2.3.11.4 Sk Pengendalian Dokumen Dan Pengendalian Rekaman Pelaksanaan Program.docx

PEMERINTAH KABUPATEN BANYUWANGI DINAS KESEHATAN

UPTD. PUSKESMAS SONGGON Jl. A. Yani No. 65 Telp. (0333) 631818 Email : [email protected]

KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS SONGGON NOMOR: 188.4/

/429.114.15/2018

TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN DAN PENGENDALIAN REKAMAN PELAKSANAAN PROGRAM KEPALA UPTD PUSKESMAS SONGGON Menimbang

: a. bahwa

untuk

tercapainya

pelayanan

yang

bermutu

berkinerja tinggi maka dipandang perlu adanya

dan

ketertiban

administrasi dan pertanggung jawaban dalam memberikan pelayanan

kepada

masyarakat

dengan

adanya

pendokumentasian kegiatan bagi petugas Puskesmas; b. bahwa untuk mewujudkan hal tersebut pada huruf (a) perlu ditetapkan dengan keputusan Kepala UPTD Puskesmas.

Mengingat

: 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan; 2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas; 3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 tahun 2015 tentang Tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter, Dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi. 4. Permenkes

Nomor

44

Tahun

2016

Tentang

Pedoman

Manajemen Puskesmas; 5. Panduan Penyusunan Dokumen Tahun 2016 Tentang Akreditasi Puskesmas Jawa Timur.

1

2

MEMUTUSKAN :

Menetapkan

: KEPUTUSAN

KEPALA

UPTD

PUSKESMAS

SONGGON

TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN DAN PENGENDALIAN REKAMAN PELAKSANAAN PROGRAM PUSKESMAS SONGGON.

KESATU

: Menetapkan pengendalian dokumen dan pengendalian rekaman pelaksanaan

Program

Puskesmas

sebagai

pelaksanaan

Program

Puskesmas

Songgon

acuan

untuk

sebagaimana

tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari keputusan ini;

KEDUA

: Keputusan ini berlaku mundur sejak tanggal 1 Januari 2017. Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan diadakan perbaikan kembali sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Songgon. Pada tanggal

April 2017

KEPALA UPTD PUSKESMAS SONGGON

Aris Prasetyo,S.Kep.Ners Penata NIP : 197001221998031004

3

LAMPIRAN : KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS SONGGON NOMOR

: 188.4/

/429.114.16/2017

TANGGAL : A. PENGENDALIAN DOKUMEN Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai berikut: a. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan: 1. Administrasi Manajemen dengan kode: Admen a. Bab I, (Admen/I), b. Bab II, (Admen/II), c. Bab III, (Admen/ III), 2. Pelayanan Upaya kode : UKM, a. Bab IV, (UKM/ IV), b. Bab V, (UKM/ V), c. Bab VI, (UKM/ VI), d. Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan upaya (contoh upaya KIA= UKM/ KIA, upaya promkes = UKM/ Promkes, dan lainlain), 3. Pelayanan Klinis kode : Yannis, a. Bab VII, (Yannis/ VII), b. Bab VIII, (Yannis/ VIII), c. Bab IX, (Yannis/ IX), 4. Standar Operasional Prosedur, disingkat: SOP, 5. Daftar tilik disingkat: Dt, 6. Kerangka Acuan disingkat: KAK, 7. Surat Keputusan disingkat: SK, 8. Kebijakan disingkat: Kb, 9. Dokumen ekternal disingkat: Dek, 10. Manual Mutu disingkat MM. 11. Pedoman Mutu disingkat PM, 12. Audit Internal disingkat AI.

4 b. Penyimpanan Dokumen/ arsip 1. Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumh sakit wajib disimpan sekurang- kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat. Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan. 2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda: a. Umum: resep umum, b. BPJS: untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan, 3. Penyimpanan dokumen/ arsip

perkantoran sesuai dengan sistem

penyimpanan dokumen/ arsip aturan Pemerintah Daerah Kabupaten Banyuwangi, 4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing kelompok pelayanan,

sedangkan

di

administrasi

dan

manajemen

(admen)

menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program, c. Sistem penomoran 1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah Kabupaten Banyuwangi 2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan masing- masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan, 3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengodean, 4. Urutan penomoran meliputi: Kode pelayanan, Kode dokumen, Bulan, Tahun dan nomor urut dokumen: d. Rincian Kegiatan Pengendalian

Dokumen

Sistem

Mutu

mencakup

pengendalian

dokumen internal dan eksternal yang digunakan organisasi dengan kategori sebagai berikut: -

Tingkat 1: Kebijakan Kepala Puskesmas

-

Tingkat 2: Manual / Pedoman

-

Tingkat3: SOP

-

Tingkat4: Rekaman Kegiatan

5 Dokumen eksternal yang terkait dengan Klien, Regulasi dan Peraturan serta acuan dan standar yang berlaku, e. Identifikasi Dokumen a. Identifikasi dokumentasi sistem mutu diklasifikasikan sebagai berikut: 1. Dokumen Tingkat I: Surat Keputusan Kepala Puskesmas dengan nomor idetifikasi sebagai berikut 188.4/

CCC

/429.114.16/ YYYY

188.4 : kode surat tentang kegiatan kesehatan CCC: Kode nomor urut surat dalam surat dinas 429.114.16: Kode Puskesmas Songgon. YYYY : Tahun pada saat dokumen di buat 2. Dokumen Tingkat II: Manual mutu dan manual kegiatan puskesmas dengan kode identifikasi MM/ CCC

/429.114.16/ YYYY

MM : kode tentang Manual Mutu CCC: Kode nomor urut surat dalam surat dinas 429.114.16: Kode Puskesmas Songgon YYYY : Tahun pada saat dokumen di buat 3. Dokumen Tingkat III: Dokumen tentang SOP Puskesmas . Untuk Instruksi kerja format penomorannya adalah sebagai berikut: AA.SOP/BP/429.114.16/2017 AA

: NO. Urut dokumen

SOP

: Keterangan SOP

BP

: Kode unit pembuat

429.114.16 : Nomor urut puskesmas 2017

: Tahun pembuatan

4. Dokumen Tingkat IV: rekaman-rekaman

sebagai

catatan

sebagai

akibat

pelaksanaan

kebijakan, pedoman, dan prosedur. Untuk dokumen yang berasal dari luar Puskesmas (dokumen eksternal) digunakan kode tersendiri dalam pencatatannya sebagai berikut: Dok. Eksternal EKS

EKS-YYZZ-QQ

: Dokumen Eksternal YY

: Unit Terkait

ZZ

: Identifikasi Prosedur

QQ

: Identifikasi Urutan dokumen

6 Identifikasi penggandaan dokumen yang sah dinyatakan dengan tanda “TERKENDALI” dan dokumen utama kadaluarsa yang disimpan untuk riwayat dokumen dinyatakan dengan tanda”KADALUARSA”. f.

Penyusunan Dokumen a. Masing-masing unit menyusun dokumentasi sistem mutu yang terkait dengan unitnya dan disahkan setelah ditinjau oleh Tim Mutu Puskesmas b. Dokumen level 1 dan 2 disahkan oleh Kepala Puskesmas. c. Dokumen level 3 dan 4 disahkan oleh Tim Akreditasi dengan memberikan paraf pada dokumen master.

g.

Pendistribusian Dokumen a. Ketua Tim Akreditasi mendistribusikan dokumen sesuai dengan Daftar Distribusi Dokumen yang dilampiri dengan Tanda Terima Dokumen. b. Dokumen Utama (dokumen asli) merupakan dokumen salinan ke 0 yang harus menggunakan tanda ”MASTER” dan merupakan Dokumen Manajemen Representatif. c. Dokumen didistribusikan dengan hard copy dan dokumen akan distempel tanda ”TERKENDALI”. d. Dokumen Utama dipelihara oleh Ketua Tim Akreditasi termasuk Daftar Utama dokumen eksternal & dokumen terbaru yang digunakan.

h.

Penambahan atau Perubahan Dokumen a. Penanggungjawab proses, pelanggan internal atau ketua Tim akreditasi dapat mengajukan perubahan dokumen melalui Format Usulan Perubahan/ Penambahan Dokumen. b. Ketua Tim Akreditasi dan penanggungjawab proses meninjau usulan perubahan dokumen dan apabila disetujui maka penanggungjawab proses merevisi dan mengesahkan dokumen, direkam pada format Riwayat Perubahan dan diserahkan pada Ketua Tim Akreditasi sebagai pengendali dokumen. Bagian dokumen yang direvisi diberi tanda dengan stabilo dari paragraf/ kalimat yang direvisi. c. Ketua Tim Akreditasi memastikan bahwa semua dokumen sistem mutu direvisi dan disahkan sebagaimana ketentuan prosedur ini serta melaksanakan distribusi dokumen sesuai dengan Daftar Disribusi Dokumen dan menarik dokumen yang kadaluarsa untuk dimusnahkan.

7 i.

Dokumen Eksternal Dokumen eksternal yang digunakan sebagai acuan dikendalikan sesuai Daftar Dokumen Eksternal. Secara berkala Dokumen Eksternal diperbaharui melalui evaluasi terhadap katalog yang terbaru atau monitoring secara proaktif kepada instansi terkait.

B. Pengendalian Rekam Implementasi a. Penanggungjawab proses menyimpan Rekaman mutu agar dapat diidentifikasi dan tidak mudah rusak sehingga mudah diakses apabila diperlukan. b. Rekaman mutu harus jelas, mudah dibaca, diberi tanggal dan disimpan c. Lokasi dan masa simpan rekaman mutu ditentukan oleh masing-masing unit, dicatat pada Daftar Masterlist Rekaman serta dilaporkan pada Sekretaris Manajemen Mutu. d. Setiap unit memiliki Daftar Masterlist Rekaman dan Sekretaris Manajemen Mutu harus memiliki salinan yang ada pada unit-unit tersebut. e. Setiap perubahan / penambahan jenis rekaman pada tiap unit harus dicatat pada Daftar Masterlist Rekaman dan dilaporkan pada Sekretaris Manajemen Mutu (Admen) f.

Metode pemusnahan dokumen ditetapkan oleh Sekretaris Manajemen Mutu (Admen) sejak awal dan pelaksanaannya dilakukan oleh masing-masing unit.

Ditetapkan di Songgon Pada tanggal

April 2017

KEPALA UPTD PUSKESMAS SONGGON

Aris Prasetyo,S.Kep.Ners Penata Muda Tk I NIP : 197001221998031004