What Is Records Management?

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty  

uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf  

 

ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc What is Records  Management 

vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw Records Management   

  04.02.2009    Mario Rieger   

ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiop  

asdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjkl zxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnm qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfgh  

 

WHAT IS   RECORDS MANAGEMENT  Records  Management  is  a  specialized  field  of  information  management  that  is  concerned  with  the  systematic  analysis  and  control  of  company  records.    It  governs the practice of both Records Managers and anyone  in the company who creates or uses records in the course of  their business activities.  This includes:   •

Setting records management policies and standards  

•

Assigning responsibilities and authorities  

•

Establishing  and  communicating  procedures  and  guidelines  

•

Providing  a  range  of  services  relating  to  the  management and use of records  

•

Designing, 

implementing 

and 

administering 

specialized systems for managing records   •

Integrating  records  management  into  business  systems and processes   

Mario Rieger

Digitally signed by Mario Rieger DN: cn=Mario Rieger, o, ou, email=mario_rieger@web. de, c=US Reason: I am the author of this document Date: 2009.08.07 07:32:55 +02'00'

 

LIFECYCLE OF A RECORD:   The  company’s  business  critical  records  must  be  protected  and  properly  managed  through  their  entire  lifecycle.  

CREATION AND RECEIPT   Creation  of  records  occurs  when  we  put  pen  to  paper,  make an entry into a database or we start a new electronic  document.    Records  are  created  to  communicate,  report,  and to analyze information.  

DISTRIBUTION   Distribution  occurs  when  records  are  sent  to  the  audience for which they were intended or when records are  copied.    Records  are  distributed/copied  by  photocopying,  printing, attaching the record to e‐mail, hand‐delivery, inter‐ office mail, or regular mail.  Distribution can also take place  when  records  are  centrally  posted  (for  example,  on  the  company Intranet) and users have the capability of printing  them.  

 

USE   Use  of  records  occurs  when  we  organize  and  use  them  to  support  Company  operations.    This  phase  generally  includes  all  activity  for  managing  the  record  through  its  active period, i.e. in day‐to‐day business activity.  

MAINTENANCE   If records are required beyond their active life, they are  transferred  to  inactive  storage  until  they  meet  their  full  retention  requirements.    This  applies  to  paper  records  that  may be placed in a box and sent to the off‐site warehouse as  well as electronic files that may be archived to a CD, tape or  juke  box.    Records  may  be  converted  to  microform,  or  duplicated  for  vital  records  protection.    During  this  phase,  records may be retrieved to use as a resource for reference  and to aid in business decisions.  

FINAL DISPOSITION   Final disposition is what happens to the record when it  is no longer needed, has met its retention requirements and  is not needed for litigation or audit.  It is disposed of during  an  annual  records  cleanout  event  or  destroyed  by  an 

 

approved  vendor.    When  a  vendor  destroys  company  records,  we  require  a  Destruction  Certificate  to  document  the activity and validate the destruction.