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TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA AA3 Descripción breve MEDELLIN 2019

SANDRA BIBIANA MADRIGAL BEDOYA CC: 42687783

TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a continuación: Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos: a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA: CLINAC S.A Representante: DIANA PATRICIA VELEZ Dirección: DIAG. 31 36ª SUR - 80 Tel: 3324381 Cargo: Gerente Correo electrónico: [email protected] Asunto: Auditoría Interna de Residuos Hospitalarios

Para: Coordinación Residuos Hospitalarios Sandra Bibiana Madrigal Bedoya Fecha: junio 08 de 2019 Cordial saludo. Me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad de CLINAC, realizará la Auditoría Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. La visita será realizada por un equipo de cuatro (4) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador del Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y la Gerencia 31 de agosto del presente año, con una duración de tres días. OBJETIVO: Verificar mediante Auditoría Interna el cumplimento del programa de Sistema de Gestión de Calidad de CLINAC S.A. en los procedimientos de Residuos Hospitalarios.

En consideración a lo anterior, por medio de la presente nos permitimos anunciar la visita de auditoría a UNIDAD DE RADIOTERAPIA CLINAC S.A. durante los días

treinta y uno (31) de agosto al cuatro (02) de septiembre de 2019 en las instalaciones de su Unidad. El periodo a auditar corresponde a la vigencia 2018 y primer semestre del año 2019. Equipo Auditor ITEM 1 2 3 4

NOMBRE Lina María Bedoya Mary Luz Cardona Gloria Inés Múnera Warly Rojas

CARGO Jefe de Calidad – Líder Auditor Jefe de Gestión Ambiente Físico Enfermera Jefe Físico Médico

Se deberá disponer del tiempo necesario durante los días de duración de la misma, por lo que se recuerda que es responsabilidad de CLINAC, suministrar la información en la forma y oportunidad que sea exigida, garantizando la confiabilidad de la misma, así como de los soportes documentales que se requieran para la realización de la auditoría. Criterios de Auditoría             

Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos (PMIRS) Política Ambiental Constitución del Grupo administrativo de Gestión Ambiental (GAGAS) Diagnóstico Ambiental Programa de Formación y Educación Segregación en la Fuente Características de los recipientes Desactivación de Residuos Hospitalarios Movimiento Interno de los Residuos Almacenamiento Salud Ocupacional Monitoreo al PMIRS Verificación Componente Externo

Reunión de Apertura: 31 de agosto de 2019 Hora 7:45 am Reunión de Cierre: 02 de septiembre de 2019 Hora 4:30 pm

Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de agosto de 2019. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español. Asistentes Equipo Auditor

ITEM NOMBRE 1 Lina María Bedoya 2 Mary Luz Cardona 3 4 5

Gloria Inés Múnera Warly Rojas Sandra Bibiana Madrigal

FIRMA CARGO Jefe de Calidad Jefe de Gestión Ambiente Físico Enfermera Jefe Físico Médico Enfermera Jefe

Asistentes Equipo Auditado

ITEM NOMBRE 1 Diana Patricia Vélez 2 Sandra Bibiana Madrigal

CARGO Gerente Enfermera Jefe

Cordialmente,

Gerencia de Calidad

Indicadores Cumplimiento en Residuos Hospitalarios.

FIRMA

PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR FECHA: 31 DE AGOSTO 2019 PROCESOS Reunión ACTIVIDAD de apertura Recorrido Radioterapia

Y/O AUDITOR Lina María Bedoya

Unidad

de Mary Luz Cardona

Plan de Gestión Integral de Warly Rojas Residuos Hospitalarios

CARGO Jefe de Calidad

HORA 7:45 a.m.

Jefe de Gestión 8:00 a.m. Ambiente Físico Físico Médico

10:00 a.m. 12:00 m.

ALMUERZO Grupo Administrativo de Gestión Gloria Múnera Ambiental Diagnóstico Ambiental y Warly Rojas Sanitario

Enfermera Jefe

1:30 p.m.

Físico Médico

3:00 p.m.

PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR FECHA: 01 DE SEPTIEMBRE 2019 PROCESOS Y/O AUDITOR CARGO ACTIVIDAD Programa de formación y Gloria Múnera Enfermera Jefe educación Segregación en la fuente Características recipientes

de

Mary Luz Cardona los Warly Rojas

HORA 8:00 a.m.

Jefe de Gestión 10:00 a.m. Ambiente Físico Físico Médico 11:00 a.m. 12:00 m.

ALMUERZO Desactivación de los residuos Gloria Múnera Hospitalarios

Enfermera Jefe

Movimiento Residuos

Jefe de Gestión 3:00 p. m. Ambiente Físico

Interno

de

los Mary Luz Cardona

1:30 p. m.

PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR FECHA: 02 DE SEPTIEMBRE 2019 PROCESOS Y/O AUDITOR CARGO HORA Almacenamiento los Warly Rojas 8:00 a.m. Físico Médico ACTIVIDAD de Residuos Salud Ocupacional Mary Luz Cardona Jefe de Gestión 10:00 a.m. Ambiente Físico Monitoreo al PMIRS

Gloria Múnera

Enfermera Jefe

11:00 a.m. 12:00 m.

ALMUERZO Verificación Componente Warly Rojas Externo Reunión de cierre Lina María Bedoya

Físico Médico

1:30 p.m.

Jefe de Calidad

3:30 p.m.

Observaciones: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma español. Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail [email protected] Cualquier duda comunicarse al celular: 356-564 9887. Los elementos control de documentos, control de registros, Infraestructura, ambiente de trabajo, comunicación interna, acciones correctivas y preventivas, Análisis de datos, se auditarán en todos los procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado Observaciones del documento. No. 1

2

Documento revisado Observaciones del documento Plan de Residuos Versión 6. Última actualización Hospitalarios Septiembre 2017

Política Ambiental

de

Gestión

Actas de Comité GAGAS 3

Última actualización Septiembre 2017 Acta de constitución del Comité Actas del Comité celebradas en el año 2018 hasta junio 2019

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría. La escucha activa

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).

• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y escritas.

e- Generación de hallazgos de auditor. Fecha: Proceso Auditado: Evidencias de No. Auditoría La entidad cuenta 1 con el documento de nombre “Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios versión 6, actualizado en septiembre de 2017, Existe una Política 2 Ambiental, actualizada a septiembre 2017

Auditor (es): Auditado (s): Criterios de Hallazgos de Auditoría Auditoría Lineamientos El manual hace técnicos y parte de los operativos de documentos de la la Resolución institución y su 1164 de 2002. aplicación depende de los procesos que la conforman.

Se evidencia Declaración de difusión de la Política Política a través de Ambiental actividad lúdica y correo interno

3 La entidad cuenta con un Programa Programa de Formación y formación Educación educación PMRIS

4

Los empleados de Clinac han venido desarrollando de plataformas y institucionales de educación a través de la ARL virtual y en reuniones generales. El 90% de los empleados poseen dicha certificación

La Institución tiene establecidas rutas Movimiento de recolección interno de los residuos

No se identifica vehículos para el movimiento interno de residuos hospitalarios, la persona encarga de la recolección de residuos lo hace de forma manual.

C

NCM

NCm

X

X

X

X

5

6

La Institución gestiona los siguientes indicadores: - Porcentaje de residuos reciclables, residuos incinerados y residuos peligrosos, evidenciando congruencia en los datos con las fichas técnicas de los indicadores. - Indicadores de Gestión ambiental de acuerdo a su destinación Los manipuladores de RHs se someten a chequeo médico general, se encuentran en perfecto estado de salud, no presentan heridas y cuentan con esquema completo de vacunación.

C: Conformidad

Monitoreo PMIRS

Salud Ocupacional

al Se evidencia diligenciamiento del RH1 por tipo y cantidad de residuos entregados al prestador, los formularios una vez diligenciados son presentados a la autoridad ambiental Secretaria de Salud de Envigado a través de aplicativo en página web.

No se logra identificar la fotocopia del carné de vacunación al 100 % de los empleados que manipulan los residuos al interior de la Institución

NCM: No Conformidad Mayor

X

X

NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.



Se debe garantizar al 100% de los empleados de Clinac la formación en Residuos hospitalarios a través de los diferentes medios para tal fin (aula virtual ARL SURA- Reuniones generales). Dicha formación se debe contemplar desde el ingreso de los empleados y debe tener copia de la certificación de la formación

 Se deben adquirir o mejorar los carros recolectores de residuos que facilite realizar las diferentes rutas de recolección en la Institución. 

Se debe garantizar que el 100% de los empleados tengan el carnet de vacunas al día.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. El proceso de auditoría cuenta con un método estandarizado y documentado sobre la forma como se debe realizar la supervisión de actividades de una función las cuales arrojan resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización. Depende del compromiso de los empleados de la Institución que serán auditados suministrar la información en la forma y oportunidad que sea exigida, garantizando la confiabilidad de la misma, así como de los soportes documentales que se requieran para la realización de la auditoría.