Records Management Program

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf  

 

ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc  

Establish approved  Records Retention  Schedules  

vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw  

Records Management    27.03.2009    Mario Rieger   

ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiop  

asdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjkl zxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnm qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfgh

Establish approved Records  Retention Schedules    

ESTABLISH APPROVED RECORDS  RETENTION SCHEDULES   Record retention schedules are developed based upon  legal and regulatory requirements. Retention of general  records should be in accordance with this schedule. The  operating company should establish retention requirements  for records that are unique to the company by conducting  retention research.   Why not retain all company records permanently?  Although it would eliminate the work required to create an  accurate and effective record retention schedule, it could  also expose the company to significant risks, including:   •

Increasing the company’s exposure to costs and  litigation burdens of pre‐trial discovery; and  

•

Requiring ever‐increasing space requirements and  costs for storage of records  

Also, it would not eliminate requirements to monitor  and audit records to ensure that none are willfully  discarded.  

Mario Rieger

Digitally signed by Mario Rieger DN: cn=Mario Rieger, o, ou, email=mario_rieger@web. de, c=US Reason: I am the author of this document Date: 2009.08.05 07:29:03 +02'00'

 

Establish approved Records  Retention Schedules    

A. 

CONDUCT A RECORDS 

INVENTORY   The starting point for proper management of company  records is to identify the types of records that are used by  the company (record titles). A record title may define one  type of document or represent a collection of different  documents that are related and considered a record with  one retention period.   Conducting an accurate records inventory is the  foundation of establishing a solid record retention schedule.  By conducting an inventory, all records in the office and  storage areas are located, identified, described, counted,  and measured. The inventory includes all formats of  information including, but not limited to; loose and bound  papers, microforms, optical disks, CD‐ROM, videotapes,  audiotapes,   magnetic tapes and disks. The information gathered will  allow records to be systematically managed and will aide in  identifying which records should be converted to another  medium, i.e. microfilm or imaging.  

 

Establish approved Records  Retention Schedules    

 

I.  PROCESS OVERVIEW   Conduct a records inventory of all departments and  facilities where records are created or maintained, including  commercial records storage facilities (if applicable), to  determine the record titles used. The inventory is most  easily accomplished by using a standard form to collect  comprehensive information about each record title.   Use the form to capture the name, current location,  originating department, estimated volume within each  location, and the date range of each record category. Also  note if records are active or inactive, if records are vital, the  media on which records are maintained and how  destruction is currently applied. Identify if records are  maintained in multiple locations and note any special  conditions (for example security requirements) that need to  be addressed.   The inventory can also be used as an opportunity to  document the current condition of company records.  

 

Establish approved Records  Retention Schedules     •

Document any problems or issues that should be  addressed through the program, for example:  

o If transfer cases are left open  

o If files are left on file cabinets and not put away  

o If confidential information is not secured   o If electronic media is not properly managed   o If hazardous conditions exist such as evidence of  damage by rodents or water   • Document any differences in practices followed by  varying departments  

The volume of records can be estimated by measuring  them with a ruler. Fifteen (15) linear inches of letter‐sized  files equals approximately 1 cubic foot of records.  Approximately 5,000 records can fit into a standard  5‐drawer cabinet file drawer   Conduct an analysis of the estimate file growth of  records in order to identify future space requirements.  Summarize the number of records, the potential overall  space available, and the classifications of records  maintained for each site.  

 

Establish approved Records  Retention Schedules     Converting the inventory to an electronic format is  recommended in order to minimize time required to sort  and identify similar or duplicate record classifications.  

B. 

DEVELOP RECORD RETENTION 

SCHEDULES   The record retention schedule (RRS) is a list of record  titles that identifies the length of time records must be kept  by the company. A systematically developed RRS provides a  legally acceptable framework for discarding business records  that are no longer needed. The record retention schedule  may be a master listing of all record titles or individual  listings by department or functional area.   The schedule reflects research and careful evaluation to  determine retention periods that consider the operational  and business needs for the records, State and Federal laws,  and regulatory requirements.  

 

Establish approved Records  Retention Schedules    

 

I.  PROCESS OVERVIEW   Using the inventory, work with functional areas to  determine operational requirements for records within that  area. Based on these requirements, establish appropriate  guidelines for when record titles become inactive. Research  current local, state, and federal laws and regulatory  requirements governing the records titles listed on the  inventory. In addition, identify internal and external audit  requirements that might apply to each record title. Using all  considerations, establish a total retention requirement for  each title as well as the period of time records will be  considered active and must remain in the work area. When  all retention requirements have been established, obtain  approval from upper company management, the company  Board Attorney, and Law Department.   The schedule must include a description for each record  title, the office‐of‐record indicating the department that is  fully responsible for the official copy of the record during its  life cycle, the retention period (which can be broken down 

 

Establish approved Records  Retention Schedules     into active and inactive retention periods), indication as to  which records are vital or related to tax, SOX etc., and  reference to the law or other factor(s) which determined the  retention period. It is highly recommended that, as new  schedules are developed, record codes be utilized to allow  for linking stored records to record indexes. This is especially  helpful when a records management software program is  not being used to manage box information.   In addition, the schedule uses abbreviations called  retention codes to indicate the base amount of time to  retain each record. Sometimes a numerical value is also  used to indicate years or months in addition to the base  amount of time. The code may also be an abbreviation for  an event that must occur before the clock starts ticking on  the remaining retention time.   Once finalized and approved, the retention schedule  must be distributed to company departments or divisions.  Place the approved RRS on the company Intranet or a  Shared drive for all to access and as a company resource.  Written procedures must be developed regarding how the  retention schedule is changed and controlled.