Strategi Dan Tehnis Survei Reakreditasi 1.pdf

Strategi persiapan puskesmas untuk reakreditasi dan Tehnis survei reakreditasi

Strategi persiapan Puskesmas untuk Reakreditasi

• Tetapkan target kapan siap untuk dilakukan survei • Tetapkan target kelulusan (status akreditasi)

• Pahami betul standar dan instrumen: – – – – –

Mengerti apa makna standar, kriteria, dan EP Paham apa yang dipersyaratkan Paham regulasi yang harus disusun Paham kegiatan yang harus dilakukan untuk memenuhi kriteria Paham kegiatan yang harus dilakukan untuk implementasi regulasi yang telah disusun – Paham apa yang akan ditelusur untuk membuktikan kegiatan/implementasi dilakukan

• Lakukan asesmen awal dan perhatikan gaps antara standar dan pencapaian saat ini

• Susun strategic action plan dengan penjadualan yang jelas (mile-stones untuk menuju akreditasi)

Perhatikan kegiatan-kegiatan apa saja yang perlu dilakukan dengan tahapan (sequence)/urutan logis mapping kegiatan dengan penjadualan yang jelas

• Gunakan instrumen bantu pendampingan • Persiapkan regulatory documents: – SK, Pedoman, Panduan, SOP – Perencanaan Puskesmas, Perencanaan Program, Kerangka Acuan Kegiatan – (tidak ada salahnya mencontoh dari tempat lain, asal benar)

• Pendekatan kolaboratif (team work, lintas disiplin) dan dokumentasikan setiap pertemuan-pertemuan yang dilakukan

• Implementasikan Kaizen: 5 R & PDCA (dan dokumentasikan): – Awali dengan menerapkan tata graha (5R) – Lakukan process improvement (CQI-PDSA)

• Lakukan self assessement berulang • Jika perlu kepala Puskesmas take the lead from the beginning to the end

• Identifikasi dan laksanakan pelatihanpelatihan yang perlu diikuti untuk mendukung pemenuhan persyaratan: – Audit internal dan tinjauan manajemen – Manajemen Risiko dan Keselamatan Pasien – Pencegahan dan Pengendalian Infeksi – Audit Klinis  Manfaatkan narasumber yang ada di daerah yang sudah dilatih oleh Kemenkes

• Menjelang penilaian (1 bulan): lakukan survei simulasi – manfaatkan tenaga surveior yang ada di daerah • Lakukan perbaikan terhadap rekomendasi dari hasil survei simulasi

• Perhatikan dari pentahapan kegiatan, yang mana yang bisa diakselerasi, dan dengan cara apa

Persiapan Puskesmas untuk akreditasi pembaharuan (reakreditasi) (accreditation renewal)

Beberapa hal penting harus diperhatikan • Perhatikan adanya perubahan kebijakan pemerintah tentang kesehatan • Perhatikan adanya perubahan kebijakan pemerintah yang terkait dengan puskesmas • Status kelulusan sekarang.

• Apakah semua rekomendasi dari survei yang lalu sudah ditindak lanjuti • Bagaimana continuous improvement berjalan di puskesmas • Status kelulusan yang dikehendaki

Administrasi Manajemen • Visi, misi, tujuan, tata nilai apakah sudah direview dan ditindak lanjuti • Pastikan siklus perencanaan diikuti – Rencana Strategis – RUK – RPK

•

Perencanaan berdasar: – Peraturan perundangan – Hasil analisis kebutuhan masyarakat – Sesuai dengan visi, misi, tupoksi

• Indikator kinerja perlu direview kembali (baik admen, ukm, dan ukp) sesuaikan dengan kebijakan yang baru • Kebijakan, pedoman/panduan, SOP perlu direview dan diperbaiki • Review thd pengorganisasian, staffing, uraian tugas penilaian kinerja staf • Komunikasi dan koordinasi/kerjasama lintas program dan lintas sektor • Keterlibatan staf dalam upaya peningkatan mutu yang berkesinambungan

Upaya Kesehatan Masyarakat • Perencanaan tiap-tiap UKM • Perencanaan: – Berdasar analisis kebutuhan masyarakat – Berdasar hasil SMD dan MMD • Indikator-indikator yang digunakan baik untuk monitoring maupun untuk evaluasi • Kebijakan, pedoman/panduan, dan SOP perlu direview kembali

• Pengorganisasian, staffing, uraian tugas • Penilaian kinerja karyawan • Komunikasi dan koordinasi/kerjasama lintas program dan lintas sektor • Keterlibatan staf dalam upaya peningkatan mutu yang berkesinambungan

UKP • Lengkapi regulasi yang dipersyaratkan: – Kebijakan pelayanan klinis dan pelayanan penunjang – Pedoman pelayanan klinis dan pedoman-pedoman pelayanan penunjang – SOP-SOP baik medis, keperawatan, kebidanan, nutrisi, dsb

• Penekanan pada telusur lapangan, mulai dari pendaftaran s/d pasien pulang atau dirujuk (continuity of care) • Perhatikan untuk telusur rekam medis baik tertutup maupun terbuka • Kelengkapan pengisian rekam medis: Pengisian SOAP dan Edukasi Pasien • Bab 9: – Keterlibatan seluruh praktisi klinis mulai dari perencanaan program mutu dan keselamatan pasien, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi, penetapan area prioritas, penyusunan indikator mutu klinis dan keselamatan pasien

Hal-hal penting untuk persiapan reakreditasi • Pengorganisasian ulang tim akreditasi (jika perlu) • Lakukan refreshing standar akreditasi • Lakukan refreshing manajemen puskesmas • Review kebijakan-kebijakan kesehatan yang baru dan bagaimana penerapannya • Lakukan self assessmen ulang • Lakukan review thd regulasi (kebijakan, pedoman/panduan, SPO), jika perlu lakukan perbaikan

• Perhatikan proses perencanaan tiap-tiap unit kerja/tiap program UKM • Perhatikan proses perencanaan puskesmas • Perencanaan program mutu dan keselamatan pasien • Perencanaan program audit internal setahun • Review struktur organisasi, uraian jabatan • Review staffing, uraian tugas, penilaian kinerja karyawan

• Lakukan implementasi sesuai dengan rencana yang disusun dan sesuai dengan regulasi yang ada, pastikan bukti-bukti pelaksanaan • Latih staf untuk memahami dan mampu mengerjakan • Lakukan self assessmen ulang tiap 3 bulan sekali, dan lakukan perbaikan • Lakukan monitoring dan evaluasi thd capaian kinerja dan tindak lanjut

Pendampingan •

•

Tiap 6 bulan sekali melakukan pendampingan pasca akreditasi untuk memonitor tindaklanjut yang dilakukan puskesmas terhadap rekomendasi surveyor Pada tahun ketiga: – Pastikan semua rekomendasi dari survei sebelumnya sudah ditindak lanjuti – Pastikan proses perencanaan puskesmas dilakukan sesuai dengan PMK 44/2016 – Buat program pendampingan untuk tahun ketiga: • • • • • • •

•

Penggalangan ulang komitmen Review standar dan instrument akreditasi Review dokumen-dokumen regulasi yang sudah disusun dan lakukan revisi jika diperlukan Lakukan self assessment awal dan buat rencana tindak lanjut Pastikan implementasi dilakukan pada tahun terakhir dengan pendokumentasian yang lengkap Susun jadual pendampingan sesuai kebutuhan Lakukan self assessment dan tindak lanjut sesuai kebutuhan Pastikan nilai paling tidak 10 % diatas nilai minimal dari kelulusan yang ditargetkan

Survei ulang akreditasi •

Paling lambat harus dilakukan 1 bulan sebelum masa berlaku sertifikat habis • Seluruh rekomendasi yang diberikan oleh surveyor pada survey sebelumnya sudah ditindak lanjuti • Semua dokumen regulasi yang disusun sudah memenuhi persyaratan tata naskah • Semua dokumen regulasi minimal sudah direview satu kali, dan jika diperlukan dilakukan revisi sesuai dengan kebutuhan dan jika ada perubahan peraturan perundangan • Telusur akan difokuskan pada implementasi setahun terakhir (tidak menutup kemungkinan meluas telusur tahun-tahun sebelumnya) • Proses pengajuan sama dengan proses pengajuan survei yang pertama

What is my role in the survey? • Setiap karyawan pada semua tingkat bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas sesuai misi puskesmas dan menyediakan pelayanan terbaik pada pasien/sasaran program/masyarakat • Surveyor akan mewawancarai setiap karyawan tentang kontribusi masing-masing thd tupoksi puskesmas, capaian kinerja, dan upaya perbaikan mutu dan keselamatan pasien

What should I do if a surveyor asks me a question? • Dengar dan jangan gugup (Listen and stay calm) • Berfikir dulu sebelum menjawab (Think carefully before answering a question) • Jawab hanya yang ditanyakan, tidak perlu elaborasi jika tidak ditanya (Only answer the question asked by the surveyor. You do not need to elaborate). • Jika tidak paham apa yang ditanyakan, mintalah klarifikasi (If you don’t understand a question, ask for clarification).

• Jika memungkinkan, sampaikan praktik dan prosedur yang mendukung jawaban thd apa yang ditanyakan (Whenever possible, mention our practices and procedures that support your answers). • Tunjukkan antusiame dan perhatian (Show enthusiasm and interest!) • Tunjukkan keberhasilan dan hal yang diketahui dengan benar (Show off your successes and the things you know and do well.) • Tunjukkan kebanggaan thd unit kerja (Exhibit pride in your department.)

Tehnis survei reakreditasi

Verifikasi atas informasi yang dikumpulkan

Proses survei (RDOWS)

• • • • •

Regulasi Dokumen bukti Observasi Wawancara Simulasi

VERIFIKASI (COCOKAN BUKTI DG PERSYARATAN)

KONFIRMASI (PERKUAT BUKTI)

Surveior • Periksa tindak lanjut terhadap rekomendasi surveyor pada survei sebelumnya: – Pelajari rekomendasi surveyor pada survei sebelumnya (surat tugas dilampiri hasil rekomendasi survei sebelumnya) – Lakukan sampling untuk tindak lanjut terhadap rekomendasi survei sebelumnya

• Laksanakan survei sesuai dengan jadual acara survei

JADWAL SURVEI

Waktu

08.00 – 08.30

08.30 – 09.30 09.30 – 09.45

09.45 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.30 13.30 – 15.30 15.30 – 16.00

Hari Pertama Surveior Surveior Upaya Surveior Upaya Adminstrasi Kesehatan Kesehatan Manajemen Masyarakat Perseorangan (UKM) (UKP) Pembukaan pertemuan: 1. Sambutan Kepala Puskesmas & Perkenalan Puskesmas 2. Acara diserahkan kepada Tim Surveior 3. Perkenalan tim surveior 4. Penjelasan Jadual Survei Presentasi Kepala Puskesmas tentang Garis Besar Kegiatan UKM dan UKP Puskesmas, dan upaya peningkatan mutu, kinerja, dan keselamatan pasien Rehat kopi: Surveior meminta: 1. Daftar pasien rawat jalan dan rawat inap setahun terakhir untuk telaah rekam medis tertutup 2. Daftar pasien rawat inap hari ini Telaah dokumen Telaah dokumen Telaah dokumen manajemen UKM pelayanan klinis Telaah dokumen Telaah dokumen Telaah rekam manajemen UKM medis tertutup Ishoma Telusur Sistem Telusur Sistem Telusur sistem Manajemen Penyelenggaraan pelayanan klinis UKM Pertemuan Tim Surveior

Penanggung Jawab Acara Kepala Puskesmas Ketua Tim Surveior Ketua Tim Surveior Ketua Tim Surveior Ketua Tim Surveior Ketua Tim Surveior Ketua Tim Surveior Ketua Tim Surveior

• Fokus lebih pada telusur pelaksanaan • Susun scenario telusur baik untuk manajemen, UKM, dan UKP • Telusur paling tidak melihat setahun terakhir, tetapi tidak menutup kemungkinan untuk telusur tahun sebelumnya terkait dengan siklus perencanaan puskesmas dan pada bulan apa survei ulang dilakukan

• Perhatikan pada bulan apa surveyor ditugaskan untuk melakukan survei reakreditasi

Tehnik wawancara (bagi surveior) – I statement (menggunakan pernyataan “saya”): saya melihat bahwa anda tidak melakukan………., vs mengapa anda tidak melakukan…….) – Close open question (menggunakan pertanyaan terbuka dan tertutup) – Neutral vs Leading question (gunakan pertanyaan yang netral, buka pertanyaan yang mengarahkan pada jawaban tertentu) – Drill down/probing (menggali lebih dalam), seperti mengupas bawang – Active listening (mendengar aktif) – Polite questioning (bertanya dengan sopan)

Tehnik Telusur • Tracing process is defined as the systematic examination of diagnostic evidence selected and analyzed in light of research questions and hypotheses posed by the investigator. (David Collier, Political Science and Politics 44, No 4, 2011:823) • Penilaian secara sistematik terhadap suatu evidens (diagnostik) yang dipilih dan dianalisis untuk membuktikan pertanyaan penelitian/ hipotesis

Metode telusur • Metode telusur menggunakan informasi dari organisasi untuk mengikuti bagaimana pengalaman pasien/sasaran/masyarakat memperoleh pelayanan dari fasilitas pelayanan kesehatan • Metode telusur membantu surveyor untuk mengenal permasalahan kinerja, permasalahan dalam proses pelayanan, keterkaitan antar proses, dan bagaimana proses yang satu berinteraksi dengan proses yang lain

• The types of tracers used by The Joint Commission during the on-site survey are: – Individual tracer activity – System tracer activity – Program specific tracer activity

• Individual tracer activity: – Dilakukan untuk telusur pengalaman pasien/sasaran terhadap proses pelayanan yang disediakan – Telusur dilakukan dengan mengikuti pasien/sasaran selama proses pelayanan dilakukan – Telusur ini merupakan cara untuk menganalisis system organisasi dalam memberikan pelayanan pada pasien/sasaran, untuk melihat kesesuaian dengan standar – Pemilihan pasien/sasaran dengan memperhatikan pasien/sasaran dengan risiko tinggi, pasien/sasaran yang memberi peluang bagi surveyor untuk melakukan penilaian lebih dalam terhadap proses dan praktik yang dilakukan

• System tracer activity: – Telusur terhadap suatu system, misal system pelayanan di farmasi – Surveior berinteraksi dengan staf terkait terhadap satu system yang ditelusur (farmasi) – Surveior menilai bagaimana pelaksanaan proses pelayanan di unit tersebut (farmasi), tahapan proses, keterkaitan proses yang satu dengan yang lain, koordinasi dan komunikasi dilakukan baik di dalam unit maupun dengan unit kerja yang lain

• Program-specific tracers: – Setelah melakukan telaah dokumen, surveyor memilih salah satu program tertentu untuk ditelusur – Pemilihan program yang merupakan “important issue”, bisa dari program dengan capaian kinerja rendah, atau program yang terkait dengan adanya kasus outbreak, adanya kasus kematian, atau program prioritas yang ada di Puskesmas

Contoh kasus • Surveior UKM dari telaah dokumen menemukan bahwa pada dua bulan terakhir terjadi dua kematian ibu bersalin dan tiga kematian neonatal, yang pada bulan-bulan sebelumnya tidak terjadi. Capaian cakupan program KIA tahun 2017 tinggi • Bagaimana scenario telusur untuk program KIA ?

• Pada pertemuan tim surveyor setelah hari pertama/kedua survei: – Sharing hasil survei – Persiapan klarifikasi dan masukan – Membahas rencana kegiatan hari berikutnya – Membahas rencana scenario telusur – Dapat dipertimbangkan scenario telusur yang terintegrasi antara admen, ukm, dan ukp