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TALLER AA4 INFORME DE AUDITORIA MEDELLIN 2019

SANDRA BIBIANA MADRIGAL BEDOYA CC: 42687783

ACTIVIDAD 4 1. Diseñe y diligencie un informe de auditoría que contenga los siguientes criterios:

a. Objetivos de la auditoría. b. Alcance de la auditoría. c. Identificación del cliente de auditoría. d. Identificación del equipo auditor. e. Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditoría. f. Criterios de auditoría. g. Hallazgos de la auditoría y la evidencia relacionada. h. Conclusiones de la auditoría. i. Declaración sobre el grado en el cual se han cumplido los criterios de la auditoría. INFORME DE AUDITORIA Gerencia de Calidad

Fecha: Septiembre 02 de 2019

Representante Auditor Líder:

Dra. Diana Patricia Vélez - Gerente Lina María Bedoya – Jefe de Calidad Mary Luz Cardona – Jefe de Gestión y Ambiente Físico Gloria Inés Múnera – Enfermera Jefe Warly Rojas – Físico Médico

Equipo Auditor: SECTOR

Residuos Hospitalarios  

Objetivos: 

Verificar mediante Auditoría Interna el cumplimento del programa de Sistema de Gestión de Calidad de CLINAC S.A. en los procedimientos de Residuos Hospitalarios. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.

Alcance: Identificación del cliente de auditoría. Identificación del equipo auditor Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditoría

Criterio

Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna. Enfermera Jefe – Líder Proceso Residuos Hospitalarios CLINAC Auditor Líder: Lina María Bedoya Equipo Auditor: Mary Luz Cardona. Gloria Inés Múnera Warly Rojas Fecha: 31 de agosto al 02 de septiembre de 2019 Instalaciones de la Unidad             

Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos (PMIRS) Política Ambiental Constitución del Grupo administrativo de Gestión Ambiental (GAGAS) Diagnóstico Ambiental Programa de Formación y Educación Segregación en la Fuente Características de los recipientes Desactivación de los Residuos Hospitalarios Movimiento Internos de los Residuos Almacenamiento Salud Ocupacional Monitoreo al PMIRS Verificación Componente Externo

Se detectaron tres (3) No relacionadas con los numerales:

Conformidades

Menores

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación (1); 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1);

Hallazgos de la auditoría y la 8.2.2 Auditoría interna (1) evidencia relacionada

La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. • Verificación del cierre de dos (2) No conformidades pendientes de la auditoría anterior.

Declaración sobre el grado en el cual se La implementación se está haciendo de manera moderada en han cumplido los el área designada, por lo tanto, el grado de cumplimiento ha criterios de la sido bueno. auditoría.

CONCLUSIONES DE AUDITORIA

ACTIVIDADES DESARROLLADAS

• Verificación de la implementación y mantenimiento eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2000, siguiendo el plan de auditoría, del 31 de agosto al 02 de septiembre de 2019 en las instalaciones de la empresa, en Envigado Antioquia. • Verificación de la capacidad de la organización para cumplir aspectos reglamentarios. • Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron tres (3) No Conformidades Menores relacionadas con los numerales 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación (1); 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1); 8.2.2 Auditoría interna (1). La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. • Verificación del cierre de dos (2) No conformidades pendientes de la auditoría anterior. •

El liderazgo del coordinador de Residuos Hospitalarios, por interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a través de la coordinación y participación activa en el desarrollo de los procesos del sistema. ASPECTOS RELEVANTES

• Se destaca el compromiso del personal del área y de los clientes internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y eficiencia para el logro de los objetivos propuestos.

ASPECTOS POR MEJORAR

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA

RESULTADO DEL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS DE LA AUDITORÍA ANTERIOR.

• La aplicabilidad de la herramienta de cursos virtuales diseñados por la Institución para el desarrollo de las competencias requeridas para todo el personal que manipula los residuos hospitalarios y similares y así mismo garantizar el 100 de los empleados que cuentan con dicha competencia. • La ampliación del listado de documentos externos, incluyendo la copia del carné de vacunas, especialmente para los manipuladores de residuos hospitalarios. • La Institución deberá proveer las herramientas indicadas en la norma para la manipulación, transporte y almacenamiento de los residuos generados en la misma. • La planificación de los cambios que puedan afectar la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad, especialmente los que surgen de los cambios en la reglamentación aplicable al objeto de la empresa. • La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de sus causas. • La empresa cuenta con personal calificado para la realización de auditorías internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas de las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por parte del auditor principal. • En la planificación y realización de las auditorías es importante asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y se evalúe con la profundidad requerida, el nivel de cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001 asociados a los diferentes procesos. • Se verificó el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa para eliminar las causas de dos No conformidades menores pendientes, de tres que habían sido detectadas en la auditoría anterior. • Estas no conformidades hacían referencia a los elementos 4.2.3 (1), 4.2.4 (1). Los planes de acción implicaron revisión de aspectos específicos en algunos procedimientos y capacitación y sensibilización al personal, principalmente del equipo de funcionarios, para la aplicación de las normas establecidas a través de adquisición de plataforma para capacitaciones virtuales ARL SURA.

Fecha de ejecución: Reunión de apertura: Reunión de cierre:

02 de Septiembre de 2019 Sala de Juntas Sala de Juntas

Hora: 8:00 a.m. Hora: 4:30 p.m.

2. Diseñe el procedimiento mandatorio de auditoría interna de calidad, teniendo en cuenta que este debe dar cumplimiento al siguiente requisito dispuesto en el numeral

DESCRIPCION PROCESO A AUDITAR: RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARES De: PLAN DE MANEJO INTEGRAL DE RESIUDOS SOLIDOS. 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio El Plan de Manejo Integral de Residuos Sólidos CLINAC implementa acciones con el fin de mantener las condiciones de higiene y bioseguridad y adecuado manejo integral de residuos mediante: La participación activa de todos los expuestos, el mejoramiento de condiciones de riesgo, la implementación de acciones que regulen la recolección y disposición de los residuos biológicos, reciclables y biodegradables, de manera que se facilite el bienestar de la población y del medio ambiente. El programa requiere para su funcionamiento de la toma de conciencia y capacitación permanente de todo el personal en cuanto a la importancia del manejo seguro del ambiente de trabajo, el cumplimiento de las normas de bioseguridad y la ejecución de las actividades propuestas en el PIMIRS de CLINAC.

FLUJOGRAMA DE RECOLECCIÓN DE RESIDUOS

Inicio

Áreas generadoras de residuos peligrosos

Áreas generadoras de residuos no peligrosos

No Clasificación desde su emisión

¿Reciclable?

Descartar en contenedor con bolsa verde Si

Descartar en canecas rojas y guardianes Clasificar vidrio, plástico, papel y cartón Depositar en bolsa roja para ser incinerados (cortopunzantes) en cada área

Descartar en bolsa gris blanca o azul

Diariamente llevar a depósito de desechos sólidos

Ubicar en contenedor correspondiente

Entregar bolsas verdes y rojas a las correspondientes rutas de las empresas contratadas para la disposición final

Diligenciar registro de entrega de desechos hospitalarios RS0320 (RH1)

Fin

Nota: En CLINAC no hay estación intermedia de residuos entre el área generadora y el depósito de desechos sólidos.

CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO: Coordinador de Gestión Ambiental Líder de Residuos Hospitalarios Coordinación de Calidad MEMORANDO Fecha: junio 08 de 2019 De:

Gerencia de Calidad

Para: Coordinación Residuos Hospitalarios Sandra Bibiana Madrigal Bedoya Asunto: Auditoría Interna de Residuos Hospitalarios

Cordial saludo. Me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad de CLINAC, realizará la Auditoría Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. La visita será realizada por un equipo de cuatro (4) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador del Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y la Gerencia 31 de agosto del presente año, con una duración de tres días. OBJETIVO: Verificar mediante Auditoría Interna el cumplimento del programa de Sistema de Gestión de Calidad de CLINAC S.A. en los procedimientos de Residuos Hospitalarios.

En consideración a lo anterior, por medio de la presente nos permitimos anunciar la visita de auditoría a UNIDAD DE RADIOTERAPIA CLINAC S.A. durante los días treinta y uno (31) de agosto al cuatro (02) de septiembre de 2019 en las instalaciones de su Unidad. El periodo a auditar corresponde a la vigencia 2018 y primer semestre del año 2019. Se deberá disponer del tiempo necesario durante los días de duración de la misma, por lo que se recuerda que es responsabilidad de CLINAC, suministrar la información en la forma y oportunidad que sea exigida, garantizando la confiabilidad de la misma, así como de los soportes documentales que se requieran para la realización de la auditoría.

Criterios de Auditoría             

Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos (PMIRS) Política Ambiental Constitución del Grupo administrativo de Gestión Ambiental (GAGAS) Diagnóstico Ambiental Programa de Formación y Educación Segregación en la Fuente Características de los recipientes Desactivación de Residuos Hospitalarios Movimiento Interno de los Residuos Almacenamiento Salud Ocupacional Monitoreo al PMIRS Verificación Componente Externo

Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de agosto de 2019. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español. Cordialmente,

Gerencia de Calidad

REUNION DE APERTURA Gerencia de Calidad Coordinadora de Residuos Hospitalarios Auditor Líder: Equipo Auditor: SECTOR

Fecha: Agosto 31 de 2019 7:45 am Enfermera Sandra Bibiana Madrigal Bedoya Lina María Bedoya Mary Luz Cardona Gloria Inés Múnera Warly Rojas Residuos Hospitalarios  

Objetivo. 

Alcance:

Verificar mediante Auditoría Interna el cumplimento del programa de Sistema de Gestión de Calidad de CLINAC S.A. en los procedimientos de Residuos Hospitalarios. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.

Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.

Criterio

ISO 9001/2015 Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener Metodología alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder antes del 30 de Septiembre próximo. FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA NOMBRE Y APELLIDOS Sandra Bibiana Madrigal B. Lina María Bedoya Mary Luz Cardona Gloria Inés Múnera Warly Rojas

CARGO Líder de Residuos Hospitalarios Auditor Líder Equipo Auditor Equipo Auditor Equipo Auditor

FIRMA

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría. Documentos de Referencia:

• • •

Plan de Residuos Hospitalarios Política de Gestión Ambiental Actas del Comité GAGAS año 2018 hasta junio 2019.

Generación de hallazgos de auditoría. Se detectaron tres (3) No Conformidades Menores relacionadas con los numerales: 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación (1); 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1); 8.2.2 Auditoría interna (1); La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. • Verificación del cierre de dos (2) No conformidades pendientes de la auditoría anterior.

CONCLUSIONES DE AUDITORIA

ACTIVIDADES DESARROLLADAS

• Verificación de la implementación y mantenimiento eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2000, siguiendo el plan de auditoría, del 31 de agosto al 02 de septiembre de 2019 en las instalaciones de la empresa, en Envigado Antioquia. • Verificación de la capacidad de la organización para cumplir aspectos reglamentarios. • Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron tres (3) No Conformidades Menores relacionadas con los numerales 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación (1); 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1); 8.2.2 Auditoría interna (1). La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. • Verificación del cierre de dos (2) No conformidades pendientes de la auditoría anterior. •

El liderazgo del coordinador de Residuos Hospitalarios, por interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a través de la coordinación y participación activa en el desarrollo de los procesos del sistema. ASPECTOS RELEVANTES

ASPECTOS POR MEJORAR

• Se destaca el compromiso del personal del área y de los clientes internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y eficiencia para el logro de los objetivos propuestos. • La aplicabilidad de la herramienta de cursos virtuales diseñados por la Institución para el desarrollo de las competencias requeridas para todo el personal que manipula los residuos hospitalarios y similares y así mismo garantizar el 100 de los empleados que cuentan con dicha competencia. • La ampliación del listado de documentos externos, incluyendo la copia del carné de vacunas, especialmente para los manipuladores de residuos hospitalarios. • La Institución deberá proveer las herramientas indicadas en la norma para la manipulación, transporte y almacenamiento de los residuos generados en la misma.

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA

RESULTADO DEL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS DE LA AUDITORÍA ANTERIOR.

Fecha de ejecución: Reunión de apertura: Reunión de cierre:

• La planificación de los cambios que puedan afectar la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad, especialmente los que surgen de los cambios en la reglamentación aplicable al objeto de la empresa. • La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de sus causas. • La empresa cuenta con personal calificado para la realización de auditorías internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas de las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por parte del auditor principal. • En la planificación y realización de las auditorías es importante asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y se evalúe con la profundidad requerida, el nivel de cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001 asociados a los diferentes procesos. • Se verificó el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa para eliminar las causas de dos No conformidades menores pendientes, de tres que habían sido detectadas en la auditoría anterior. • Estas no conformidades hacían referencia a los elementos 4.2.3 (1), 4.2.4 (1). Los planes de acción implicaron revisión de aspectos específicos en algunos procedimientos y capacitación y sensibilización al personal, principalmente del equipo de funcionarios, para la aplicación de las normas establecidas a través de adquisición de plataforma para capacitaciones virtuales ARL SURA. 02 de Septiembre de 2019 Sala de Juntas Hora: 8:00 a.m. Sala de Juntas Hora: 4:30 p.m.

REUNION DE CIERRE Gerencia de Calidad Líder de Residuos Hospitalarios Auditor Líder:

Fecha: Septiembre 02 de 2019 Sandra Bibiana Madrigal B. Lina María Bedoya

Equipo Auditor: SECTOR

Mary Luz Cardona Gloria Inés Múnera Warly Rojas Residuos Hospitalarios 



Objetivo:



Verificar mediante Auditoría Interna el cumplimento del programa de Sistema de Gestión de Calidad de CLINAC S.A. en los procedimientos de Residuos Hospitalarios. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.

Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.

Alcance: Criterio

ISO 9001/2015 Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder antes del 30 de Septiembre próximo.

Metodología

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE CIERRE NOMBRE Y APELLIDOS Sandra Bibiana Madrigal B. Lina María Bedoya Mary Luz Cardona Gloria Inés Múnera

CARGO Líder de Residuos Hospitalarios Auditor Líder Equipo Auditor Equipo Auditor

FIRMA

3. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. 

La Auditoría Interna es fundamental para encontrar falencias o incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua), se debe tener un buen procedimiento para la realización de las

misma y contar con una frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos, garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo económico. 

En el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una excelente comunicación entre el auditor líder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la máxima cooperación de ambas partes, sin que con ello deteriore la calidad de la misma.



Dentro del Plan de Auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos de la empresa, sino también los requisitos externos y su interiorización en la organización, tales como normas ambientales, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto, una auditoría sería y eficiente debería ir más allá de lo interno a la organización.



El mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la organización y no una imposición de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratación. Para logarlo, cada organización e individuo debe perder el temor a ser evaluado, debe ser autocrítico y honesto en sus procedimientos y mediciones. La auditoría no debería ser mirada como un juez citando sentencias, sino como un consejero, que indica lo positivo que se ha realizado y el camino a seguir.



Con la normalización las Empresas Colombianas poco a poco han logrado introducirse al mercado internacional y a la vez generar una nueva imagen internacional. También nos ha servido para ir tomando la cultura de mejoramiento continuo no solo en los procesos empresariales, sino también en nuestro comportamiento como ciudadanos. Solo así tendremos un mejor país.