Bab 2 Pengadaan Perbekalan

2

PENGADAAN PERBEKALAN

Pengadaan perbekalan merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen perbekalan. Fungsi ini pada hakikatnya me rupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi,

jumlah

maupun

tempat,

dengan

harga

dan

sumber

yang

dapat

dipertanggungjawabkan. Serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan dari kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan sampai dengan penerimaan perbekalan. Setiap tahap dan langkah kegiatan pengadaan perbekalan tersebut harus mendapat perhatian secara proporsional guna mendukung kinerja setiap unit kerja maupun mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan. Dalam kegiatan pengadaan perbekalan terdapat berbagai macam alternatif maupun sistem yang dapat ditempuh. Di sisi lain, ada berbagai macam pertimbangan yang harus diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan pilihan atas cara dan sistem yang hendak dilaksanakan. Di samping itu, terdapat beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan untuk menentukan dan menetapkan tindakan dalam rangka pengadaan perbekalan. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian merupakan cara yang paling sering dilakukan oleh suatu organisasi pada umumnya. Sehubungan dengan hal itu, uraian dan bahasan mengenai pengadaan perbekalan dengan cara pembelian mendapat porsi yang relatif besar dalam bab ini.

A. Cara-Cara Pengadaan Perbekalan Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan perbekalan. Beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut 1. Membeli Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk Bab 2. Pengadaan Perbekalan

10

mendapatkan sejumlah perbekalan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Setelah transaksi jual-beli ini selesai, barang/perbekalan yang telah dibeli menjadi hak rnilik organi sasi. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi. ' 2. Meminjam Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontra prestasi (imbalan) dalam bentuk apa pun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi

ke butuhan

perbekalan

yang

sifatnya

sementara

dan

harus

memper timbangkan citra baik suatu organisasi. 3. Menyewa Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan perbekalan bersifat sementara dan temporer. 4. Membuat Sendiri Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus memper hatikan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila dibanding kan dengan cara pengadaan perbekalan yang lain. 5. Menukarkan Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan menukarkan perbekalan yang dimiliki dengan perbekalan yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara peng adaan perbekalan ini harus mempertimbangkan adanya saling meng untungkan di antara kedua belah pihak, dan perbekalan yang ditukar kan harus merupakan perbekalan yang sifatnya berlebihan atau perbekalan yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun ber nilai guna lagi. 6. Substitusi Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan cara mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

11

7. Pemberian/Hadiah Pemberian

(hadiah)

merupakan

cara

pemenuhan

kebutuhan

dengan

menggunakan perbekalan yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain. 8. Perbaikan/Rekondisi Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dengan jalan perbaiki perbekalan yang telah mengalami ke rusakan, baik dengan perbaikan satu unit perbekalan maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik di antara instrumen perbekalan yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit perbekalan, dat pada akhirnya satu atau beberapa unit perbekalan tersebut dapat d:. operasikan, dan kebutuhan perbekalan dapat dipenuhi. Di antara beberapa alternatif itu tentunya tidak dapat kita kata kan bahwa ada satu cara yang paling efektif dan efisien, tetapi pe milihan suatu alternatif pengadaan perbekalan di antara beberapa alternatif tersebut sangat tergantung dari sifat kepentingan dan kebutuhan, kondisi organisasional, maupun pertimbangan citra baik organisasi. Sebagai contoh, apabila kebutuhan perbekalan sifatnya sementara dan tidak selalu digunakan, akan lebih tepat cara peng adaan perbekalan yang dilakukan adalah dengan menyewa, bukan dengan cara membeli karena setelah kegiatan selesai, barang ter sebut tidak digunakan lagi. Dengan demikian, apabila dilakukan dengan cara membeli tentunya merupakan tindakan pemborosan. Penentuan cara pengadaan perbekalan, juga harus mempertimbang kan kondisi organisasional. Sehubungan dengan hal ini, dapat di ambil contoh, apabila kondisi keuangan suatu organisasi untuk se mentara tidak memungkinkan, cara pemenuhan kebutuhan perbekalan dapat dilakukan dengan cara meminjam misalnya, sehingga pemenuhan kebutuhan perbekalan tidak harus dengan cara pembelian. Namun demikian, suatu organisasi dalam pengadaan perbekalan pun harus tetap mempertimbangkan citra baik organisasi, dalam arti suatu organisasi jangan sampai memperoleh "cap" sebagai organi sasi yang "tukang pinjam barang" karena terlalu seringnya me minjam barang pada instansi atau unit kerja lain.

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

12

B. Sistem Pengadaan Perbekalan Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan menentukan sistem pengadaan perbekalan. Sistem pengadaan perbekalan tersebut meliputi sistem sentralisasi, sistem desentrali sasi dan sistem campuran. 1. Sistem Sentralisasi Yang dimaksud dengan sistem sentralisasi dalam pengadaan logistic yaitu cara pengadaan perbekalan di mana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit kerja dalam organisasi di berikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam peng adaan perbekalan dalam organisasi hanya dilayani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut. Pengadaan perbekalan dengan menggunakan sistem sentralisasi memiliki kelebihan dan kekurangan. Beberapa kelebihan peng gunaan sistem sentralisasi tersebut adalah sebagai berikut: a. dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapkan sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian di lakukan dalam partai besar sehingga organisasi/perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan oleh penjual (pemasok); b. dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost) sehingga akan mendukung efisiensi; c. dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran logistic antar bagianmu Adapun kekurangan-kekurangan dari penggunaan sistem sentralisasi ini adalah sebagai berikut. a. Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkin kan tidak cepat dilayani dan dipenuhi karena bagian pem belian masih menunggu daftar kebutuhan perbekalan dari unit -unit kerja yang lain ataupun karena prosedur pengajuan mau pun distribusi penyampaian perbekalan yang berlikuliku/birokratis sehingga tentunya akan dapat mempengaruhi tingkat efektifitas dan efisiensi kerja unit unit kerja dan organisasi secara keseluruhan.

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

13

b. Pemenuhan permintaan kebutuhan perbekalan pada unit unit kerja sebagai pengguna (user) dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama berkaitan dengan spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena bagian perbekalan khususnya bagian pengadaan perbekalan tidak mengetahui persis kebutuhan masing-masing unit kerja. 2. Sistem Desentralisasi Sistem desentralisasi, yakni sistem pengadaan perbekalan, di mana kewenangan pengadaan perbekalan diserahkan pada masing-masing unit kerja. Dengan sistem desentralisasi ini pun memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan. Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai berikut: a. kebutuhan atas perbekalan dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhan; b. menjamin ketepatan pembelian perbekalan karena masing-masing unit kerja mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan perbekalan nya. Adapun kekurangan-kekurangan dari sistem desentralisasi ini meliputi: a. Ada kecenderungan masing-masing unit kerja untuk me miliki perbekalan (barang-barang) baru, padahal perbekalan yang ada masih berdaya guna sehingga hal ini akan menimbulkan tertumpuknya barang-barang yang tidak diperlukan di beberapa bagian. b. Terdapatnya bermacam-macam perbekalan yang berbeda-beda bentuknya, ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak mendukung program standardisasi dan normalisasi, sekaligus tidak mendukung kemungkinan pertukaran perbekalan antarbagian/ unit kerja dalam suatu organisasi. c. Biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian dengan sistem ini tentunya dalam partai yang lebih kecil bila dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi se hingga otomatis jumlah potongan yang diberikan penjual juga relatif lebih kecil. d. Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi.

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

14

3. Sistem Campuran Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi

dan de sentralisasi.

Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja, khususnya kebutuhan perbekalan yang sifatnya spe sifik sesuai dengan tugas operasional unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila perbekalan dibutuhkan oleh seluruh unit atau beberapa unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila kebutuhan perbekalan ber sifat khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan perbekalan dilakukan dengan sistem desentralisasi. Beberapa hal yang dapat dijadikan acuan untuk menetapkan sistem pengadaan perbekalan yang akan diterapkan oleh suatu organisasi dari beberapa alternatif sistem pengadaan perbekalan tersebut selain berdasarkan keterkaitan jenis perbekalan dengan kebutuhan perbekalan unit-unit kerja, juga dapat bertolak dari pertimbangan ukuran organisasi, profesionalitas (kompetensi dan sikap mental) pegawai, dan kompleksitas dan tingkat beban kerja unit-unit kerja. C. Perencanaan Pengadaan dan Penentuan Kebutuhan Perencanaan pengadaan perbekalan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan dalam upaya untuk mengadakan kebutuhan berkaitan dengan penentuan kebutuhan, cara-cara pengadaan/prosedur pengadaan, maupun aturan-aturan yang harus diperhatikan dan dipatuhi dalam pelaksanaan peng adaan perbekalan. Sebagaimana kegiatan perencanaan pada umumnya, dalam perencanaan perbekalan pun senantiasa merujuk pada pertanyaan what (apa), why (mengapa), when (kapan),

where (di mana), who (siapa), dan how (bagaimana). Sehubungan dengan hal itu, dalam perencanaan perbekalan harus senantiasa dikembangkan dan diperhatikan beberapa pertanyaan berikut ini: 1. Barang apa yang akan diadakan? 2. Mengapa barang tersebut diadakan? 3. Kapan barang tersebut akan dibutuhkan? 4. Kapan barang tersebut akan diadakan? Bab 2. Pengadaan Perbekalan

15

5. Di mana barang tersebut akan diperoleh? 6. Siapa yang akan menggunakan barang tersebut? 7. Siapa yang akan mengadakan barang tersebut? 8. Berapa banyak barang yang akan diadakan? 9. Berapa harga barang-barang yang akan diadakan? 10. Bagaimana cara pengadaan barangnya? 11.Bagaimana prosedur pengadaan barang tersebut? 12. Bagaimana aturan-aturan pengadaan barang tersebut? Dengan bantuan beberapa pertanyaan tersebut akan dapat di peroleh berbagai pemikiran akan jenis dan spesifikasi barang yang akan diadakan, alasan-alasan yang kuat atas pengadaan barang, waktu pengadaan barang, sumber/tempat barang akan diperoleh, pihak-pihak yang bertanggung jawab dan berwenang dalam peng adaan barang, jumlah barang, harga barang, cara pengadaan barang, prosedur pengadaan barang, dan aturan-aturan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan pengadaan barang. Dengan berbagai macam pemikiran dan pertimbangan, akhir nya dapat ditentukan dan ditetapkan beberapa dan berbagai macam kebutuhan perbekalan. Penentuan dan penetapan kebutuhan perbekalan adalah kegiatan perumusan daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan oleh suatu organisasi dalam periode waktu tertentu. Daftar nama-nama barang tersebut biasa disebut dengan istilah Daftar Nominasi Barang. Penyusunan dan perumusan Daftar Nominasi Barang ini harus melibatkan beberapa pihak yang kompeten, antara lain pimpinan puncak, penanggung jawab keuangan (misalnya manajer keuangan), dan penanggung jawab dalam operasionalisasi perbekalan, pengawasan perbekalan, dan pelaksanaan pengadaan perbekalan (misalnya kepala bagian perbekalan dan atau kepala bagian rumah tangga). Daftar Nominasi Barang inilah yang dijadikan pedoman bagi pimpinan puncak, penanggung jawab keuangan, dan penanggung jawab pengadaan perbekalan untuk menyetujui maupun melaksanakan kegiatan operasional pengadaan perbekalan. Dalam Daftar Nominasi Barang ini selain memuat gambar an informasi mengenai nama dan spesifikasi barang serta jumlah barang yang akan diadakan, juga harus memuat gambaran informasi mengenai harga per satuan dan harga total guna memperhitungkan anggaran yang yang dibutuhkan.

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

16

Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan perbekalan, ada beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, yaitu sebagai berikut. 1. Faktor Fungsional Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbang kan bahwa dengan keberadaan perbekalan tersebut akan memper lancar proses pelaksanaan pekerjaan dan akan mempengaruhi hasil kerja (output) baik berkaitan dengan kuantitas maupun kualitas output sesuai dengan fungsi jenis perbekalan tersebut. 2. Faktor Biaya dan Manfaat Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbang kan bahwa dengan sejumlah pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah paling tidak memperoleh manfaat yang sepadan dengan sejumlah biaya yang telah dikeluarkan tersebut. Sehubungan dengan hal ini, tidak boleh mengabaikan kualitas barang yang dibutuh kan, sumber barang yang harus dapat dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau umur pemakaian barang yang paling menguntungkan. 3. Faktor Anggaran Dalam pengadaan perbekalan harus senantiasa mempertimbangkan ketersediaan anggaran dalam organisasi. Dengan memperhatikan faktor ini maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan perbekalan maupun berbagai macam alternatif jenis dan spesifikasi barang maupun cara-cara pengadaan perbekalan dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi. 4. Faktor Keamanan dan Kewibawaan (Prestise) Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan pejabat pemakai perbekalan tersebut untuk mendukung dan menjamin keamanan sesuatu yang berkaitan dengan jabatannya dan kewibawaan, baik bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi lembaga, baik dilihat dari publik internal maupun publik ekstern organisasi. 5. Faktor Standardisasi dan Normalisasi Dalam penentuan kebutuhan perbekalan hendaknya dipertimbangkan adanya standardisasi

dan

normalisasi

yang

ditetapkan

organisasi.

Standardisasi

merupakan pembakuan mengenai jenis, ukuran dan mutu suatu perlengkapan (perbekalan). Sementara normalisasi merupakan pembuatan ukuran-ukuran yang normal berdasar standar yang telah ditetapkan. Bab 2. Pengadaan Perbekalan

17

Penetapan kebutuhan perbekalan merupakan bagian kegiatan pengadaan perbekalan yang cukup krusial dan strategis karena kegiatan ini sangat menentukan tingkat efektivitas kerja setiap unit kerja sekaligus tingkat efisiensi organisasi secara keseluruhan. Hal ini disebabkan apabila terjadi kesalahan dalam penentuan kebutuhan akan mempengaruhi kuantitas maupun kualitas hasil kerja suatu unit kerja. Di samping itu, kesalahan dalam penentuan kebutuhan merupakan tindakan pemborosan. Hal ini bisa dimengerti karena perbekalan yang sebenarnya bukan merupakan kebutuhan atau pun belum seharusnya diadakan, kemudian diadakan, dan sebalik nya perbekalan yang sebenarnya sifatnya mutlak diadakan, justru tidak diadakan. Secara prosedural, nama-nama barang yang tercakup dalam daftar nama-nama barang yang akan diseleksi berasal dari usulan dan permintaan unit unit kerja. Sehubungan dengan hal ini, unit -unit kerja dalam suatu organisasi sebatas berwenang untuk meng ajukan usulan dan permintaan barang sesuai dengan kebutuhan nya kepada unit atau petugas yang telah ditetapkan. Usulan dan permintaan barang yang diajukan unit-unit kerja tentu merupa kan hasil dari proses penentuan kebutuhan perbekalan oleh masing -iasing unit kerja. Untuk mendukung efektivitas dan efisiensi kerja organisasi, hendaknya pengajuan usulan dan permintaan pengadaan/pembelian barang, khususnya untuk barang-barang nonrutin dilakukan secara periodik dengan menyesuaikan jadwal penyusunan anggaran tahunan organisasi. Setelah seluruh kebutuhan perbekalan dari unit unit kerja terkumpul sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan, pihak-pihak yang kompeten dalam pengambilan keputusan pengadaan perbekalan akan memulai proses penyusunan daftar nominasi barang. Secara teknis ada beberapa tahap dalam penentuan kebutuhan perbekalan, khususnya untuk kebutuhan perbekalan nonrutin. Beberapa tahap dalam penentuan kebutuhan perbekalan tersebut adalah sebagai berikut : 1. menyusun seluruh nama-nama barang (perbekalan) yang di butuhkan dengan selalu mempertimbangkan relevansi usul an perbekalan dengan fungsi unit kerja tertentu yang mengusulkan, pertimbangan biaya dan manfaat, maupun kepentingan dan tujuan organisasi secara keseluruhan; 2. menyusun daftar nama-nama kebutuhan perbekalan tersebut ber dasarkan skala prioritas : mutlak-penting-perlu

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

18

-

Mutlak, dalam arti bahwa pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya sangat mendesak dan harus ada.

-

Penting, dalam arti pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifatnya mendesak.

-

Perlu, dalam arti pemenuhan kebutuhan perbekalan tersebut sifat nya kurang mendesak.

Perlu dicatat bahwa ukuran skala prioritas (mutlak, penting, dan perlu) ini sifatnya relatif dan dinamis sejalan dengan per kembangan, kondisi finansial, dan kebijakan organisasi. 3. Menetapkan perbekalan yang pasti akan diadakan yang dituang kan dalam Daftar Nominasi Barang (daftar nama-nama barang yang pasti akan diadakan setelah diurutkan berdasarkan skala prioritas). Karena dalam penentuan kebutuhan perbekalan yang dituangkan dalam daftar nominasi barang harus memuat gambaran informasi harga per satuan barang dan sekaligus juga harus mempertimbangkan anggaran yang ada, pihak-pihak yang terlibat dalam penentuan dan penetapan kebutuhan perbekalan harus memiliki gambaran dan informasi atas harga barang-barang kebutuhan. Untuk memperoleh informasi harga barang-barang tersebut bisa dilakukan melalui surat penawaran yang masuk dari pemasok (sup plier), atau meminta informasi harga atas produk dari beberapa pemasok yang menyediakan barang-barang yang kita butuhkan, atau survei/observasi langsung di pasar (toko atau pemasok yang menyediakan barang-barang sesuai dengan yang kita butuhkan) maupun dapat memanfaatkan jasa dan fasilitas internet. Di samping itu, untuk memperoleh harga yang layak harus dilakukan per bandingan harga minimal dari tiga pemasok. Walaupun kebutuhan perbekalan dalam periode waktu tertentu telah disusun dalam daftar nominasi barang, tidak menutup kemungkinan suatu organisasi melakukan pengadaan perbekalan di luar nama-nama barang yang telah tertuang dalam daftar nominasi barang tersebut. Hal tersebut bisa dilakukan sepanjang didasarkan atas pertimbangan produktivitas unit kerja maupun produktivitas organisasi secara keseluruhan. Sebagai contoh kon kret, pada suatu saat peralatan yang bersifat vital untuk menjalan kan aktivitas pokok suatu unit kerja/organisasi mengalami kerusakan atau hilang. Dalam kondisi seperti ini tentu pengadaan perbekalan merupakan pilihan yang tidak bisa ditawar lagi. Adapun pro sedur pengadaan barang Bab 2. Pengadaan Perbekalan

19

yang demikian harus mengetahui dan mendapat persetujuan dari penanggung jawab keuangan mau pun pimpinan puncak sebagaimana prosedur pengadaan perbekalan melalui penyusunan daftar nominasi barang.

D. Pengadaan Perbekalan dengan Cara Pembelian Secara empiris, di antara beberapa alternatif cara pengadaan perbekalan, cara pengadaan perbekalan dengan pembelian merupakan yang dominan dilakukan oleh setiap organisasi. Oleh karena itu pengadaan perbekalan dengan cara pembelian ini akan dibahas secara lebih terperinci dan mendetail. 1. Tujuan/Orientasi Pembelian Pada

tahap

perencanaan,

perbekalan, setiap organisasi

pelaksanaan,

maupun

evaluasi

pem belian

hendaknya senantiasa memper hatikan dan

berpedoman pada tujuan dan atau orientasi pembelian itu sendiri. Adapun tujuan/orientasi

pembelian

tersebut

adalah

untuk

mendapatkan

perbekalan/material yang tepat, baik tepat mutu, tepat jumlah, tepat waktu, tepat sumber, tepat harga, tepat lokasi, dan tepat peraturan. a. Tepat Mutu Mutu (quality) yang tepat dalam arti ada kecocokan guna (suitability). Mutu yang terbaik dari suatu barang ialah bila barang yang dibeli dengan biaya terendah dapat memenuhi kebutuhan sebagaimana maksud barang tersebut dibeli. Dengan demikian pembelian barang hendaknya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan. b. Tepat jumlah Tepat jumlah (quality) dalam arti pembelian barang hendaknya dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan (tidak kurang dan tidak berlebihan). c. Tepat waktu Tepat waktu dalam arti, barang sudah tersedia pada saat di butuhkan. d. Tepat sumber Tepat sumber dalam arti, barang/material diperoleh dari sumber yang memenuhi persyaratan, antara lain sumber legal, punya kemampuan keuangan yang dapat diandalkan, punya keahli an dalam bidangnya, terpercaya (terjamin

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

20

penyerahan barang sesuai dengan spesifikasi/standar dan waktu yang telah di tetapkan), sanggup memberikan after sales service (bila di perlukan). e. Tepat harga Tepat harga dalam arti, harga dalam pembelian adalah harga yang wajar sesuai dengan situasi dan kondisi pasar pada waktu itu, yang diperoleh dari riset pasar dan analisis biaya dan harga. f.

Tepat tempat/lokasi Tepat tempat/lokasi dalam anti, barang dikirim ke tempat yang sesuai dengan permintaan user atau pemesan.

g. Tepat peraturan Tepat peraturan dalam arti pembelian dilaksanakan dengan mengikuti peraturan yang diberlakukan, baik oleh pemerintah maupun perusahaan. Beberapa orientasi pembelian tersebut selain dijadikan pedoman dalam melaksanakan pembelian, juga dapat dijadikan sarana untuk mengevaluasi atas pelaksanaan pembelian maupun tindakan pem belian berikutnya. 2. Siklus Pembelian dan Pengelolaan Administrasi Pengelolaan administratif dalam pengadaan perbekalan pada dasar nya merupakan perwujudan sekaligus konsekuensi dari tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang dibangun dan dilembagakan oleh suatu organisasi. Sehubungan dengan hal itu, pengelolaan administratif dalam pengadaan perbekalan merupakan suatu implementasi dari serangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh suatu unit kerja atau pejabat tertentu menurut rangkaian urutan kerja secara teratur dan relatif permanen (tetap) di dalam pengadaan perbekalan. Dengan demikian, pengelolaan administratif dalam pengadaan perbekalan tidak bisa dilepaskan dari serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan itu sendiri. Karena pengadaan perbekalan yang dilakukan oleh sebagian besar organisasi dominan dilakukan dengan cara pembelian, uraian dan pembahasan berikut lebih mengacu dan menekankan pengelolaan administratif pengadaan perbekalan dengan cara pembelian. Pengelolaan administratif pengadaan perbekalan dengan cara pembelian tentu juga tidak bisa dilepaskan dari serangkaian kegiatan pengadaan perbekalan

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

21

dengan cara pembelian itu sendiri. Pengadaan perbekalan dengan cara pembelian dilakukan melalui serangkaian kegiatan, dan serangkaian kegiatan pembelian tersebut biasa di sebut dengan istilah siklus pembelian. Serangkaian proses dalam kegiatan pembelian perbekalan akan ditentukan oleh penetapan pilihan dari beberapa alternatif pilihan dalam cara pembelian oleh suatu organisasi. Secara luas, pembelian dapat dibedakan atas pembelian tanpa pesanan dan pembelian dengan melakukan pemesanan. Pembelian dengan tanpa melakukan pemesanan berarti organisasi/perusahaan melakukan pembelian langsung, yakni pembelian yang dilakukan oleh pegawai sendiri yang telah ditunjuk secara langsung datang ke supplier tertentu untuk melakukan transaksi pembelian sejumlah barang. Cara pembelian seperti ini sering pula disebut dengan pembelian swakelola karena cara pembelian ini direncanakan, dikerjakan, dan diawasi sendiri oleh organisasi/perusahaan. Sementara pem belian dengan pemesanan, bisa dilakukan dengan penunjukan langsung ataupun pemilihan. Yang dimaksud dengan penunjuk an langsung adalah pembelian dengan cara melakukan pemesanan barang dengan menunjuk langsung kepada 1 (satu) penyedia barang

(supplier) tertentu. Sementara yang dimaksud pembelian melalui pemilihan adalah sebelum

melakukan

purchasing

order,

organisasi/perusahaan

melakukan

pemilihan terhadap beberapa supplier de ngan cara organisasi/perusahaan (sebagai pembeli) menerima surat penawaran barang secara formal dari beberapa

supplier, dan setelah terjadi kesesuaian, baik ditinjau dari sisi teknis maupun harga de ngan salah satu supplier di antara sejumlah supplier, organisasi/ perusahaan akan melakukan purchasing order kepada supplier yang dipilih tersebut. Penting dicatat bahwa tidak berarti dengan pembelian langsung ataupun penunjukan langsung, organisasi sebagai pembeli tidak perlu melakukan pemilihan terhadap bebe rapa supplier, tetapi dalam pembelian langsung maupun penunjukan organisasi/perusahaan pun harus senantiasa membandingkan di antara beberapa

supplier, dan kemudian organisasi mernilih salah satu supplier yang dipandang paling menguntungkan guna me menuhi kebutuhan perbekalan organisasi. Penetapan pilihan akan cara pembelian perbekalan akan menentu kan panjang pendeknya proses kegiatan dan jenis kegiatan yang akan dilakukan. Penetapan pilihan atas beberapa alternatif pengadaan perbekalan akan ditentukan oleh peraturan organisasi yang telah ditetapkan yang mengatur batas-batas kapan

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

22

pembelian langsung bisa dilakukan, penunjukan langsung dan pemilihan harus dilaku kan. Biasanya aturan-aturan tersebut didasarkan pada nilai rupiah barang yang akan diadakan, misalnya harga pembelian di bawah Rp 5.000.000,00 bisa dilakukan dengan cara pembelian langsung, Rp 5.000.000,00 - Rp 25.000.000,00 dengan penunjukan langsung, dan di atas Rp 25.000.000,00 dengan pemilihan. Pembelian dengan melakukan pemesanan, baik melalui pe nunjukan langsung maupun pemilihan harus melewati prosedur yang relatif lebih panjang dibandingkan dengan cara pembelian langsung. Pembelian langsung biasanya dilakukan untuk pembelian barang-barang yang sifatnya relatif kecil, baik ditinjau dari sisi kuan titas maupun nilai barang, dan atau pembelian terhadap barang habis pakai maupun barang tahan lama yang bersifat mendadak. Pem belian langsung akan melalui beberapa tahapan kegiatan mulai dari proses penerimaan dan penelitian Daftar Permintaan Pem belian, survei/observasi/riset pasar dan atau langsung ke pemasok yang telah dipercaya, transaksi pembelian, pembayaran sampai dengan penerimaan barang. Adapun serangkaian kegiatan pembelian dengan melakukan pemesanan akan melalui beberapa tahapan yang harus dilalui, dan beberapa tahapan kegiatan tersebut dapat dijelaskan dan diuraikan secara terperinci sebagai berikut. 1. Menerima Daftar Permintaan Pembelian secara empiris dari beberapa institusi, Daftar Permintaan Pem belian sering disebut dengan istilah Bon Permintaan Barang atau Surat Permintaan Pengadaan Barang atau Surat Permintaan Pembelian atau Bon Gudang. Daftar Permintaan Pembelian ini diisi dan diajukan oleh setiap unit kerja dalam organisasi kepada unit kerja tertentu ataupun pejabat tertentu yang diberi tugas dan wewenang untuk melakukan pengelolaan pengadaan perbekalan, khususnya untuk memenuhi kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja dalam suatu organisasi. Berkaitan dengan unit kerja ataupun pejabat yang ditunjuk memenuhi kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja dalam organisasi tersebut ditentukan oleh struktur organisasi yang di bangun dan ditetapkan, dan secara empirik bagian ini antara lain disebut dengan numenklatur, seperti Bagian Perbekalan, Bagian Perbekalan, Bagian Gudang, Bagian Tata Usaha, Bagian Bab 2. Pengadaan Perbekalan

23

Adminis trasi, Bagian Administrasi Umum, Bagian Umum, Sekretariat, dan semcamnya. Guna mendukung efisiensi dalam pengadaan perbekalan hendak nya pengajuan Daftar Permintaan Pembelian dilakukan secara periodik menurut jangka waktu tertentu. Pengajuan Daftar Per mintaan Pembelian untuk barangbarang nonrutin dan atau barang -barang yang sifatnya tahan lama, seperti perabot, peralatan, dan perlengkapan kantor dapat dilakukan setahun sekali yang di sesuaikan jadwal penyusunan anggaran tahunan organisasi. Daftar ini berguna untuk menyusun Anggaran Tahunan Pem belian Barang. Sementara pengajuan Daftar Permintaan Pembeli an untuk barang kebutuhan yang sifatnya rutin dan atau habis pakai dapat dijadwalkan dan dilakukan seminggu sekali. Pen jadwalan pengajuan usulan dan permintaan kebutuhan barang secara periodik dimaksudkan untuk mendukung efektivitas dan efisiensi unitunit kerja maupun unit pengelola perbekalan, baik yang melakukan perencanaan perbekalan, pelaksanaan pengadaan perbekalan, maupun yang melakukan pendistribusian perbekalan. Di samping itu, penjadwalan pengajuan usulan dan permintaan perbekalan tersebut dimaksudkan untuk mendukung pembinaan pe gawai dan unit kerja menuju pegawai dan unit kerja yang mampu melakukan segala tugas maupun aktivitasnya secara terarah dan terencana. Lembar surat permintaan barang dengan berbagai macam sebutannya sebagaimana disebutkan di atas, secara empirik sering sekaligus digunakan sebagai surat penyerahan barang. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan efisiensi karena unit perbekalan/ gudang tidak perlu membuat dan mengisi kembali sejumlah item barang sesuai dengan permintaan unit kerja ke dalam Surat Pe nyerahan Barang. Adapun bentuk dan isi Surat Permintaan Pengadaan Barang dapat dilihat pada contoh formulir 2.1.1 dan 2.1.2 berikut ini.

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

24

IDENTITAS ORGANISASI

SURAT PERMINTAAN BARANG No. SPB Tanggal

: :

Unit/bagian : No.

Nama dan Spesifikasi Barang

Jumlah

Satuan

Yang Disetujui

Menyetujui, Kabag. Perbekalan/Ka. Gudang

Penerima

Yang Meminta Ka. Biro/Bag./Subbag...

………………………………..

……………………….

………………………………

Contoh Formulir 2.1.1. Surat Permintaan Barang

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

25

UNIVERSITAS GADJAH GAMA Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Jalam Mpu Tantular 59 Yogyakarta Telepon (0274) 575741 Faksimile (0274) 585858 No. BG : 06 Tanggal : 25 Juni 2008

BON GUDANG Unit/bagian : Tata Warkat No.

Nama dan Spesifikasi Barang

Jumlah

Satuan

Yang Disetujui

1.

Tinta Printer: Canon BC 02

2

Buah

2.

Brief Ordner GoBi 8402F

7

Buah

ACC: 1 buah ACC

3.

Risograph Ink: RISO 569A

2

Bungkus

ACC

4. 5. … Menyetujui, Kabag. Logistik

Penerima

Yang Meminta Ka. Bag. Tatta Warkat

Umar Bakri

Trieman

Krisna Wiranti

Contoh Formulir 2.1.2 Surat Permintaan Barang dalam Bentuk Bon Gudang 2. Meneliti Daftar Permintaan Pembelian Setelah Daftar Permintaan Pembelian diterima oleh unit kerja atau pejabat tertentu yang telah diserahi kewajiban dan wewenang meneliti serta mengambil keputusan atas permintaan barang dari unit-unit kerja maka Daftar Permintaan Pembelian ini dikoreksi dan kemudian diambil keputusan untuk dikabulkan atau tidak dikabulkan permintaan barang tersebut. Khusus untuk permintaan barang non rutin dari unit unit kerja, pemeriksaan dan pengabulan permintaan kebutuhan perbekalan didasarkan pada daftar nominasi barang. Sementara permintaan barang-barang yang bersifat rutin mendasar kan pada kegiatan operasional masing-masing unit kerja maupun laporan pemakaian barang. Dengan demikian, apabila permintaan barang dari unit kerja menyimpang dari daftar nominasi barang atau anggaran pembelian yang telah ditetapkan maupun menyimpang dari kegiatan operasional unit kerja dan meragukan kebenaran laporan pemakaian barang, Bab 2. Pengadaan Perbekalan

26

Kepala Bagian Perbekalan atau penanggung jawab dalam pengadaan perbekalan dapat mengambil keputusan untuk tidak menyetujui permintaan pengadaan perbekalan tersebut atau melakukan penelitian dan pengecekan terhadap usulan permintaan kebutuhan perbekalan maupun laporan pemakaian barang, sebelum mengambil keputusan dan tindakan menyetujui atau tidak menyetujui permintaan kebutuhan perbekalan tersebut. Dengan demikian, Kepala Bagian Perbekalan atau penanggung jawab dalam pengadaan perbekalan memiliki posisi yang strategis dan krusial dalam upaya pengawasan pengendalian pengadaan perbekalan. Guna

mendukung

efektivitas

pengendalian

perbekalan

dalam

arganisasi, hendaknya pengajuan Daftar Permintaan Pembelian khususnya untuk barang-barang kebutuhan rutin dan atau habis pakai dilampiri Laporan Pemakaian Barang sehingga bagian atau pejabat yang diberi tugas dan wewenang dalam pengelolaan perbekalan, sekaligus dapat melakukan pengendalian terhadap penggunaan/pemakaian barang. Adapun bentuk dan isi Laporan Pemakaian Barang dapat dilihat pada contoh formulir 2.2.1 dan 2.2.2 berikut ini.

IDENTITAS ORGANISASI

LAPORAN PEMAKAIAN BARANG Periode : ………………..

No. LPB Tanggal

: :

Unit/Bagian : No.

Kode Barang

Nama dan Spesifikasi Barang

Jumlah Awal Periode

Jumlah Pemakaian

Jumlah Akhir Periode

Keterangan

Mengetahui Manajer/Kabag./Kasubag.... (atasan langsung pelapor)

Manajer/Kabag./Kasubag......... (nama unit pemakai/pelapor)

………………………………

………………………………

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

27

Contoh Formulir 2.2.1. Laporan Pemakaian Barang RS PANTI WALUYO JI. Gejayan 65 - 67 Yogyakarta Telp. (0274) 565767, 124123 Fax. (0274) 567333

No. LPB : 03 Tanggal : 25/06/08

LAPORAN PEMAKAIAN BARANG Periode: Bulan Mei Juni 2008

UNIT/BAGIAN: Personalia No.

Kode Barang

1.

05 01

Computer Form : Geha Top Cut 38 S, ukuran 9.5"x11"

2.

0601

Tinta Printer Canon BJ Cartridge BC 03

3.

07 02

Folder: Gung Yu

4.

08 01

Kertas HVS Folio 80 Gr.: Sinar Dunia

Nama dan Spesifikasi Barang

Jml Jml Jml. Awal Akhir Pemakaian Periode Periode 5 Rim 4 Rim 1 Rim

Keterangan -

1 Buah

1 Buah

0 Rim

-

15 Buah

10 Buah

5 Buah

-

2 Rim

0 Rim

-

2 Rim

Mengetahui Manajer Umum

Kabag. Personalia

Serafim Noven T., SH, M.Psi.

Pergiwati, S.E.

Contoh Formulir 2.2.2. Laporan Pemakaian Barang

3. Memilih Pemasok (Supplier) Setelah ditetapkan perbekalan yang pasti akan diadakan oleh pejabat yang berwenang, langkah berikutnya organisasi melalui pejabat yang telah ditunjuk mencari dan memilih penjual atau pemasok atau supplier yang tepat. Biasanya yang melakukan penelitian atas pesanan pembelian maupun pemilihan serta penentuan pe masok adalah unit pembelian atau petugas yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas pembelian. Adapun kriteria penjual atau pe masok yang tepat adalah sebagai berikut:

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

28

(a)

pemasok yang menyediakan perbekalan sesuai dengan ke butuhan organisasi, baik berkaitan dengan jenis maupun spesifikasinya

(b) pemasok yang legal (c) pemasok yang dapat dipercaya (d) pemasok yang dapat memberikan harga yang paling layak (harga paling murah di antara harga yang ditawarkan oleh pemasok yang lain, dengan jenis, tipe, merek ataupun spe sifikasi serta kualitas barang yang sama) (e) pemasok yang secara spesial relatif dekat dengan organisasi/perusahaan. Hal ini penting diperhitungkan karena selain akan mengurangi overhead

cost, juga akan mem permudah maupun mempercepat proses pelayanan purnajual oleh pihak supplier, misalnya pelayanan servis apabila barang mengalami kerusakan selaina barang yang dibeli masih dalam masa jaminan. Sehubungan dengan kegiatan pemilihan dan penetapan supplier ini, setiap organisasi harus senantiasa memperhatikan bahkan akan lebih baik memiliki beberapa arsip atas surat perkenalan perusahaan dan surat penawaran dari supplier yang masuk, maupun menjalin relasi khususnya dengan pemasok-pemasok barang yang biasa digunakan/dipakai organisasi. Di samping itu, untuk mem peroleh supplier yang tepat, bila memungkinkan juga bisa dilaku kan dengan melakukan observasi atau survei langsung ke pasar dengan cara melakukan perbandingan di antara beberapa supplier yang ada. Dalam rangka pemilihan supplier yang tepat, suatu organisasi di samping harus senantiasa melakukan perbandingan di antara supplier, juga penting untuk selalu mengingat bahwa harus meng hindari kepercayaan seratus persen secara terus-menerus pada satu pemasok sehingga organisasi

tidak

pernah

melakukan

perbanding an

dan

mengikuti

perkembangan jenis barang maupun harga yang diberikan penjual maupun pemasok yang lain. 4. Memasukkan Pesanan (Order)

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

29

Setelah organisasi menetapkan pemasok, langkah berikutnya adalah memasukkan pesanan (order). Untuk memasukkan order atau melakukan pemesanan barang dapat dilakukan dengan cara bertelepon, mengirim faksimile, mengirim surat pesanan, atau datang langsung ke supplier dengan atau tanpa mengajukan surat pesanan. Apa pun cara yang ditempuh dalam memasukkan order harus jelas barang yang dipesan, baik berkaitan dengan jenis, merek, tipe atau spesifikasi yang lain, jumlah, cara pembayaran, cara pe nyerahan barang, konsekuensi-konsekuensi atas ketidaksesuaian dengan pesanan, dan kesepakatan lain antara pemesan dengan pe masok, antara lain pemberian potongan harga oleh pemasok kepada pembeli/pemesan, penanggung pajak, dan biaya yang lain. Sehubungan dengan hal-hal di atas kiranya penting diketahui beberapa macam mengenai cara pembayaran/waktu pembayaran, potongan harga, dan penyerahan barang. 4.1. Cara Pembayaran/Waktu Pembayaran a. Bayar muka, yakni pembayaran harga sebelum barang di terima atau sebelum barang ada. b. Bayar tunai (cash), yakni pembayaran harga barang secara tunai bersama dengan surat pesanan. c. Bayar belakang, yakni pembayaran yang dilakukan beberapa lama setelah barang diterima. d. CAC (Cash and Carry), yakni harga barang dibayar lebih dahulu sebelum dibawa, atau uang diterima lebih dahulu baru barang dikirimkan kepada pembeli. e. COD (Cash on Delivery), yakni pembayaran dilakukan pada waktu barang diserahkan kepada pembeli f.

Remburs, yakni pembeli harus membayar harga barang yang dibeli kepada pengangkut barang (perusahaan pengangkut an) pada waktu barang diserahkan.

g. Pada waktu dokumen tiba, yakni pembayaran dilaksanakan ketika dokumen barang yang dibeli tiba (di bank).

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

30

4.2. Potongan Harga a. Potongan tunai, yakni potongan harga yang diberikan kepada pembeli yang membayar tunai (pembelian dalam jumlah besar). b. Korting atau discount, yakni potongan harga yang diberikan kepada pembeli yang membeli barang dalam jumlah besar. c. Rabat, yakni potongan yang diberikan kepada agen dan toko- toko yang membeli barang untuk dijual lagi dengan harga jual yang ditentukan oleh penjual pertama. d. Refaksi, yakni potongan harga dari penjual karena adanya kesalahan mutu pada barang yang dikirimkan. 4.3. Penyerahan Barang a. Loko gudang, yakni barang diserahkan oleh penjual kepada pembeli sebelum

dibungkus

atau

belum

ditimbang

(pem beli

harus

menanggung ongkos pengepakan, penimbangan, dan lain-lain). b. Eks gudang, yakni penjual menyerahkan barang yang dibeli dari gudang dan ongkos pengepakan, penimbangan, dan lain-lain ditanggung oleh pembeli. c. Frangko stasiun, yakni ongkos untuk mengangkut barang dari gudang sampai tiba di stasiun kereta api ditanggung oleh penjual. d. Frangko gudang pembeli, yakni semua ongkos termasuk ongkos pengangkutan sampai barang tiba di gudang pembeli ditanggung penjual. e. F.O.B. (Free on Board), yakni penjual menanggung semua ongkos sampai

barang

dimuat

di

atas

kapal,

sedangkan

ongkos

pengangkutan selanjutnya ditanggung oleh pembeli. f.

C & F (Cost and Freight), yakni semua ongkos termasuk biaya pengangkutan barang dengan kapal ditanggung oleh penjual.

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

31

g. C.I.F (Cost Insurance and Freight), yakni semua ongkos yang dikeluarkan untuk barang yang dibeli termasuk asuransi dan biaya pengangkutan dengan kapal ditanggung oleh pen jual. h. F.O.R. (Free on Rail), yakni semua ongkos hingga barang yang dibeli dimuat ke dalam gerbong kereta api ditanggung oleh penjual. i.

F.O.S. (Free on Station), yakni penjual menanggung semua ongkos mengangkut barang tiba di stasiun, sedangkan ongkos untuk mengangkut barang ke dalam gerbong kereta api dan ongkos angkut ditanggung oleh pembeli.

j.

F.A.S. (Free Alongside Ship), yakni penyerahan barang kepada pembeli sampai di sisi kapal, sedangkan semua ongkos sampai barang dimuat ke dalam kapal menjadi tanggungan pembeli.

k. F.O.S. (Free Overside Ship), yakni biaya pemindahan barang dari kapal ke motor boat sudah termasuk dalam harga barang. l.

C.I.F.I.C.(Cost Insurance and Freight Inclusive Commision), yakni semua ongkos tambahan kapal, komisi, termasuk premi asuransi ditanggung oleh penjual.

Apabila

suatu

organisasi

dalam

melakukan

pemesanan

barang

menggunakan dan menyampaikan Surat Pesanan Barang atau Order Pembelian atau Purchase Order maka contoh formulir Surat Pesanan Barang atau Order Pembelian tersebut dapat dilihat pada contoh formulir 2.3.1, 2.3.2, dan 2.3.3 berikut ini.

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

32

IDENTITAS ORGANISASI No. OP Tanggal Kepada: ……………………………….. ………………………………. ………………………………...

ORDER PEMBELIAN No.

Nama dan Spesifikasi Barang

Tanggal Terima Cara Pembayaran Penyerahan Barang

Jumlah

Satuan

Keterangan

: : :

Manajer................... (Pejabat Verifikator)

Kabag …………….. (Pejabat Penanggung Jawab)

………………………….

…………………………………

/Kasie... (Pejabat Pelaksana)

…………………………

Contoh Formulir 2.3.1. Order Pembelian

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

33

PT PURA PROFITA PUTRA Jalan Gajayana 56-58 Yogyakarta Telp. (031) 555777, 124321 Fax. (031) 567331 No.OP : 04 Tanggal : 3/06/2008 ADVANTAGE COM JI. Palang Merah 35 YOGYAKARTA

ORDER PEMBELIAN No.

Nama dan Spesifikasi Barang

1.

Printer HP Laser Jet 5P

2.

Kertas Printer : HVS Kualitas Super, Ukuran 9.5 11 Produksi Trisakti

4. 5.

Jumlah Satuan Keterangan 2 15 15

Buah

-

Box

-

Tinta Printer : Canon BJ Cartridge BJ 02

5

Buah

-

Tinta Printer Canon BJ Cartridge BJ 03

5

Buah

-

Tanggal Terima Cara Pembayaran Penyerahan Barang

: 4 Juli 2008 : COD (cash on delivery) : Franco Gudang Pembeli

Manajer Keuangan

Ka. Bag Perbekalan

Ka. Sie Pembelian

Pradana

Laksi Lundi

Panca Andalas

Contoh Formulir 2.3.2. Order Pembelian (Tanpa Kalkulasi Harga)

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

34

PT PURA PROFITA PUTRA Jalan Gajayana 56-58 Yogyakarta Telp. (031) 555777, 124321 Fax. (031) 567331 No.OP : 04 Tanggal : 3/06/2008 ADVANTAGE COM JI. Palang Merah 35 YOGYAKARTA

ORDER PEMBELIAN No.

Nama dan Spesifikasi Barang

1. 2.

Printer: HP Laser Jet 5P Kertas Printer: HVS Kualitas Super, Ukuran 9.5”x11”, Produksi Trisakti Tinta Printer: Canon BJ 02 Tinta Printer: Canon BJ 03

3. 4.

Buah Box

Harga per Satuan (Rp) 12.500.000 80.000

25.000.000 400.000

Buah Buah

210.000 200.000

1.050.000 1.000.000

Jumlah

Satuan

2 5 5 5

Total 1 : Discount : 10% Total 2 : PPN : Biaya Lain-lain( kirim, meterai, ...............................................................) Total Pembayaran

Tanggal Terima Cara Pembayaran Penyerahan Barang

Jumlah (Rp)

27.450.000 2.745.000 24.705.000 24.705.000

: 4 Juli 2008 : COD (cash on delivery) : Franco Gudang Pembeli

Manajer Keuangan

Ka. Bag Perbekalan

Ka. Sie Pembelian

Pradana

Laksi Lundi

Panca Andalas

Contoh Formulir 2.3.3 Order Pembelian (Dengan Kalkufasi Harga) 5. Menyimak/Memantau Pesanan Menyimak order merupakan kegiatan pemantauan terhadap pesanan. Hal ini untuk menjamin ketepatan waktu datangnya pesan an di samping untuk melakukan tindakan-tindakan antisipatif karena ketidaktepatan datangnya pesanan, baik pesanan datang terlambat maupun datang lebih Bab 2. Pengadaan Perbekalan

35

awal dari waktu yang telah disepakati kedua beIah pihak. Penyimakan order ini dapat dilakukan dengan melakukan komunikasi dengan supplier melalui telepon ataupun memanfaatkan jasa teknologi informasi yang lain (faksimile ataupun e-mail). Dalam rangka pemantauan pesanan, unit pembelian atau petugas yang bertanggung jawab dalam pembelian dapat dibantu dengan membuat Buku Pengecekan Pesanan. Buku ini berfungsi untuk me ngetahui dan mengecek pemesanan barang atas permintaan bagian gudang atau unit-unit kerja, sehingga dapat diketahui sejauh mana pesanan barang tersebut diproses maupun ditindaklanjuti. Bentuk tindak lanjut pemesanan barang bisa berupa pemesanan ulang atau pembatalan pemesanan karena terjadi sesuatu hal. Apabila dalam suatu organisasi telah memiliki beberapa gudang, maka buku pengecekan pesanan dibuat per gudang untuk mempermudah dan mempercepat pengecekan pesanan barang. Adapun kolom-kolom yang penting dalam buku pengecekan pesanan dapat dilihat pada contoh formulir 2.4 berikut ini.

BUKU PENGECEKAN PESANAN No.

Nama dan Spesifikasi Barang

Nomor Pesanan

Tanggal Pesanan

Metode dan Tanggal Pengecekan

Keterangan Hasil Pengecekan

Tanggal Terima Barang

Nomor Kode Terima Barang

1. 2. 3. 4. 5. 6. ...

Contoh Formulir 2.4. Buku/Lembar Pengecekan Pesanan Pengisian beberapa kolom dalam buku pengecekan pesanan dapat dijelaskan sebagai berikut. - Kolom nama dan spesifikasi barang harus ditulis sesuai dengan yang ada pada surat pesanan. - Kolom nomor pesanan harus diisi sesuai dengan yang tertera pada surat pesanan. - Kolom tanggal pesanan harus diisi sesuai dengan yang tertera pada surat pesanan. - Kolom metode dan tanggal pengecekan ditulis sesuai dengan metode pengecekan (misalnya telepon, kirim faksimile, e-mail, sms) dan tanggal pengecekan. - Kolom Hasil Pengecekan diisi sesuai dengan informasi dari supplier atas pesanan, misalnya sudah dikirim, baru dipersiapkan, baru dipak, akan dikirim tanggal tertentu, menunggu barang tiba, dan sebagainya.

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

36

-

Kolom tanggal terima barang diisi sesuai dengan tanggal pe nerimaan barang dari supplier. Kolom nomor kode bukti terima barang diisi sesuai dengan nomor kode bukti terima barang yang ada pada formulir bukti terima barang. Setiap bukti penerimaan barang harus diberi nomor kode bukti penerimaan barang, yang dapat berupa nota, tanda terima, surat pengantar, surat terima barang, dan semacam nya guna mempermudah dan mempercepat bukti penerimaan barang. Adapun teknik pembuatan nomor dan pemberian nomor, pada prinsipnya sama dengan pembuatan nomor dan pemberian nomor kode pesanan barang. Prinsip yang senantiasa dipegang adalah simpel, mempermudah pengecekan, dan mempercepat penemuan dokumen.

6. Menerima Pesanan Menerima barang yang telah dipesan merupakan tindakan ter akhir dalam kegiatan transaksi. Beberapa hal yang harus diperhati kan dalam kegiatan penerimaan barang ini, yakni Bagian Pembelian atau pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam pengadaan perbekalan (misalnya melibatkan bagian pembelian, pimpinan unit perbekalan, bagian gudang, bagian keuangan atau panitia pengadaan perbekalan, atau bahkan unit pemakai) harus memeriksa secara saksama atas barang yang telah dikirim pemasok. Dalam pemeriksaan barang ada dua langkah kegiatan pokok yang harus dilakukan. a. Pemeriksaan dokumen. Kegiatan ini dilakukan dengan cara mencocokkan antara Order Pembelian dengan Surat Pengantar Barang atau TandaTerima Barang atau Berita Acara Penyerahan Barang atau bukti terima barang yang lain. b. Pemeriksaan fisik barang. Kegiatan ini dilakukan setelah terjadi kesesuaian antara dokumen order pembelian dengan bukti penerimaan barang, dengan cara mencocokkan antara dokumen dokumen tersebut dengan barang yang telah dikirim, baik ber kaitan dengan jenis, tipe, merek, ataupun spesifikasi barang yang lain, jumlah, maupun kondisi barang. Apabila pesanan barang sudah sesuai dengan order pem belian, organisasi sebagai pembeli melalui pejabat yang telah ditunjuk menerima/menandatangani beberapa berkas dari supplier rang biasanya berupa: a. Bukti tanda terima barang. Bukti tanda terima barang ini dapat berupa Surat Pengantar Barang, Tanda Terima Barang, Berita Acara Penyerahan Barang, Berita Acara Serah Terima Barang. b. Berkas penagihan. Berkas penagihan dapat berupa faktur, nota, atau kuitansi. Karena beberapa berkas ini sangat penting sifatnya, baik secara administratif maupun yuridis, pihak-pihak yang menerima maupun menandatangani beberapa berkas tersebut harus hati hati dan teliti. Adapun

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

37

beberapa contoh berkas tersebut dapat dilihat pada contoh formulir 2.5 - 2.6 berikut ini.

TOKO SAMPOERNA Kepada: Yth. Kabag. Perbekalan Wisma Gloria Jalan Mgr Soegijapranata 14 Yogyakarta

Jalan Mangkubuml 35 Yogyakarta Telepon (0274) 453765, 453766

SURAT PENGANTAR No. OS/PM/S/IV/2008

No.

Nama dan Spesifikasi Barang

Jumlah

Satuan

Keterangan

1.

VCD Player: Merk Wanda, Tipe PAL/NTSC Tape Recorder: Merk Polytron, Model PSC-35T Kompor Gas: Merk Covina, Tipe Ultima U-125 Ext. Bola Lampu: Merk Philips, Jenis Clear, 40W

6

Buah

-

8

Buah

-

5

Buah

-

10

Buah

-

2. 3. 4. 5. 6. ...

Yogyakarta, 3 Juli 2008 Yang Menerima

Hormat kami,

Ira Kaesopia

Purl Antari, S.E.. M. M. Manajer Penjualan

Contoh Formulir 2.5. Surat Pengantar Barang

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

38

TOKO SAMPOERNA Kepada: Yth. Kabag. Perbekalan Wisma Gloria Jalan Mgr Soegijapranata 14 Yogyakarta

Jalan Mangkubuml 35 Yogyakarta Telepon (0274) 453765, 453766

SURAT PENGANTAR No. OS/PM/S/IV/2008

Harga per Satuan (Rp.)

Nama dan Spesifikasi Barang

Jumlah

1.

VCD Player: Merk Wanda, Tipe PAL/NTSC Tape Recorder: Merk Polytron, Model PSC-35T Kompor Gas: Merk Covina, Tipe Ultima U-125 Ext. Bola Lampu: Merk Philips, Jenis Clear, 40W

6

450.000

-

2.700.000

8

850.000

-

6.800.000

5

450.000

-

2.250.000

10

2.500

-

25.000

2. 3. 4.

Potongan

Jumlah (Rp.)

No.

5. 6. ... Jumlah

11.775.000

Tagihan Terbilang: Sebelas juta tujuh ratus tujuh puluh lima ribu rupiah

Barang-barang tersebut telah kami terima dengan baik.

Yogyakarta, 3 Juli 2008 Yang Menerima

Hormat kami,

Ira Kaesopia

Purl Antari, S.E.. M. M. Manajer Penjualan

Contoh Formulir 2.6. Surat Pengantar Barang

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

39

ULTRA CITRAMEDIA Jalan KH. Hasyim Ashari 35B Yogyakarta 10130 Telepon (0274) 565676 Faksimile (0274) 676767 E-mail: [email protected]

TANDA TERIMA Kepada Alamat Telepon

No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. …

: ASMI Dharma Pertiwi : Jalan Pancawati 68 Yogyakarta : (0274) 454545, 232323, Faksimile (0274) 565656

Nama dan Spesifikasi Barang

Jumlah

Printer: Canon BJC-2110 Monitor: GTC, Advantage CPU: Wearns VCD Player: National Type 550 SP Tape Recorder: Polytron, PSC 314A

10 (sepuluh) unit 40 (empat puluh buah 40 (empat puluh) buah 5 (lima) unit 10 (sepuluh) unit

Tanggal terima: ………………………. Ultra Citramedia

Penerima

Nama:

Nama:

…………………….

…………………….

Keterangan:

Contoh Formulir 2.7. Tanda Terima

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

40

IDENTITAS ORGANISASI

BERITA ACARA PENYERAHAN BARANG Nomor: ......................

I. Yang bertanda tangan di bawah ini: 1. Nama : .......................................... Jabatan : .......................................... Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk .... yang disebut PIHAK PERTAMA 2. Nama : .......................................... Jabatan : .......................................... Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk .... yang disebut PIHAK KEDUA II. Pada hari ini .......... tanggal ............ PIHAK PERTAMA telah menerima penyerahan barang-barang sebagaimana tersebut dalam dafta terlampir dari PIHAK KEDUA dalam keadaan baik dan lengkap sesuai dengan surat perjanjian/nota pesanan nomor ………. Tanggal …………. Yogyakarta, ……………… Pihak yang menyerahkan Pihak Kedua

Pihak yang menerima Pihak Pertama

………………

………………

Contoh Formulir 2.8. Berita Acara Penyerahan Barang

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

41

TOKO SAMPOERNA Jalan Mangkubuml 35 Yogyakarta Telepon (0274) 453765, 453766

Kepada: Yth. Kabag. Perbekalan Wisma Gloria Jalan Mgr Soegijapranata 14 Yogyakarta

FAKTUR No. 50/S/VI/2008 Untuk pembelian barang-barang di bawah ini: Harga per Satuan (Rp.)

Jumlah (Rp.)

No.

Nama dan Spesifikasi Barang

Jumlah

1.

VCD Player: Merk Wanda, Tipe PAL/NTSC Tape Recorder: Merk Polytron, Model PSC-35T Kompor Gas: Merk Covina, Tipe Ultima U-125 Ext. Bola Lampu: Merk Philips, Jenis Clear, 40W Jumlah Potongan Total Dibayar

6 buah

450.000

2.700.000

8 buah

850.000

6.800.000

5 buah

450.000

2.250.000

10 buah

2.500

25.000

2. 3. 4.

11.775.000 11.775.000

Terbilang: Sebelas juta tujuh ratus tujuh puluh lima ribu rupiah S.E. & O

Yogyakarta, 3 Juli 2008

Putri Antari, S.E., M.M. Manajer Penjualan

Contoh Formulir 2.9. Faktur Faktur/invoice merupakan surat perhitungan harga barang yang dijual berdasarkan jenis dan jumlahnya.

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

42

TOKO SAMPOERNA Jalan Mangkubuml 35 Yogyakarta Telepon (0274) 453765, 453766

Kepada: Yth. Kabag. Perbekalan Wisma Gloria Jalan Mgr Soegijapranata 14 Yogyakarta

FAKTUR No. O5/PM/S/IV/2008

NO. PESANAN

TGL. PESANAN

KODE PELANGGAN

NPWP

TGL. JATUH TEMPO

01/PS/WG/08

25/6/2008

P025

01.143.065

1/7/2008

Harga per Satuan (Rp.)

Nama dan Spesifikasi Barang

Jumlah

1.

VCD Player: Merk Wanda, Tipe PAL/NTSC Tape Recorder: Merk Polytron, Model PSC-35T Kompor Gas: Merk Covina, Tipe Ultima U-125 Ext. Bola Lampu: Merk Philips, Jenis Clear, 40W

6

450.000

-

2.700.000

8

850.000

-

6.800.000

5

450.000

-

2.250.000

10

2.500

-

25.000

2. 3. 4.

Potongan

Jumlah (Rp.)

No.

5. 6. ... Jumlah

11.775.000

Tagihan Terbilang: Sebelas juta tujuh ratus tujuh puluh lima ribu rupiah

Yogyakarta, 3 Juli 2008 Penerima PERHATIAN Faktur asli merupakan kuitansi Pembayaran dengan cheque, giro bilyet, dll. baru dianggap lunas setelah diuangkan. Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan

Purl Antari, S.E.. M. M. Manajer Penjualan

Contoh Formulir 2.10. Faktur

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

43

IDENTITAS SUPPLIER

...................., .................., 20...

Kepada Yth. .................................... .......................................................... ..........................................................

Nota nomor: ..........................

Banyaknya

Nama Barang

S.E. & O

Tanda Terima

Harga

Jumlah

Jumlah Rp.

PERHATIAN Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan

Contoh Formulir 2.11. Nota Nota merupakan bentuk sederhana dari faktur

Identitas Organisasi

No :……………………

Telah diterima dari : ........................................................................... Uang sebanyak

: ........................................................................... ...........................................................................

Guna membayar

: ........................................................................... ........................................................................... ........................................................................... ……………………....

Terbilang ……………………............................. Bab 2. Pengadaan Perbekalan

44

……………………............................. ……………………....

Contoh Formulir 2.12 Kuitansi Apabila suatu organisasi melakukan pembelian barang yang relatif banyak jumlahnya dan mahal harganya, Bagian Pem belian atau Panitia Pengadaan Perbekalan/Panitia Pembelian Perbekalan perlu dan penting membuat Berita Acara Pemeriksaan Barang. Berita Acara Pemeriksaan Barang penting diadakan sebagai bukti formal dan sah, baik secara administratif maupun yuridis bahwa barang yang diserahterimakan telah diperiksa. Adapun contoh formulir Berita Acara Pemeriksaan Barang dapat dilihat pada contoh formulir 2.13.1 berikut ini.

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

45

BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG Nomor : …….. Pada hari ini .......... tanggal .............. bulan ............... , tahun ................ Kami yang bertanda tangan di bawah ini : 1. ............................... sebagai Ketua 2. ............................... sebagai Sekretaris 3. ............................... sebagai Anggota 4. ............................... sebagai Anggota 5. ............................... sebagai Anggota Bertindak selaku panitia pemeriksaan barang yang dibentuk dengan Surat Keputusan No. ........... tanggal ...................... telah mengadakan pemeriksaan barang-barang yang dikirim oleh Nama Perusahaan : .............................................. Alamat Perusahaan : .............................................. Berdasarkan Surat Kirim/Faktur No. ............. tanggal ............. dengan disaksikan oleh: 1. ..................................... sebagai petugas perusahaan yang bersangkutan. Kami berpendapat bahwa barang-barang tersebut dalam keadaan .............................. (jenis, jumlah barang beserta keadaannya masing-masing, periksa daftar terlampir). Demikian Berita Acara ini dibuat dalam rangkap .............. untuk dapat dipergunakan seperlunya.

Dibuat di: ....................................... Tanggal : ....................................... Panitia Pemeriksa Barang 1. .................................. sebagai Ketua 2. .................................. sebagai Sekretaris 3. .................................. sebagai Anggota 4. .................................. sebagai Anggota 5. .................................. sebagai Anggota

............................. (tanda tangan) ............................. ............................. ............................. .............................

Disaksikan : .................................. petugas Perusahaan .................................. Mengetahui:

.................................. . Bab 2. Pengadaan Perbekalan

46

Contoh Formulir 2.13.1. Berita Acara Pemeriksaan Barang

LAMPIRAN BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG No Urut

Nama Barang

Kode

Spesifikasi Barang

Jumlah

Harga per Satuan

Keterangan

Tanggal ................................ Panitia Pemeriksaan Barang Sekretaris,

Ketua,

....................................

....................................

Contoh Formulir 2.13.2 Lampiran Berita Acara Pemeriksaan Barang Penting diperhatikan pula, apabila suatu organisasi melaku kan pembelian barang khususnya barang-barang elektronik, unit pembelian atau petugas yang bertanggung

jawab

dalam

pembelian

barang

selain

menerima

bukti

penerimaan barang dan berkas tagihan, juga harus menerima lembar petunjuk penggunaan barang (ope rating instruction) dan Kartu Jaminan atau Kartu Garansi dari sup plier. Secara empiris, tidak selamanya proses penerimaan barang ber jalan sebagaimana mestinya karena terjadi ketidaksesuaian barang yang diterima dengan order pembelian yang dilakukan ataupun terjadi penyimpangan dari kesepakatan kedua belah pihak. Se hubungan dengan hal ini, apabila barang yang dikirim pemasok ada yang tidak sesuai dengan pesanan dan tidak sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak, organisasi/perusahaan sebagai pihak pembeli harus membuat Informasi Klaim sekaligus ber fungsi sebagai Surat Klaim (Surat Penuntutan), dan kemudian disampaikan kepada pemasok bersama dengan kegiatan pengem balian barang apabila barang dikirim oleh pemasok sendiri atau oleh perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman Bab 2. Pengadaan Perbekalan

47

barang. Adapun yang menanggung biaya pengembalian barang (retur) adalah pemasok atau perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman barang. Sehubungan dengan hal ini, pihak pembeli tidak perlu menandatangani bukti terima barang dan berkas penagihan atau apabila menandatangani berkas penagihan, perlu memberi dan atau membuat catatan khusus yang dituangkan dalam lembar atau surat klaim atas kekurangan pesanan barang dan harus diketahui oleh pihak supplier atau perusahaan jasa peng angkutan dan pengiriman barang dengan cara menandatangani lembar/surat klaim tersebut. Adapun bentuk dan isi Informasi Klaim dapat dilihat pada contoh formulir 2.14

WISMA GLORIA JI. Mgr. Soegijopranata 18 Yogyakarta No. IK Tanggal

: 07 : 3 Juli 2008

Kepada: Toko "SAMPOERNA" JI. Mangkubumi 35 Yogyakarta

INFORMASI KLAIM Dengan ini kami berikan data Klaim untuk barang/material yang te lah dikirim dengan No. OP: Ot/PS/VYG/03, tanggal 25 Juni 2003, dan No. Faktur 05/PM1S/IV/2003 sebagai berikut : No.

Nama dan Spesifikasi Barang

1.

VCD Player: merk Wanda, type PAL/NTSC Kompor Gas: Regulator

2.

Jumlah

Satuan

Keterangan

1

box

rusak

2

buah

kurang

Untuk itu kami memerlukan: ( ) Perbaikan (repair ( x ) Penggantian ( x ) Melengkapi kekurangan ( ) Lainnnya: ....................

Supplier/Pengirim

Palupi

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

Kabag. Perbekalan

Kasubbag. Pembelian

Bambang Pitono

Hendarto

48

Contoh Formulir 2.14 Informasi Klaim dan Penuntutan Setelah seluruh proses penerimaan barang dinilai sudah beres dengan diterima dan ditandatangani berkas tanda terima dan berkas penagihan oleh pembeli, proses berikutnya adalah kegiatan pem bayaran dari organisasi sebagai pembeli kepada pemasok, apa bila dalam pembelian tersebut telah disepakati dengan mengguna kan cara COD (cash on delivery = pembayaran dilakukan

pada

waktu

barang

diserahkan

kepada

pembeli).

Adapun

prosedurnya, pe masok meminta pada bagian keuangan atau bendahara atau kassa atau pejabat yang telah ditunjuk untuk melakukan pembayaran. Secara struktural, pihak yang melakukan pembayaran harus ter pisah dengan unit/pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksana an pembelian. Hal ini penting dilakukan guna menghindari pe nyelewengan tanggung jawab dan wewenang. Pembayaran atas tagihan dari supplier bisa dilakukan oleh bagian keuangan atau bendahara atau kasir secara tunai, mengeluarkan cek, maupun melalui bank dengan cara pemindahbukuan (over booking), kliring (clearing), inkaso (collection), kiriman uang (fund transfer), terbitan bank draft (bank draft), kartu kredit (credit card), dan sebagainya. Apa pun cara pembayaran yang ditempuh, bendahara/kasir harus menyimpan dan mengarsip bukti-bukti atas pengeluaran kas, antara lain dalam bentuk nota, kuitansi, slip setoran (deposit slip), mau pun rekening koran. Contoh cek dan slip setoran dapat dilihat pada contoh formulir 2.15 dan 2.16 berikut ini. Setelah transaksi jual beli antara supplier sebagai penjual dan organisasi/perusahaan sebagai pembeli selesai, Bagian Pem belian harus mencatat seluruh pembelian ke dalam Buku Pe nerimaan Barang (contoh formulir 2.17).

BUKU PENERIMAAN BARANG

No. Tgl. Urut Terima

Nama dan Alamat Suppliier

Bukti Penerimaan Tgl. Nomor

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

Nama dan Spesifikasi Barang

Harga Jumlah

Ket. Satuan Jumlah

49

Contoh Formulir 2.17 Buku Penerimaan Barang Langkah berikutnya adalah barang disimpan atau diserah kan ke unit gudang, dan akhirnya barang didistribusikan kepada unit-unit kerja yang membutuhkan dan telah melakukan permintaan barang. Sehubungan dengan pemenuhan kebutuhan perbekalan bagi setiap unit kerja, bagian/unit kerja organisasi yang bertugas dan berwenang melakukan kegiatan distribusi perbekalan harus membuat dan mengisi bukti penyerahan barang yang dapat berupa Surat Penyerahan Barang ataupun Bon Gudang (lembar usulan dan permintaan barang yang sekaligus dijadikan bukti penyerahan barang). Bukti penyerahan barang ini penting bagi penanggung jawab distribusi perbekalan karena sebagai alat bukti telah menyerahkan sejumlah perbekalan dengan nama, jenis, dan spe sifikasi tertentu pada unit kerja tertentu. Dengan demikian, surat ini dapat dijadikan alat pertanggungjawaban bagi pejabat atau petugas tertentu yang diberi tugas dan wewenang dalam pen distribusian perbekalan. Sehubungan dengan kegiatan penyerahan barang tersebut akan dibahas lebih mendetail pada bab pendistri busian barang. Dengan mencermati serangkaian kegiatan dalam pembelian perbekalan di atas, secara empiris dan kasuistis tidak selalu setiap tahap dalam serangkaian proses pembelian perbekalan tersebut perlu dilalui dan dilakukan. Tentu hal ini dilakukan dengan lebih mengedepan kan pertimbangan efektivitas dan efisiensi unit kerja maupun organi sasi. Sebagai contoh kasus, pada suatu saat unit kesekretariatan mengalami kesulitan, bahkan mengalami kemacetan dalam men jalankan aktivitasnya karena kehabisan tinta mesin fotokopi yang disebabkan unit ini harus melakukan penggandaan berkas yang relatif banyak jumlahnya dan bersifat mendadak dan mendesak. Dengan demikian, kegiatan tersebut merupakan kegiatan di luar kegiatan rutin dan di luar rencana yang telah ditetapkan. Ketika Bagian Kesekretariatan mengajukan permintaan pembelian, Kepala Bagian Perbekalan dan Kepala Bagian Keuangan se bagai Bab 2. Pengadaan Perbekalan

50

pengambil keputusan disetujui dan tidaknya permintaan pembelian, beserta staf pelaksanaan pembelian kebetulan tidak berada di tempat, Bagian Kesekretariatan ini bisa membeli sendiri barang tersebut ke supplier tertentu. Dengan situasi dan kondisi tersebut, jelas secara formal administratif proses pembelian perbekalan tersebut tidak melewati tahap pengajuan permintaan pem belian, meneliti daftar permintaan pembelian, maupun tahap pemantauan pesanan. Hal ini bisa dilakukan demi terselesaikan nya pekerjaan Bagian Kesekretariatan tersebut. Namun demikian, secara formal administratif Bagian Kesekretariatan tersebut harus tetap melakukan pertanggungjawaban atas pembelian perbekalan tersebut, yakni dengan cara melakukan pembukuan pengadaan

perbekalan

dan

pemakaian

perbekalan

tersebut,

serta

melaporkannya kepada Kepala Bagian Perbekalan, maupun menyerahkan bukti pem belian kepada Bagian Perbekalan maupun Bagian Keuangan.

Dengan mencermati beberapa contoh formulir yang harus ada pada setiap langkah kegiatan pengadaan perbekalan di atas, beberapa pihak yang terlibat dalam pengadaan perbekalan tersebut sifatnya relatif, artinya ditentukan oleh sistem kerja yang dirancang dan dibangun oleh suatu organisasi. Dengan demikian, pihak pihak yang terlibat dalam setiap langkah kegiatan pengadaan perbekalan tidak menutup kemungkinan antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain akan berbeda. Perbedaan ini biasanya sangat dipengaruhi oleh pertimbangan-pertimbangan efektivitas dan efisiensi struktur organisasi yang dibangun. Penting ditegaskan pula bahwa untuk kepentingan perencanaan perbekalan dan pengendalian perbekalan, maupun pertanggungjawaban bagi Kepala Bagian Pembelian dan atau Kepala Bagian Perbekalan, secara periodik baik pada setiap akhir periode perbekalan maupun akhir tahun, Kepala Bagian Pembelian dan atau Kepala Bagian Perbekalan harus membuat dan bertanggung jawab atas Laporan Pembelian. Laporan Pembelian ini mendasarkan catatan Pem belian yang tertuang dalam Buku Penerimaan Barang.

Bab 2. Pengadaan Perbekalan

51