Ak-hotel-sap-7.docx

7.1 JENIS-JENIS PENERIMAAN KAS DAN BANK PADA HOTEL 7.1.1 PERAN KAS Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan kas yang memadai akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu hotel. Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan dana yang tidak sedikit, dimana dana tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang disediakan sebagai fasilitas tamu selama menginap. Kas atau dana tersebut baru bisa diperoleh kembali oleh perusahaan setelah tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah melakukan pembayaran. Hampir sebagian besar tamu yang menggunakan agen akan menunda pembayaran sampai mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada, kecuali tamu yang datang secara individu biasanya memberikan pembayaran di muka sebagai uang muka (deposit). Penerimaan kas bisa berupa penerimaan hasil penjualan tunai dari outlet, hasil penjualan yang diterima Front Office saat tamu check out dan hasil pengumpulan piutang dari agen perjalanan (biro perjalanan). Contoh: The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Denpasar. Hotel ini menjual kamar jenis super deluxe dengan harga Rp 1.000.000,- per malam. Setiap tamu yang menginap sudah mendapatkan breakfast dengan harga Rp100.000,-. Harga tersebut belum termasuk government tax dan service charge sebesar 21%. Jurnal atas transaksi tersebut dengan menggunakan kode rekening yang ada di bab sebelumnya adalah: Jurnal 1. Penjualan Kamar serta Makanan dan Minuman 10401 40101 41105 20304 20301

AR Guest Ledger Room revenue Food revenue meal coupon Service Charge Government tax

Rp 1.210.000,Rp 900.000,Rp 100.000,Rp 100.000,Rp 110.000,-

2. Penerimaan kas yang diterima Front Office saat tamu check out 10203 Cash In Bank 10401 AR Guest Ledger

Rp 1.210.000,Rp 1.210.000,-

3. Reklasifikasi piutang usaha (jika tamu menggunakan travel agen), saat tamu check out 10402 AR City Ledger 10401 AR Guest Ledger

Rp 1.210.000,Rp 1.210.000,-

4. Penerimaan kas atas pembayaran travel agen 10203 Cash In Bank 10402 AR City Ledger

Rp 1.210.000,Rp 1.210.000,-

5. Penerimaan uang muka (advance deposit) 10203 Cash In Bank 20401 Deposit from Guest

Rp 1.210.000,Rp 1.210.000,-

Setelah tamu yang memberi uang muka tadi check out, maka dibuat jurnal penyesuaian sebagai berikut: 20401 Deposit from Guest 10401 AR Guest Ledger

Rp 1.210.000,Rp 1.210.000,-

7.1.2 PENERIMAAN KAS PADA PENJUALAN KAMAR A. Bagian yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Kamar) a. Front Office (FO) dan FO cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian FO yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu. b. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet. c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor. d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan kamar. B. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Kamar) a. Guest bill b. Room Sales Recapitulation c. Remittance of Fund C. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Kamar a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit. b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada general cashier.

c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

7.1.3 PENERIMAAN KAS PADA PENJUALAN MAKANAN DAN MINUMAN A. Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Makanan dan Minuman) a. Cashier Outlet mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan outlet (outlet restaurant). b. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari. c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor. d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan makanan dan minuman dalam satu hari. B. Dokumen yang Digunakan Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Makanan dan Minuman) a. Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu. b. Restaurant and Bar Summary of Sales: mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift. c. Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu. C. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Makanan dan Minuman a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit. b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai, seperti uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada general cashier. c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

7.1.4 PENERIMAAN KAS PADA PENGUMPULAN PIUTANG DARI TRAVEL AGENT A. Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Pengumpulan Piutang dari Travel Agent) a. Account Receivable bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agen. b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent. c. General Cashier bertanggung jawab penuh atas semua penerimaan semua hasil penagihan piutang yang dilakukan oleh collector dalam satu hari. B. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Pengumpulan Piutang dari Travel Agent) a. Guest bill b. Reservation Form c. Agent Voucher d. Invoice e. Cash Receipt C. Prosedur Penerimaan Kas Hasil Penjualan Pengumpulan Piutang dari Travel Agent a. Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh temponya, saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, Account Receivable akan menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent voucher, dll), dan menyiapkan cash receipt. b. Account Receivable akan meminta persetujuan dari head department, kemudian akan memberikan data tersebut kepada collector untuk melakukan penagihan kepada agen. c. Hasil penagihan piutang akan diserahkan kepada collector pada general cashier, yang akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian Collector akan menginformasikan pada Account Receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen. 7.1.5 PENERIMAAN KAS PADA PENERIMAAN UANG MUKA A. Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Penerimaan Uang Muka a. Reservation menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui travel agent. b. Front Office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu. c. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang muka dalam satu hari.

d. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor. e. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan uang muka dari tamu dalam satu hari. B. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penerimaan Uang Muka) a. Cash Receipt b. Reservation Form C. Prosedur Penerimaan Kas pada Penerimaan Uang Muka a. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi, pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan hasil penjualan kamar lainnya. b. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut menggunakan fasilitas hotel. c. Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan mencatatnya

sebagai

penerimaan

kas.

Kemudian

General

Cashier

akan

menginformasikan pada Account Receivable akan adanya pembayaran uang muka tersebut.

D. Laporan yang Dihasilkan Prosedur Penerimaan Kas Genereal Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh General Cashier pada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.

7.2 BAGAN ALUR PROSEDUR PENERIMAAN PADA HOTEL Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman

Bagan Alur – Penerimaan Kas Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen

Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Uang Muka

DAFTAR PUSTAKA

Widanaputra, AA. GP, dkk. 2009. Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.