Unidad De Trabajo Ii

COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA.

LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA II.1. EL LENGUAJE ORAL. CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS. II.2. REQUISITOS DE LOS MENSAJES ORALES. II.3. RECURSOS NO VERBALES EN LA COMUNICACIÓN: II.3.1. Recursos paralingüísticos o de entonación. II.3.2. Recursos kinésicos o gestuales. II.3.3. Recursos proxémicos o espaciales. II.4. FACTORES QUE FAVORECEN LA COMUNICACIÓN ORAL: II.4.1. La escucha activa. II.4.2. Empatía. II.4.3. Saber preguntar. II.4.4. Mejorar la retroalimentación. II.5. PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN ORAL. II.6. FORMAS DE COMUNICACIÓN ORAL: II.6.1. La conversación. II.6.2. La reunión: a) La comisión. b) La asamblea. II.6.3. La exposición oral:

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COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA. a) El discurso. b) La presentación. II.6.4. La entrevista. II.6.5. El debate

II.1.EL LENGUAJE ORAL: CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS. CONCEPTO: El lenguaje oral es el habla, la forma de comunicación de los seres humanos. Antes de hablar, leer o escribir, primero aprendemos a escuchar, luego repetimos por imitación. También podemos hablar a través del lenguaje gestual sin articular palabra. CARACTERÍSTICAS DEL LENGUAJE ORAL:  Hay más de un interlocutor, a diferencia de la lengua escrita (donde no necesitamos de un

  

 

interlocutor que escuche) necesitamos a alguien que hable y a alguien que escuche o muchos que escuchen. Presencia activa casi simultánea en el espacio y en el tiempo (excepto los mensajes grabados) o por lo menos en el tiempo. El lenguaje oral es efímero, perecedero. “Las palabras se las lleva el viento”, al contrario del lenguaje escrito. Es bilateral. Cualquiera de los dos sujetos puede convertirse en emisor y receptor, y viceversa. Se van alternando las funciones, se intercambian los papeles continuamente. Sí y sólo si se amplía la comunicación, si se aporta algo más al mensaje del primer interlocutor. El discurso es espontáneo. Va surgiendo a medida que se desarrolla la conversación (dinámico/escrito=estático). Requiere una adecuación a la situación. Cada proceso de comunicación es diferente y dependiendo del contexto, el interlocutor, etc., será menos o más formal (frente al lenguaje escrito donde debemos respetar una serie de normas).

II.2. REQUISITOS DE LOS MENSAJES ORALES: SABER HABLAR es saber expresar un mensaje oral utilizando los recursos necesarios para su correcta comprensión e interpretación. Requisitos más importantes del lenguaje oral, cómo ha de ser el mensaje para que funcione:  Concisión. Lo más breve y directo posible. El que escucha lo recordará mejor que si el mensaje

es largo, lo comprenderá y razonará mejor.  Claridad. Que sea comprensible, y que atraiga la atención de quien nos escucha (para que no se

aburra si divagamos sin llegar a nada). Evitando ambigüedades yendo al objetivo inicial.  Coherencia. Respondiendo a una estructura lógica, de tal manera que las ideas expresadas estén

concatenadas entre sí.

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COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA.  Adaptación al contexto. La comunicación debe adecuarse a las circunstancias (espacio, tiempo,

interlocutor, etc.): • • • •

Qué se quiere decir. A quién va dirigido el mensaje. Quién lo dice Cuál es el motivo de la comunicación

(Todo esto en un contexto profesional más que formal). Manejando estas cuatro variables adecuaremos el mensaje al contexto.

II.3. RECURSOS NO VERBALES DE LA COMUNICACIÓN NO VERBAL: Cuando nos comunicamos oralmente, no sólo lo hacemos a través de la voz sino que interviene todo nuestro cuerpo, con recursos que no son la palabra. Y se dividen en : •

• •

Paralingüísticos: Recursos de entonación. Kinésicos: Gestuales Proxémicos: Espaciales.

II.3.1.RECURSOS PARALINGÜÍSTICOS (DE ENTONACIÓN): Hacen referencia al manejo de la voz. La manera en que usamos estos recursos pueden cambiar el significado del mensaje (por ejemplo: no es lo mismo decir socorro bajito que gritarlo): a) Intensidad: El volumen de la voz al hablar. Hablamos más alto y más bajo lo que nos permite

adecuar el mensaje a la situación y a darle claridad e interpretamos:

 Volumen bajo= Sumisión, respeto, miedo, tristeza, introversión…  Volumen alto= Seguridad, autoridad, extroversión.  Demasiado alto= Estados de ira, tosquedad, agresividad, brusquedad. Lo recomendado sería un volumen moderado que denota agrado, tranquilidad, dulzura, serenidad…

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COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA. b) Entonación: Tono de voz. Es la variación de los tonos de la voz al hablar. Es importante, pues

la misma expresión adquiere signnificados diferentes. Sirve para expresar gran variedad de emociones, estado de ánimo, actitudes, etc.:

 Tono monótono, constante = provoca aburrimiento, falta de atención.  Voz temblorosa = inseguridad, miedo, inspira desconfianza. Se recomienda un tono moderado. c) Silencios: Pequeñas pausas al hablar que cumplen diferentes funciones:

 Un pequeño silencio, marca el final de una frase (y puede indicar a nuestro interlocutor su turno de hablar).

 Para dar importancia o enfatizar una palabra o idea dentro de una frase.  Para reflexionar en lo que vamos a decir, pensarlo antes de hablar.  Crear expectación acerca de lo que se va a decir. Consideramos algo importante y para crear expectación y despertar la curiosidad de nuestro oyente o auditorio, hacemos un silencio antes de pronunciar la palabra o idea. Un silencio demasiado largo interrumpe el razonamiento y distrae. d) Otros:  Pronunciación

 Rapidez  Ritmo y fluidez

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e) Otros:

 Pronunciación:  Articulación clara y correcta (vocalización).  Una mala pronunciación conlleva un mal entendimiento y por lo tanto no hay comunicación.  La exagerada pronunciación, la expresión marcada es desagradable y cargante.

Se recomienda pronunciación con naturalidad . Rapidez: Sin vocalizar o vocalizando de más:  Cuando se habla muy despacio provoca falta de interés en el interlocutor y además es síntoma de insatisfacción, algo malo le sucede a la persona que habla despacio, depresiones, tristeza, melancolía…  Cuando se habla rápido es síntoma de alegría y satisfacción sin embargo, no se puede hablar deprisa y bien. Incluso al no vocalizar, al ser incorrecta la pronunciación, perdemos expresividad en el rostro. Ritmo y fluidez: El ritmo es el discurrir uniforme, constante de las palabras “el tempo” que da fluidez. Factores que influyen en la falta de fluidez:  El empleo de sonidos dificulta el ritmo, lo detiene (mmm…).Barrera de comunicación.  Uso de muletillas (¿vale? ¿sabes?).  Prolongación de sonidos, generalmente al final.  Silencios, sin sentido, prolongados que cortan el ritmo y la fluidez.

II.3.2. RECURSOS KINÉSICOS O GESTUALES. Hacen referencia a los movimientos y la posición del cuerpo. Refuerzan a la palabra o la sustituyen. a) La mirada. La forma de mirar mientras hablamos o escuchamos denota nuestra receptividad y

nuestro interés ante el discurso:  Mirar a los ojos es un modo de retroalimentación, muestra interés y atención.  No mirar a los ojos, tener la mirada perdida de un lado a otro, muestra desinterés absoluto, falta de atención.

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Miramos a las personas que nos agradan, y retiramos la mirada a quienes no nos complace, o bajamos la mirada si sentimos vergüenza y dejar de mirar indica fin de la conversación. Las miradas sostenidas intimidan, ponen nervioso (ejemplo del teatro, que haya gente mirando).

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COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA. La mirada. Dentro de las expresiones faciales prestamos especial atención al significado de la mirada. A través de ella expresamos emociones o el deseo o no de establecer relaciones. La cantidad y tipo de mirada comunica actitudes personales: Miramos más a aquellas personas que nos agradan; cuando alguien no nos mira a los ojos pensamos que está nervioso o que carece de confianza en sí mismo. Cuando conversamos, miramos alternativamente a los demás, y estas miradas actúan como una especie de interruptor que indica al interlocutor su turno para hablar. La mirada nos proporciona información adicional sobre lo que se está diciendo, porque se mira más al interlocutor mientras se escucha que cuando se habla. Las miradas también se utilizan para obtener feedback. Si nos encontramos con que el interlocutor nos está mirando, lo interpretamos como que está prestando atención a lo que decimos. Dejar de mirarlo puede servir para acabar una conversación. Si la mirada es fija y fría, podemos conseguir que alguien se calle y deje de molestar. Una de las incomodidades de hablar en público es la de enfrentarse a todas las miradas del auditorio fijas en uno.

b) La expresión facial: Con la cara manifestamos comprensión y expresamos estados de ánimo.

Zonas:  Frente y cejas.  Ojos y párpados.  Boca (parte inferior de la cara). El rostro es una gran fuente de datos en la comunicación no verbal. La expresión de la cara refleja actitudes y estados de ánimo como alegría, tristeza, miedo, asco, desprecio, frustración, aburrimiento o perplejidad. Existen seis expresiones principales de las emociones: ALEGRÍA, SORPRESA, TRISTEZA, MIEDO, IRA Y ASCO/DESPRECIO. Las responsables de que se manifiesten son tres áreas de la cara: la frente y las cejas, los ojos y los párpados, y la parte inferior de la cara. En las relaciones interpersonales, la expresión del rostro constituye un feedback muy efectivo

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COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA. c) Gestos. Movimientos breves y transitorios de partes específicas del cuerpo que tienen intención

de comunicar alguna información. Se realizan básicamente con brazos, manos, hombros y cabeza. Los gestos con las manos son muy importantes: Reflejar estados emocionales. Levantar los dedos índice y corazón es señal de victoria; golpear la palma de la mano con el puño muestra ira o enfado. Enfatizar los mensajes verbales y sustituirlos en algunas ocasiones en las que resulta difícil expresarse con palabras. El dedo índice extendido produce un efecto agresivo e irritante sobre los demás. Expresar visualmente algo que se está diciendo. Para ilustrar el tamaño de un objeto se colocan las manos a una distancia adecuada. Regular el flujo de la conversación entre dos o más personas. Levantar la palma de la mano y llevarla dos o tres veces hacia adelante y hacia atrás mientras se mira fijamente a una persona, le indica que espere y que no hable aún; mover la mano en remolino hacia fuera significa que hable más deprisa.

d) Postura. Es el modo en que se mantiene el cuerpo al sentarse, agacharse o arrodillarse,

mantenerse de pie o caminar y al echarse. Acompaña a la comunicación verbal de igual manera que lo hacen los ademanes. Ejemplos: • •

Los cambios de postura: acompañan al cambio de tema o para tomar y ceder la palabra. Refleja el estado emocional de las personas, sobre todo si están tensas o relajadas. La ansiedad, por ejemplo, puede no detectarse en la voz pero sí en la postura (rígida). La postura encogida significa abatimiento y tristeza.

II. 3. 3. RECURSOS PROXÉMICOS O ESPACIALES. Hace referencia al espacio o al lugar que ocupan las personas durante el acto de comunicación. Existen dos tipos de recursos: Proximidad y organización del espacio. 1º Proximidad: la distancia física entre las personas durante el acto de comunicación. Manifiesta el

grado de confianza e incluso de intimidad que existe entre ellos. El análisis de este espacio comunicativo se llama proxémica. Se distinguen cuatro zonas de proximidad espacial en la comunicación con los demás:    

Distancia íntima: Entre 0 y 45 cm (entre personas íntimas). Distancia personal: Entre 45cm y 120cm (en relaciones cercanas). Distancia social: Entre 120cm y 365cm (en relaciones cercanas). Distancia pública: Desde 365cm hasta el límite de lo visible y audible (actos públicos y/o formales).

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COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA. El saludo: La forma de saludar forma parte de la proximidad pues saludamos dependiendo de lo que queramos transmitir, poner la mano para dar un apretón (niveles del apretón> flojito=desinterés/ fuerte=interés y más interés si se posa la otra mano sobre la de quien saludamos) o dar dos besos, o un abrazo… reflejan diferentes grados de confianza.

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COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA. 2º Organización del espacio: Se refiere a la distribución de las personas y de los elementos en un

lugar determinado. Tiene que ver mucho con el trabajo del secretario a la hora de organizar eventos: Proyectores, cañones, lugar de las personas y dependiendo de su grado de confianza, etc.

( )

Las mesas suelen ser un puente para la comunicación o una barrera para la misma??? Dependiendo del tipo de reunión habrá una manera de organizar el espacio, de manera que un mesa redonda invitará a la participación, pues da el mismo nivel a todos, anulando la preponderancia de unos frente a otros, frente a la clásica mesa recta donde habrá un encargado de dirigir y moderar la reunión (cede la palabra, no consiente faltas de respeto, cede la participación, etc.), además existen reuniones donde no se da pie a la participación por su carácter divulgativo, etc.( )donde la distribución de sillas mesas etc. será totalmente distinta.

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COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA. Como futuras secretarias, debemos supervisar siempre todo muchísimo, tras haber organizado elementos y personas, comprobar que todo funcione.

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COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA. Completando todos los recursos no verbales en la comunicación está:

LA APARIENCIA PERSONAL La imagen que proyectamos al mundo es siempre diferente a la que creemos poseer. Profesionalmente hablando, la primera impresión es la que queda. El elemento básico del “disfraz” es el vestido, la ropa, y accesorios como el olor natural o artificial, etc. El vestido, el peinado, los adornos, los accesorios y el maquillaje aportan datos sobre la imagen que de sí mismo ha creado el sujeto y nos informan de su personalidad, estado de ánimo, estilo y gustos y estatus o clase social. La vestimenta es el aspecto más estudiado. Su función primordial es marcar la identificación o la pertenencia a un grupo determinado. Aparte del atuendo, hay que tener en cuenta los objetos con los que nos adornamos (collares, anillos, pendientes, insignias o pins, tatuajes…) todo ello aporta elementos comunicativos no verbales que influyen en las relaciones interpersonales.

II. 4. FACTORES QUE FAVORECEN LA COMUNICACIÓN ORAL.

Por que ESCUCHAR no es lo mismo que OÍR, pues escuchar requiere que el receptor:  Preste atención.  Comprenda el mensaje.  De una respuesta. Oír solo requiere no estar sordo, recibir el sonido.

II. 4. 1. LA ESCUCHA ACTIVA. Todas las exigencias mencionadas arriba, podremos llevarlas a cabo, pues en un proceso de comunicación tanto el emisor como el receptor son activos. Mientras el emisor habla el receptor debe estar predispuesto a escuchar. La escucha activa significa escuchar y entender la comunicación desde el punto de vista del que habla. ¿Cuál es la diferencia entre el oír y el escuchar? Existen grandes diferencias: El oír es simplemente percibir vibraciones de sonido. Mientras que escuchar es prestar atención, comprender o dar sentido a lo que 15

COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA. se oye y dar una respuesta al que habla de que se está escuchando. La escucha efectiva tiene que ser necesariamente activa por encima de lo pasivo. El receptor debe estar predispuesto a escuchar para que el proceso de comunicación funcione:  No prestando atención a lo que nos rodea.  Mantener un comportamiento no verbal adecuado (kinésicamente hablando: contacto visual, postura en atención, expresión de interés, gestos asertivos).  Emitir palabras de refuerzo o cumplidos, que incentiven al que habla. Expresar al otro que le escuchas con comunicación verbal (ya veo, umm, uh, etc.)  Resumir: Mediante esta habilidad informamos a la otra persona de nuestro grado de comprensión o de la necesidad de mayor aclaración. Expresiones de resumen serían: - "Si no te he entendido mal..." - "O sea, que lo que me estás diciendo es..." - "A ver si te he entendido bien...." Elementos a evitar en la escucha activa: 

      

No distraernos, porque distraerse es fácil en determinados momentos. La curva de la atención se inicia en un punto muy alto, disminuye a medida que el mensaje continúa y vuelve a ascender hacia el final del mensaje. Hay que tratar de combatir esta tendencia haciendo un esfuerzo especial hacia la mitad del mensaje con objeto de que nuestra atención no decaiga. No interrumpir al que habla. No juzgar. No ofrecer ayuda o soluciones prematuras. Espera a que acabe. No rechazar lo que el otro esté sintiendo, por ejemplo: "no te preocupes, eso no es nada". No contar "tu historia" cuando el otro necesita hablarte. No contrargumentar. Por ejemplo: el otro dice "me siento mal" y tú respondes "y yo también". Evitar el "síndrome del experto": ya tienes las respuestas al problema de la otra persona, antes incluso de que te haya contado la mitad.

II. 4. 2. EMPATÍA. Cada persona es un mundo diferente, la empatía es la habilidad consciente de comprender y valorar las emociones de los demás. No es necesario haber pasado por las mismas vivencias y experiencias para comprenderlo, sino ser capaces de captar los mensajes verbales y no verbales que la otra persona nos quiere transmitir y hacer que se sienta comprendida de manera única y especial.

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COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA. Cuando hay empatía, el que recoge el mensaje, lo comprende mejor.  “Te estoy escuchando y te noto…triste, preocupado…”.  “Entiendo cómo te sientes porque…”.  “Sé cómo te sientes…”. El error más común es invalidar al que intenta comunicarse, ridiculizándolo o quitando importancia a lo que le preocupa. Lo mejor es escuchar sin emitir juicios, ni valoraciones, pues lo único que a veces es necesario es sólo la proximidad de otro ser. (No confundir empatía que es más cognitiva con simpatía que es más emotiva). II. 4. 3. SABER PREGUNTAR. Como parte del proceso de retroalimentación, y obtener información que verifica si se comprende el mensaje. ? Con preguntas cortas y directas. ? Una sola pregunta cada vez. ? No tratar de dar una explicación a la pregunta. ? Esperar la respuesta. ? No responder a las propias preguntas (si poseemos la información, no preguntar).

II. 4. 4. MEJORAR LA RETROALIMENTACIÓN EN EL ÁMBITO PROFESIONAL. Es muy importante en puestos de trabajo cara al público. Consejos profesionales, herramientas: 1. ESCUCHA ACTIVA. Con todos sus elementos. 2. TOMAR NOTAS SIEMPRE. No dejar nunca nada relegado a la memoria, bolígrafo y libreta

siempre a mano. 3. PEDIR MÁS INFORMACIÓN. Para enriquecer o aclarar la información que nos han dado

pues nos puede faltar un dato (un código postal, un apellido, un teléfono, si va a necesitar o desear algo más). 4. RECLAMAR EJEMPLOS. Cuándo ocurre, en qué situación, cómo le gustaría que fuera, etc.

II. 5. PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN ORAL. La comunicación oral se planifica en dos fases: Componentes de la 1ª fase: 1º. ¿Qué quiero decir? (REM TENE). Ideas a expresar en torno a una idea principal. ( Si hablamos de un producto pues mostrar sus características, ventajas, precio, etc.

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COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA. 2º. ¿Qué pretende conseguir esa comunicación oral? ¿Cuál es el motivo? ¿Qué efectos deseo provocar con esa comunicación oral? (Respecto al producto del ej. Anterior queremos convencer al auditorio para que compren, mediante el mensaje, su tono, los gestos y postura que adopte, etc.) 3º. ¿Quién emite el mensaje? Identificarse. (Debemos diferenciar siempre de nuestra persona, y la empresa a la que representamos, por lo que debemos identificarnos como miembros de ella el lugar que ocupamos, etc., y nunca emitir juicios y valoraciones personales pues proyectamos la imagen de la empresa.) 4º. ¿A quién va dirigida la comunicación? El destinatario de la comunicación, para quien debemos adecuar la forma de comunicación. Adoptarse al nivel de cada escuchante.

2º fase: Estructura tipo (el “molde”_cómo lo voy a hacer): 1º. El saludo. (Buenos días…). 2º. Presentación personal. Identificación: ¿Quién eres, qué haces aquí? 3º. Demostración del interés que nos mueve a comunicarnos: ¿Por qué quiero hablaros, cuál es el motivo de esta comunicación, qué interés tengo? 4º. Información sobre el tema que vamos a tratar: Introducción. 5º. Desarrollo de la comunicación: Exponer la idea principal y los argumentos que apoyan esa idea principal. 6º. Conclusión: Breve, resumen final de la idea básica. 7º. Despedida cordial: Agradable, que deje buen sabor de boca.

II. 6. FORMAS DE COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA: II. 6. 1. LA CONVERSACIÓN. Es una forma de comunicación oral básica, de tipo coloquial, espontánea, no responde a una estructura rígida. Características principales: 1ª. Requiere la presencia de dos o más interlocutores. 2ª. Admite términos y expresiones coloquiales e informales. Las del día a día, que habitualmente utilizamos sin preparación previa. 3ª. Hay intercambio permanente de información, por que se alternan las réplicas o intervenciones. 18

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4ª. En cuanto al espacio y tiempo, puede ser presencial y no presencial:  En la presencial se comparten espacio y tiempo, estamos en el mismo

lugar, en el mismo momento. Y tienen especial importancia los recursos no verbales en esta situación (espaciales y gestuales)pues amplían, enfatizan y mejoran la comunicación.  En la no presencial compartimos tiempo pero no espacio. Estamos en

lugares diferentes (la comunicación telefónica UT3 entera, chats, etc.). En este tipo de comunicación, los recursos espaciales y gestuales no sirven y adquieren mayor importancia el tono, las pausas, etc. que se interpretan por el que está al otro lado.

II. 6. 2. LA REUNIÓN. Forma de comunicación oral de carácter formal, y grupal. Un grupo de personas se reúnen de forma no espontánea, con intereses comunes, para debatir sobre ellos. Características: 1ª. Intervienen más de dos interlocutores. 2ª. Los motivos y objetivos de la reunión suelen prepararse por escrito, es decir, se realiza un guión, donde se organizan los temas a tratar según su importancia: es el llamado orden del día que es el nombre del guión que figura en la convocatoria de la reunión. 3ª. Uno de los participantes actúa como moderador, que normalmente (pero no necesariamente), ocupa un lugar jerárquico superior al resto: La reunión no comienza hasta que el moderador no la abre. El moderador introduce el tema a tratar. Dirige la reunión, modera las intervenciones para no salirse del orden del día.

4ª. Todos los asistentes participan en la reunión exponiendo sus ideas, según el orden de intervención, cada uno expone sus ideas, se debaten todas y al final el moderador “levanta la reunión”, la da por terminada. Las conclusiones deben estar ya expuestas antes de que el moderador levante la reunión.

Para que una REUNIÓN sea EFECTIVA: 1º Se debe convocar a todas las personas con suficiente anticipación. Nunca menos de 48 horas, y si es posible antes. 2º La convocatoria de la reunión debe hacerse por escrito especificando: 19

COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA.  De qué tratará la reunión.  Dónde se va a realizar.  A qué hora.  Cuánto tiempo durará.  Quién la convoca.  Quienes son los convocados. 3º Si es necesario, se debe enviar información escrita para que las personas asistan debidamente preparadas para la reunión (enviando vía mail la documentación necesaria, por ejemplo). 4º El lugar donde se realizará la reunión debe prepararse previamente:  Poner el nº adecuado de sillas. Tipo de mesa requerida dependiendo del

carácter de la reunión, atril para el moderador, etc.  Contar con los recursos necesarios. Medios audiovisuales, cañón, ordenador, mando a distancia, fotocopias, etc.  Revisar siempre que los equipos funcionen adecuadamente.

FORMAS ESPECIALES DE REUNIÓN: LA COMISIÓN Y LA ASAMBLEA: LA COMISIÓN. Reunión de pocas personas, elegidas entre un grupo mayor para cumplir una tarea específica:  Los interlocutores son representantes de un grupo más grande.  El tema a tratar afecta tanto a los miembros de la comisión como a las personas a las que

están representando.  El interés es común. Las decisiones deberían tomarse teniendo en cuenta que el interés es

común. La comisión, debe tener el interés común en mente aunque no esté de acuerdo ninguno o no interese a los miembros de la comisión.

LA ASAMBLEA. Reunión numerosa de personas para discutir determinadas cuestiones y adoptar decisiones sobre ellas:  Convoca habitualmente un nº elevado de personas que suelen ser miembros de un mismo

ámbito de actuación. 20

COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA.  Suele estar dirigida o moderada por el miembro de la asamblea que ostenta el cargo más

elevado jerárquicamente.  En una asamblea se debaten problemas que afectan a todos los miembros de la misma.  Siempre hay un orden del día que da cabida a todos los temas que se van a tratar y el orden

en el que se deben debatir, por importancia.  Al final de la asamblea, siempre hay un último punto donde se da cabida a un turno de

ruegos y preguntas: cualquiera de los asistentes puede plantear dudas, sugerencias o peticiones, sobre cuestiones o temas que no se trataron según el orden del día. Las sociedades de accionistas, anónimas y partícipes de las limitadas tienen pautas a seguir, por la ley de sociedades mercantiles, donde está regulado cuando se convocan, etc.

II. 6. 3. LA EXPOSICIÓN ORAL. Es la presentación ordenada de ideas y opiniones que una persona hace frente a un auditorio:  Uno habla para que otros escuchen.  No nos cuenta un tema, si no que se nos habla de él, nos cuenta una opinión.  No es un debate, pues el auditorio escucha.  Precisa de la organización previa de las ideas u opiniones sobre las que se va a hablar.

Esta exposición irá ordenada: 1.Introducción. 2.Desarrollo. 3.Conclusión. El eje de la exposición aparecerá en todos los niveles.

Para una correcta exposición oral debemos tener en cuenta los siguientes aspectos o

herramientas fundamentales: 1

Utilizar un lenguaje adecuado al público. Adaptarse al nivel del auditorio.

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Citar datos científicos, hechos, acontecimientos, opiniones de personas reconocidas, anécdotas y estadísticas para apoyar nuestros argumentos, pero recordar siempre que cualquier cita debe ir acompañada de la fuente original.

3

Expresar seguridad y convicción por aquello que decimos para transmitir credibilidad. 21

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Utilizar preguntas retóricas como parte de la exposición, para que el público se interrogue a sí mismo e inmediatamente responderlas.

TIPOS DE EXPOSICIÓN ORAL: 1.EL DISCURSO. 2.LA PRESENTACIÓN.

1. EL DISCURSO: Es una forma de exposición oral muy formal, seria que tiene como finalidad la

transmisión de una serie de ideas u opiniones del hablante sobre un tema concreto. Características:

a) Siempre es pronunciado por una sola persona. b) O bien es leído, o bien es la repetición de un texto escrito previamente, aprendido y

memorizado. Algunas veces se utilizan notas, esquemas escritos a partir de las cuales se realiza la exposición. Requiere en todo caso siempre requiere una preparación previa bastante minuciosa, sea de memoria o escrita. c) Suele llevarse a cabo ante un público bastante numeroso. d) En un discurso nunca hay ruegos y preguntas, es unilateral.

2. LA PRESENTACIÓN: Tipo de comunicación oral muy utilizado en el ámbito profesional, por lo tanto, de carácter formal, pero menos que el discurso, abierta y dinámica. Consiste en exponer ante uno o varios oyentes (las más de las veces varios), una idea o serie de ideas en torno a un tema. Características básicas: a) Puede ser expuesta por una sola persona o por un grupo pequeño. b) Se dirige a un público no muy numeroso. c) Para reforzar los contenidos suele apoyarse en medios audiovisuales, como diapositivas

transparencias, videos, etc. con los que se intenta fijar la atención de los oyentes (¡Cuidado! Pues a veces distrae la atención del que habla y lo que está diciendo, las imágenes deben ser para ilustrar lo que se dice, no para verlo todo en ellas). d) Generalmente, al terminar, la persona que realiza la presentación provoca la intervención

de los interlocutores mediante el planteamiento de preguntas que son inmediatamente respondidas por el que habla (y otras ser retóricas y no esperar respuesta). II. 6. 4. LA ENTREVISTA. 22

COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA. La entrevista es una de las formas de comunicación más importantes en la empresa en el ámbito empresarial, profesional. Se trata de una comunicación formal (no a lugar las liberalidades). Características principales:

Características principales de LA ENTREVISTA: a) Los interlocutores suelen ser dos: Entrevistado y entrevistador, aunque algunos casos

puede haber más de un entrevistador. b) El entrevistador plantea preguntas al entrevistado y éste se limita a contestar.

c) El entrevistador suele estar por encima del entrevistado en cuanto al nivel jerárquico de la empresa. d) Normalmente, los interlocutores no se conocen o se conocen muy poco, por tanto la

expresión debe ser formal y correcta, y el lenguaje cuidado y preciso. e) La presentación y el saludo debe cumplir con las normas del protocolo y con las fórmulas de cortesía. f) Nunca debemos emplear el tuteo. A menos que el entrevistador insista (no ceder a la

primera) en ello. g) La entrevista suele terminar con un compromiso por una de las partes o por ambas (de

llamar, de comunicarnos el resultado, nuestra decisión, etc.)

II. 6. 5. EL DEBATE. Es una forma de comunicación oral donde un grupo reducido de personas, intercambian ideas u opiniones sobre un tema determinado (de antemano, todos saben de qué se va a hablar). Suele estar dirigido por un moderador (imprescindible), que es la persona encargada de coordinar el debate (suele no tomar parte en el debate), establece los turnos de palabra, por lo tanto controla los tiempos y así la participación de los interlocutores, tratando además de evitar los tonos y palabras impropias o inadecuadas. En un debate no hablamos hasta que nos concedan la palabra, la solicitamos y si se nos concede hablamos. Se pueden diferenciar varias partes en un debate: 1º Introducción del tema, por parte del moderador, que es quien presenta el tema. 2º Exposición inicial de la tesis, uno por uno cada participante expone su postura u

opinión, y los argumentos en los que se basa para mantener esa postura sobre el tema.

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COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES. UNIDAD DE TRABAJO II: LA COMUNICACIÓN ORAL EN LA EMPRESA. 3º Discusión, dialéctica propiamente dicha. Los participantes intercambian opiniones

exponiendo las razones por las que están de acuerdo o en desacuerdo con el resto de los participantes del debate. 4º Conclusión y despedida. Estructurada a su vez en tres partes: 1º Último turno de intervención de cada participante, muy breve, para que expongan

la síntesis de su opinión, resumiendo lo más importante de su postura. 2º Conclusión. El moderador hace un resumen de las conclusiones a las que se han

llegado y los compromisos que se han adquirido fruto del debate. 3º Despedida y cierre. Características del debate: a) Intervienen más de dos interlocutores. b) Es un diálogo planificado en el que se discuten opiniones de forma razonada y argumentada. c) Se debe realizar una preparación previa de documentación y estudio del tema (para que

cada participante pueda hablar más allá de lo superficial y con propiedad). d) Resulta fundamental escuchar a los demás sin interrumpir y respetando los turnos de

palabra.

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