Selamat Datang Di Pelatihan: Sistem Manajemen Mutu

Selamat Datang di Pelatihan

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 PUSKESMAS SETU PADA DINAS KESEHATAN KOTA TANGERANG SELATAN Nur Hadi Wijaya, STP, MM Agustus, 2013 0

Biodata Pendidikan : Magister Manajemen Agribisnis IPB (S2), 2005 Teknologi Industri Pertanian, Fateta IPB (S1), 2000 Pengalaman Kerja : Konsultan QMS & EMS , 2008 – Present Staf Pengajar Dept. Manajemen FEM IPB, 2008 – Present Marketing Manager di PT. Point Development Int’l, 2006-2008 Account Manager di PT. Arrbey Indonesia, 2005-2006 Independent Business Owner (Wiraswasta), 2002 -2005 Business Development Coordinator di Hotel Salak Bogor, 2000-2002 1

1

Tujuan Pelatihan (1) Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan dapat: 



Memahami persyaratan ISO 9001:2008 Mengadopsi persyaratan ISO 9001:2008 dalam SMM pada Puskesmas di lingkungan Dinas Kesehatan Kota Tangerang Selatan

2

Tujuan Pelatihan (2) Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan dapat:  Bertindak sebagai “konsultan internal” dalam rangka penerapan ISO 9001:2008 Puskesmas di lingkungan Dinas Kesehatan Kota Tangerang Selatan  Membuat rencana kerja penerapan ISO 9001:2008  Menambah wawasan di bidang SMM. 3

Agenda Pelatihan Pelatihan #1 11.00 – 11.10

Pembukaan

11.10 – 12.00

Konsep SMM ISO 9001:2008

1200 – 12.30

Prinsip-prinsip SMM ISO 9001:2008

12.30 – 13.00

Tahapan Pencapaian Sertifikasi ISO 9001:2008

13.00 – 13.30

Strategi Penerapan SMM ISO 9001:2008

13.30 – 13.40

Penutupan

4

4

Aturan Main - Peserta  





Peserta diharapkan PRO AKTIF Peserta dapat bertanya langsung di saat materi sedang dipresentasikan oleh Narasumber Peserta lain dapat memberikan kontribusi atas pertanyaan peserta lainnya Hindari DEBAT KUSIR. 5

Aturan Main Pelatihan  



Handphone, Di –Set Silent! Emergency ? Keluar Sebentar, Balik Lagi ! Dilarang “NGobrol” Selama Training. Tanya ke “Young Man”

Tidur …………?

6

6

Boleh ……. Asal … …mendengarkan…!

7

KONSEP ISO

8

(What) APA I S O … ??? (Why) MENGAPA HARUS ISO … ???

(How) BAGAIMANA ISO …???

9

I S O ……??? (Yunani)

SAMA

BADAN INTERNASIONAL YANG BERADA DI GENEWA SWISS

International Organization for Standardization 10

Mereka adalah :

ISO-9001 : 2008

QS-9000 : 1994

SA-8000 : 1998 ISO 26000:2007

ISO-14000 : 2004

ISM Code : 1993

HACCP : 1988 ISO 22000:2005

TL-9000 : 1998 ISO 27000:2003 AS-9000 : 1997 OHSMS ISO-18001/2007

11

I S O ……??? Mereka adalah :

Standar

Pemberlakuan

Pasar

1. ISO-9001 : 2008

suka rela

- generic industries (QMS)

2. ISO-14000 : 2004

suka rela

- generic industries (EMS)

3. ISM Code : 1993

mandatory

- shipping industries (safety and prevention pollution at sea)

4. QS-9000 : 1996 (ISO 16949:2010)

mandatory - suppliers of automotive (to the industries (QMS); of The Big Three) 12

I S O ……??? Mereka adalah : Standar

5. HACCP : 1988 ISO 22000:2005

Pemberlakuan

Pasar

mandatory (to some countries) mandatory to the aerospace industries

- food industries (safety and quality food MS);

7. SA-8000 : 1997 ISO 26000:2007

suka rela

- generic (social accounta bility);

8. TL-9000 : 1998

mandatory - suppliers of telecommuni to the telecommu cation industries nication industriesa

6. AS-9000 : 1997

- suppliers of aerospace industries;

13

I S O ……???

Perkembangan ISO seri 9000 4• Terbit pertama tahun 1987, standar terbagi dalam 3 seri yaitu ISO 9001, 9002, 9003 : 1987. 4 Revisi I tahun 1994, standar terbagi dalam 3 seri yaitu ISO 9001, 9002, 9003 : 1994. 4 Revisi II tahun 2000, standar terbagi dalam 1 seri yaitu ISO 9001 : 2000 4 Revisi IV tahun 2008, standar terbagi dalam 1 seri yaitu ISO 9001 : 2008 14

I S O ……???

CERTIFICATION STRUCTURE

Accreditation Level

Certification Level

KAN

JAS ANZ

ANAB

UKAS Other

Certification Body

Company Level Clients

15

I S O ……??? Extensive Range of Programs Certifications: Management system certification: Quality Management Medical Devices Environmental Management OHS Programs Food Safety Programs

ISO 9001:2008 ISO 13485 ISO 14001 OHSMS 18001, AS4801 HACCP, BRC, SQF ISO 22000, IFS ISO TS 16949 ISO 27001

Automotive Program Information Security Management Product Certifications Trainings (E.g. Registered Internal Auditor, Lead Auditor)

16

WHY???  Perubahan

Pola Pikir Masyarakat  Ketentuan Pemerintah Tentang Penyelenggaraan Pelayanan Publik  Tuntutan Kinerja Organisasi  Perlu Efisiensi  Tidak Merubah Sistem  Jangan Jadi Beban 17

WHY??? Meningkatnya persaingan..?

Tuntutan Customer..?

MUTU ?

Efisiensi ..?

Meningkatkan Keuntungan ..?

18

WHY???

Mutu ……..? Kemampuan untuk memenuhi persyaratan-persyaratan berdasarkan karakteristik yang dimiliki suatu produk

19

SIAPA PELANGGAN KITA ? Eksternal ? Pengguna Pengecer Nasabah Pembeli, dll

Internal ? Teman sekerja Penerima pekerjaan kita, dll

Proses selanjutnya adalah pelanggan kita.

20

Manfaat ISO 9001:2008 TQM ISO 9004

P D C A ISO 9001

waktu 21

Tahapan Penerapan

SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 1

Perancangan/penyusunan

2

Penerapan

3

Penilaian

22

Tahapan Penerapan SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008

1 Perancangan/penyusunan  Penyusunan Tim ISO  Penyusunan Pedoman Mutu (Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu)  Penyusunan Prosedur Operasional (SOP), Instruksi Kerja dan Standarisasi Formulir

23

Tahapan Penerapan SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008

2

Penerapan

Menerapkan Seluruh Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Prosedur Sistem/Mutu, Prosedur Operasional, Instruksi Kerja dan Penggunaan Formulir yang sudah terstandar pada seluruh bagian/seksi yang ada 24

Tahapan Penerapan SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008

3 Penilaian

 Internal Audit (Intern)  Pre Assesment (Consultan)

 Sertifikasi (Badan Sertifikasi Independent) 25

Tahapan Penerapan SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008

3 Penilaian Sertifikasi

 Pre Audit Sertifikasi  Audit Sertifikasi

26

Model Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008

Persyaratan/ Keinginan Pelanggan

Tanggung Jawab Manajemen Puncak.

Pengukuran, Analisis, Penyempurnaan.

Pengelolaan Sumber Daya.

Masukan

Perbaikan Terus menerus dari SMM

Realisasi. Jasa Layanan.

Keluaran

Pelanggan

Produk/Jasa

27

IMPLEMENTASI ISO 9001 : 2008

   

 

Ibarat Kita Akan Main Bola Ada Lapangan, Pemain, Pelatih, Wasit dan Penonton ????? Silahkan Bermain, tapi Ikuti Aturan Mainnya Jangan Melakukan Pelanggaran Demikian Juga Dalam Implementasi SMM 28

28

IMPLEMENTASI SMM ISO 9001 : 2008   

Laksanakan Kebijakan, Sasaran Kerjakan sesuai dengan Prosedur, Insruksi Catat sesuai dengan format yang sudah berlaku

29

29

SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 

    

Sistem Tertata Dengan Baik Membangun Kebersamaan Membangun Kesadaran Kolektif Membangun Disiplin Kesiapan Organisasi Harus Ada Komitmen 30

30

KOMITMEN  Tidak Dapat Dipaksakan  Timbul Dengan Sendirinya  Kontribusi pada Keberhasilan Organisasi

 Terlibat Dalam Penentuan Sasaran/Target

dan Pemecahan Masalah  Lebih Berharga, Timbul Rasa Memiliki Organisasi dan Ada Perasaan Dibutuhkan.

31

31

PRINSIP-PRINSIP ISO

32

PRINSIP-PRINSIP PENERAPAN 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7.

8.

Fokus Terhadap Pelanggan Kepemimpinan Keterlibatan Karyawan Pendekatan Proses Pendekatan Sistem Dalam Manajemen Perbaikan Berkesinambungan Pendekatan Faktual Dalam Pengambilan Keputusan Hubungan Yang Saling Menguntungkan Dengan Pemasok 33

3. CERTIFICATION PROCESS Initial Certification

Self Evaluation Checklist

Pre-Audit

Certification Audit

Maintenance

Follow-Up Audit

Surveillance Audits (5)

Recertification Audit

If Required

34

KEPEMIMPINAN

STRATEGI

1

1.

TARGET KINERJA BAIK ORGANISASI MAUPUN SETIAP FUNGSI TERUKUR DAN JELAS, SESUAI KEBIJAKAN, VISI DAN MISI YANG DITETAPKAN

2.

SISTEM ADMINISTRASI DAN PELAPORAN TERKELOLA DENGAN BAIK.

3.

SISTEM AUDIT SECARA BERKALA MENGARAH PADA KONSISTENSI KEGIATAN DAN ADMINISTRASI PELAPORAN.

4.

TINJAUAN SECARA BERKALA ATAS PENCAPAIAN KINERJA DAN PERMASALAHAN YANG DIHADAPI.

SEBAGAI ALAT UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS DAN PRODUKTIVITAS MELALUI KERJASAMA DAN KOMUNIKASI YANG LEBIH BAIK, SISTEM PENGENDALIAN YANG KONSISTEN, SERTA PENGURANGAN PEMBOROSAN KARENA OPERASI INTERNAL MENJADI LEBIH BAIK

35

CHARACTER

BODY 1. PROSEDUR KERJA TERSTANDAR DAN JELAS 2. TARGET KINERJA TERUKUR DAN SELALU DIEVALUASI PERNCAPAIANNYA 3. MENDIDIK DISIPLIN

2

KEJELASAN PERAN DAN TANGGUNG JAWAB SERTA MENINGKATKAN DISIPLIN BEKERJA

36

#1:

PENGUKURAN KEPUASAN PENGGUNA SECARA TERATUR

#2: KOMPLAIN DITANGANI MELALUI PROSEDUR YANG TRANSPARAN

#3: MEKANISME SUMBANG SARAN DARI MASYARAKAT UNTUK MENINGKATKAN PELAYANAN DIBAKUKAN

#4:

TARGET PELAYANAN TERUKUR

3

KEPUASAN MASYARAKAT

KEPUASAN

• MENINGKATKAN KEPUASAN PENGGUNA/MASYARAKAT • MENINGKATKAN CITRA ORGANISASI • MENDAPATKAN PENGAKUAN SECARA INTERNASIONAL/NASIONAL

37

MEMBERIKAN PERUBAHAN YANG POSITIF TERHADAP BUDAYA/KULTUR AKAN MUTU PRODUK/JASA KEARAH YANG BERORIENTASI PELAYANAN KEPADA MASYARAKAT/ PELANGGAN. KESIAPAN ORGANISASI

4 STRUKTUR

ORGANISASI PEMBELAJAR

38

METODOLOGI PELAKSANAAN KONSULTANSI NO

TAHAP KEGIATAN

1 2 3

Diagnostik Pelatihan : Pengenalan, Pemahaman dan Dokumentasi ISO 9001 : 2008 Pembentukan tim penerapan

4

Pembahasan dan pemetaan proses bisnis

METODE PELAKSANAAN

Audit pendahuluan/kajian sistem yang sedang berjalan Dilaksanakan dalam kelas dengan metode penjelasan dan workshop. Dilaksanakan secara mandiri dengan guidance dari konsultan Dilaksanakan dikelas dalam bentuk pembahasan dan diskusi (Focus Group Discussion) oleh konsultan dengan tim ISO.

6

Pembahasan dan penyusunan kebijakan mutu layanan (quality policy) dan sasaran mutu layanan (quality objectives) Pembahasan dan penyusunan pedoman mutu

7

Pemanduan penyusunan prosedur (SOP)

Dilaksanakan dalam bentuk diskusi & pembahasan (Focus Group Discussion) oleh konsultan dengan tim ISO Dilaksanakan dalam bentuk pembahasan dan diskusi (Focus Group) Discussion) oleh konsultan dengan tim ISO

8

Implementasi

Dilaksanakan secara mandiri

9

Pemastian penerapan

10

Pelatihan : Internal Audit

11 12

Pelaksanaan Audit internal Pre-assessment Manajemen review dan tindak lanjut hasil internal audit dan pre-assesment Pendampingan audit sertifikasi

Dilaksanakan oleh konsultan untuk pemastian penerapan dan pemecahan setiap permasalahan yang ada/muncul Dilaksanakan dalam bentuk kelas metode penjelasan dan workshop Dilaksanakan secara mandiri Dilaksanakan konsultan sebelum pelaksanaan audit sertifikasi

5

13 14

MD

Dilaksanakan dalam bentuk pembahasan dan diskusi (Focus Group Discussion) oleh konsultan dengan tim ISO

Dilaksanakan dalam bentuk rapat dengan pimpinan Audit oleh auditor Badan Sertifikasi

39

TAHAPAN PENCAPAIAN “ 30 LANGKAH MENUJU SERTIFIKASI SMM ISO 9001 : 2008 ”

# 1. MENGIDENTIFIKASI PROSES Mengidentifikasi dan mendokumentasikan: urutan proses hubungan antar fungsi

interaksi dengan pelanggan bagian yang disubkontrakkan

 Membuat Proses Bisnis yang menerangkan proses manajemen, proses utama dan proses pendukung 41

# 2. MENDOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU Mendokumentasikan SMM yang terdiri dari: Manual Mutu, Prosedur Intruksi Kerja Rekaman Dokumentasi dapat dalam bentuk media elektronik

42

# 2. MENDOKUMENTASI SISTEM MUTU  Membuat dokumen-dokumen Sistem Manajemen Mutu: MANUAL MUTU

Penjelasan proses lebih rinci dan kerahasiaan makin tinggi

• Menerangkan ruang lingkup SMM • Menerangkan prosedur dalam SMM dan interaksinya

PROSEDUR

• Menerangkan proses dan koordinasi antar fungsi untuk yang mengendalikan mutu

INSTRUKSI KERJA

• Menerangkan tahapan teknis pelaksanaan aktifitas di suatu tahapan proses

REKAMAN

• Bukti obyektif bahwa proses dilaksanakan sesuai SMM

43

# 3. MENGENDALIKAN DOKUMEN SISTEM MUTU Mengendalikan dokumen dalam hal: penerbitan (tinjauan, persetujuan, status revisi), distribusi (terkendali, mudah diakses) perubahan (kadaluarsa, pemusnahan)

 Membuat Prosedur Pengendalian Dokumen  Membuat Daftar Induk Dokumen 44

# 4. MENYIMPAN REKAMAN HASIL PROSES Mengendalikan rekaman : metode penyimpanan masa simpan pemusnahan

 Membuat Prosedur Pengendalian Rekaman  Membuat Daftar Rekaman Mutu

45

# 4. MENYIMPAN REKAMAN HASIL PROSES  Pemilik proses wajib menyimpan rekaman sebagai bukti obyektif SMM diterapkan

 Menyediakan tempat penyimpanan rekaman (mencegah

kehilangan,

kerusakan

dan

penurunan mutu rekaman)

 Memastikan rekaman harus dapat dibaca dan mudah ditemukan

46

# 5. MENETAPKAN KEBIJAKAN MUTU ORGANISASI  Menetapkan kebijakan mutu yang merupakan pernyataan formal komitmen manajemen : sesuai dengan tujuan organisasi komitmen peningkatan berkesinambungan

memberikan kerangka untuk sasaran mutu dikomunikasikan dan dimengerti dalam organisasi

QUALITY POLICY

47

# 6. MENETAPKAN SASARAN MUTU  Menetapkan Sasaran Mutu yang spesifik, dapat diukur, dapat dicapai, terkait dengan tujuan, ada batas waktu

 Sasaran Mutu di masing-masing tingkat atau fungsi / departemen

S M A R T 48

# 7. MEMELIHARA SISTEM MANAJEMEN MUTU  Manajemen

Puncak wajib melakukan perencanaan dan memastikan keterpaduan SMM ketika ada perubahan dalam:  proses,  teknologi,  struktur organisasi,  Produk/jasa dsb QUALITY PLAN

49

# 8. MENETAPKAN TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN Manajemen puncak harus menetapkan tugas / tanggung jawab kewenangan terutama yang terkait dengan mutu produk Tugas dan kewenangan ini harus sesuai dengan

apa yang diterangkan dalam prosedur kerja 50

# 9. MENUNJUK WAKIL MANAJEMEN Manajemen puncak menunjuk Wakil Manajemen yang tugasnya: memastikan SMM diterapkan efektif melaporkan kinerja SMM kepada manajemen mengidentifikasi kebutuhan untuk peningkatan berhubungan dengan pihak eksternal yang terkait SMM ISO

51

# 10. MEMASTIKAN KOMUNIKASI INTERNAL Manajemen puncak mematikan komunikasi internal berjalan efektif khususnya mengenai SMM melalui: Rapat, briefing, pertemuan Memo, laporan, pengumuman Media intranet, e-mail, papan pengumuman, buletin internal dsb 52

# 11. MELAKSANAKAN RAPAT / TINJAUAN SISTEM MUTU Manajemen puncak harus secara periodik meninjau dan menilai efektifitas SMM Membuat jadwal rapat tinjauan manajemen Melakukan rapat tinjauan yang dihadiri seluruh manajemen Setiap fungsi menyiapkan data dan laporan kinerja Meeting

53

# 11. MELAKSANAKAN RAPAT / TINJAUAN SISTEM MUTU Agenda yang dibahas: hasil audit umpan balik pelanggan kinerja proses dan kesesuaian produk status tindakan pencegahan dan tindakan koreksi tindak lanjut rencana tinajauan sebelumnya perubahan dalam SMM rekomendasi untuk peningkatan 54

# 11. MELAKSANAKAN RAPAT / TINJAUAN SISTEM MUTU Keputusan tinjauan berhubungan dengan: peningkatan

efektifitas

SMM

dan

proses-

prosesnya peningkatan produk terkait dengan persyaratan pelanggan Sumber daya yang dibutuhkan Improvement

55

# 12. MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN SUMBER DAYA Identifikasi kebutuhan sumber daya :

Menerapkan dan meningkatkan SMM Meningkatkan kepuasan pelanggan

 Menetapkan anggaran untuk merealisasikan rencana kerja dan pengadaan sumber daya yang dibutuhkan

56

# 13. MEMILIKI SUMBER DAYA MANUSIA YANG KOMPETEN



Menetapkan standar kompetensi karyawan berdasarkan: Pendidikan Pelatihan Keahlian Pengalaman Melakukan penerimaan karyawan sesuai kompetensi

57

# 13. MEMILIKI SUMBER DAYA MANUSIA YANG KOMPETEN  Melakukan identifikasi kebutuhan pelatihan dari masing-masing fungsi

   

Membuat program pelatihan tahunan Melaksanakan program pelatihan Evaluasi efektifitas pelatihan

Memelihara catatan pelatihan

58

# 14. MEMILIKI INFRASTRUKTUR YANG MENDUKUNG Mendata aset perusahaan yang meliputi: bangunan, mesin dan peralatan proses (hardware & software) peralatan kantor dsb Melakukan pemeliharaan dan perbaikan jika ada kerusakan

59

# 15. MENYEDIAKAN LINGKUNGAN KERJA YANG SEHAT DAN AMAN Menetapkan rencana Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) dengan cara: Mengidentifikasi hazard (potensi bahaya) dan dampaknya dalam proses Menilai tingkat bahaya (tinggi, sedang, rendah) Menetapkan tindakan pencegahannya

60

# 16. MEMASTIKAN KOMUNIKASI PELANGGAN Rencanakan saluran / media komunikasi dengan pelanggan untuk:

Informasi produk/layanan Keluhan pelanggan

61

# 17. MENGENDALIKAN PROSES PRODUKSI / OPERASI Memastikan proses dalam kondisi terkendali dengan tersedianya: informasi karateristik produk instruksi kerja yang diperlukan mesin dan peralatan yang memadai Dilaksanakannya pemantauan dan pengukuran

dalam proses produksi

62

# 18. MELAKUKAN PENGUKURAN PROSES Mengukur dan memantau proses-proses dalam SMM Melakukan tindakan perbaikan jika ada ketidaksesuaian

Key Performance Indicator

63

# 19. MELAKUKAN PENGUKURAN / PENGUJIAN PRODUK Melakukan pengukuran untuk: menunjukkan kesesuaian produk memastikan kesesuaian SMM meningkatkan secara berkesinambungan efektifitas SMM Data harus akurat, fakta hasil proses

di lapangan dan jika memungkinkan ‘real-time’ 64

# 19. MELAKUKAN PENGUKURAN / PENGUJIAN PRODUK Memastikan pelaksanaan inspeksi dan pengujian sesuai rencana Mengukur kesesuaian karateristik produk dengan persyaratan mutu sebelum dilanjutkan ke proses berikutnya Memberikan status inspeksi dan pengujian Identifikasi atau pisahkan produk yang sudah / belum dilakukan inspeksi dan pengujian 65

# 19. MELAKUKAN PENGUKURAN / PENGUJIAN PRODUK Melakukan pemeriksaan akhir sebelum produk dikirim kepada pelanggan

Memelihara rekaman inspeksi dan pengujian

66

# 20. MEMBERI IDENTIFIKASI PRODUK Menetapkan sistem untuk identifikasi dan mampu telusur produk berupa kode yang menunjukkan arti tertentu  konfigurasi  bar code produk  no. batch, no pabrik, tanggal produksi dsb. Identifikasi dan mampu telusur ini untuk memberikan kemampuan ‘product recall’ atau penanganan ketidaksesuaian lainnya. 67

# 21. MENJAGA MILIK PELANGGAN YANG DIGUNAKAN Melaksanakan pemeriksaan kedatangan terhadap milik pelanggan

Menyediakan

tempat

penyimpanan

dan

memeliharan milik pelanggan Melaporkan kepada pelanggan setiap kehilangan,

kerusakan

atau

ketidaksesuaian

untuk

penggunaaan 68

# 22. PERLINDUNGAN, PENANGANAN DAN PENYIMPANAN Memberikan perlindungan bahan baku / produk dari kerusakan, penurunan mutu atau kontaminasi Memastikan penanganan bahan baku / produk yang tepat selama proses penyimpanan dan produksi Memeriksa kondisi tempat penyimpanan secara periodik untuk mencegah penurunan mutu 69

# 23. MENGUKUR KEPUASAN PELANGGAN Mengukur kinerja SMM dengan secara periodik mengukur persepsi pelanggan terhadap produk dan pelayanan Menetapkan dimensi yang akan diukur Tabulasi dan analisa hasil pengukuran Melakukan tindakan perbaikan

terhadap hasil yang tidak baik

70

# 24. MELAKSANAKAN INTERNAL AUDIT Menetapkan prosedur untuk: Menetapkan program audit internal termasuk jadwal Memberikan pelatihan untuk auditor internal

Melaksanakan audit internal terhadap SMM

71

# 24. MELAKSANAKAN INTERNAL AUDIT Prosedur audit internal (lanjutan):

Menerapkan

tindakan

perbaikan

segera

terhadap temuan ketidaksesuaian Memastikan tindakan koreksi efektif Meninjau hasil audit internal pada Rapat Tinjauan Manajemen Memelihara catatan / laporan hasil audit Evaluasi kompetensi auditor 72

# 25. MENGAMBIL TINDAKAN TERHADAP PRODUK TIDAK SESUAI Menetapkan prosedur untuk: penanganan produk tidak sesuai Memisahkan dan memberi tanda produk yang tidak sesuai untuk mencegah penggunaan / pengiriman Melakukan pengujian ulang jika dilakukan perbaikan Memelihara catatan pengendalian produk REJECT tidak sesuai 73

# 26. MELAKSANAKAN TINDAKAN PERBAIKAN Menetapkan prosedur untuk: meninjau ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan) menentukan sumber ketidaksesuaian menerapkan tindakan perbaikan langsung dan pencegahan meninjau efektifitas tindakan perbaikan catatan tindakan perbaikan 74

# 27. MELAKSANAKAN TINDAKAN PENCEGAHAN Menetapkan prosedur untuk: menentukan potensi ketidaksesuaian dan sumbernya mengevaluasi kebutuhan untuk tindakan mencegah terjadinya ketidaksesuaian menentukan dan menerapkan tindakan pencegahan meninjau tindakan pencegahan catatan tindakan pencegahan 75

# 28. MELAKUKAN ANALISA DATA Menerapkan teknik statistik untuk mengendalikan proses, menentukan kemampuan proses dan karateristik produk Analisa data memberikan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan manajemen

76

# 29. MELAKSANAKAN PROGRAM PENINGKATAN BERKESINAMBUNGAN Menggunakan Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Audit Internal. Analisa Data, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dan Rapat Tinjauan Manajemen untuk peningkatan berkesinambungan

77

# 30. Yang Terpenting …….

78

# 30. Yang Terpenting …….

Don’t work for ISO… Make ISO works for you…

79

Strategi Penerapan SMM ISO 9001 : 2008 PUSKESMAS PADA DINAS KESEHATAN KOTA TANGERANG SELATAN

80

STRUKTUR ORGANISASI UNTUK PROYEK ISO 9001 : 2008 

Persyaratan utama dalam menerapkan sistem manajemen mutu adalah adanya komitmen dari manajemen puncak



Manajemen puncak haruslah secara nyata menjelaskan komitmen dan sasaran yang ingin diraih terkait mutu produk/jasa.



Manajemen Puncak harus menunjuk wakill manajemen yang berfungsi memastikan bahwa sistem manajemen mutu diterapkan sebagaimana mestinya.

81

STRUKTUR ORGANISASI UNTUK PROYEK ISO 9001 : 2008



Bentuklah tim ISO yang bersama konsultan berfungsi sebagai tim perancang yang bertugas untuk menentukan tujuan penerapan, menyetujui rencana, mengevaluasi laporan, dan memutuskan perubahan yang dilakukan.



Tim ISO yang dibentuk, haruslah terdiri dari anggota yang mempunyai komitment penuh atas penerapan ISO di, mengerti dan menguasai proses tempatnya bekerja, yang nantinya akan melaksanakan kebijakan dari pimpinan.

82

STRUKTUR ORGANISASI UNTUK PROYEK ISO 9001 : 2000

STERING COMMITTEE (PENGARAH) MANAGEMENT REPRESENTATIVE (WAKIL MANAJEMEN) ISO 9001 PENGENDALI DOKUMEN

- ANGGOTA TIM

83

STEERING COMMITTEE (PENGARAH) 

Memberikan pengarahan kepada anggota dalam mengembangkan sistem mgt. mutu yang dibutuhkan pada seksi dan/atau fungsi di bawahnya.



Mengkoordinasikan sistem mutu dan yang akan dikembangkan pada seksi dan/atau fungsi terkait.

84

STEERING COMMITTEE (PENGARAH) 

Bersama dengan wakil manajemen (MR) dan Konsultan mengembangkan pedoman mutu, kebijakan mutu, tujuan dan sasaran yang ingin dicapai serta program yang akan dijalankan



Pada tahap penerapan, memberikan masukan dan memantau secara langsung tentang efektivitas sistem manajemen mutu yang telah dibangun.

85

MANAGEMENT REPRESENTATIVE (WAKIL MANAJEMEN) 

 

Bertanggung jawab atas penerapan dan tinjauan yang efektif dari sistem manajemen mutu yang didokumentasikan Merencanakan dan memantau program audit internal. Mengidentifikasi dan mengelola program-program untuk perbaikan sistem manajemen mutu

86

MANAGEMENT REPRESENTATIVE (WAKIL MANAJEMEN) 

 

Menentukan apakah kebijakan dan praktek yang dijalankan telah memenuhi persyaratan ISO 9001 : 2008, apakah sesuai dengan produk/jasa yang ditawarkan, apakah diterapkan dengan benar, apakah ketidaksesuaian telah diperbaiki. Melaporkan kepada pimpinan status dari penerapan sistem majemen mutu Bersama konsultan menyusun pedoman mutu yang akan disahkan oleh pimpinan.

87

ISO SECRETARIAT (PENGENDALI DOKUMEN)  







Mengatur pendistribusian dokumen Mengontrol dokumen (terkendali, hanya informasi, asli (master)) Memelihara identifikasi dokumen dan bersama konsultan memformulasikan/ menstandarkan manual/pedoman, prosedur, format, dan lain-lain. Mengkoordinasikan pelaksanaan pelatihan yang berkaitan dengan penerapan ISO 9001 : 2008. Memonitor penerapan ISO 9001 : 2008 serta melaporkannya ke MR.

88

ANGGOTA TIM (MEMBER) 



   

Merupakan personel untuk menyelesaikan/menerapkan satu atau lebih prosedur/instruksi kerja sesuai dengan penetapan pada waktu steering committee meeting Bersama konsultan menyiapkan atau menyempurnakan prosedur/instrusi kerja/pedoman pelaksanaan untuk masin-masing seksi/fungsi sesuai aturan yang telah ditetapkan. Menyusun daftar identifikasi aspek mutu pada setiap proses yang ada di seksi/fungsinya Menetapkan sasaran mutu pada fungsi yang ada dibawahnya Mengawasi pelaksanaan penerapan prosedur/instruksi kerja dilingkungan/areanya. Memberikan masukan (sehubungan dengan sistem mutu) kepada Wakil Manajemen 89

Terima kasih

PT. PROPERINDO

2013 90