Unidad De Trabajo I

COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES

UNIDAD DE TRABAJO I:

LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA I.1. INTRODUCCIÓN. I.2. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN. I.3. COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN. I.4. FORMAS DE COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA: I.4.1. INTERNA: - ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN. -MÉTODOS DE COORDINACIÓN.

I.4.2. EXTERNA. I.5.TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA. I.6. FACTORES ESENCIALES. I.7. LAS TECNOLOGÍAS Y LA COMUNICACIÓN.

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I.1. INTRODUCCIÓN. CONCEPTO DE COMUNICACIÓN: Comunicación es el intercambio de información entre varios individuos En un espacio y tiempo determinados (que pueden o no coincidir).

I.2. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN. Los elementos que intervienen en el proceso de comunicación son: •

Emisor:  Es el individuo que inicia el proceso de comunicación.  Genera el mensaje.  Elige el canal y el código.  Determina el contenido.  Persigue un objetivo a través del proceso.

• Receptor:  Es el individuo que recibe el mensaje.  A quien va dirigido el mensaje.  Decodifica el mensaje para comprender su significado.

•

Canal: Es el medio mediante el cual se transmite el mensaje.

•

Mensaje: Es la información que se quiere transmitir.

•

Código: Se trata del conjunto de signos que se combinan mediante reglas para expresar el mensaje y que ambos individuosemisor y receptor- deben comprender o compartir.

•

Contexto o referente. Situación, circunstancias en las que se transmite el mensaje, en las que se lleva a cabo la comunicación: tiempo y espacio (recordar que pueden o no coincidir).

•

Retroalimentación = Feedback: La respuesta del receptor cuando ha habido comunicación, informando al emisor de cómo

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está recibiendo el mensaje (dicha respuesta puede o no ser positiva).

CONTEXTO EMISO EMISO MENSAJ R R E EMISOR

RECEPT OR

I.3. COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN. Comunicación es el proceso completo de enviar el mensaje y obtener la respuesta, retroalimentación o feedback. Es un proceso de ida y vuelta a diferencia de la información donde sólo se da la parte de “ida”. Nuestros procesos en la empresa deben estar encaminados a la comunicación.

I.4. FORMAS DE COMUNICACIÓN. El buen funcionamiento de una empresa muchas veces depende de la manera que estructura los procesos de comunicación. Para ello diferenciaremos entre

comunicación interna y externa: I.4.1. COMUNICACIÓN INTERNA: Es la que se lleva a cabo entre los elementos, departamentos, sujetos, etc. que integran la empresa. A.Ventajas que aporta una buena comunicación interna: A.1.Integrar al conjunto en un clima de confianza y de motivación (saberte respaldado y respaldar, motivado, etc.). A.2.Transmitir los objetivos que pretende la empresa y como conseguirlos (trabajo en equipo o cada uno por su lado). A.3.Promover la participación a todos los niveles, para generar IDEAS, propuestas. La gestión empresarial moderna, premia las buenas ideas, se nutren de sus empleados ( ej.: el inventor del “post-it” era un empleado de la empresa de químicos Scotch que usaba un tipo de cola especial en sus partituras del coro donde cantaba por hobbie). B. Tipos de información interna:

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B.1. Informal. Comunicación que surge por si sola, sin pautas de la empresa, fruto de la relación personal de los empleados ( tomando café, quedando fuera del trabajo). No pudiendo evitarla, las empresas procuran estar informados acerca de ella, para no tener sorpresas). B.2. Formal. En este tipo de comunicación es la empresa la que impone, controla y supervisa la empresa. Es oficial, no espontánea, se respetan las categorías (ej. Una circular, una reunión, un informe, un aviso en el tablón de anuncios, etc.). Tipos de comunicación formal: a) Horizontales. Comunicaciones que se mueven en el

mismo nivel jerárquico. Es un modelo de organización funcional, repartida en departamentos o secciones, y cada uno tiene una función, pero están en la misma categoría. Por encima de ellos hay una jerarquía, pero predomina la comunicación horizontal frente a la vertical que es menor Menor comunicación

Mayor comunicación ♣ (♣ propuestas, sugerencias, quejas, reclamaciones, informes, etc) b) Verticales:  Ascendentes. La comunicación se da desde

un nivel jerárquico bajo hacia arriba en la jerarquía (propuestas, sugerencias, peticiones, quejas, reclamaciones, informes, etc.)  Descendentes. Al contrario, entre niveles

distinta jerarquía (órdenes, normas, instrucciones, felicitaciones, amonestaciones, despidos, ascensos,etc.) 4

Las comunicaciones verticales forman parte de los modelos de organización lineal, donde los niveles jerárquicos están muy establecidos, son muy estrictos pues se trata de empresas donde los trabajadores se limitan a obedecer órdenes.

♣

(♣Órdenes, normas, instrucciones, felicitaciones, amonestaciones, despidos, ascensos, etc.) C. Relación entre la comunicación y la organización. La relación entre la comunicación y organización es estrecha, establecida por los responsables y que suele representarse mediante un organigrama. Los modelos de redes o sistemas de comunicación más comunes son: C.1. Modelo de red en estrella: Hay un elemento central (C) y varios periféricos, donde se relacionan todos con todos. La comunicación pasa por todos, pero el central es la referencia para dar fluidez a la comunicación, para asegurarse de que es sistema funciona.

A

B

C D

E

C.2. Modelo de red en cuadro: Todos se comunican con el centro pero no entre sí, por lo que de este modo el elemento central (C) supervisa todas las comunicaciones:

A

B

C 5

D

E

C.3. Modelo de red en cadena: La comunicación sólo se da con quien está a su lado a izquierda y derecha, sin elemento central de referencia o supervisión y con la características de que los extremos no se comunican más que con su inmediato.

Se trata de un sistema lineal, jerárquico donde el jefe solo se comunica con su encargado, y este con su encargadillo que a su vez se comunica con el empleado, y donde este último no se comunica directamente con el jefe, sino sólo con su inmediato superior, y estos se comunican entre sí, pero nunca salta de A a F y viceversa o de A a E, etc. C.4. Modelo de red en círculo: Cada miembro comunica con ambos lados, sin extremos.

Este análisis de los tipos de redes de comunicación y organización nos lleva a diferenciar dos modelos: •

Centralizados (estrella y cuadrado). Donde la comunicación es más fluida, precisa y nos aseguramos el feedback. Aunque sea de menor satisfacción para los empleados que se ven supervisados, controlados en sus comunicaciones laborales = Iniciativa 0.

•

Descentralizados (cadena y círculo). Al no tener un centro de referencia o supervisión, necesitan MÉTODOS DE COORDINACIÓN

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Sistemas de trabajo para que todo el mundo sepa que es lo que tiene que hacer, siguiendo el mismo proceso. (Los empleados resuelven más directamente los problemas y el nivel de satisfacción es mayor).

D. Métodos de coordinación. •

Reglas o procedimientos (Protocolos). Normas homogéneas para situaciones rutinarias y repetitivas (que se modifican dependiendo de las necesidades o situaciones).

•

Políticas o planes de uso, que garantizan unas líneas de actuación comunes, basadas en unos principios que se intentan imbuir y aplicar a todos los miembros de la organización.

•

Jerarquía. Método de coordinación ante discrepancias, donde es un superior quien resuelve y dictamina la línea de acción.

•

Reuniones oficiales. Reuniones periódicas, programadas (mensual, anualmente…) y se utilizan para informar, sobre diversos asuntos y para coordinar operaciones.

•

Reuniones no oficiales. Inmediatas, urgentes, para tomar una decisión común. Sin programar. Se producen cuando la necesidad obliga.

I.4.2. COMUNICACIÓN EXTERNA. Es la comunicación de la empresa con otras empresas, clientes, proveedores, público en general, Administración pública, etc.Objetivos de la comunicación externa: •

Proyectar la imagen de la empresa. Quiénes trabajan en ella, a que se dedica, que valores posee, estilo, etc.

•

Promoción: dando a conocer sus productos, aumentar las ventas.

•

Intercambio de información. Con otras empresas, proveedores, público, etc. información que luego se utilizará para enmendar errores, renovar y mejorar la empresa, etc.

•

Conocer el mercado y la competencia. Qué, cómo, cuándo y porqué compra el público y lo que compra.

•

Participar en la sociedad. Una empresa es una parte viva de la sociedad y debe participar en ella a través de fundaciones, ayudas, obras sociales, equipos de fútbol, etc., cosa que no es su fin último, pues su fin es el de promover sus productos para aumentar las ventas, y así ser 7

más rentables. Al participar con la sociedad nada más hace mejorar su imagen.

I.5. TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA: ORAL Y ESCRITA I.5.A. COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA. Es el tipo de comunicación que utiliza el lenguaje oral: MEDIOS: Teléfono (es el amo de las comunicaciones orales), megafonía (interna), las reuniones, entrevistas, presentaciones, etc. MODOS: •

Individuales: Entre dos personas, bidireccional. A

•

B

Colectivas: Entre un grupo de personas, aunque en principio sólo hable uno y luego todos intercambien opiniones en la sección ruegos y preguntas.

I.5.B. COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA EMPRESA. Hay operaciones de las que deben quedar constancia y para eso existe la comunicación escrita, como las cartas comerciales, e-mails y variedad de documentos administrativos (solicitudes, instancias, etc.), estos últimos pueden ser internos (solicitud de unas vacaciones al jefe) o externos (permiso de obra al ayuntamiento para arreglar el lavabo de señoras por ejemplo).

I.6. FACTORES ESENCIALES PARA LA COMUNICACIÓN: 1. LOS PLAZOS. Periodos de tiempo en los que se debe llevar a cabo la comunicación, pues la comunicación inoportuna, a destiempo, no sirve para nada.

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2. LOS COSTES. Gastos que supone poner en marcha el proceso de comunicación valorado en tiempo, trabajo y material empleado. 3. LA CONFIDENCIALIDAD. El secreto profesional. La discreción con la que manejo la comunicación de la empresa.

I.7. LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y LA COMUNICACIÓN. Afectan a la empresa de dos maneras distintas: A) En la elaboración y manejo de la información. Al introducir

equipos informáticos, con procesadores de texto. B) Posibilitan la interrelación entre diferentes grupos de trabajo al

ser más sencilla y rápida la comunicación. Todo es mucho más global, los mundos aislados los elimina. VENTAJAS: •

EFICIENCIA al ganar tiempo, espacio, precisión (tendemos a la “oficina sin papeles”).

•

Se abre la oportunidad del TRABAJO A DISTANCIA o teletrabajo, así como el aprovechamiento de recursos alejados en el espacio y por muchas personas a la vez ( una base de datos de Nueva York p. ej.).

INCONVENIENTES: •

Desaparecen las relacions directas ó personales.

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Requiere formación permanente, continua, actualizada lo que supone costes para la empresa para formar a sus trabajadores.

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Necesita inversión en equipos, permanente en materiales informáticos.

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Pérdida de la identidad de la empresa.( Mi famosa idiosincrasia)

La práctica de esta unidad consiste en estudiar, analizar y exponer en clase, la estructura de comunicación del Colegio Salesiano Pizarrales.

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