Records Management

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty  

uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdf  

 

ghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc Establish Policies &  Procedures 

vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw Records Management   

  09.02.2009    Mario Rieger   

ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiop  

asdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjkl zxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnm qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfgh

  RECORDS MANAGEMENT  ESTABLISH POLICIES AND  PROCEDURES   

Develop company‐wide policies for management of all  company records.  Policies should document guidelines for  appropriate control of records through their entire lifecycle,  should be written, and should be approved by appropriate  company management.   

In particular, they should define:    • 

How company employees are notified of hold  requirements relevant to pending or ongoing  litigation or government investigation and that  destruction of records should be interrupted  (critical to develop first)  

• 

Mario Rieger

Digitally signed by Mario Rieger DN: cn=Mario Rieger, o, ou, email=mario_rieger@we b.de, c=US Reason: I am the author of this document Date: 2009.08.05 14:16:32 +02'00'

 

How vital records are identified and protected  

• 

The strategy for communicating records  management policies to company employees and  heightening awareness of the RMP  

• 

How business continuity will be ensured in the  event of a disaster  

• 

How to determine when records become inactive  and how they will be managed  

• 

Under what conditions records are destroyed and  how it is determined they are eligible for  destruction  

• 

Methods for testing compliance with approved  policies and procedures  

Work with the Steering team that authorized the  program and establish policies to direct employees  regarding proper management of company records.   • Gather and review any existing policies to use as a  starting point   • Determine what revisions may be needed in order to  accomplish better control of company records or if  new policies are required  

 

• Once developed, have management from each  business area and legal council review and approve  the policies   • Develop procedures that tell employees how to  apply approved policies in the course of their work   • If written procedures do not exist, document the  current company practices and identify both their  value and inefficiencies   • Determine what elements may be missing and make  revisions in order to develop standard, repeatable  procedures that enforce the policy   • Establish a central repository to post, maintain, and  communicate policies and procedures so they are  available to all employees   • Consider using a company Intranet or shared drive  that is available to all employees as a vehicle for  communicating these documents   • In addition to making them available to all  employees, documents can be updated in one  place when it is required