Auditoria Operacional Jailit.docx

INTRODUCCIÓN La auditoría operativa nació por la necesidad que de ella tenía la dirección y por la habilidad del auditor interno para satisfacer dicha necesidad. Las empresas crecieron. El trabajo de los directivos ejecutivos fue trasladándose desde las actividades no financieras de las que provenían hacia sectores concretos de los registros contables, pues necesitan estar de acuerdo tanto con la adecuación y validez de los informes operativos como de los informes financieros. La fuente más real y objetiva de seguridad o de 16 advertencia era el auditor interno; un profesional entrenado y observador, que era independiente de las actividades que auditaba. La auditoría operacional se encarga de la eficiencia y efectividad. El término de auditoría operacional lo usamos siempre y cuando el propósito de la prueba sea determinar la efectividad o la eficiencia de una parte de una organización.

AUDITORIA OPERACIONAL “La Auditoría Operativa es el examen crítico, sistemático e imparcial de la administración de una entidad, para determinar la eficacia con que logra los objetivos preestablecidos y la eficiencia y economía con que se utiliza y obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las recomendaciones que mejoraran la gestión en el futuro”. (Huamán, 2014) Por lo tanto, probar la efectividad de los controles internos por parte de un auditor interno es parte de la auditoría operacional si el propósito es ayudar a una organización a operar su negocio con mayor efectividad o eficiencia. De igual manera, la determinación de si una compañía ha capacitado adecuadamente a su personal en la línea de ensamble es también una auditoría operacional siempre que el propósito sea determinar si la compañía está produciendo productos de manera eficiente y efectiva. (Benjamin, 2007) A fin de realizar la auditoría, el auditor debe: 

Decidir qué es lo que va a examinar.



Decidir primordialmente de qué forma llevará a cabo la auditoria, elaborando un plan general preliminar de la misma.

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Seleccionar el personal que participará.

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Emprender una investigación previa, lo que supone fundamentalmente recopilar información general sobre el departamento de recursos humanos, la organización y los problemas concretos en los que se considere habrá que profundizar.



Ultimar el plan de auditoría, refinando las herramientas, medidas y elaborando un calendario claro de su realización. Recabar la información.

EFECTIVIDAD CONTRA EFICIENCIA Efectividad. Antes de poder realizar una auditoría operacional para constatar la efectividad, se deben establecer criterios específicos para la definición de efectividad. Un ejemplo de la auditoría operacional para constatar la efectividad sería evaluar si la dependencia gubernamental ha cumplido con su objetivo asignado al lograr la seguridad en los elevadores de una ciudad determinada. Antes de que el auditor operacional pueda llegar a una conclusión acerca de la efectividad de la dependencia, se deben satisfacer

criterios en cuanto a la seguridad de los elevadores. Por ejemplo, ¿el objetivo es comprobar que todos los elevadores en la ciudad sean inspeccionados al menos una vez al año? O, ¿el objetivo es garantizar que no haya muertes por causa de alguna descompostura de un elevador o que no ocurran descomposturas? Eficiencia. Al igual que la efectividad, deben existir criterios definidos para el significado de en qué consiste realizar las cosas más eficientemente antes de que una auditoría operacional pueda ser útil. Con frecuencia es mucho más fácil definir los criterios de la eficiencia que de la efectividad si la eficiencia se define como la reducción de costos sin reducir la efectividad. Por ejemplo, si dos procesos diferentes en producción fabrican un producto de calidad idéntica, el proceso con el menor costo se considera el más eficiente. A continuación se encuentran varios tipos de ineficiencias que ocurren comúnmente y que a menudo se descubren mediante la auditoría operacional. Tipos de ineficiencia  La adquisición de bienes y servicios es excesivamente costosa. Ejemplo: Las licitaciones para compras de materiales no son requeridas.  La materia prima no está disponible en producción cuando se necesita. Ejemplo: Se debe parar toda la línea de ensamble porque no se pidieron los materiales que se necesitaban.  Hay duplicidad de esfuerzo de parte de los empleados. Ejemplo: Se conservan registros de producción idénticos en ambos departamentos de contabilidad y de producción porque desconocen las actividades de cada uno.  Se realizan trabajos sin un propósito. Ejemplo: Se envían copias de las facturas de proveedores e informes recibidos al departamento de producción en donde se archivan sin usarse jamás.  Hay demasiados empleados. Ejemplo: El trabajo de oficina se puede realizar con efectividad con un asistente administrativo menos. RELACIÓN ENTRE LA AUDITORÍA OPERACIONAL Y LOS CONTROLES INTERNOS

La gerencia establece los controles internos para ayudar a cumplir sus propias metas. Las siguientes tres situaciones para fijar buenos controles internos son:  Confiabilidad de los informes financieros.  Eficiencia y efectividad de las operaciones.  Cumplimiento con las leyes y reglamentos correspondientes. La segunda de estas tres situaciones con el cliente se relaciona directamente con la auditoría operacional pero las otras dos afectan también a la eficiencia y la efectividad. Por ejemplo, la información confiable de contabilidad de costos es importante para la gerencia a fin de decidir situaciones como con qué productos continuar y el precio de facturación de los mismos El propósito de la auditoría operacional es evaluar la eficiencia y la efectividad del control interno y formular recomendaciones a la administración. Un auditor operacional puede determinar si los procedimientos de verificación interna para las facturas duplicadas de ventas son efectivos con el objeto de asegurar que la compañía no ofenda a los clientes pero también que reciba todo el dinero que se le adeuda. Por lo tanto, a manera de ejemplo, el objetivo de una auditoría operacional podría ser las políticas y procedimientos establecidos en el departamento de mercadotecnia para determinar la efectividad de los catálogos usados para comercializar los productos. TIPOS DE AUDITORÍAS OPERACIONALES Existen tres categorías generales de auditorías operacionales: funcional, organizacional y asignaciones especiales. (Alvin & Randal, 2007) Auditorías funcionales. Las funciones son un medio de categorizar las actividades de un negocio, como la función de facturación o la función de producción. Existen muchas maneras diferentes de categorizar y subdividir las funciones. Por ejemplo, existe una función de contabilidad, pero también existen las funciones de egresos de efectivo, entradas de efectivo y de egresos por nómina, funciones de egresos para contratación, registro de horas trabajadas y de nómina. Una auditoría funcional tiene la ventaja de permitir la especialización de los auditores. Ciertos auditores dentro de un equipo de personal de auditoría interna pueden adquirir

una experiencia considerable y conocimientos en un área como la ingeniería de producción. Pueden dedicar su tiempo a auditar esa área con mayor eficiencia. Una desventaja es la falla en la no evaluación de las funciones que se relacionan entre sí. La función de ingeniería de la producción interactúa con la de manufactura y otras funciones en una organización. Las auditorías organizacionales. Una auditoría operacional tiene que ver con toda una unidad organizacional, como lo es un departamento, una sucursal o una subsidiaria. Una auditoría organizacional hace hincapié en la forma en que interactúan las funciones eficiente y eficazmente. El plan de la organización y los métodos para coordinar las actividades son especialmente importantes en este tipo de auditoría. Asignaciones especiales. En la auditoría operacional, las asignaciones especiales surgen a petición de la administración. Hay una gran variedad de tales auditorías; algunos ejemplos incluyen determinar la causa de un sistema TI ineficaz, investigar la posibilidad de un fraude en una división y formular recomendaciones para reducir el costo de un producto manufacturado. QUIÉN REALIZA LAS AUDITORÍAS OPERACIONALES Las auditorías operacionales, por lo general, se llevan a cabo por uno de los siguientes tres grupos: los auditores internos, los auditores gubernamentales, o los despachos de contadores públicos. (Sotomayor, 2004) Auditores internos. Los auditores internos se encuentran a tal grado en una posición única para practicar las auditorías operacionales que algunas personas emplean los términos auditoría interna y auditoría operacional indistintamente. Sin embargo muchos departamentos de auditoría interna realizan ambas auditorías y con frecuencia se realizan de manera simultánea. Una ventaja que tienen los auditores internos al practicar las auditorías operacionales es que pueden dedicar todo su tiempo a trabajar para la compañía que auditan. Por lo tanto, adquieren una gran cantidad de conocimientos acerca de la compañía y su negocio lo cual es esencial para una auditoría operacional efectiva. Los auditores gubernamentales. Cada auditor del gobierno federal y estatal realiza la auditoría operacional, a menudo como parte de las auditorías financieras. La mayoría de

estos auditores se interesan tanto en las auditorías financieras como en las operacionales. Las auditorías de desempeño constan de lo siguiente:  Auditorías de economía y eficiencia. Una auditoría de economía y eficiencia tiene el propósito de determinar: 

Si la entidad está adquiriendo, protegiendo y utilizando sus recursos en forma económica y eficiente.

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Las causas de las ineficiencias o prácticas no económicas.

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Si la entidad ha cumplido con las leyes y reglamentos referentes a asuntos de economía y eficiencia.

 Auditorías de programa. Una auditoría de programa tiene el propósito de determinar: 

El grado en que se están cumpliendo los resultados deseados o los beneficios establecidos por la legislatura u otro organismo autorizador.

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La efectividad de las organizaciones, programas, actividades o funciones.



si la entidad ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables al programa.

Para ilustrar las actividades operacionales específicas de una auditoría del gobierno estatal, se ofrecen los siguientes ejemplos que explican la auditoría de la economía y la eficiencia: 

Un hospital separado con su propio personal administrativo ocupaba tres edificios en los terrenos de otro hospital estatal. Nuestra auditoría demostró que la carga de trabajo limitada de las actividades administrativas de este hospital separado y su proximidad con las oficinas del hospital principal permitirían la consolidación de las funciones administrativas de los dos hospitales con un ahorro de $145,000 al año.

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Las cuentas por cobrar pendientes de un hospital educativo se incrementaron de $7 millones a $11 millones durante un periodo de dos años. Una auditoría demostró que esta grave situación fue ocasionada, en parte, por una falta de seguimiento enérgico, supervisión y personal insuficientes para continuar con la creciente carga de trabajo.

Despachos de contadores públicos. Cuando los despachos de contadores públicos practican una auditoría de los estados financieros históricos, parte de la auditoría generalmente consiste en identificarlos problemas operacionales y en realizar recomendaciones que puedan beneficiar al cliente auditado. Las recomendaciones pueden ser verbales, mas generalmente se hacen por medio de una carta a la administración. INDEPENDENCIA

Y

COMPETENCIA

DE

LOS

AUDITORES

OPERACIONALES Las dos cualidades más importantes de un auditor operacional son la independencia y la competencia. La persona a quien reporta el auditor es importante para garantizar que la investigación y las recomendaciones se formulen imparcialmente. La independencia de los auditores internos se ve enfatizada al hacer llegar el dictamen del departamento de la auditoría interna ante el consejo directivo o el presidente. De manera similar, los auditores gubernamentales deben reportar a un nivel superior de cualquier departamento operativo. Por supuesto, la competencia es necesaria para determinar la causa de los problemas operativos y para formular recomendaciones apropiadas. La competencia es un problema primordial cuando la auditoría operativa está relacionada con problemas operacionales muy diversos. Por ejemplo, imagine las dificultades de encontrar auditores internos calificados que pudieran evaluar tanto la efectividad de un programa publicitario como la eficiencia de un proceso de ensamble en producción. El personal de auditoría interna que efectúa ese tipo de auditoría operacional presumiblemente tendría que incluir un poco de personal con conocimientos en mercadotecnia y otros en producción. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA

Y LA

EFECTIVIDAD Una dificultad importante encontrada en la auditoría operacional reside en decidir los criterios específicos para evaluar si la eficiencia y la efectividad se han presentado. Criterios específicos. Generalmente los criterios más específicos son más recomendables antes de iniciar una auditoría operacional. Por ejemplo, supongamos que usted realiza una auditoría operacional del diseño del equipo en plantas para una compañía. A continuación se encuentran algunos criterios específicos, incluidos en el formato de preguntas que pudiera usarse para evaluar diseños de planta:

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¿Todos los diseños de la planta fueron aprobados por el departamento de ingeniería de la oficina central al momento de efectuar el diseño original?

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¿El departamento de ingeniería de la oficina central ha efectuado algún estudio de reevaluación del diseño de la planta en los últimos 5 años?

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¿Está cada uno de los equipos operando al 60 por ciento de su capacidad o más por al menos tres meses al año?

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¿Facilita el diseño el movimiento de nuevos materiales en el piso de producción?

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¿Facilita el diseño la producción de productos terminados?

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¿Facilita el diseño el movimiento de productos terminados a los centros de distribución?

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¿Peligra la seguridad de los empleados por el diseño de la planta?

Fuentes de criterios El auditor operacional puede usar varias fuentes al desarrollar criterios de evaluación específicos. Estas fuentes incluyen lo siguiente:  Desempeño histórico. Un conjunto simple de criterios se puede basar en resultados reales de periodos anteriores (o auditorías). La idea que fundamenta el uso de estos criterios es determinar si las cosas han “mejorado” o “empeorado”. La ventaja de estos criterios es que son fáciles de deducirse. Sin embargo, posiblemente no nos ofrezcan una gran comprensión acerca de qué tan bien o con cuántas deficiencias está operando la unidad auditada.  Evaluación comparativa. La mayoría de las entidades sujetas a una auditoría operacional no son únicas; hay muchas entidades similares dentro de la organización o fuera de ella. En esos casos, los datos de desempeño de las entidades comparables son una fuente excelente en el desarrollo de criterios para la evaluación comparativa. Para las entidades comparables internas, los datos generalmente están disponibles de inmediato. Cuando las entidades comparables son externas a la organización, con frecuencia están dispuestas a dar acceso a dicha información.  Normas de ingeniería. En muchos tipos de auditoría operacional, sería posible y apropiado desarrollar criterios basados en normas de ingeniería; por ejemplo, los estudios de tiempos y movimientos para determinar las tasas de rendimiento efectivo en producción. Estos criterios a menudo consumen mucho tiempo y su desarrollo es oneroso pues requieren experiencia y conocimiento considerables;

pero pueden ser efectivos para resolver un problema operacional importante y bien vale la pena el gasto que suponen.  Análisis y acuerdo. En ocasiones los criterios objetivos son difíciles o costosos de lograr, y se desarrollan a través de un simple procedimiento de análisis y acuerdo. Las partes involucradas en este proceso deben incluir a la administración de la entidad a ser auditada, al auditor operacional y a la entidad o personas a quienes se les informarán los hallazgos. FASES EN LA AUDITORÍA OPERACIONAL Existen tres fases para una auditoría operacional: la planeación, la acumulación y evaluación de la evidencia, y los dictámenes y seguimiento. La planeación. Al igual que los auditores de los estados financieros, el auditor operacional debe determinar el alcance del compromiso y comunicarlo a la unidad organizacional. También es necesario proveer el personal necesario para cumplir con el compromiso, obtener la información histórica acerca de la unidad organizacional, y entender el control interno, y decidir cuál evidencia es conveniente acumular. Acumulación y evaluación de la evidencia. Ya que los controles internos y los procedimientos de operación son una parte crítica de la auditoría operacional, es común usar extensamente la documentación, los cuestionamientos al cliente y la observación. La confirmación y redes empeño se usan con menor frecuencia en las auditorías operacionales que en las financieras, puesto que la exactitud no es el propósito de la mayoría de las auditorías operacionales. Los auditores operacionales deben acumular suficiente evidencia competente para contar con una base razonable para formular una conclusión sobre los objetivos que se deberán probar. Dictámenes y seguimiento. En las auditorías operacionales, el dictamen generalmente se envía sólo a la administración con copia a la unidad que fue auditada. La falta de usuarios terceros reduce la necesidad de una redacción estandarizada en los dictámenes de auditoría operacional. La diversidad de las auditorías operacionales requiere que cada dictamen sea hecho a la medida para atender el alcance de la auditoría, los hallazgos y las recomendaciones. El seguimiento es común en la auditoría operacional cuando las

recomendaciones se presentan ante la administración. El propósito es determinar si los cambios recomendados se efectuaron y si no fue así, por qué. CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA OPERATIVA Toda auditoria operativa tiene las siguientes características:  Estratégicas. Se enfocan en los aspectos críticos o relevantes que se identifiquen en el desarrollo de la auditoría.  Objetivas. Al desarrollarlas se debe asegurar que los hallazgos y las conclusiones se fundamenten, en lo posible, en evidencia verificable.  Confiables. La información que presente y reporte la auditoría debe ser veraz y exacta, de manera que minimice los riesgos de interpretación.  Diligentes. Se deben atender, con diligencia y oportunidad, los requerimientos del organismo competente de control.  Efectivas. Las recomendaciones y acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento a aplicar, respecto de las situaciones detectadas deben mejorar el sistema de control. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA AUDITORIA OPERATIVA? 

Promueve la eficiencia y eficacia en los procesos

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Evalúa la calidad de los procesos

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Permite poner en marcha de manera objetiva las actividades de control

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Permite identificar procesos críticos

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Permite evaluar la efectividad de los controles implementados

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Permiten implementar mejoras en la planificación y los controles.

¿CUÁNDO ES NECESARIA UNA AUDITORÍA OPERACIONAL? La auditoría operativa es necesaria cuando existe la necesidad de mejorar los procesos y procedimientos implementados esto con la finalidad de mejorar su competitividad en el mercado.

CONCLUSIONES

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Alvin, A., & Randal, J. (2007). Auditoria. Mexico: Pearson. Benjamin, E. (2007). Auditoria Administrativa. Mexico: Prentice Hill. Huamán, R. (2014). Los Efectos de la Auditoría Operativa en la Mejora de la Gestión de la Empresa Petróleos del Perú S.A. Perú: CC BY-NC-ND. Sotomayor, A. (2004). Auditoria Administrativa. Mexico: McGraw-Hill.