Sistem Manajemen Mutu

SISTEM MANAJEMEN MUTU BAB I PENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Mutu merupakan suatu faktor yang sangat menentukan keberhasilan suatu produk untuk menembus pasarnya, disamping faktor utama yang lain seperti: harga dan pelayanan. Dalam situasi perdagangan terbuka, setiap perusahaan harus mampu menghasilkan produk yang dapat memenuhi persyaratan mutu minimal yang ditetapkan, yang bisanya menggunakan standar nasional sebagai acuannya. Berdirinya perusahaan-perusahaan yang berkembang dan pendidikanpendidikan yang semakin maju merupakan suatu hasil dari beberapa faktor. Salah satu dari faktor yang membuat perkembangan kemajuan perusahaan atau pendidikan adalah sistem manajemen yang baik. Kualitas atau mutu dari suatu perusahaan, selalu yang paling utama untuk dilihat oleh pelanggan (konsumen). Oleh karena itu, perusahaan maupun lembaga pendidikan harus memahami apa yang dimaksud dengan sistem manajemen mutu yang baik. Untuk memimpin dan mengoprasikan sebuah organisasi dengan berhasil, perlu untuk mengarahkannya dan mengendalikannya dengan car sistematis dan transparan. Keberhasilan dapat tercapai dari implemementasi dan pemeliharaan sistem manajemen yang didesain untuk selalu memperbaiki kinerja sambil menanggapi kebutuhan semua pihak yang berkepentingan. Perkembangan perumusan standar yang mencakup sistem jaminan mutu begitu pesat kemajuannya, sebagai akibat dari perubahan yang cepat dalam mengelola kegiatan jaminan jaminan mutu dunia. Dalam hal ini indonesia tidak boleh tertinggal lagi, seperti pada masa lalu yang ditertbitkannya ISO 9000. cukup lama indonesia mempersiapkan standar sejenis. Untuk itu Indonesia melalui Badan Standarisasi Nasional. (BSN) segera mempersiapkan Standar Nasional Indonesia (SNI) mengenai sistem manajemen mutu.

RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU Lingkup a)

Organisasi yang menginginkan keunggulan melalui implementasi

suatu sistem manajemen mutu. b)

Organisasi yang menginginkan keyakinan dari pemasoknya bahwa

persyaratan produk mereka akan dipenuhi. c)

Pemakai produk.

d)

Mereka yang berkepentingan dengan saling pengertian dari istilah

yang dipakai dalam manajemen mutu. e)

Mereka yang didalam atau diluar organisasi yang mengakses

sistem manajemen mutu atau mengauditnya untuk kesesuaian pada persyaratan. f)

Mereka yang didalam atau diluar organisasi yang memberi saran

atau pelatihan tentang sistem manajemen mutu yang sesuai bagi organisasi itu. g)

Pengembang standar terkait.

Komitmen Manajemen Manajemen Puncak harus menyediakan bukti dari komitmennya terhadap

pengembangan

dan

penerapan

SMM

dan

memperbaiki

efektivitasnya secara terus menerus dengan: a) Mengkomunikasikan kepada organisasi tentang pentingnya persesuaian dengan permintaan pelanggan sebagai kewajiban. b) Menetapkan kebijakan mutu c) Memastikan bahwa sasaran-sasaran mutu telah ditetapkan d) Mengadakan tinjauan-tinjauan manajemen, dan. e) Memastikan ketersediaan sumberdaya.

Fokus Pelanggan Manajemen puncak harus menjamin bahwa persyaratan-persyaratan pelanggan ditetapkan dan cocok dengan tujuan peningkatan kepuasan pelanggan.

Kebijakan Mutu Manajemen Puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu: a) Sesuai dengan tujuan organisasi. b) Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan secara berkesinambungan meningkatkan efektivitas SMM. c) Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan mereview sasaransasaran mutu. d) Dikomunikasikan dan dipahami dalam keseluruhan organisasi. e) Ditinjau ulang untuk kelanjutan kecocokannya. Perencanaan Sasaran-sasaran Mutu Manajemen Puncak harus memastikan bahwa sasaran-sasaran mutu, termasuk apa yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan-persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi-fungsi dan tingkat-tingkat yang relevan dalam organisasi. Sasaran-sasaran mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu. Perencanaan SMM Manajemen Puncak harus memastikan bahwa: 1.

Perencanaan dari SMM diselenggarakan untuk persesuaian

dengan persyaratan-persyaratan sebagaimana sasaran-sasaran mutu, dan 2.

Integritas dalam SMM dipelihara ketika perubahan-

perubahan SMM direncanakan dan diimplementasikan. Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi Tanggung Jawab dan Wewenang Manajemen Puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab, wewenang dinyatakan dan dikomunikasikan didalam organisasi.

Wakil Manajemen Manajemen Puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen, yang mana tetap memperhitungkan tanggung jawab-tanggung jawab yang lain, yang harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yang mencakup: 1.

Memastikan bahwa proses-proses yang dibutuhkan untuk

SMM ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara. 2.

Melaporkan pada Manajemen Puncak atas kinerja SMM

dan hal-hal yang perlu ditingkatkan, dan 3.

Memastikan

peningkatan

perhatian

atas

kepentingan

persyaratan-persyaratan pelanggan ke seluruh organisasi. Catatan: Tanggung jawab seorang Wakil Manajemen dapat mencakup hubungan dengan pihak eksternal yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu. Komunikasi Internal Manajemen Puncak harus memastikan bahwa proses komunikasi yang layak telah ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi ditempatkan untuk efektivitas SMM. Tinjauan Manajemen Umum Manajemen Puncak harus meninjau SMM organisasi, pada intervalinterval terencana, untuk memastikan kecocokan, kelayakan, dan efektivitasnya. Tinjauan ini harus termasuk penilaian kesempatan perbaikan dan perubahan yang dibutuhkan terhadap perubahan SMM, termasuk Kebijakan Mutu dan Sasaran-sasaran Mutu. Rekaman-rekaman dari Tinjauan Manajemen harus dipelihara. Tinjauan Input Input kepada Tinjauan Manajemen harus mencakup informasi atas :

1.

Hasil-hasil audit

2.

Feedback pelanggan

3.

Kinerja proses dan kesesuaian produk

4.

Status tindakan preventif dan korektif.

5.

Follow Up Tinjauan Manajemen yang lalu

6.

Perubahan rencana yang dapat mempengaruhi SMM, dan

7.

Rekomendasi-rekomendasi untuk perbaikan

Tinjauan Output Output dari Tinjauan Manajemen harus mencakup keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berhubungan dengan: 1.

Peningkatan efektivitas SMM dan proses -prosesnya.

2.

Peningkatan dari produk yang berhubungan dengan

persyaratan-persyaratan pelanggan. 3.

Sumber daya yang dibutuhkan

BAB II ISO dan QA Pengenalan ISO Karakteristik Standar Iso Diantaranya : a)

Fleksible (bisa dipilih proses

yang mana yang lebih dahulu dikaji) b)

Tidak

terbatas

pada

Meliputi

organisasi

yang

manufakturer (services, software) c) menjamin kualitas produk dan jasa d)

Memusatkan diri pada proses

e)

Internasional

(Deming

pada

TQC. Malcolm Baldridge NQ Award pada TQM) f)

Sistem industri, sejak supplier

s/d after sales service Jenis-Jenis Standar Diantaranya : 1. ISO 9000 ISO 9000 mencakup standar-standar di bawah ini: a) ISO 9000:2005 - Quality Management Sistems - Fundamentals and Vocabulary: mencakup dasar-dasar sistem manajemen kualitas dan daftar bahasa dan istilah dalam kumpulan ISO 9000. b) ISO 9001:2000 - Quality Management Sistems - Requirements: ditujukan untuk digunakan di organisasi manapun yang merancang, membangun, memproduksi, memasang dan/atau melayani produk apapun atau memberikan bentuk jasa apapun. Standar ini memberikan daftar persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah organisasi apabila mereka hendak memperoleh kepuasan pelanggan sebagai hasil dari barang dan jasa yang secara konsisten memenuhi permintaan pelanggan tersebut. Implementasi standar ini adalah satu-satunya yang bisa diberikan sertifikasi oleh pihak ketiga.

c) ISO 9004:2000 - Quality Management Sistems - Guidelines for Performance Improvements: mencakup perihal perbaikan sistem yang terus-menerus. Bagian ini memberikan masukan tentang apa yang bisa dilakukan untuk mengembangkan sistem yang telah terbentuk lama. 2. ISO 9001 Sistem mutu yaitu: model jaminan mutu dalam desain/pengembangan, produksi, pemasangan dan pelayanan. Top standar mencakup aktifitas “desain, produksi, distribusi hingga pelayanan purna jual”. Elemen khusus: contract review dan design control. Dalam contract review yaitu audit supller dan dalam design control yaitu seluruh perubahan, modifikasi dan verifikasi harus disertai bukti objektif. Elemen lain: purchusing, product identification, insfection dan testing, calibration, dll. Isi : 20 pasal 3. ISO 9002 Sistem mutu: Model jaminan mutu dalam produksi dan pemasangan Digunakan: Operasi manufaktur dengan desain yang “mapan” Sasaran:

meyakinkan

pelanggan

bahwa

industri

terkait

dapat

menghasilkan produk yang bermutu secara kontinu Isi : (18 pasal) sama ISO 9001 tetapi tanpa Desaign control dan After sales service. 4. ISO 9003 Sistem mutu: model jaminan mutu dalam insfeksi dan tes akhir Diperlukan dalam suatu ikatan perjanjian disyaratkan bahwa pemasok harus dapat mendemonstrasikan kemampuan untuk melaksanankan inspeksi dan pengujian pada barang/jasa yang dibuat. Isi: (12 pasal) yaitu sistem dokumentasi, identifikasi produk, inspeksi dan testing, pengendalian barang tidak sesuai spesifikasi, dll. Persyaratan Sistem Mutu ISO Seri-9002 1. Tanggung jawab manajemen

2. Sistem mutu 3. Tinjauan kontrak 4. Pengendalian dokumen 5. Pembelian 6. Barang yang dipasok milik pembeli 7. Identifikasi dan mampu telusuri produk 8. Pengendalian proses 9. Inspeksi dan Pengetasan 10. Peralatan insfeksi, pengukuran dan tes 11. Status infeksi dan tes 12. Pengendalian atas produk yang tidak sesuai 13. Tindakan koreksi 14. Penanganan, penyimpanan, pengemasan dan penyerahan 15. Catatan mutu 16. Audit mutu internal 17. Pelatihan 18. Teknik statistik Jaminan Mutu ( Quality Assurance) Seluruh perencanaan dan kegiatan sistematik yang diperlukan untuk memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa suatu barang atau jasa akan memenuhi persyaratan mutu. Agar efektif jaminan mutu biasannya memerlukan

evaluasi

berkesinambungan

terhadap

faktor-faktor

yang

mempengaruhi kesempurnaan desain atau spesifikasi. Latar Belakang Quality Assurance: Karena adanya hubungan Customer-supplier. Maksud utama dari jaminan mutu adalah untuk menjamin kepuasan kepada customer dengan diberikannya barang atau jasa supplier. Adapun hubungan customer-supplier tersebut digambarkan sebagai berikut:

DESIGN

PROCUREMENT

MANUFACTURE

DELIVERY OR INSTALLATION

SALES & MARKETING, ADMINISTRATION, ACCOUNTS PUBLIC RELATION, PERSONNEL, TRAINNING

Pendekatan sistematis adalah dengan melibatkan seluruh elemen hubungan customer-supplier internal seperti: market riset, penjualan, pemasaran, keuangan, administrasi, dan maintenance Dua tipe standar Quality assurance 1. Industri-related standar: Standar yang berhubungan dengan keselamatan umum seperti industri pertahanan, penerbangan dan reaktor atom. 2.

General standars: Standar yang ditujukan untuk pengembangan program quality assurance yang biasa dipergunakan.

BAB III DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN MUTU Fokus pada pelanggan Organisasi bergantung pada pelanggan, oleh karenanya organisasi harus memahami kebutuhan masa kini dan masa mendatang dari pelanggannya, serta harus memenuhi dan berusaha melampaui harapan pelanggan. Kemampuan menarik perhatian, melayani dan memelihara pelanggan adalah tujuan teringgi dari perusahaan. Tanpa focus dan keterlibatan pelanggan, tujuan manajemen mutu tidak berarti. Organisasi yang berfokus pada orientasi pelayanan sebagai perangkat utama dalam melaksanakan misinya. Kepemimpinan Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi. Pemimpin puncak perlu menyusun visi perusahaan dengan jelas dan dilengkapi dengan sasaran dan tujuan yang konsisten dan didukung pula dengan perencanaan taktis dan strategis. Pelibatan anggota Anggota pada semua tingkatan merupakan inti suatu organisasi, dan pelibatan penuh mereka memungkinkan kemampuannya dipakai untuk

manfaat organisasi. Para karyawan harus dilibatkan pada setiap proses untuk menyusun arah dan tujuan serta peralatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan mutu, sehingga setiap individu akan terlibat dan punya tanggung jawab untuk mencari perbaikan yang terus menerus terhadap proses yang berada pada lingkup tugasnya. Memperbaiki proses kerja hanya akan berhasil jika semua pihak, dari atas sampai kebawah dan juga persilangan antar fungsi, terlibat dalam perubahan.

Pendekatan proses Pendekatan proses ialah suatau pendekatan untuk perencanaan, pengendalian, danpeningkatan proses-proses utama dalam perusahaan (trilogy proses mutu) dengan menekankan pada keinginan pelanggan daripada keinginan fungsional. Orientasi proses ini memerlukan perubahan yang cukup signifikan, karena banyak manajemen yang lebih berorientasi pada produk daripada proses. Pendekatan sistem pada manajemen Sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari berbagai bagian/ komponen yang satu sama lain saling berhubungan dan saling tergantung untuk menuju tujuan. Pendekatan sistem memandang suatu organisasi secara keseluruhan daripada bagian-bagian, yang diekspresikan sebagai holistic. Perbaikan berkesinambungan Perbaikan

berkesinambungan

atas

kinerja

organisasi

secara

menyeluruh hendaknya dijadikan sebagai sasaran tetap dari organisasi. Proses berkesinambungan adalah prinsip dasar dimana mutu menjadi pusatnya.proses ini merupakan pelengkap dan yang menghidupkan prinsip orientasi proses dan prinsip fokus pada pelanggan. Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi. Pengambilan keputusan yang dilakukan berdasarkan pendapat atau informasi lisan seringkali menimbulkan bias. Manajemen hendaknya membangun kebiasaan menggunakan fakta dan hasil analisis sebelum melakukan pengambilan keputusan. Fakta dapat diperoleh dengan wawancara, kuisioner, jajak pendapat, pengujian, analisis statistic, dan lainlain yang memberikan hasil yang obyektif.

Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok Hubungan antara perusahaan dan pemasoknya yang saling bergantung dan saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai. Organisasi manajemen mutu yang sukses menjalin hubungan yang kuat dengan para pemasok dan pelanggan untuk menjamin terjadinya perbaikan mutu secara berkesinambungan dalam menghasilkan barang dan jasa.

BAB IV ALAT DAN TEKNIK PENGENDALI MUTU

Beberapa alasan mengapa pengendalian kualitas harus dikendalikan : 1.

Agar produk yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya, sehingga dapat memuaskan konsumen didalam memenuhi kebutuhan dan keinginannya.

2.

Kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dapat dihindarkan sehingga akan menghemat pemakaian bahan baku , dan sumberdaya lainnya, serta produkproduk yang cacat atau rusak dapat dikurangi. Pengendalian kualitas adalah suatu sistem kendali yang effektif

untuk

mengkoordinasikan usaha-usaha penjagaan kualitas, dan perbaikan kualitas dari kelompok-kelompok dalam organisasi produksi, sehingga diperoleh suatu produksi yang sangat ekonomis serta dapat memuaskan kebutuhan, dan keinginan konsumen Pengendalian kualitas secara statistika Tujuan pengendalian secara statistika diantaranya: -

Untuk menentukan standar kualitas produk

-

Untuk menilai tindakan, apabila terjadi ketidaksesuaian

-

Untuk merencanakan perbaikan, baik itu terhadap pelaksanaan maupun standar itu sendiri

Konsep-Konsep Dasar Pengendalian Mutu Tujuan Pengendalian Mutu : 1.

Pengembangan partisipasi karyawan, dengan memecahkan

masalah sendiri oleh karyawan yang bersangkutan 2.

Peningkatan kemampuan perorangan

3.

Peningkatan produktifitas melalui kerjasama antar orang

4.

Pemecahan masalah sehari-hari

Konsep Mutu 1.

Quality of product

2.

Quality of cost

3.

Quality of delivery time

4.

Quality of morale

5.

Quality of of safety

Pengendalian Mutu Harus Berdasarkan Fakta (Speak With Fact) Hal yang perlu diperhatikan adalah 1.

Hindari manipulasi fakta

2.

Hindarkan opini

3.

Hindarkan misinterpretation

4.

Buat keputusan dengan teliti

Permasalahan Dalam Pelaksanaan Pengendalian Mutu a) Kurang pelatihan b) Kegagalan program c) Kontradiksi dengan program terdahulu d) Kurang dukungan pimpinan puncak e) Kurang kerjasama middle management f) Kurang publikasi g) Persoalan terlalu rumit/kurang relevan h) Munculnya harapan berlebihan i) Tanggapan lamban Indikator Keberhasilan Pengendalian Mutu a) Perbaikan mutu : b) Partisipasi meningkat c) Biaya turun d) Efisiensi peralatan naik e) Kesehatan kerja meningkat f) Produktifitas meningkat

g) Komunikasi lebih tinggi h) Sikap lebih positif i) Product performance naik j) Kepuasan pelanggan meningkat k) Absensi turun l) Gosip menurun Kunci Keberhasilan Pengendali Mutu a) Terbentuknya iklim kerja yang sesuai b) Komitmen dari top manajemen c) Pemilihan

yang tepat dari tujuan

dan prioritas setiap tahap

pengembangan d) Kecukupan atau ketersediaan informasi e) Kesukarelaan f) Program pelatihan mencukupi/menyeluruh g) Keterbukaan dan sikap positif manajemen Esesnsi Gugus Kendali Mutu a) Dinamika kelompok b) Kepuasan kerja akibat pengakuan perusahaan c) Pada individu d) Penggunaan statistika dasar/sederhana Dimensi Kualitas Operasi Kebanyakan konsumen memandang kinerja atau operasi suatu produk sebagai dimensi utama. Misalnya: apakah akselerasi sebuah mobil dan sistem remnya dapat bekerja secara cepat?bagaimanakah daya jangkau sistem penyejuk ruangan dapat dengan segera membuat ruangan sejuk.

a) Reability and durability Dimensi ini menggambarkan kemungkinan seberapa besar sebuah produk dapat tetap bertahan dalam kondisi yang prima, misalnya : berapa lamakah masa pakai bola lampu mobil? Confermance Kualitas kesesuaian berkaitan dengan derajat atau seberapa besar produk tersebut dapat memenuhi spesifikasi yang telah dipersyaratkan, sebelum produk yang bersangkutan dibuat? Serviceability Dimensi ini berkaitan dengan keramahan, kecepatan, dan ketepatan reparsi sebuah produk. Appearance Penampilan merupakan dimensi yang bersifat subjektif, yaitu menggambarkan perasaan pribadi dari si konsumen termasuk didalamnya atribut-atribut seperti: tampilan, sentuhan, suara, selera, dan wewangian. Perceived Kualitas yang dirasakan juga merupakan dimensi yang bersifat subjektif., dimana kebanyakan produk dipertimbangkan untuk dibeli.

BAB V PERANANAN MANAJEMEN DALAM IMPLEMENTASI TQM

Setiap

organisasi

harus

memiliki

seorang

pemimpin.

Ada

yang

mendefinisikan pemimpin sebagai orang yang memberi komando atau panduan kepada suatu kelompok atau aktivitas. Akan tetapi pengertian itu sendiri kurang bisa memberikan penjelasan yang mendalam. Dalam manajemen sendiri masih terjadi perdebatan mengenai siapa yang disebut sebagai pemimpin. Tujuan dari kepemimpinan dalam suatu perusahaan adalah untuk memperbaiki kinerja sumber daya manusia dan mesin, memperbaiki kualitas, untuk meningkatkan output, dan secara simultan memberikan kebanggaan atas kecakapan kerja karyawan. Dengan demikian bila seseorang menguasi atau mengepalai duatu kelompok, orang tersebut pasti memimpin. Dari sudut pandang ini, maka setiap penyelia, manajer, direktur, wakil presiden, presiden, dan CEO mesti seorang pemimpin. Tidak semua pemimpin tersebut merupakan pemimpin yang efektif bahkan sering kali malah bukan pemimpin yang baik. Ada beberapa hal yang membedakan antara pemimpin yang baik dan pemimpin yang tidak baik, yaitu: 1. Pemimpin lebih banyak menggunakan pendekatan pull (menarik) dari pada push (mendorong). Seorang pemimpin akan terlibat secara nyata dalam usahanya melaksanakan kepemimpinan. 2. Pemimpin tahu arah tujuannya. Pemimpin menentukan visi organisaasi dan cara-cara untuk mencapai visi tersebut. Mereka juga memberikan pedoman dan tujuan yang jelas untuk mencapai kesuksesan dalam jangka panjang 3. Pemimpin harus berani dan dapat dipercaya Pemimpin harus berani mengambil resiko dalam menghadapi dan mengatasi seala macam rintangan dan hambatan yang timbul. Bahkan kadang kala tujuan jangka pendek harus berani dikorbankan, bila memang menghambat tercapainya visi organisasi. Selain itu pemimpin juga harus

dipercaya oleh bawahannya, karena bila tidak, ia tidak akan dapat menjadi pemimpin yang baik 4. Peranan terpenting dari seorang pemimpin setelah membentuk visi dan cara pencapaiannya adalah membantu para bawahan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan rasa bangga. Peranan

seorang

pemimpin

bukanlah

mendikte

bawahan,

tetapi

memberikan kemudahan (facilitate) kepada mereka. Mereka diberi pelatihan agar dapat terlibat dalam proses organisasi dengan kemampuan maksimal yang mereka miliki. Dari berbagai pengalaman perusahaan-perusahaan yang telah menerapkan TQM, diketahui bahwa level manajemen madya paling banyak menimbulkan hambatan bagi kesuksesan TQM. Ada beberapa penyebab mengapa TQM lebih sukar diterima atau didukung oleh manajer madya daripada oleh manajer puncak maupun karyawan langsung (operasional). Diantaranya adalah: 1. Banyak diantara manajer madya yang cukup senior (waktu kerjanya cukup lama) terasa bahwa karirnya sudah mentok dan tidak dapat berkembang lagi. Mereka memandang perubahan yang ditimbulkan TQM sebagai ancaman terhadap upaya mempertahankan status quo. 2. Banyak manajer madya yang menduduki posisi saat ini setelah melalui masa kerja yang cukup lama dilevel operasional. Mereka merasa lebih menguasai pekerjaan bawahannya daripada bawahannya itu sendiri. Padahal situasi yang dihadapi saat ini sudah sangat berlainan dengan masa lalu. Salah satu dasar TQM yaitu bahwa ahli dalam suatu pekerjaan adalah orang yang melakukannya sehari-hari, bukan orang yang melakukannya beberapa tahun yang lalu 3. Kebanyakan manajer madya berkeyakinan bahwa dengan hanya melakukan apa yang dilakukan tanpa adanya inprovisasi dan menaati segala aturan perusahaan, maka karir dan promosi mereka akan berjalan lancar.

4. Manajer madya sebagai suatu kelompok, cenderung belajarnya lebih sedikit dibadingkan para manajer puncak. Sering kali ketinggalan informasi setiap perubahan yang ada dalam dunia industri.

BAB VI PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU Tanggung Jawab Manajemen a) Kebijakan mutu harus didefinisikan, didokumentasikan, dimengerti, dan dilaksanakan b) Bagan struktur organisasi harus ada dan personnel untuk aktivitas verifikasi yang tercantum dalam elemen standar ini c) Seorang wakil dari manajemen harus ditunjuk dan diberikan wewenang dan tanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan dalam standar mutu sudah dilaksanakan. Catatan : -

Kebijakan mutu harus dicetuskan oleh pimpinan tertinggi dalam perusahaan

-

Bagan struktur organisasi menjelaskan wewenang dan tanggung jawab setiap posisi

-

Sarana, misalnya peralatan pengukuran atau pengujian

-

Biasanya yang ditunjuk sebagai wakil dari manajemen dalam hal ini adalah Quality control manager.

Sistem Mutu Fungsi Manual Mutu : a) Sebagai alat komunikasi sasaran dan kebijakan mutu perusahaan dari manajemen puncak kepada staff, customer, dan sub-kontrakor. b) Memberikan image perusahaan yang baik untuk meyakinkan pembeli atau untuk memenuhi persyaratan dalam kontrak. c) Memberikan kesan kepada para sub-kontraktor bahwa kita berkomitmen untuk mutu. d) Menjelaskan sruktur dan tanggung jawab dalam organisasi untuk bagian/departemen yang kegiatannya dapat mempengaruhi mutu. e) Sebagai referensi dalam pelaksanaan sistim mutu.

f) Memastikan proses produksi berlangsung sesuai dengan rencana. g) Sebagai bahan pendidikan bagi karyawan mengenai mutu. h) Sebagai dasar untuk audit mutu Catatan : -

Manual mutu harus disiapkan dengan masukan dari para personil yang terlibat dalam kegiatan yang dapat mempengaruhi mutu.

-

Manual mutu tidak boleh disusun berdasarkan contoh dari perusahaan lain.

-

Konsultan tidak seharusnya menulis/menyusun manual mutu untuk kliennya.

-

Manual mutu yang baik tidak perlu panjang dan kompleks.

Wawasan Manual Mutu : 1. Pengendalian proses produksi Sasaran dan kebijakan mutu 2. Organisasi 3. R & D 4. Pembelian 5. Pengen 6. Audit Mutu dan Review 7. Pelatihan Tinjauan Kontrak Sebelum menyetujui suatu kontrak pemesanan produk standar maupun khusus, perlu diperhatikan : a) Jelaskan spesifikasi teknis dan aspek lainya dari produk kepada Customer. Jika perlu, berikan contoh produk. Untuk produk khusus, dapatkan spesifikasi produk yang lengkap dari Customer. b) Diskusikan delivery time yang diajukan customer dengan Bagian Produksi. c) Untuk produk khusus, kemampuan untuk memenuhi permintaan customer perlu ditinjau.

d) Periksa apakah kontrak sudah mencantumkan detail lengkap mengenai spesifikasi produk. e) Periksa apakah kontrak sudah mencantumkan syarat-syarat yang telah disetujui

kedua

belah

pihak

seperti:

cara

pengepakan,pengiriman,asuransi, pembayaran, dsb. f) Jika inspeksi produk dibutuhkan, cantumkan dimana (sebelum dikirim atau setelah diterima), parameter dan metode pengujian, besarnya sample yang dibutuhkan, dan kriteria produk yang dapat diterima. g) Cukupan dan batasan garansi produk. h) Untuk produk khusus, perlu diadakan jalur komunikasi antara pemasok dan customer untuk membahas desain dan mutu produk. i) Periksa apakah kontrak sudah mencantumkan prosedur untuk mengatasi masalah yang mungkin akan timbul di kemudian hari. Pengendalian desain Prosedur pengendalian dan verifikasi desain produk harus ada untuk memastikan persyaratan yang diminta sudah terpenuhi. Rencana desain -

Personnel yang ditugaskan harus memiliki kualifikasi yang cukup.

-

Komunikasi dan informasi antar gugus tugas harus diidentifikasi dan dikokumentasikan.

Masukan desain -

Bahan/persyaratan untuk masukan desain harus diidentifikasi,ditinjau, dan didokumentasikan.

-

Metode untuk menyelesaikan persyaratan yang tidak lengkap atau membingungkan harus ada.

Pengendalian desain (lanjutan) Hasil Desain : -

Harus memenuhi persyaratan masukan desain.

-

Harus masuk dalam criteria dapat diterima.

-

Harus sesuai dengan persyaratan undang-undang/peraturan yang

ada -

Harus memiliki dokumentasi mengenai cirri-ciri produk yang

menjamin keselamatan pemakai. Verifikasi

design

harus

dilaksanakan

oleh

personnel

yang

kompeten,dan didokumentasikan. Prosedur mengenai perubahan desain (identifikasi, dokumentasi, tinjauan ulang, dan perstujuan perubahan desain) harus ada. Pengendalian dokumen Tujuan - Prosedur untuk mengendalikan seluruh dokumen dalam sistim manajemen mutu tersedia agar : - Para karyawan mengetahui dan menggunakan dokumen2 yang relevan dengan tugas mereka. - Dokumen tersedia di tempat-tempat yang memerlukanya. Pengendalian Dokumen yang efektif meliputi : - Penyusunan,persetujuan dan perubahan dokumen. - Identifikasi dokumen. - Distribusi dokumen. - Daftar Induk Dokumen. - Pengendalian formulir. Dokumen yang perlu dikendalikan : - Kebijakan perusahaan, Manual mutu, Prosedur, dan Instruksi kerja. - Dokumen pembelian

- Gambar dan spesifikasi Pembelian Tujuan Memastikan bahwa bahan baku/jasa yang dibeli memenuhi persyaratan mutu produsen maupun customer. Meliputi 1.

Pemilihan Sub-kontraktor: -

Prestasi (berdasarkan catatan mutu pembelian) dalam

memenuhi persyaratan mutu dan delivery time. -

Kemampuan teknik dan kondisi perusahaan/keuangan sub-

kontraktor. -

Sistem Quality Assurance yang diterapkan diperusahaan

sub-kontraktor. 2.

Data pembelian: -

Identifikasi yang jealas dan tepat mengenai bahan baku

yang akan dibeli.

3.

-

Instruksi pemeriksaan barang yang diperlukan.

-

Standard mutu yang relevan.

Pemeriksaan bahan baku: -

Metode yang akan digunakan harus dinyatakan dengan

jelas dalam order pembelian dan disetujui kedua belah pihak. -

Sub-kontraktor tetap bertanggung jawab atas produk yang

dijualnya, walaupun pembeli telah memeriksa produk tersebut. 4.

Catatan mutu pembelian: -

Pengendalian pembelian.

-

Persentasi sub-kontraktor

-

Tinjauan spesifikasi dan metode pemeriksaan untuk

digunakan dalam pembelian mendatang. Bahan Baku Yang Dipasok Oleh Pembeli Jika customer memasok sebagian/seluruh bahan baku, maka bahan baku tersebut harus memenuhi persyaratan spesifikasi produk yang dipesannya; hal ini harus diuraikan dalam kontrak. Tanggung jawab pemasok (produsen) adalah memastikan jumlah yang dipasok, cara penyimpanan dan penggunaannya sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak. Identifikasi Dan Penelusuran Produk a) Menghindari tercampurnya produk dalam proses b) Menghindari pemakaian bahan baku yang cacat. c) Memudahkan analisa proses dan tindakan perbaikan. d) Memudahkan penarikan produk cacat dari proses produksi. e) Memudahkan pelaksanaan FIFO. Pengendalian Proses a) Instruksi kerja secara tertulis untuk proses yang dapat mempengaruhi mutu. b) Penggunaan peralatan produksi dan kondisi lingkungan kerja yang memadai. c) Personnel yang terlibat memiliki kualifikasi yang cukup. Inspeksi dan pengujian Inspeksi bahan baku - Tingkat inspeksi yang dibutuhkan tergantung dari kenyakinan atas sistem mutu yang diterapkan oleh sub-kontraktor dalam proses produksinya. - Jika diperlukan, inspeksi dapat dilakukan ditempat sub-kontraktor.

Inspeksi in-proses: - “Quality Plan” dibuat agar titik-titik penting dalam proses produksi dapat diketahui sehingga inspeksi dapat dilakukan. Inspeksi akhir: - “Bukti obyekktif bahwa kegiatan Quality Assurance telah dilaksanakan pada titik-titik penting dalam “Quality Plan” dan produk jadi telah memenuhi spesifikasi”. Peralatan Inspeksi, Pengukuran, dan Pengujian Meliputi: - Identifikasi dan pemilihan peralatan - Pertimbangan dalam pembelian alat baru - Kalibrasi - Status kalibrasi - Catatan kalibrasi - Pengaruh lingkungan atas hasil pengukuran dan kalibrasi - Tindakan jika kalibrasi atas peralatan tidak tepat Status Inspeksi dan Pengujian Meliputi: -

Produk belum menjalani inspeksi/pengujian

-

Produk telah diuji dan lulus inspeksi

-

Produk telah diuji dan ditolak

-

Produk telah diuji dan perlu modifikasi

Pengendalian Produk Cacat Meliputi: -

Identifikasi: Pemasangan label supaya tidak mudah lepas/terhapus

-

Tindakan: Apakah proses perlu dihentikan jika prodk cacat dimasukkan

-

Pemisahan: Perlu control atas produk cacat yang dipisahkan

-

Evaluasi: Diterima tanpa modifikasi, diproses ulang, turun grade, dibuang

-

Disposisi: Prosedur mengenai proses ulang atau perbaikan produk dan cara inspeksinya harus tersedia

-

Notifikasi: Pemberitahuan kepada departemen-departemen yang terlibat mengenai cacat produk dan disposisinya

-

Dokumentasi

Tindakan perbaikan -

Menentukan sebab produk cacat dengan menganalisa seluruh proses produksi, catatan mutu, laporan service, atau keluhan customer

-

Merumuskan tindakan perbaikan untuk menghindari kejadian serupa

-

Merumuskan tindakan preventif

-

Mengendalikan tindakan perbaiakan agar dilaksanakan dan memastikan bahwa tindakan perbaikan tersebut efektif

-

Merubah prosedur atau instruksi kerja (bila perlu) agar sesuai dengan tindakan perbaikan yang diambil

Penanganan, Penyimpanan, Pengemasan, dan Pengiriman Penanganan : -

Berat dan ukuran

-

Guncangan keras dan perubahan suhu

-

Tercampurnya bahan baku, produk dalam proses, produk jadi

-

Bahan berbahaya seperti bahan beracun atau mudah terbakar

Penyimpanan: -

nstruksi penyimpanan dan personil yang berwenang

-

Ventilasi, penerangan, kontaminasi

-

Kemudahan bongkar muat barang

Pengemasan: -

Bahan pengemasan tidak boleh mempengaruhi mutu produk

-

Jenis transport yang digunakan, lamanya produk disimpan

-

Tanda (misalnya cara penanganan dan tanggal kadarluarsa)

Pengiriman: -

Lama perjalanan

-

Cara pengiriman yang sesuai dengan produk dan jenis pengepakan

Catatan Mutu Catatan mutu produk: -

Spesifikasi produk

-

Gambar peralatan

-

Laporan hasil pengujian bahan baku

Catatan Pelaksanaan sistem mutu: -

Laporan audit mutu internal

-

Catatan kalibrasi atas peralatan pengujian

-

Catatan pelatihan dan kualifikasi karyawan

-

Catatan penilaian atas sub-kontraktor

Audit mutu internal Audit mutu internal harus dilaksanakan secara teratur sedikitnya sekali setahun dengan rencana dan prosedur yang jelas, ini meliputi: -

Penentuan urutan bagian yang akan diaudit

-

Cara menyampaikan hasil audit

-

Cara memantau tindakan follow-up

Pelatihan Pelatihan untuk Eksekuif: Seminar mengenai ISO 9000, Audit Mutu. Pelatihan untuk Manajer Madya: Pelatihan relevan dengan profesi, sistem mutu. Pelatihan untuk Penyedia dan pekerja: Pelatihan sesuai keahlian, dokumentasi mutu.

Service Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam service: -

Pelatihan personil service

-

Buku manual service

-

Peralatan service yang lengkap

-

Penanganan efisien atas keluhan customer

Kesamaan proses service dengan proses produksi -

Prosedur mengenai pelaksanaan service

-

Validasi dan kalibrasi peralatan service

-

Persediaan spare parts

-

Audit mutu internal juga terlihat dalam proses service

BAB VII AUDIT DAN SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN Peranan Audit Sistem Manajemen Mutu Audit yang objektif akan memberikan jaminan bahwa sistem manajemen mutu diterapkan dan dipelihara sesuai dengan kebijakan. Sasaran, dan rencana yang ditetapkan. Nantinya, hasil audit ini akan dijadikan alat/bahan dalam melakukan tindakan koreksi/pencegahan yang mengarah pada peningkatan. Audit sistem manajemen mutu memberikan beberapa keuntungan antara lain: 1. Membantu mengembangkan sistem manajemen mutu terpadu yang efektif 2. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen 3. Membantu pembagian sumber daya optimal 4. Membantu untuk mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu 5. Memungkinkan tindakan koreksi tepat waktu 6. Mengurangi biaya-biaya umum tambhan 7. Meningkatkan produktivitas 8. Meningkatkan kepuasan konsumen dan pemasaran Jenis Audit Sistem Manajemen Mutu Audit sistem mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian aktivitas perusahaan terhadap standar sistem mutu yang telah ditentukan serta effektivitas dari penerapan sistem tersebut. Jenis-jenis pembagian audit mutu berdasarkan pihak yang melaksanakan adalah: Audit pihak pertama (audit mutu internal) Merupakan audit mutu yang dilakukan dalam suatu perusahaan untuk menentukan efektivitas dari penerapan sistem mutu yang mereka gunakan, tujuannya adalah untuk memantau keefektifan penerapan

sistem mutu dan merupakan alat manajemen untuk melakukan perbaikan. Sasarannya: -

memenuhi persyaratan standar sistem mutu yang diterapkan

-

memonitor perkembangan dan penerapan sistem mutu (pada tahap permulaan)

-

mengetahui secar dini ketidaksesuaian dan melakukan tindakan koreksi dalam rangka persiapan audit eksternal (vendor)

-

memonitor pemeliharaan dan effektivitas sistem mutu (setelah penerapan)

-

mengumpulkan dan memecahkan persoalan mutu.

Audit pihak kedua (audit eksternal) Merupakan audit yang dilakukan oleh suatu perusahaan (atau yang mewakilinya) terhadap pemasok, tujuanya yaitu melakukan penilaian terhadap vendor/pemasok baru Sasarannya: -

Menetukan kualifikasi pemasok

-

Merangsang vendor agar meningkatkan sistem mutu tersebut

-

Memenuhi persyaratan pelanggan untuk melakukan audit terhadap perubahan vendor

-

Menjadi mediator untuk pemecahan mutu yang berkaitan dengan vendor

Audit pihak ketiga (Audit eksternal dan independen) Yaitu audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi yang independen dan atau badan registrasi. Tujuannya untuk kesesuaian sistem perusahaan dengan standar sistem yang dipersyaratkan pelanggan.

Sasarannya: -

Mengurangi audit yang berulang (penggantu audit oleh pihak kedua)

-

Meregistrasi/sertifikasi sistem mutu

-

Mengetahui kesiapan untuk audi sertifikasi

-

Memilih jenis audit berdasarkan kedalaman audit (isinya akan diketik kemudian)

Jenis-Jenis Audit berdasarkan Kedalaman Audit adalah Audit sistem Bertujuan untuk menentukan apakah perusahaan telah memiliki sistem dalam melakukan operasinya. Fungsi manajemen yang diaudit adalah: -

Audit sistem

-

Audit kesesuaian

-

Audit produk

-

Rencana

-

Prosedur

-

Komitmen

Audit kesesuaian Jenis audit ini lebih dalam dari audit sistem. Audit dilakukan untuk

melihat

apakah

prosedur,

instruksi

kerja,

dan

rencana

diimplementasikan. Jenis audit inilah yang banyak digunakan dalam pelaksanaan audit mutu internal. Audit ini bukan hanya melihat apakah prosedur diimplementasikan secara effektif, tetapi juga untuk melihat apakah pelaksanaan aktivitas yang sesungguhnya tercakup pada dokumen.

Audit produk Jenis audit ini dilakukan untuk melakukan apakah produk sesuai dengan spesifikasi. Dengan kata lain audit ini menentukan derajat pencapaian kepuasan pelanggan. Tujuan Audit Sistem Manajemen Mutu Untuk Internal -

Melihat kekurangan sistem manajemen mutu

-

Mengevaluasi kekurangan untuk kemudian melakukan tindakan koreksi

-

Menilai kesiapan untuk audit eksternal (pihak kedua atau ketiga)

-

Mendorong pemeliharaan dan perbaikan dari pelaksanaan sistem mutu

Untuk Eksternal -

Memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu

-

Memenuhi persyaratan pelanggan (khusus dalam kontrak)

-

Memenuhi undang-undang/badan pemerintahan (misalnya reaktor nuklir)

Perbedaan Audit ISO 9000:1994 dengan ISO 9000:2000 Edisi 1994 Auditornya hanya membandingkan checklist dengan prosedur-prosedur mutu untuk semua aktivitas yang termasuk dalam lingkup sisten Edisi 2000 Organisasi tidak dipersyaratkan untuk memiliki prosedur terdokumentasi untuk menetapkan aktivitas bisnis inti.

Mengelola Program Audit Dalam mengelola program audit ini, pada umumnya mencakup: -

Sasaran dan harapan program audit

-

Tanggung jawab, sumber daya, dan prosedur

-

Pemastian program audit yang diterapkan

-

Pemantauan dan peninjauan program audit

-

Pemastian dokumen audit yang sesuai dipelihara

Penerapan program audit berdasarkan PDCA dapat kita gambarkan sebagai berikut:

Penanggung jawab Program

Mendefinisikan program

Tindakan peningkatan

Menerapkan Program

Memantau dan Meninjau Program

Kemampuan Auditor Aktivitas Audit

Bagan pengelolaan program Audit Pelaksanaan Audit Secara umum, pelaksanaan audit dapat mengacu pada hal-hal sebagai berikut: -

Rapat pembukaan yaitu pertemuan yang dilakukan sebelum audit dilaksanakan. Tujuan pertemuan ini adalah memberikn penjelasan tentang tujuan dari pelaksanaan audit, memberikan penjelasan tentang metode yang digunakan

-

Ilead auditor yang bertindak sebagai pemimpin pertemuan memberikan penjelasan tentang tim audit dan tanggung jawab setiap anggota tim, tujuan dari pertemuan, ruang lingkup audit, dll

-

Penggunaaan daftar periksa

-

Daftar yang telah disediakan oleh tim audit harus dapat digunakan secara efektif

Teknik Audit Mengidetifikasi Proses -

Berdasarkan

standar

nasional,

organisasi

diharuskan

untuk

menyediakan suatu manual mutu yang berisikan penjelasan interaksi dari proses-proses yang ada dari sistem manajemen mutu. -

Sistem manajemen mutu harus mencakup rencana strategi yang berisikan kebijakan mutu dan pembuatan sasaran mutu yang terukur

-

Dari sini akan mengalir proses kritis yang harus diidentifikasi

-

Fokus dari audit adalah menggabungkan elemen-elemen pendekatan proses dan delapan prinsip manajemen yang dianggap penting untuk mencapai sasaran.

-

Auditor harus bekerja sesuai langkah-langkah berikut untuk memahami proses-proses dalam organisasi dan juga memahami klausal-klausal standar tersebut.

Tinjauan

Kebijakan mutu

Evaluasi

Kebijakan mutu pada setiap Funsi

Analisis

Proses kritis apa saja yg ada tiap unit untuk pencapaian sasaran

Identifikasi

Apakah ada proses pendukung

Audit

Prosesproses, dokumen, pengendalian, rekaman

Mengaudit Sistem Manajemen Mutu Dalam melaksanakan audit, auditor harus : -

Meninjau kebijakan mutu

-

Menevaluasi sasaran mutu pada setiap fungsi dan level

-

Fokus terhadap rencana pencapaian sasaran

-

Mengnalisis proses kritis

-

Mengidentifikasi proses-proses pendukung yang dianggap perlu

-

Memfokuskan proses audit terhadap organisasi

-

Mempertimbngkan keefektifan dan efisiensi proses tersebut

Untuk hal-hal tersebut auditor harus : -

Memahami masalah-masalah pokok dalam organisasi

-

Memfokuskan pada proses-proses kritis

-

Mengaudit peningkatan bisnis

Proses kritis yang dianggap vital dalam menuju sasaran mutu ini harus diidentifikasi terlebih dahulu. Hal tersebut bisa digambarkan dengan: -

Memetakan proses

-

Mengembangkan flowchart

-

Checklist yang didasari pada persyaratan iso 9000:2000

-

Mengembangkan checklist yang didasari pada dokumen atau prosedur

Evaluasi Kerja Audit Evaluasi dilakukan secara periodik terhadap: Kinerja Auditor 1. melakukan pengkajian terhadap dokumen kerja dan laporan audit. Dokumen kerja dan laporan audit dapat digunakan untuk menilai kemampuan auditor dalam memelihara sikap yang objektif, menentukan ketidaksesuaian mengenai kinerjanya dan perbaikan yang diperlukan. 2. masalah dengan auditee beberapa auditor mungkin mempunyai masalah dengan auditee. Apabila hal ini terjadi, auditor memerlukan pelatihan ataupun konseling.

Evaluasi Program Audit 1. Pengembalian Modal. Hasil yang nyata dapat diukur dengan adanya penurunan biaya karena adanya tindakan perbaikan terhadap temuan audit 2. Kecenderungan Operasional. Dari hasil audit dapat dihitung persentase ketidaksesuaian terhadap elemen sistem prosedur, jika ada kecenderungan menaik, maka diperlukan perbaikan sistem operasi. Evaluasi Prosedur Audit Dilakukan dengan memeriksa dokumentasi dan melihat kesesuaiannya pada pelaksanaan dilapangan. Proses Sertifikasi Sertifikasi merupakan bentuk pengakuan dari pihak yang independen terhadap suatu perusahaan yang sudah menerapkan

sistem manajemen

mutu yang dipersyaratkan.Pihak yang memberikan sertifikasi ini adalah badan sertifikasi yang telah mendapatkan akreditasi bahwaia layak memberikan sertifikat. Oleh karena banyaknya badan sertifikasi terhadap sistemnya, perusahaan perlu mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut. 1. Pengalaman badan sertifikasi yang bersangkutan. Hal ini penting untuk mengetahui sejauh mana kemampuan dan pengetahuan badan sertifikasi tersebut, apakah ia pernah mengaudit perushaan sejenis? Selain itu , perlu juga mempelajari asesornya 2. Pangsa pasar. Pilihan badan sertifikasi yang mempunyai kredibilitas dan pengakuan yang luas, baik nasional maupun internasional 3. Bentuk prosedur dan proses yang dianut lembaga sertifikasi yang bersangkutan 4. Biaya. Setiap badan sertifikasi memiliki biaya yang beragam. Oleh karena itu, perlu dilakukan perbandingan biaya dengan badan sertifikasi lainnya.

Sesudah menentukan badan sertifikasi, perusahaan dapat mengajukan permohonan resmi dari suatu perusahaan untuk memperoleh sertifikasi. Permohonan ini dilampiri dengan dokumentasi sisitem manajemen mutu yang ada dan biasanya badan sertifikasi akan menilai dokumentasi tersebut.