Bab 4 Penggudangan Perbekalan

4

PENGGUDANGAN PERBEKALAN

Guna menjamin kelancaran dan kelangsungan kegiatan organi sasi maka setiap organisasi penting memiliki persediaan perbekalan. Hal ini dikarenakan organisasi tidak bisa mengandalkan sepenuhnya kepada pemasok untuk dapat menyediakan kebutuhan perbekalan sesuai dengan kebutuhan pada saat dibutuhkan. Dengan demikian, dapat kita katakan bahwa gudang dalam setiap organi sasi sifatnya mutlak ada sebagai tempat persediaan perbekalan. Sayangnya, sering kali masih kita temui suatu kejadian bahwa secara fisik suatu organisasi telah memiliki gudang, tetapi dalam pengelolaannya belum mendapat perhatian sebagaimana mestinya yang selaras dengan tingkat urgensi fungsi penggudangan.

A. Pengertian dan Pedoman Umum Penggudangan Perbekalan Penggudangan

pada

dasarnya

merupakan

serangkaian

ke giatan

pengurusan perbekalan dalam gudang, baik yang bersifat administratif maupun operasional berkaitan dengan perumusan maupun pelaksanaan tata kerja, tata ruang, maupun tata usaha. Secara lebih operasional, penggudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan perbekalan mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian sampai dengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pem buatan laporan-laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas kerja unit kerja, sekaligus mendukung efektivitas dan efisiensi organi sasi secara keseluruhan. Dari pengertian penggudangan ini dapat digarisbawahi bahwa kegiatan penggudangan tidak sekadar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan barang (gudang), tetapi lebih dari itu, yakni dalam kegiatan penggudangan

penting

dilakukan

perencana an,

pengorganisasian,

serta

pengendalian perbekalan baik secara teknis maupun administratif sehingga

Bab 4. Penggudangan Perbekalan

66

kegiatan

tersebut

dapat

menjamin

dan

menjaga

kelangsungan

dan

kesinambungan setiap aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi. Merujuk pada beberapa kegiatan penggudangan dan tujuan penggudangan tersebut,

ada

beberapa

pedoman

umum

untuk

me lakukan

kegiatan

penggudangan, yakni 1. menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran perbekalan 2. menjaga ketertiban administrasi penggudangan, baik untuk menjamin keamanan barang maupun menyediakan peranti pertanggungjawaban pengelolaan penggudangan 3. melakukan penyimpanan perbekalan secara tepat sehingga perbekalan yang ada mudah dicek, ditemukan, dan diambil 4. melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin keamanan dan keselamatan barang, petugas gudang maupun pihak-pihak yang berkepentingan 5. melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang tidak sekadar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai

(ready for use). Agar beberapa pedoman umum ini dapat diimplementasikan dengan baik, perlu adanya rancangan dan implementasi sistem kerja penggudangan perbekalan yang jelas dan tepat dalam setiap organisasi.

B. Kesalahan Umum dalam Penggudangan Perbekalan Secara empiris, dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan penggudangan, yakni 1. memperlakukan, memanfaatkan dan memfungsikan gudang sebagai "bak sampah" sehingga perbekalan yang rusak, perbekalan yang tidak atau akan terpakai, perbekalan persediaan, kardus-kardus dan kertas-kertas yang siap dijual secara campur aduk semuanya dimasukkan ke dalam gudang; 2. sering kegiatan penggudangan ditangani ala kadarnya, tanpa perencanaan yang baik, baik berkaitan dengan tata cara, pro sedur, maupun pengelolaan administratifnya; Bab 4. Penggudangan Perbekalan

67

3. tidak diketahui jumlah persediaan perbekalan secara tepat karena tidak tertibnya pencatatan dan distribusi perbekalan bagian gudang. 4. banyaknya

perbekalan

yang

kedaluwarsa

karena

kesalahan

dalam

pengeluaran perbekalan 5. banyaknya kerusakan perbekalan di tempat penyimpanan/gudang karena salah penempatan dan kesalahan perawatan perbekalan 6. banyaknya perbekalan yang hilang, baik sebelum perbekalan masuk gudang maupun setelah masuk gudang, baik karena ketidak profesionalan petugas gudang maupun penyelewengan petugas gudang, baik secara individual maupun bersama-sama dengan pihak lain 7. lamanya pelayanan bagian penggudangan dalam distribusi perbekalan, baik yang disebabkan ketidakprofesionalan petugas gudang, kesalahan dalam penempatan dan perancangan tata ruang gudang yang ada, maupun sistem distribusi perbekalan yang tidak tepat. Apabila kesalahan-kesalahan umum tersebut terjadi maka orientasi awal dan utama dalam kegiatan penggudangan jelas tidak akan terjadi, dan justru sebaliknya, penggudangan tidak mampu menjamin kelancaran dan kelangsungan kegiatan organi sasi. Tentu saja bila hal itu terjadi, pada akhirnya akan sangat mempengaruhi

efektivitas

dan

produktivitas

kerja

unit

maupun

akan

mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

C. Macam-Macam Gudang Berdasarkan pada pengalaman dan pengamatan yang paling sering kita temui, kita dapat menyatakan bahwa gudang merupa kan suatu ruangan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas umum, dan berfungsi untuk menyimpan barang. Berdasarkan pe ngertian ini dapat ditegaskan bahwa gudang merupakan bangunan yang memiliki tiga dimensi (panjang, lebar, dan tinggi), memiliki dinding dan atap, hanya petugas gudang yang boleh masuk keluar gudang, dan gudang hanya untuk menyimpan perbekalan (barang). Bila beberapa batasan gudang tersebut dilanggar, khususnya dua poin terakhir dari hakikat pengertian gudang, tentu akan mem pengaruhi hakikat fungsi

Bab 4. Penggudangan Perbekalan

68

gudang itu sendiri dan sebagai dampaknya optimalisasi fungsi gudang guna menjamin dan menjaga kontinu itas kerja organisasi tidak akan tercapai. Bila dilihat secara fisik, ternyata gudang tidak hanya dalam bentuk ruangan yang tertutup saja, tetapi bisa juga dalam bentuk ruangan yang terbuka ataupun semi tertutup sehingga kita me ngenal pula gudang terbuka dan gudang semi tertutup. Namun, untuk kegiatan-kegiatan perkantoran biasanya gudang yang dibutuhkan adalah jenis gudang tertutup. Gudang terbuka sering dibedakan atas gudang terbuka yang tidak diolah dan gudang terbuka diolah. Gudang terbuka tidak diolah berupa suatu lapangan terbuka, yang permukaannya hanya diratakan tanpa diperkeras. Penggunaan gudang

semacam

ini

tidak

memakan

biaya

yang

relatif

besar

dalam

pemeliharaannya dan diperuntukkan hanya untuk perbekalan yang tidak terpengaruh oleh perubahan cuaca atau hanya untuk penyimpanan yang sifatnya sementara. Sementara gudang terbuka diolah berupa suatu lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras. Gudang jenis ini juga hanya diperuntukkan bagi perbekalan yang tidak cepat terpengaruh oleh cuaca. Sementara gudang semi tertutup atau sering disebut dengan istilah lumbung merupakan bangunan yang beratap tanpa Binding-Binding ujung yang lengkap, dan diperuntukkan untuk menyimpan perbekalan yang memerlukan pertukaran udara maksimum serta tidak memerlukan perlindungan lengkap terhadap udara. Pembedaan atas macam-macam gudang selain berdasar bentuk dan karakteristik fisik bangunannya, juga bisa dibedakan ber dasarkan fungsinya. Dengan mendasarkan pembedaan fungsional ini kita dapat mengenal beberapa jenis gudang, antara lain gudang operasional, gudang perlengkapan, gudang pemberangkatan, dan gudang musiman. Secara lebih spesifik, gudang dapat dibedakan atas dasar barang-barang yang disimpan di dalamnya. Berdasarkan pembedaan ini dapat kita kenal adanya gudang alat tulis, gudang alat medis, gudang BBM, gudang tenun, gudang alat rumah tangga, gudang teknik, maupun gudang barang rongsokan.

Bab 4. Penggudangan Perbekalan

69

D. Tata Ruang Gudang Perancangan Tata Ruang Gudang merupakan kegiatan pe mikiran dan penetapan segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan perbekalan di dalam ruang gudang tersebut. Se hubungan dengan hal ini, ada beberapa asas tata ruang gudang yang harus diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang tersebut meliputi: 1. Asas Jarak Terpendek Ruangan

seyogianya

bisa

dipergunakan

sebaik

mungkin

sehingga

pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat me lewati jarak yang sependek mungkin. 2. Asas Mengalirnya Kegiatan Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, baik dengan metode FIFO (First In First Out) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang, harus dikeluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO (Last In First Out) yakni pengaturan barang yang terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama kali dikeluarkan dari gudang. 3. Asas Memudahkan Pengawasan Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang. 4. Asas FIeksibilitas Ruangan Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan ruangan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan. 5. Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering di pakai seyogyanya diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar. Di samping harus memperhatikan beberapa asas tata ruang tersebut, untuk

merancang

dan

melaksanakan

penataan

ruang

gudang,

penting

memperhatikan beberapa pedoman yang me liputi berikut ini. 1. Hendaknya dalam ruang gudang ada ruang/tempat untuk melakukan pengecekan barang masuk. Ruang ini berfungsi untuk memeriksa dan

Bab 4. Penggudangan Perbekalan

70

mengecek barang yang akan dimasuk kan ke dalam gudang. Dengan demikian, secara fisik maupun administratif barang-barang yang dimasukkan ke dalam gudang dapat dipertanggungjawabkan. 2. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang tata usaha untuk melakukan kegiatan-kegiatan administratif peng gudangan guna menjamin ketertiban administratif, penyediaan peranti pengawasan barang dalam gudang, dan keamanan barang. 3. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang untuk menampung barang-barang yang segera digunakan maupun sering digunakan/diminta oleh unit kerja. Keberadaan ruang sangat penting karena selain untuk menjaga keamanan barang, juga bisa mendukung kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit kerja yang membutuhkan. Kecepatan dalam

pelayanan

permintaan

barang

kepada

unit-unit

kerja

yang

membutuhkan penting dilakukan karena ada ke cenderungan bahwa apabila petugas gudang tidak cepat dalam memberikan pelayanan, pihak-pihak yang membutuh kan barang kemudian berusaha dan akan mengambil sendiri terhadap barang yang dibutuhkan sehingga hal ini akan mem berikan peluang dan kemungkinan banyaknya kehilangan barang. 4. Hendaknya di dalam ruangan gudang disediakan ruang lalu lintas barang yang cukup, baik untuk pemasukan barang mau pun pengeluaran barang guna menjamin kelancaran pemasukan dan pengeluaran barang. Hal ini disebabkan sering ada ke cenderungan yang keliru, yaitu memasukkan barang ke dalam gudang sebanyak-banyaknya tanpa memperhitungkan pentingnya kelancaran lalu lintas barang guna mempercepat pemasukan dan pengeluaran barang. 5. Hendaknya dalam ruang gudang ada ruang untuk pengecekan barang keluar. Ruang ini berfungsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan dikeluarkan dari gudang karena adanya permintaan dari unit kerja. Sebagaimana fungsi ruang cek barang masuk, ruang cek barang keluar ini dimaksudkan guna menjamin pengeluaran perbekalan baik secara fisik maupun administratif dapat dipertanggungjawabkan. Adapun pe nempatan ruang cek barang keluar, bisa berdekatan dengan ruang cek barang masuk ataupun terpisah, dengan memper timbangkan frekuensi mutasi perbekalan.

Bab 4. Penggudangan Perbekalan

71

Berkaitan dengan perencanaan dan penetapan tata ruang gudang tersebut, dapat dilihat rancangan tata ruang gudang pada Gambar 4.1 dan Gambar 4.2

Ruang Pengecekan Barang Masuk dan Barang Keluar (CBM dan CBK)

RB

RB

RB

RB

RB

Jalur Lalu Lintas Utama

Tempat duduk Peminta Barang

RB

RB

RB

RB

RB

Ruang TU

Gambar 4.1 Tata Ruang Gudang (Frekuensi Mutasi Barang yang Rendah)

Ruang Pengecekan Barang Masuk (CBM) RB

RB

RB

RB

RB

Pintu Masuk

Ruang TU

Pintu Keluar

Jalur Lalu Lintas Utama

RB

RB

RB

RB

RB

Ruang Pengecekan Barang Keluar (CBK)

Gambar 4.2 Tata Ruang Gudang (Frekuensi Mutasi Barang yang Tinggi) Bab 4. Penggudangan Perbekalan

72

E. Administrasi Penggudangan Untuk menjaga keamanan perbekalan dan kelangsungan kerja organisasi maka dalam kegiatan penggudangan perbekalan penting dilakukan administrasi penggudangan secara tertib dan benar. Hal ini disebabkan administrasi penggudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan pengendalian di dalam pengelolaan penggudangan di setiap organisasi. Dengan

adanya

sistem

administrasi

penggudangan

yang

benar,

keberadaan perbekalan setiap saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran perbekalan, jumlah persediaan, maupun nilai perbekalan yang ada di gudang. Dengan demikian, adanya pengelolaan administrasi penggudang an yang baik

dalam

setiap

organisasi

akan

dapat

mengurangi,

bahkan

dapat

menghapuskan bentuk penyelewengan pengelolaan perbekalan ataupun hilangnya perbekalan. Di samping itu, dengan adanya pengelolaan administrasi peng gudangan yang benar dalam setiap organisasi akan mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan perbekalan. Hal ini disebabkan dapat dipantaunya tingkat pemakaian perbekalan tertentu dan jumlah persediaan yang ada. Bagi petugas gudang, administrasi penggudangan juga dapat digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan

kepadanya.

Sehubungan

dengan

administrasi

penggudangan

perbekalan tersebut, yang penting dalam kegiatan penggudangan harus ada Buku Penerimaan Gudang, Buku Pengeluaran Gudang, Kartu Persediaan/stock, Bon Permintaan Barang, dan Surat Penyerahan Barang. Masing-masing buku ter sebut dapat dijelaskan sebagai berikut. 1. Buku Penerimaan Gudang Buku Penerimaan Gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaranlembaran yang memuat informasi berkaitan dengan penerimaan perbekalan yang meliputi jenis dan spesifikasi perbekalan, tanggal penerimaan, jumlah, nilai perbekalan yang meliputi harga per satuan dan jumlah total, dan asal barang. Bab 4. Penggudangan Perbekalan

73

Setiap terjadi pemasukan perbekalan ke dalam gudang harus segera dilakukan pencatatan pemasukan perbekalan ke dalam Buku Penerimaan Gudang, di samping harus pula melakukan pengisian pemasuk an pada Kartu Persediaan Barang (Kartu Stok) sehingga nantinya dapat diketahui jumlah persediaan perbekalan jenis dan spesifikasi perbekalan tertentu. Di samping itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan perbekalan ke dalam Buku Penerimaan Gudang harus diikuti bukti-bukti pe nerimaan barang (antara lain berupa nota, faktur, kuitansi, atau bukti yang lain, misalnya Surat Penyerahan Barang dari Unit Pem belian). Setiap bukti pemasukan perbekalan harus dibubuhi nomor (sebagai nomor kode bukti masuk) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti masuk ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti masuk dalam Buku Penerirnaan Gudang maupun Kartu Persediaan. Penggunaan nomor kode bukti masuk ini dimaksudkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan perbekalan. Contoh Buku Penerimaan Gudang dapat dilihat pada Contoh Formulir 4.1.

Bab 4. Penggudangan Perbekalan

74

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI "DUTA BANGSA" FAKULTAS EKONOMI JalanTarumanegara 55-58Jakarta Pusat, Telepon (021) 3456734, 3232325, Faksimile (021) 3456734, 3232325

Unit/Bagian : Gudang BUKU PENERIMAAM GUDANG No.

Tanggal

No. Kode Bukti Keluar*

Kode Barang

Nama dan Spesifikasi Barang

Asal Barang

Jml.

Harga per Satuan (Rp)

Jumlah Harga (Rp)

1.

30 April 2008

04/02/2008

05.01.01

Kertas HVS Kwarto 60 Gr. (Sinar Dunia)

Toko Gramedia 50 Rim

21.000 1.050.000

2.

30 April 2008

04/02/2008

05.01.02

Kertas HVS Kwarto 70 Gr. (Sinar Dunia)

Toko Gramedia 50 Rim

23.000 1.150.000

3.

30 April 2008

04/02/2008

05.01. 07 Kertas HVS Kwarto 60 Gr. (Sinar Dunia)

Toko Gramedia 30 Rim

25.000

750.000

4.

2 Mei 2008 01/03/2008

05. 05. 01 Amplop Panjang, polos, Indo Grosir Merpati

50 Box

20.000

100.000

5.

2 Mei 2008 02/03/2008

08.02.01

25 unit

13.000

325.000

Ribbon Cartridge : Epson 8750

Sun Tech

Contoh Formulir 4.1 Buku Penerimaan Gudang Berdasarkan contoh formulir 4.1, dapat dicermati bahwa ada beberapa informasi yang penting untuk dicatat, yakni tanggal pembelian, nomor kode terima, nomor kode barang, nama dan spe sifikasi barang, asal barang, jumlah barang, harga per satuan barang, dan jumlah total harga barang. Berkaitan dengan pemberian nomor kode terima, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yakni sebagai berikut: a. Nomor Kode Bukti Terima didasarkan pada Nomor Kode Bukti Terima yang telah dibuat dan dituliskan pada bukti terima barang, baik berupa faktur, nota, ataupun kuitansi. Pada bukti-bukti terima barang tersebut Nomor Kode Bukti Terima barang di tuliskan pada sebelah kanan atas lembar bukti yang disusun berdasarkan urutan kronologis transaksi, dan dituliskan secara jelas

dan mencolok

sehingga akan mempermudah untuk

me nemukan dan mengecek bukti terima tersebut.

Bab 4. Penggudangan Perbekalan

75

b. Pembuatan Nomor Kode Bukti Terima bisa menuliskan angka secara berurutan mulai dari angka 1 sampai tidak terbatas mulai dari awal tahun sampai dengan akhir tahun. Namun, juga bisa dengan cara lain, yang disusun lebih terperinci dengan mem pertimbangkan periode perbekalan (periode

permintaan

dan

peng adaan

perbekalan)

sebagaimana

dicontohkan pada lembar Buku Penerirnaan Gudang di atas. Sebagai contoh pembelian tanggal 30 April 2008 dengan Nomor Kode Bukti Terima 04/02/2008, angka 04 menunjukkan pembelian keempat, dalam periode perbekalan kedua (angka 02) periode pertama diandaikan bulan Januari sampai dengan Februari, periode kedua diandaikan bulan Maret sampai dengan April, periode ketiga diandaikan bulan Mei sampai dengan bulan Juni, dan seterusnya selama tahun 2008 (angka 2008). c. Apabila terjadi pembelian atas beberapa jenis perbekalan di tempat yang sama,

dalam

waktu

yang

sama,

dan

dijadikan

dalam

satu

faktur/nota/kuitansi maka Nomor Kode Bukti Terima adalah sama. Tetapi, apabila melakukan pembelian di tempat yang sama dalam tanggal yang sama (tetapi beda jam), dan tidak dijadikan dalam satu faktur/nota/kuitansi maka Nomor Kode Bukti Terima akan berbeda.

2. Buku Pengeluaran Gudang Buku Pengeluaran Gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaranlembaran yang memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran perbekalan yang meliputi jenis dan spesifikasi perbekalan, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran perbekalan, dan penerima perbekalan. Setiap terjadi pengeluaran perbekalan dari gudang harus segera dilakukan pencatatan pengeluaran perbekalan ke dalam Buku Pe ngeluaran Gudang, di samping harus pula melakukan pengisian pengeluaran pada Kartu Barang sehingga nantinya dapat di ketahui jumlah persediaan perbekalan jenis perbekalan tertentu. Buku Pengeluaran Gudang harus diikuti bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat berupa Surat Penyerahan Barang atau Bon Pe ngeluaran Barang atau Bon Gudang. Di samping itu, setiap bukti pengeluaran perbekalan harus dibubuhi nomor (sebagai nomor kode bukti keluar) sesuai urutan kronologis, Bab 4. Penggudangan Perbekalan

76

yang kemudian nomor kode bukti keluar ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti keluar dalam Buku Pengeluaran Gudang maupun Kartu Persediaan. Peng gunaan nomor kode bukti keluar ini dimaksudkan untuk memper mudah pengecekan maupun pengawasan perbekalan. Contoh Buku Pengeluaran Gudang dapat dilihat pada Contoh Formulir 4.2.

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI "DUTA BANGSA" FAKULTAS EKONOMI JalanTarumanegara 55-58Jakarta Pusat, Telepon (021) 3456734, 3232325, Faksimile (021) 3456734, 3232325

Unit/Bagian : Gudang BUKU PENGELUARAN GUDANG No.

Tanggal

No. Kode Bukti Keluar*

Kode Barang

Nama dan Spesifikasi Barang

Tujuan Barang

Jml.

Keterangan

6.

1 Mei 2008 01/03/2008

05.01.01

Kertas HVS Kwarto 60 Gr. (Sinar Dunia)

Sekretariat

2 Rim

Pembuatan Buku

7.

1 Mei 2008 01/03/2008

05.01.02

Kertas HVS Kwarto 70 Gr. (Sinar Dunia)

Sekretariat

4 Rim

Pembuatan Buku

8.

1 Mei 2008 02/03/2008

05.01. 01

Kertas HVS Kwarto 60 Gr. (Sinar Dunia)

Bag. Personalia

2 Rim

Pembuatan Buku

9.

2 Mei 2008 03/03/2008 05. 01. 07 Kertas HVS Kwarto 80 Gr. (Sinar Dunia)

Bag. Akademik

5 Rim

Pembuatan naskah Soal Ujian

10.

2 Mei 2008 03/03/2008

Bag. Akademik

4 unit

08.03.01

Ribbon Cartridge : Epson 8750

-

- dan seterusnya -

Contoh Formulir 4.2. Buku Pengeluaran Gudang

Prosedur penomoran dan pembuatan Nomor Kode Bukti Keluar secara

substansial

sama

dengan

prosedur

penomoran

dan

cara

pembuatan Nomor Kode Bukti Terima, hanya saja Nomor Kode Bukti Keluar didasarkan pada Nomor Kode Bukti Keluar yang telah dibuat dan ditulis pada lembar bukti keluar yang bisa berupa Bon Pengeluaran Barang atau Surat Penyerahan Barang atau Bon Gudang.

Bab 4. Penggudangan Perbekalan

77

3. Kartu Persediaan/Stock Kartu Persediaan Barang merupakan formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-perubahan

jumlah

persediaan

perbekalan

karena

adanya

pemasukan dan pengeluaran perbekalan. Adapun informasi yang harus tertuang dan tertulis dalam Kartu Persediaan Perbekalan meliputi jenis dan spesifikasi perbekalan, tanggal pemasukan/pe ngeluaran perbekalan, kode nomor surat bukti pemasukan/pe ngeluaran, asal/tujuan perbekalan, jumlah pemasukan/pengeluaran, dan jumlah sisa (persediaan perbekalan). Dalam

kegiatan

pengelolaan

administrasi

penggudangan,

Kartu

Persediaan Barang dalam bentuk Kartu Barang ini dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan yang satu untuk kartu gantung (kartu yang digantungkan pada kelompok jenis barang tertentu di mana barang tersebut ditempatkan/disimpan sehingga hal ini akan mem permudah dalam pengecekan perbekalan, terutama pengecekan

ter hadap

jumlah

persediaan

perbekalan.

Contoh

Kartu

Persediaan Barang dapat dilihat pada Contoh Formulir 3.2. pada bahasan inventarisasi perbekalan. 4. Bon Permintaan Barang Bon Permintaan Barang merupakan lembaran/formulir per mintaan kebutuhan perbekalan dari setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis dan spesifikasi perbekalan serta jumlah perbekalan yang ditujukan kepada bagian gudang. Bon Permintaan Barang sering pula disebut dengan beberapa istilah, antara lain Surat Per mintaan Pengadaan Barang, Surat Permintaan Pembelian, Bon Gudang ataupun dengan istilah yang lain. Adapun contoh lembar Bon Permintaan Barang dapat dilihat pada Contoh Formulir 2. 1.1 dan 2.1.2 pada bahasan pengadaan perbekalan. 5. Surat Penyerahan Barang Surat Penyerahan Barang atau sering pula disebut Bon Pe ngeluaran Barang merupakan surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu serta jumlah ter tentu oleh bagian gudang kepada unit kerja tertentu pada waktu tertentu. Penyerahan barang kepada unit kerja bisa

Bab 4. Penggudangan Perbekalan

78

dilakukan apabila telah dievaluasi oleh beberapa pihak yang berkewajiban dan berhak mengambil keputusan untuk bisa atau tidaknya barang tersebut untuk diberikan/diserahkan kepada unit kerja tertentu dengan mempertimbangkan berbagai kepentingan. Sehubungan dengan hal itu, Surat Penyerahan Barang baru di nyatakan sah apabila ditandatangani oleh: (1) yang menyetujui, (2), yang menyerahkan, dan (3) yang menerima barang. Contoh Surat Penyerahan Barang dapat dilihat pada Contoh Formulir 4.4. Sebagaimana telah dijelaskan pada bahasan mengenai siklus pembelian, sering kali lembar/formulir permintaan barang sekali gus difungsikan pula sebagai lembar penyerahan barang. Hal ini dilakukan untuk mendukung efisiensi kerja, terutama bagi unit penyalur atau unit gudang. Dengan demikian, apabila suatu organisasi menerapkan cara ini, formulir penyerahan barang tidak dibuat secara khusus. Kegiatan administratif yang dilakukan penanggung jawab pengelola atau petugas gudang tidak sebatas pada pembuatan ataupun pengisian kelima buku tersebut, tetapi juga penting untuk mem buat laporan-laporan pengelolaan gudang yang dibuat secara periodik sesuai dengan periodisasi perbekalan yang ditetapkan (misalnya per bulan, per tiga bulan, dan per tahun) dalam bentuk Laporan Barang Masuk per periode, Laporan Barang Keluar per periode, Laporan Persediaan Barang per periode, Laporan Distribusi Barang untuk per unit dan per periode.

F. Perawatan Perbekalan dalam Gudang Agar perbekalan di dalam gudang tidak sekadar sebagai barang persediaan, tetapi juga perbekalan yang siap pakai (ready for use) maka perlu dan penting dilakukan kegiatan perawatan barang di dalam gudang secara benar. Ada beberapa hal yang penting diperhatikan sehubungan dengan kegiatan perawatan barang dalam gudang tersebut, antara lain: 1. Cek barang-barang (perbekalan) dan laksanakan program kebersih an gudang secara periodik. 2. Jaga gudang dari kebocoran atap, merembesnya air melalui lantai dan masuknya butir-butir kecil air hujan melalui jendela/ventilasi. Bab 4. Penggudangan Perbekalan

79

3. Hindarkan penempatan barang yang bisa mempengaruhi dan menyebabkan penurunan kualitas ataupun kerusakan pada barang yang lain. 4. Cek instalasi listrik di ruang gudang secara periodik. 5. Gunakan dan implementasikan metode FIFO (First In First Out) dalam pengeluaran perbekalan untuk menghindari kedaluwarsa dan rusaknya barang saat dibutuhkan. 6. Sediakan alat pemadam kebakaran sebagai tindakan antisipatif adanya bahaya kebakaran. 7. Atur aliran dan temperatur udara yang cukup sehingga tidak membahayakan bagi petugas gudang maupun merusak barang. 8. Beri alas untuk setiap barang agar tidak mudah rusak karena kelembaban. 9. Tempatkan barang yang berat dan atau besar di bagian bawah dan yang ringan dan atau kecil di bagian atas. lO. Tempatkan pada tempat khusus yang aman ataupun terkunci untuk barangbarang kecil yang sejenis dan atau mudah dicuri. Dengan melakukan perawatan barang sebagaimana petunjuk di atas, selain akan menjamin barang senantiasa siap pakai, juga akan menjamin keamanan dan keselamatan barang dalam gudang.

Bab 4. Penggudangan Perbekalan

80