9- Le Dispositif De Coordination

« Le dispositif de coordination» Préparé par :  TAOUFIK Younes  NAHI Zineb

PLAN I. L’AUDIT DE

COMMUNICATION A-

Définition

B-

Objectifs

II. LA COORDINATION AU

SEIN DE L’ENTREPRISE III. LE DISPOSITIF DE

COORDINATION IV. LES SUPPORTS ET OUTILS

UTILISES POUR LA COORDINATION

2

I. L’AUDIT DE COMMUNICATION A-Définition L'Audit de communication interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de sa communication et lui apporte ses conseils pour l’améliorer. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de communication en faisant des propositions pour renforcer leur efficience. L'audit de communication interne est une activité de contrôle et de conseil qui permet de rendre efficace la communication d'une organisation : activité stratégique, l'audit de communication interne est exercé à l'intérieur de l'organisation, même si le recours à des prestataires extérieurs est parfois nécessaire ; activité indépendante, l'audit de communication interne est rattaché au service communication et a une relation forte avec la direction générale. Centré sur les enjeux majeurs de l'organisation, ses missions "d'expression d'assurance" portent sur l'évaluation de l'ensemble des processus, fonctions et opérations de celle-ci et plus particulièrement sur l’adéquation des outils de communication avec la stratégie de l’entreprise. Son rôle de conseil auprès de la Direction générale et des directions opérationnelles et fonctionnelles, qui 3

s'exerce dans le cadre de normes particulièrement exigeantes, contribue grandement à créer de la valeur ajoutée.

B- Objectif Identifier tous les outils de communication existants et valider l’adéquation entre les outils et les attentes des publics cibles d’une part et les objectifs des émetteurs d’autre part. Cet audit permet de décider en toute objectif du maintien d’un outil de communication, de sa suppression ou de la mise en place d’une nouvelle formule en s’appuyant sur des moyens comme les enquêtes, les sondages et les recensements documentaires.

II. LA COORDINATION AU SEIN DE

L’ENTREPRISE La communication interne contribue à la construction de l’image de l’entreprise au même titre que la communication externe. Elle dépend de l’image qu’en diffusent les hommes qui y vivent. L’objectif est de permettre une bonne circulation de l’information entre les membres du personnel, en vue d’une meilleure coordination. L’interactivité et la coordination sont indispensables au bon fonctionnement d’une organisation. La communication interne ne peut fonctionner à vide, elle est un levier qui doit contribuer à faire partager le devenir de l’entreprise par son personnel. La 4

communication est un outil qui ne servira pas s’il n’y a pas derrière une main qui sait pourquoi et comment l’utiliser. D’où l’importance de l’instauration d’un dispositif de coordination au sein de l’entreprise.

III. LE DISPOSITIF DE

COORDINATION En général, les dispositifs de communication internes doivent être analysés et vérifiés de façon à ce qu’ils soient adéquats avec les objectifs à court, moyen et long termes de l’organisation et assurent une meilleure efficacité/cohérence vers un plan de communication. Il est aussi primordial de réaliser une “photographie” de l’ensemble des outils internes pour caractériser le rôle et les fonctionnalités de chacun dans leur articulation d’ensemble. C’est pourquoi on opte souvent pour la méthode de Prestation Scribe qui est une mission d’audit passant par l’analyse des outils et une étude qualitative via des entretiens avec un échantillon représentatif de collaborateurs. Le rôle du dispositif de coordination consiste à s’assurer de l’existence d’une information précise et actualisée sur l’organisation interne avec une détermination précise des responsables, des missions de chacun, des relations hiérarchiques et présentation de l’organigramme de l’administration. La direction doit donner un exemple remarquable de la coordination en étant soudée, soucieuse de décisions collégiales, en 5

dirigeant parfaitement les équipes de travail et en mettant à leur disposition, quelles que soient leur place dans la hiérarchie et leur fonction, les moyens et outils leur permettant de coordonner mutuellement ainsi que les directives nécessaires pour leurs missions. Les réunions sur tous les niveaux doivent se faire de façon formelle et périodique en fonction des problèmes à résoudre et l’organisation de l’espace doit faciliter moyennement la coordination, toutefois quelques réaménagements sont nécessaires dans quelques services provinciaux afin de faciliter la communication interne. Le réseau technique est appelé à contribuer à la favorisation de la communication et ce par le moyen de téléphone, toutefois d’autres moyens doivent être mis en place pour le compléter. Et finalement il est préférable que les réunions de coordination débouchent des informations et des décisions qui sont prises en concertation avec l’équipe de travail et les décisions de coordination tels les contrats programmes soient prises lors des contacts directs entre les fonctionnaires.

IV. LES SUPPORTS ET OUTILS

UTILISES POUR LA COORDINATION -La radio, 6

-Le téléphone, -L’affichage, -Le numéro rouge gratuit, -le véhicule.

7