Auditoria Operacional

Faculdade Atenas Maranhense – FAMA Palestra

Auditoria Operacional Prof. MSc. Gerisval Alves Pessoa Novembro de 2008 Revisão 04

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INSUMOS

PROCESSOS

PRODUTOS

MEIOS

GESTÃO

RESULTADOS

FORNECEDOR

PROCESSO

CLIENTES

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O que é Auditoria Operacional?

É a análise e avaliação do desempenho da organização em todos os processos ou em partes, visando a elaboração de recomendações e comentários que contribuirão para melhorar os processos quanto aos seus objetivos econômicos, de eficiência de eficácia e de efetividade.

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Por que Auditoria Operacional?

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Dimensões da Auditoria Operacional Criação de Valor Avaliação de Programa Efetividade

Missão Política de Gestão da Qualidade Diretrizes Estratégicas

Auditoria de desempenho operacional Economia Eficiência Eficácia

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Funções

Processos/ Atividades

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Objetivos da Auditoria Operacional • Estabelecer possibilidades de melhoria do funcionamento e utilização dos recursos, a partir do diagnóstico que tem como premissa o mais amplo consenso; • Alinhar todas as ações, programas, ferramentas e métodos de gestão da qualidade segundo as Diretrizes de melhoria decididas pela Alta Direção da Organização.

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Conceitos •Economia: é a capacidade que temos de fazer, gastando pouco. É executar nossas atividades ao menor custo possível, ou seja, gastar menos. • Eficiência: é a capacidade de fazer as coisas direito. É apresentar um desempenho satisfatório sem desperdícios, ou seja, gastar bem. • Eficácia: é a nossa capacidade de fazer as coisas certas. É alcançar os objetivos ou metas previstas, ou seja, gastar sabiamente.

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Ganhos Potenciais • Aumento de receitas; • Melhoria do desempenho; • Redução dos desperdícios e de práticas ineficientes, antieconômicas, ineficazes e abusivas; • Redução de custos; • Melhoria dos processos de medição; • Melhoria dos processos de controle; • Otimização de procedimentos; • Aumento da capacidade e velocidade na solução de problemas.

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Foco da Auditoria Operacional O foco da auditoria operacional é o processo de gestão nos seus múltiplos aspectos: • de planejamento; • de organização; • de procedimentos e • de acompanhamento gerencial, inclusive quanto aos seus resultados em termos de metas alcançadas.

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Abordagens da Auditoria Operacional

• Análise da estratégia organizacional; • Análise da Gestão; • Análise dos procedimentos operacionais.

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Abordagens da Auditoria Operacional Análise da estratégia organizacional • cumprimento da missão da gerência; • a adequação dos objetivos estratégicos às prioridades da direção; • a identificação dos principais produtos, indicadores de desempenho e metas das gerências; • a identificação dos pontos fortes e fracos da organização, e das oportunidades e ameaças ao desenvolvimento organizacional; • a existência de superposição e duplicação de funções. Revisão 04

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Abordagens da Auditoria Operacional Análise da gestão • a adequação da estrutura organizacional aos objetivos da organização; • a existência de sistemas de controle adequados, destinados a monitorar, com base em indicadores de desempenho válidos e confiáveis, aspectos ligados à economia, à eficiência e à eficácia; o uso adequado dos recursos humanos, instalações e equipamentos voltados para a produção e prestação de bens e serviços na proporção, qualidade e prazos requeridos; • a extensão do cumprimento das metas previstas pela direção ou legislação pertinente. Revisão 04

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Abordagens da Auditoria Operacional Análise dos procedimentos operacionais • a existência de rotinas e procedimentos de trabalho documentados e atualizados; • cumprimento das práticas recomendadas pela legislação para aquisição de bens e serviços; • a adequação das aquisições no que se refere aos prazos, à quantidade, ao tipo, à qualidade e aos preços; • a guarda e manutenção dos bens móveis e imóveis.

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Abordagens da Auditoria Operacional Avaliação de Programa: Examina a efetividade dos programas e projetos da direção: • a sua concepção lógica (legalidade); • consistência entre objetivos e necessidades; • a consistência entre as ações desenvolvidas e os objetivos estabelecidos; • as conseqüências do programa; • os efeitos implícitos; • os fatores inibidores do seu desempenho; • a qualidade dos efeitos alcançados (impactos); • a existência de outras alternativas de ação (custos). Revisão 04

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Classificação da Auditoria Operacional • Quanto a abrangência de atuação: Nossa programação de auditoria se dá no âmbito das gerências da Organização que objetivam a criação de valor para o cliente. • Quanto a forma de realização: Interna: realizada por profissionais da organização vinculados à função qualidade e/ou de desempenho.

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Classificação da Auditoria Operacional • Quanto ao objetivo da auditoria operacional: O Programa de Auditoria Operacional objetiva avaliar o desempenho e a eficácia das operações e serviços, os sistemas de medições, a organização do trabalho, e os métodos de gestão da qualidade; a propriedade e o cumprimento da política de gestão da qualidade; e a adequação e alinhamento das ações e projetos com as Diretrizes estratégicas.

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Exemplo de Check List POLÍTICA DE GESTÃO Critérios 1. Utilização da política nas práticas de gestão da qualidade dos processos 2. Nível de conhecimento e entendimento dos empregados 3. Alinhamento das ações de rotina com a política de gestão da qualidade Observações do Auditor

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Observações Auditado

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Exemplo de Check List DIRETRIZES Critérios 1. Esclarecimento dos empregados 2. Desdobramento em nível de supervisão 3. Análise crítica e ações corretivas 4. Divulgação, promoção e treinamentos Observações do Auditor

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Exemplo de Check List ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO Critérios 1. Recursos atuais e adequação às atividades 2. Clima de trabalho 3. Monitoramento dos recursos disponíveis 4. Distribuição das atividades 5. Funções, cargos e empregados adequados às necessidades 6. Foco no cliente 7. Monitoramento e controle Observações do Auditor

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Exemplo de Check List SISTEMAS DE MEDIÇÃO Critérios 1. Procedimentos de coleta de dados e obtenção do desempenho dos indicadores 2. Alinhamento dos indicadores atuais com as metas estratégicas 3. Monitoramento dos indicadores pelos empregados envolvidos 4. Os indicadores atuais refletem as reais necessidades do cliente (interno e/ou externo) 5. Processo decisório com utilização ampla dos indicadores atuais (parte integrante) 6. Tratamento dos resultados dos indicadores para e pelos empregados envolvidos, inclusive comunicação 7. Nível de acesso dos empregados aos atuais sistemas de medições, informatizados ou não Observações do Auditor

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Exemplo de Check List ECONOMIA, EFICIÊNCIA E EFICÁCIA

Critérios - ECONOMIA 1. Custos dos últimos 2 anos, atual e tendência 2. Planejamento e execução orçamentária 3. Composição quadro de pessoal (Próprio e Contratado) 4. Interfaces dos processos (integração sistêmica) Critérios - EFICIÊNCIA 5. Definição e monitoramento dos CTQ's 6. Níveis atuais e de tendências dos indicadores dos processos (q,C,E,M,S) 7. Valor estoque operacional atual e tendência 8. Níveis atuais e de tendências das variáveis dos processos (produto em processo e produto final) 9. Clareza e entendimento a respeito da função do processo 10. Clareza e entendimento quanto aos processos críticos para criação de valor ao cliente 11. Clareza e entendimento quanto ao fluxo do processo dentro do Sistema (produto em processo e produto final) 12. Clareza e entendimento quanto aos insumos, fornecedores e anomalias crônicas 13. Quanto ao atual ciclo do processo 14. Quanto ao nível de padronização do processo 15. Quanto ao planejamento do processo 16. Quanto à capabilidade do processo 17. Quanto ao desdobramento das diretrizes superiores 18. Quanto a ambientação do empregado à área e às novas funções e/ou atividades 19. Quanto ao atual processo de comunicação 20. Quanto às últimas melhorias implementadas no processo 21. Quanto a apuração do atendimento das necessidades dos clientes Critérios - EFICÁCIA 22. Resultados alcançados e metas estabelecidas Revisão 04

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Muito Obrigado! [email protected] + 55 98 2108 6000 + 55 98 9114 4699

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