatan dalam organisasi tidak mengalami hambatan maupun stagnasi. Di samping itu, pe meliharaan perbekalan diarahkan agar umur pemakaian perbekalan dapat mencapai batas waktu yang optimal (sesuai batas waktu yang telah ditetapkan). Dengan demikian, pemeliharaan perbekalan juga ditujukan untuk mendukung efisiensi organisasi. Agar mampu mendukung kelangsungan kegiatan organisasi dan efisiensi organisasi, pemeliharaan perbekalan dapat dilakukan dengan tindakan perawatan perbekalan, baik yang bersifat preventif (sebelum meng alami kerusakan) maupun represif (sesudah mengalami kerusakan). Dapat

digarisbawahi

bahwa

pemeliharaan

perbekalan

pada

hakikatnya

merupakan kegiatan untuk melakukan optimalisasi perbekalan baik secara fungsional maupun batas umur pemakaian perbekalan. Apabila kedua tujuan itu dapat direalisasikan, akan terjamin ke lancaran dan kelangsungan kerja bagi setiap unit kerja maupun ter capainya program efisiensi organisasi secara keseluruhan.

B. Cara Pemeliharaan Perbekalan Secara umum, cara pemeliharaan/perawatan perbekalan dapat dibedakan atas cara perawatan preventif (pencegahan) dan cara perawatan represif. Perawatan preventif merupakan cara perawatan perbekalan sebelum perbekalan mengalami kerusakan. Sementara pe rawatan represif merupakan cara perawatan perbekalan setelah perbekalan mengalami kerusakan. Agar perbekalan mampu mencapai batas umur pemakaian secara optimal, perawatan perbekalan secara preventif maupun perawatan represif perlu dilakukan. Perawatan perbekalan secara preventif perlu dilakukan secara periodik terhadap setiap perbekalan yang dirniIiki, sehingga frekuensi dan biaya perawatan secara represif dapat ditekan. Hal ini penting dilakukan karena secara nyata biaya perawatan preventif relatif jauh lebih rendah apabila dibandingkan dengan biaya perawatan secara represif. Khusus untuk perbekalan yang bersifat elektronik atau berkaitan dengan mesin, cara perawatan perbekalan dapat dibedakan dan dapat diklasifikasikan dalam beberapa tingkatan, dan tingkatan-tingkatan tersebut adalah sebagai berikut:

Bab 6 Pemeliharaan Perbekalan

86

1. Perawatan tingkat I Perawatan tingkat I ini bersifat perawatan pencegahan (pre ventive). 2. Perawatan tingkat II Perawatan tingkat II ini berupa pengecekan (check up). 3. Perawatan tingkat III Perawatan tingkat III ini bersifat perbaikan/penggantian (re pair/replacement). 4. Perawan tingkat IV Perawatan tingkat N ini bersifat revisi/perbaikan berat (re vised). 5. Perawatan tingkat V Perawatan tingkat V ini bersifat bongkar pasang secara menyeluruh. Masih berkaitan dengan perawatan untuk perbekalan yang sifatnya elektronik atau berkaitan dengan mesin, dan lebih khusus ber kaitan dengan perawatan perbekalan secara preventif, ada satu metode perawatan yang telah dikembangkan yang dikenal dengan istilah metode FITCAL. Metode ini merupakan metode perawatan perbekalan yang bersifat pencegahan dengan memperhatikan dan melakukan tindakan-tindakan tertentu. Istilah FITCAL sendiri merupakan akronim dari kata Feeling, Inspection, Tighten,

Clean, Adjusment, dan Lubrication. Secara operasional metode ini dapat dijelaskan se bagai berikut.

a. Feeling, artinya setiap operator/user harus memiliki kepekaan terhadap suatu kelainan dari peralatan/perbekalan yang dipakai, dan feeling ini dapat didasarkan pada perubahan suara, bau, warna, ataupun gerak yang tidak seperti biasanya secara normal.

b. Inspection, artinya jika terasa ada kelainan atau ketidakberesan peralatan maka pemakai peralatan/perbekalan harus segera me lakukan

pemeriksaan

dan

pengecekan.

c. Tighten, artinya membetulkan yang tidak beres, bisa dengan cara menguatkan ataupun membetulkan pada posisi yang normal dan sebagaimana mestinya.

d. Clean, artinya membersihkan peralatan/perbekalan secara periodik dan kontinu sehingga kotoran/debu tidak masuk pada mesin yang dapat membuat keausan dan kerusakan mesin/peralatan/ perbekalan.

e. Adjusment,

artinya

melakukan

tindakan

penyelarasan,

maksudnya

apabila

peralatan/mesin yang baru saja diperbaiki perlu dicoba dan atau diselaraskan kembali. Bab 6 Pemeliharaan Perbekalan

87

f.

Lubrication, artinya pemberian pelumas yang teratur dan tepat untuk mencegah keausan mesin. Walaupun metode FITCAL ini pada awalnya ditujukan untuk perawatan

preventif bagi perbekalan yang sifatnya elektronik atau berkaitan dengan mesin, kiranya dapat juga dijadikan pedoman bagi pegawai untuk melakukan pemeliharaan setiap perbekalan yang dimiliki organisasi dengan cara mengambil nilai-nilai yang ada dari metode tersebut, antara lain setiap pegawai atau petugas yang bertanggung jawab dalam pemeliharaan perbekalan untuk senantiasa melakukan tindakan perawatan dan pengecekan secara rutin, peka terhadap perubahan-perubahan yang menyimpang dari keadaan normal, segera melakukan tindakan pengecekan dan perbaikan setelah terjadi penyimpangan, dan senantiasa meng evaluasi atas tindakan perbaikan tersebut. Apabila pemeliharaan perbekalan dapat dilakukan secara opti mal tentunya hal ini akan mendukung pencapaian umur pemakaian perbekalan secara optimal. Tercapainya umur pemakaian perbekalan secara optimal selain ditentukan oleh diterapkannya

metode

pe meliharaan perbekalan sebagaimana mestinya

juga

ditentukan oleh cara penggunaan perbekalan itu sendiri. Oleh karena itu, cara penggunaan perbekalan itu sendiri penting dan harus mendapat perhatian untuk mencapai tujuan tersebut. Sehubungan dengan hal itu, personel pengguna (user) perbekalan harus menggunakan setiap perbekalan sebagaimana mestinya secara wajar dan sesuai dengan fungsi dan kapasitas kerjanya. Di samping itu, apabila berkaitan

dengan

barang-barang

elektronik

atau

mesin

harus

senantiasa

berpedoman pada Buku Petunjuk/Panduan Penggunaan atau pengoperasian perbekalan tertentu (operating instruction).

C. Pemeliharaan Perbekalan oleh Pihak Eksternal Pemeliharaan perbekalan sering dilakukan tidak hanya oleh pihak internal (organisasi yang bersangkutan), tetapi sering pula oleh pihak eksternal. Pemeliharaan perbekalan yang demikian biasanya dilakukan untuk perbekalan yang sifatnya khusus, utamanya secara teknis sehingga dibutuhkan penanganan oleh pihak eksternal yang benar-benar memiliki kompetensi dalam penanganan dan pemeliharaan perbekalan tersebut.

Bab 6 Pemeliharaan Perbekalan

88

Sehubungan dengan pemeliharaan perbekalan oleh pihak eks ternal tersebut,

secara

administratif

maupun

yuridis,

penting

di lakukan

perjanjian

pemeliharaan perbekalan di antara kedua belah pihak yang dituangkan dalam Surat Perjanjian Pemeliharaan Perbekalan. Karma pemeliharaan perbekalan oleh pihak eksternal ini membutuhkan biaya yang relatif tinggi, penting sekali selama perjanjian pemeliharaan perbekalan berlangsung, dari pihak organi sasi ada staf yang magang untuk belajar dari pihak pemelihara untuk melakukan pemeliharaan sendiri, sehingga

organisasi

tidak perlu menyewa pihak eksternal untuk melakukan

pemeliharaan perbekalan secara terus-menerus guna menghindari pemborosan dalam organisasi.

Bab 6 Pemeliharaan Perbekalan

89

PT Kawan Sejati JI. Papua 25 Yogyakarta

SURAT PERJANJIAN PERAWATAN MESIN No. 45/GC/VII/2007

Yang bertanda tangan di bawah ini: 1. Nama : Serafim Noven Tiara Vasya Jabatan : Kepala Wisma Gloria Instansi : Wisma Gloria Alamat : JI. Mgr. Soegijapranata 18 Yogyakarta Dalam hal ini bertindak dalam jabatan dan atas nama instansi tersebut di atas sebagai pemakai mesin sebagai berikut: No. 1. 2.

Spesifikasi Barang Gest Copier 2622 S Gest Copier 2732 C/W Platen Cover

No. Seri Mesin 9707010075 AL47840089

Lokasi Jl. Baru 14 Yogyakarta Jl. Baru 14 Yogyakarta

Dan selanjutnya disebut sebagai PIHAK I 2. Nama Jabatan Instansi Alamat

: Umar Karim : Pimpinan PT Kawan Sejati : PT Kawan Sejati : JI. Papua 25 Yogyakarta

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT Kawan Sejati yang selanjutnya disebut sebagai Pihak II Pihak I dan Pihak II telah menyetujui mengadakan perjanjian perawatan mesin tersebut di atas dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut: 1. Masa perjanjian ini berlaku selama periode waktu: tanggal 21 Juli 2007 sampai dengan tanggal 21 Juli 2008 2. Biaya perawatan mesin tersebut selama masa berlakunya per janjian ini adalah sebesar Rp 800.000,00 (delapan ratus ribu rupiah) dan dibayar di muka oleh Pihak I kepada Pihak II. 3. Biaya perawatan mesin tersebut tidak termasuk biaya untuk pem belian suku cadang dan bahan habis pakai. 4. Pihak II harus menugaskan teknisinya untuk melaksanakan ser vice/perawatan rutin atas mesin tersebut sesuai dengan ketentuan yang tertera di atas selama perjanjian perawatan mesin ini berlaku. 5. Bila terjadi kerusakan pada mesin tersebut dalam masa perjanjian ini maka Pihak II harus segera menugaskan teknisinya untuk melakukan perbaikan. Untuk perbaikan tersebut Pihak II tidak memungut biaya reparasi lagi kepada Pihak I. 6. Pelaksanaan perawatan maupun reparasi mesin tersebut dilakukan pada jam kerja Pihak II.

Bab 6 Pemeliharaan Perbekalan

90

7. Pihak I harus menyediakan daya dan tegangan listrik yang cukup serta bahan pakai standar untuk pekerjaan mesin tersebut. Atas pelanggaran ini maka segala klaim atas suku cadang atau bahan pakai yang tidak mencapai garansi pabrik bukan menjadi tanggung jawab Pihak II lagi. 8. Perjanjian ini hanya berlaku dalam kota yang memiliki cabang PT Kawan Sejati atau pinggiran kota dalam radius maksimal 30 KM dari cabang PT Kawan Sejati. 9. Pihak I harus membayar biaya tambahan untuk hal berikut: - Permintaan teknisi di luar jam kerja Pihak II. - Mesin berada di luar kota dengan radius lebih dari 30 KM dari cabang PT Kawan Sejati. - Semua parts yang diganti dan bahan pakai. 10. Perjanjian ini menjadi tidak berlaku sebelum masa perjanjian perawatan ini habis bila mesin tersebut telah dikerjakan oleh teknisi luar atau mesin tersebut telah dipindah tangan. 11. Perjanjian ini dibuat di Yogyakarta, tanggal 21 Juli 2007.

Pihak I

Pihak II

Serafim Noven Tiara Vasya

Umar Karim

Bab 6 Pemeliharaan Perbekalan

91