Tugas Manajemen Koperasi

Manajemen Tri Partite Karna koperasi merupakan kumpulan aktifitas tri partite, yaitu anggota, pengurus, dan pengelola dalam menjalankan usaha, maka semakin banyak pengelola atau karyawannya semakin besar koperasi tersebut. Untuk itu di perlukan sesrorang sebagai pemimpin, yang biasanya di sebut menajer. Perbedaan dari berbagai fungsi dan unsur tersebut menyebabkan diperlukannya kejelasan wewenang dan tanggung jawab, dimana pada akhirnya akan menimbulkan kekhasan, yang berarti memerlukan manajemen yang khas juga, yaitu manajemen khas koperasi. Keberhasilan sangat tergantung kepada keeratan dan kerjasama ketiga unsur tersebut yaitu anggota, pengurus dan pengelola. Kewajiban Koperasi menurut Rhodes adalah sebagai berikut : 1. Bekerja dengan mengandalakn peraturan dan kultur yang berlaku. 2. Tidak mengelabui pemilik mengenai posisi keuangan perusahaan. 3. Diharapkan dapat memaksimumkan pendapatan bersih dalam batas waktu yang telah ditetapkan. 4. Sedapat mungkin memberikan pelayanan yang terus menerus kepada anggota. 5. Memberikan informasi sepenuhnya kepada anggota, dengan kata lain tidak mengelabui anggota. 6. Melayani secara rinci dan tepat setiap kelompok pelanggan. Seiring berjalannya waktu maka pelaksanaan fungsi – fungsi menjadi semakin profesional, maka terdapat 2 hal sangat penting, yaitu ; 1. Sesuai denga tugasnya, yaitu harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang baik mengenai bisnis. 2. Didalam melakukan kegiatan bisnis, manajemen profesional mutlak harus bekerja penuh untuk koperasi (Full timer).

Dengan adanya manajemen profesional, maka susunan anggota tim yang melakukan tugas manajmen koperasi berubah menjadi anggota, pengurus, dan manajemen profesional, berikut uraiannya : 1. Anggota menempati bagian dasar, dan mengisi tempatyang paling luas. 2. Pengurus ditempatkan setelah anggota, atau diatas anggota, disini berarti wewenang pengurus terbatas wewenang yang diberikan oleh anggota harus di delegasikan kepada manajemen profesional. 3. Manajemen profesional menempati dimensi yang lebih sempit, dimana ini menandakan wewenang pengurus dan manajemen profesional terbatas hanya pada hal – hal yang bersifat bisnis. Apabila manajemen profesional di lakukan oleh lebih dari satu orang, maka salah satu diantaranya harus ditetapkan sebagai pemimpin.

Anggota Pada pasal 4 ayat a UU No. 25 tahun 1992 menyatakan bahwa membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya adalah untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosial. Anggota merupakan subjek, peran yang fundamental, dan pemegang kendali pengawasan terhadap organisasi. Partisipasi anggota dalam manajemen juga harus direalisasikan melalui berbagai cara antara lain : 1. Menerima dan melaksanakan anggaran dasar dan keputusan rapat anggota. 2. Memilih serta memberhentikan pengurus dan pengawas. 3. Mengesahkan perubahan anggaran dan investasi yang penting. 4. Mengawasi pengurus dan pengelola secara dinamis. 5. Mengusulkan untuk memeriksa keuangan agar tidak ada penyelewengan.

6. Membantu permodalan koperasi sesuai dengan kemampuan masing – masing. 7. Membayar simpanan – simpanan yang menjadi kewajibannya. 8. Melakukan transaksi dan aktif dengan kegiatan koperasi. 9. Memberikan kritik dan saran terhadap pelaksanaan pengurus. 10. Mengikuti dan mendorong perkembangan koperasi. Para anggota akan tertarik untuk bertransaksi apabila dirasakn koperasi memberikan manfaat yang lebih. Pengaruh tersebut dapat terjadi melalui : 1. Pengaruh harga yang lebih menguntungkan. 2. Peningkatan dalam penerimaan (merupakan perputaran ekonomi). 3. Peningkatan adaptasi terhadap kecendurangan pasar. 4. Peningkatan kemungkinan investasi. 5. Peningkatan spesialisasi. 6. Transfer dan diversifikasi risiko. 7. Pengaruh pendidikan. 8. Pengaruh sosial dan sebagainya. Pengurus Pasal 29 ayat 1 UU No. 25 tahun 1992 menyatakan: pengurus dipilih dari/dan oleh anggota koperasi dalam rapat anggota dimana para anggota menetapkan garis besar kebijakan usaha (berdasarkan anggaran dasar) melalui rapat anggota. Kemudian hasil atau keputusan rapat diserahkan kepada pengurus untuk selanjutnya dilaksanakan. Dalam melaksanakan mandat putusan anggota ini, koperasi yang masih lemah atau masih kecil akan melakukannya sendiri (pasal 22), sehingga pengurus merangkap pelaksana. Berbeda halnya dengan koperasi yang lebih besar, pengurus dapat mengangkat pelaksana Tugas Pengurus (pasal 30 UU No. 25/1992) 1. Mengelola koperasi dan usahanya. Tugas ini sangat menentukan maju mundurnya koperasi sehingga semua sumber daya harus dioperasionalkan agar tugas ini dapat dilaksanakan dengan baik.

2. Mengajukan (a) rencana pendapatan, dan (c) rencana pendapatan (c) rencana biaya. 3. Menyelenggarakan rapat anggota. 4. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas. 5. Menyelenggrakan pembukuan dan inventaris koperasi serta mempertanggungjawabkannya kepada anggota dalam rapat anggota. 6. Memelihara daftar buku anggota dan pengurus. Apabila koperasi semakin besar maka diperlukan karyawan, sehingga pengurus dapat di bantu oleh para karyawan. Kewenangan Para Pengurus 1. Mewakili koperasi bak didalam maupun di luar pengadilan bila ada perkara yang melibatkan koperasi. 2. Memutuskan untuk: a. Menerima atau menolak anggota baru. b. Memberhentikan anggota sesuai AD/ART. Mengenai contoh anggaran dasar koperasi dapat dilihat pada lampiran terakhir. 3. Melakukan tindakan atau upaya bagi kepentingan dan kemanfaatan koperasi. Karna pekerjaannya berat maka pengurus harus memilki kualifikasi berikut ini: a. Mampu melakukan bisnis dengan baik. b. Penuh rasa tanggung jawab. c. Berkelakuan baik. d. Taktis. e. Jujur dan dapat dipercaya. f. Dapat dicontioh oleh anggota lain dalam mengaktifkan koperasi. Pengawas

Pengawas adalah perpanjangan tangan tangan dari anggota dalam mendampingi pengurus untuk mengawasi jalannya roda usaha perusahaan koperasi.Pengawas berada satu posisi dengan pengurus tetapi mempunyai fungsi yang berbeda, sesuai dalam pasal 39 UU No. 25 tahun 1992 sebagai berikut: Tugas Pengawas a. Melakukan pengawasan terhadap pelakssanaan kebijakan dan pengelolaan koperasi. b. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya yang akan disampaikan atau dipertanggungjawabkan pada rapat anggota. c. Meneliti catatan yang ada pada koperasi. d. Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan. Pengelola Untuk meringankan tugas pengurus dan serta pengawas maka sangat diperlukan orang untuk bisa diajak bekerjasama, yaitu karyawan atau pengelola koperasi. Pengelola koperasi adalah pelaksana operasional yang mengerjakan tugas pengurus dan bertanggung jawab atasnya. Pengelola harus melayani anggota secara efisien, ramah dan mampu bersaing. Manajemen koperasi harus dapat mengantisipasi perubahan dengan melakukan perbaikan dan penyesuaian seperti: •

Melakukan diversifikasi usaha.

•

Memperbaiki struktur keanggotaan agar lebih responsif terhadap kebutuhan anggota.

•

Mengadakan partisipasi anggota secara demokratis dalam proses manajemen, sehingga perencanaan pendidikan anggota dapat terwujud.

•

Mengadakan penelitian, analisis, diskusi, dan penggalian segala aspek yang berkaitan yang akan memungkinkan dilakukannya penggabungan gerakan kelembagaan.

•

Mempunyai niat yang lebih serius dan lebih jernih dari semua lapisan yang terkait kepada koperasi untuk benar – benar mengembangkan koperasi Indonesia sebagai srana untuk kesejahteraan.

•

Mempercepat proses pendidikan kader – kader koperasi, baik dari pemerintah maupun dari masyarakat.

Manajemen Komunikasi Menurut Keith Davis komunikasi adalah tempat untuk berinteraksi semua manusia. Dia juga mengidentifikasikan koperasi sebagai proses penyampaian pesandari seseorang kepada orang lain. Carl I Hovlan menyatakan “Communication is process by which an individual transmits stimuli to modify the behavior or the individuals” = komunikasi adalah suatu proses

dimana seseorang (komunikator) menyampaikan pesan (lambang dan atau kata - kata) untuk membentuk tingkah laku orang lain. Warent weaver dalm bukunya yang berjudul “mathematic of comunication” menyatakan bahwa komunikasi adalah keseluruhan prosedur dimana suatu pikiran mempenagruhi pikiran lainnya. Dalam proses komunikasi (sosial) terdapat unsur – unsur sebagai berikut: • Komunikator = pemberi pesan = pihak yang memulai • Komunikan = penerima = pihak yang merupakan sasaran pesan = objek yang dituju • Kanal = saluran media = alat untuk menyampaikan pesan • Efek = akibat = hasil yang dicapai atau yang diharapkan dengan adanya pesan Jenis Komunikasi Proses komunikasi dapat dilakukan secara: • Komunikasi perorangan (individual communication) bersifat pribadi dan cenderung lebih sederhana. • Komunikasi organisasi (organitation communication) dilakukan oleh sekelompok orang (team work atau communication unit) yang mempunyai kemampuan (individual quality atau team quality) Sasaran komunikasi dapat berupa: • Masyarakat pada umumnya (general public). • Masyarakat khusus (special public). • Setiap individu dari suatu grup tertentu yang sering disebut masa pendengar. Media Komunkiasi Cantrill dan Allport menunjukkan betapa pentingnya media komunikasi yang harus dipilih agar efektif alam berkomunikasi. Menurut partisipasi pemirsa antara lain: • Percakapan individu (personal conversation) • Kelompok diskusi (group discussion) • Pertemuan informal • Telepon dan telegraf • Televisi dan radio • Surat menyurat secara perorangan • Surat kabar • Buku, laporan – laporan, dan sebagainya. Komunikasi dalam Perkoperasian Komunikasi yang dimaksud dibedakan menjadi 2, yaitu internal dan eksternal. Komunikasi Internal Komunikasi yang terjadi diantara 3 kelompok yang terdapat di koperasi yaitu: anggota, pengurus dan pengelola. Ide atau pendapat dan pesan – pesan para anggota akan dikomunikasikan:

a. Kepada sesama anggota secara perorangan dalam pertemuan kelompok atau pada forum – forum penyuluhan yang dilakukan koperasi.Kepada pengelola hak dan kewajiban anggota. b. Kepada pengawas untuk memberikan input tentang pelaksanaan kerja pengurus. c. Kepada pengurus yang dapat disamapikan dikantor, ditempat pelayanan dan di forum rapat anggota mengenai hal – hal perbaikan pelayanan. Komukasi Eksternal Pihak eksternal yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh koperasi sangat luas dan beraneka ragam sehingga dapat menimbulkan masalah seperti dari” • Pemerintah • Pelanggan atau konsumen dan calon konsumen • Pesaing • Teman kerja dan sekutu usaha • Calon – calon anggota baru • Pembina/pelindung/bapak angkat • Kreditur/sponsor • Koperasi sekunder dan Dekopin atau Dekopinda • Pihak lainnya yang terkait Berbagai program komunikasi yang berbeda – beda di koperasi: 1. Anggota yang melakukan bisnis dengan koperasi adalah pemilik dan pengawas. 2. Pengurus yang dipilih dari para anggota dimana setiap pengurus baru harus memperoleh informasi dan dididik untuk memahami bisnis koperasi yang dipimpinnya. 3. Menajemen koperasi yang merupakan kelompok orang yang dibayar dan tidak ada sangkut pautnya dengan investasi modal dan kepemilikan. 4. Koperasi harus mengkomunikasikan dan mendelegasikan kebijakan pokoknya dilingkungan masyrakat luas, bukan hanya dibelakang pintu. 5. Anggota kadang – kadang berharap lebih banyak pada koperasinya, sebaiknya kebijakan dan praktek koperasi harus identik dengan kebijakan dan praktek sebuah lembaga kemasyarakatan. Beberapa program komunkasi yang baik bagi manajer, karna seorang manajer paling sering melakukan komunikasi, antara lain: 1. berdasarkan prinsip bisnis dan manajemen yang sehat. 2. ditentukan oleh informasi yang terpercaya. 3. Menggunakan tekhnik komunikasi yang memenuhi syarat. 4. Sedapat mungkin melibatkan orang yang lebih banyak. 5. imaginatif, inovatif, dan informatif. 6. Dinamis dan berkelanjutan tetapi peka terhadap perubahan. 7. Ditunjang dengan sumber daya yang memadai. 8. Terdapat koordinasi dengan bidang lain terutama bidang pemasaran. 9. Terdapat komunikasi dua arah. 10. Mengutamakan pelayanan yang direncakan secara cermat. 11. tanggap terhadap kebutuhan umum, terutama kebutuhan para anggota.

Model komunikasi sederhana:

Karna adanya halangan atau ada intervensi dari penyampai pesan maka komunikasi harus dilakukan ebih hati – hati, dapat di gambarkan secara langsung sebagai berikut:

Faktor Yang Diperlukan Agar Komunikasi Berhasil a. Peranan anggota dalam masyarakat Masing – masing komunikasi sangat dipengaruhi oleh peranan, tingkat pekerjaan, status sosial anggota tersebut di masyarakat. b. Lingkungan dan latar belakang anggota Terdapat berbagai faktor latar belakang yang mempengaruhi interprestasi komunikan anggota terhadap pesan atau komunike yang diterimanya. c. Pengalaman para anggota Ada berbagai faktor pengalaman masa lalu yang mempengaruhi interprestasi komunikan anggota terhadap pesan atau isi pernyataan yang ia terima. d. Interaksi antara beberapa faktor Komunikasi akan menjadi lebih rumit jika ada interaksi antara 2 faktor atau lebih yang secara bersama mempengaruhi komunikan seperti: • Interaksi antara peranan dan pengalaman • Interaksi antara peranan dan latar belakang • Interaksi antara latar belakang dan pengalaman • Interaksi antara lingkungan dan latar belakang • Interaksi antara lingkungan dan pengalaman Terdapat hambatan terhadap komunikasi yang dilakukan, contoh sehari – harinya sebagai berikut:

• • • • • • •

Pesan diseleksi oleh pengirim sesuai seleranya Penerima memperhatikan hal yang menarik saja Perbedaan yang menyolok antara pengirim dan penerima pesan, misalnya status, motovasi, tujuan Pengirim dan penerima sedang mengalami emosi yang berlebihan Saluiran berita atau media tidak cukup mampu mengirim pesan Penerima mengabaikan petunjuk tertentu Pengirim mengubah pesan yang di sampaikan

Lima K Dan Dua M Dalam Komunikasi Menurut Cutlip dan Center ada 7C atau 5K dan 2M yang harus diperhatikan: 1. Kepercayaan (Credibility) 2. Kaitan keadaan (Context) 3. Kejelasan (Clarity) 4. Kesinambngan dan konsistensi (Continuation and Consistent) 5. Kemampuan dan kapasitas (Capability of audience) 6. Muatan Isi (Content) 7. Saluran (Chanel) Peranan Pengurus Dalam Koperasi Pengurus Mempunyai peranan yang penting di koperasi, sehingga diperlukan tugas khusus untuk mengkomunikasikan semua seluk beluk kepengurusan dengan anggotanya.Berikut diuraikan peranan pengurus dalam komunikasi koperasi: 1. Peranan pengurus dalam berkomunikasi dengan anggotanya sangat bervariasi, mulai dari sama sekali tidak ikut sampai keikutsertaan yang penuh. 2. Komunikasi dengan anggota tidak boleh di anggap sebagai informasi bisnis yang baik.Dasar kontinuitasnya: a. Pengurus bertanggung jawab kepada anggota b. Setiap hal yang dihadapi harus diberitahu kepada anggota apa adanya. 3. Program komunikasi dengan anggota harus dilaksanakan dengan efektif setiap saat dan tidak hanya di waktu krisis saja. 4. Tanggung jawab implisit pengurus dalam melakukan komunikasi dengan anggota adalah sebagai berikut: a. Menerima dan mendukung keputusan yang diambil b. Cepat tanggap terhadap kebutuhan anggota seperti membahas saran yang di berikan anggota c. Menanggapi keinginan anggota d. Memberi contoh yang baik sebagai pelanggan kepada koperasinya e. Peka terhadap apa yang harus dilakukan 5. Keputusan pengurus mengenai kebutuhan anggota.Jika pengurus memahami anggota, maka keputusan dapat diambil dengan baik 6. Tanggung jawab eksplisit.Pengurus harus harus mengambik kebijakan mengenai pengarahan dan kegiatan operasional dalam komunikasi dengan anggota

7. Tanggung jawab kepemimpinan.Pemimpin harus memberikan contoh perasional kepada manajemen dalam menangani komunikasi dengan anggota 8. Program yang direncanakan 9. Anggaran. Anggaran komunikasi untuk anggota sama pentingnya dengan anggaran untuk keperluan lain 10. Penetapan tujuan. Tujuan Program komunikasi dengan anggotamerupakan bagian dari keseluruhan proses yang direncanakan 11. Menentukan kebijakan. Pengurus harus menentukan kebijakan yang bertalian dengan komunikasi 12. Pengurus harus menyerap rencana mengenai komunikasi dengan anggota 13. Jurang komunikasi 14. komunikasi ke atas. Pengurus harus mengamati secara cermat semua rintangan yang dapat menyumbat saluran informasi 15. Komunikasi kebawah.Pengurus harsu menentukan suatu iklim yang memungkinkan komunikasi ke bawah 16. Peranan pengurus dalam komunikasi dengan anggota merupakan salah satu hal yang sangat penting 17. Kepercayaan penuh. Pengurus memiliki tanggung jawab penuh mengenai komunikasi dengan anggotanya, dan untuk itu mereka seharusnya a. b. c. d.

Meletakkan aspek ini ke dalam tujuan jangka panjang Menyetujui anggran yang wajar untuk komunikasi Menciptaka iklim komunikasi yang baik Menaruh kepercayaan penuh kepada tugas yang berkaitan dengan keanggotaan

Manajemen Koperasi Manajemen Tri Partite & Manajemen Komunikasi

Disusun Oleh Yoserizal

3197009

INSTITUT MANAJEMEN KOPERASI INDONESIA