Actividad De Aprendizaje 7 Evidencia 2 Perfil De Clientes Y Proveedores.pdf

Nombre: Jose Carlos Castro Rodríguez C.C: 1.082.252.511 Tecnólogo: Gestión logística Fecha: 19/03/2019

Actividad de aprendizaje 7 Evidencia 2: Perfil de clientes y proveedores

El flujo de información externa en los procesos logísticos no se genera dentro de las actividades propias de la empresa, pero tiene una incidencia directa sobre los procesos que se realizan dentro ésta, tales como el caso de la información que se maneja en el proceso de aprovisionamiento referente a los proveedores y el proceso de distribución referente a los clientes. Por tal razón, para esta evidencia debe presentar en un documento escrito la caracterización del perfil de los clientes y los proveedores de la empresa mencionada en la Evidencia 1: Presentación “Caracterización de la empresa” de esta actividad de aprendizaje. Tenga presente que para realizar la evidencia puede utilizar tablas o formatos que le ayuden a administrar la información.

Para desarrollar la evidencia siga los pasos descritos a continuación:

 Inicialmente, debe identificar el perfil de clientes de la empresa, cliente interno, cliente externo y necesidades a satisfacer de cada uno de los clientes (incluir los tiempos de respuesta).  Después, proponga una alternativa de flujo de información que le permita asegurar una buena comunicación con el cliente, tanto interno como externo. Luego, debe caracterizar el perfil de proveedores, para esto realice lo siguiente:

 Elabore un listado de elementos (productos o servicios) que son de vital importancia para el funcionamiento de la empresa.  Del listado anterior, escoja uno y determine las posibles empresas o personas que puedan ser proveedores y haga un listado.  Posteriormente, escoja dos posibles proveedores del listado elaborado y determine la posibilidad de elegirlos como proveedores. Para esto puede utilizar los formatos presentados en el material de formación. Recuerde que debe establecer los criterios adecuados para cada uno de los ítems disponibles en el formato.  Una vez cuente con la información solicitada en el punto anterior, determine:

 ¿Cuál de las dos personas y/o empresas es confiable como proveedor teniendo en cuenta las políticas de la organización?  ¿Qué aspectos considera positivos y negativos de cada uno de los proveedores?

 ¿Cómo se controlarían los aspectos negativos del proveedor para que no se afecten los procesos al interior de la compañía? de flujo de información que le permita asegurar una buena comunicación con el cliente, tanto interno como externo.

SOLUCION

CLIENTE INTERNO:

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Todas las áreas con 4pl services Necesidades: salario, estabilidad, prestaciones Tiempo respuesta: quincenal Área comercio exterior con área comercial Necesidades: que el área comercial de pre-alerte los contenedores próximos a llegar Tiempo respuesta: 2 días Área comercio exterior con director administrativo y operaciones Necesidades: autorización para despacho de mercancía desde la parte documental (revisar Tiempo respuesta: inmediato Área director administrativo con líder operaciones Necesidades: entregar orden de trabajo (OT) para identificación y operación en la bodega. Tiempo respuesta: inmediato

declaraciones)

Área director logístico con facturación y cartera Necesidades: solicitud de correo autorizando despacho de mercancía por cartera Tiempo respuesta: inmediato Área líder operaciones con director administrativo Necesidades: información u orden de trabajo con información de cliente, documento de transporte, cantidades, etc Tiempo respuesta: inmediato

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Área líder operaciones con aux. inventarios Necesidades: etiquetar, identificar, marcar, contar la mercancía que entra y sale de 4pl services Tiempo respuesta: inmediato Área director administrativo con aux. inventarios Necesidades: informes de inventarios, posiciones libres, clientes, etc Tiempo respuesta: inmediato Área líder operaciones con auxiliares de bodega y montacarguista Necesidades: separar, descargar, cargar, identificar, organiza y todas las operaciones logísticas asignadas. Tiempo respuesta: inmediato Área financiera con facturación y cartera Necesidades: informe de cartera y comprobantes de pago, facturación al día Tiempo respuesta: inmediato Área operaciones con director administrativo Necesidades: informes de toda la actividad operativa y administrativa Tiempo respuesta: mensual

FLUJO DE INFORMACION

COMERCIO EXTERIOR

FACTURACIO Y CARTERA

GERENCIA FINANCIERA

GERENCIA COMERCIAL

GERENCIA OPERATIVA 4PL SERVICES

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

LIDER OPERACIONES

AUX. INVENTARIOS

AUX. BODEGA MONTACARG UISTA

CLIENTE EXTERNOL:

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Área comercial con cliente Necesidades: solicitud pre-alerta para programación entradas, descuentos, tarifas, etc Tiempo respuesta: 1 día Cliente con área comercial Necesidades: cotizaciones, estado de la mercancía en la bodega Tiempo respuesta: 1 día Área comercio exterior con cliente Necesidades: solicitud de declaraciones de levante por parte de la DIAN Tiempo respuesta: 1 a 2 días después de la inspección. Cliente con comercio exterior Necesidades: informe de cierre de entrada de mercancía a zona franca y 4 pl services. Tiempo respuesta: 2 horas después del descargue. Cliente con área director administrativo Necesidades: solicitud de citas para cargues, separaciones, inspecciones y demás servicios logísticos cotizados Tiempo respuesta: inmediato Área director administrativo con cliente Necesidades: asignación de citas y requerimiento de cumplimiento de horarios para no retrasar otros procesos. Tiempo respuesta: inmediato Cliente con área de facturación y cartera Necesidades: entregar comprobantes de pago, solicitud de facturación antes de cierre de mes. Tiempo de espera: 26 primeros días del mes

FLUJO DE INFORMACION

GERENCIA COMERCIAL COMERCIO EXTERIOR

CLIENTE EXTERNO

FACTURACION Y CARTERA

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Luego, debe caracterizar el perfil de proveedores, para esto realice lo siguiente:

 Elabore un listado de elementos (productos o servicios) que son de vital importancia para el funcionamiento de la empresa. -

Servicios de apoyo logístico ( grupos de cargue y descargue) Alquiler de elevador eléctrico y mantenimiento Proveedor de papel de empaque strechs Servicio de transporte

 Del listado anterior, escoja uno y determine las posibles empresas o personas que puedan ser proveedores y haga un listado.

SERVICIOS DE APOYO LOGISTICO (GRUPOS DE CARGUE Y DESCARGUE) 1. PROVEEDOR ATTA LOGISTIC 2. PROVEEDOR TCL LOGISTIC 3. PROVEEDOR LOGISTIC PERSONAL

 Posteriormente, escoja dos posibles proveedores del listado elaborado y determine la posibilidad de elegirlos como proveedores. Para esto puede utilizar los formatos presentados en el material de formación. Recuerde que debe establecer los criterios adecuados para cada uno de los ítems disponibles en el formato.

 Una vez cuente con la información solicitada en el punto anterior, determine:

¿Cuál de las dos personas y/o empresas es confiable como proveedor teniendo en cuenta las políticas de la organización? R// las dos empresas son confiables, se prioriza trabajar con ATTA LOGISTICS, pero no podemos descuidar a TLC LOGISTICS, ya que corremos el riesgo de quedar con un solo proveedor, y si en algún momento este no puede prestar el servicio, pues entraríamos en una contingencia.

¿Qué aspectos considera positivos y negativos de cada uno de los proveedores? R// ATTA LOGISTICS

POSITIVO: -

Disponibilidad de personal Personal capacitado Entregan facturación a tiempo Buena aceptación y respuesta a los reclamos

NEGATIVO -

Orden y aseo en el momento de terminar la actividad Falta planear la actividad a ejecutar.

TCL LOGISTICS

POSITIVO -

Buena imagen y presentación(uniformes, logos etc) Entrega facturación a tiempo Buena comunicación entre coordinadores y la empresa solicitante

NEGATIVO -

Poca respuesta ante los reclamos Orden y aseo en el momento de terminar la actividad Poco experiencia Los colaboradores casi no acatan las ordenes de los colaboradores de 4pl services (servicio al cliente)

¿Cómo se controlarían los aspectos negativos del proveedor para que no se afecten los procesos al interior de la compañía? R// noto que las principales falencias de estos grupos de apoyo, es que no saben cómo trabajamos en 4pl services, entonces mi solución inicialmente seria:

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Realizar reuniones cada 8 días con los coordinadores de los grupos de apoyo, para socializar las políticas de 4pl services, y se vayan adaptando a estas Reunir el personal de apoyo contratado para dicha actividad, y explicarle todo lo que se va a hacer tanto como los procesos logísticos así como la parte de orden y aseo al momento de terminar.