Sekretaris Dan Komunikasi

sekretaris dan komunikasi Mira Veranita Effendy

Dalam melaksanakan tugasnya mendampingi dan membantu pimpinannya dalam melaksanakan tugas-tugas operasionalnya, seorang Sekretaris akan dihadapkan pada banyak kegiatan berkomunikasi, baik itu komunikasi langsung maupun komunikasi yang dilakukan secara tidak langsung, misalnya melalui kegiatan surat-menyurat, menelepon, mengirimkan e-mail dan fasimile, dan sebagainya. Sekretaris yang mampu berkomunikasi dengan baik dengan berbagai pihak tentu akan sangat membantu pimpinan, dan secara tidak langsung akan membentuk image baik perusahaan, karenanya perlu diketahui hal-hal yang lebih detail mengenai komunikasi, proses komunikasi dan faktor-faktor pendukung komunikasi. Kata komunikasi sering kita dengar dalam perbincangan sehari-hari, atau sering kita baca dalam tulisan-tulisan di media massa. Menurut asal katanya, istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin COMMUNICARE, COMMUNICATIO, yang berasal dari kata COMMUNIS yang artinya sama (sama makna mengenai sesuatu hal) Jadi komunikasi berlangsung apabila antara orang-orang yang terlibat terdapat kesamaan makna mengenai suatu hal yang dikomunikasikan. Ada beberapa pengertian komunikasi, antara lain : a. Arti komunikasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah “Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih dengan cara yang tepat sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. Komunikasi dapat pula berarti hubungan atau kontak” b. Komunikasi juga dapat diartikan sebagai suatu proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain dengan memakai lambang-lambang. c. Komunikasi juga bisa diartikan sebagai tata hubungan, seperti hubungan antara seseorang dengan orang lain, hubungan antar organisasi, hubungan antar bangsa. d. Komunikasi dapat pula diartikan sebagi tukar-menukar informasi antara seseorang dengan orang lain, dengan tujuan untuk memperoleh saling pengertian. Berdasarkan empat pengertian tersebut di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa : Komunikasi adalah proses penyampaian berita dari satu pihak kepada pihak lain dengan menggunakan lambang-lambang yang bermakna, sehingga menimbulkan pengertian satu sama lain. Contoh : Seorang petugas di bagian promosi, tugas utamanya ialah harus mampu melakukan komunikasi yang efektif untuk memperkenalkan produknya kepada pihak lain (konsumen) sehingga pihak konsumen merasa tergerak dan berketetapan hati membeli produk tersebut. Komunikasi melibatkan beberapa komponen berikut : a. Sumber berita atau pihak yang menyampaikan berita disebut komunikator.

MIRAVE/03/IX/ ‘SEKRETARIS PROFESIONAL’

Page 1 of 5

b. c. d. e.

Media untuk menyampaikan berita (radio, TV, surat kabar, majalah, telepon) Pihak yang menerima berita dan menerjemahkan lambang-lambang atau isyarat yang disebut komunikan. Berita/informasi/informasi yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan. Tanggapan komunikan atas berita yang disampaikan.

Proses komunikasi adalah tahapan-tahapan pertukaran informasi/pesan/berita dari pihak penyampai berita ke pihak penerima berita dengan menggunakan media dalam rangka mencapai tujuan yang diharapkan. Proses Komunikasi dapat dilihat pada bagan berikut :

encode

message

komunikator

media

hambatan

encode

komunikan

Tanggapan (feed back) Keterangan : Encode : Proses pengantaran pesan/sandi Decode : Proses Penerimaan pesan/sandi Langkah-langkah dalam proses komunikasi dapat dilihat pada Bagan di atas: o Komunikator bermaksud menyampaikan pesan kepada komunikan. o Komunikator membuat sandi (encoding) yang menyatakan maksud komunikator, dimana hasilnya adalah berupa pesan atau lambang-lambang. o Lambang-lambang tersebut disalurkan melalui media. o Komunikan menguraikan lambang-lambang tersebut (decoding) sehingga mempunyai arti atau makna. o Setelah menguraikan lambang tersebut., komunikan langsung menyampaikan tanggapan kepada komunikator. o Adanya umpan balik / tanggapan/ feed back akan menjadi bahan bagi komunikator untuk menganalisis apakah pesan yang diterima oleh komunikan sama dengan apa yang dimaksud oleh komunikator, karena saat proses komunikasi mungkin terjadi hambatan-hambatan. Untuk mengetahui apakah proses komunikasi berhasil, harus dilakukan penilaian terhadap setiap langkah proses komunikasi. Bagaimana cara kerjanya, perhatikan Gambar 2 berikut : Siapa

Mengatakan apa

MIRAVE/03/IX/ ‘SEKRETARIS PROFESIONAL’

Bagaimana caranya

Kepada Siapa

Page 2 of 5

Apa hasilnya Gambar 2 : Pengecekan Umpan Balik Komunikasi Teknik berkomunikasi adalah cara atau “seni” penyampaian suatu pesan yang dilakukan seorang komunikator sedemikian rupa, sehingga menimbulkan dampak tertentu kepada komunikasn. Pesan yang disampaikan komunikator adalah pernyataan sebagai paduan pikiran dan perasaan, dapat berupa informasi, keluhan, keyakinan, imbauan, anjuran dan sebagainya. Pernyataan tersebut dibawakan oleh lambang, umumnya bahasa. Ada juga lambang lain yang dipergunakan, antara lain gerakan anggota tubuh, gambar, warna, dan sebagainya. Yang penting dalam komunikasi ialah bagaimana caranya agar suatu pesan yang disampaikan komunkator itu menimbulkan dampak atau efek tertentu pada komunikan. Dampak yang ditimbulkan dapat diklasifikasikan menurut kadarnya, yakni : a. Dampak Kognitif, adalah yang timbul pada komunikan yang menyebabkan dia menjadi tahu atau meningkat intelektualitasnya. Di sini pesan yang diampaikan komunikator ditujukan kepada mengubah pikiran si komunikan. b. Dampak Afektif lebih tinggi kadarnya dari dampak kognitif. Di sini tujuan komunikator bukan hanya sekedar supaya komunikan tahu, tetapi tergerak hatinya; menimbulkan p[erasaan tertentu, misalnya perasaan iba, terharu, sedih, gembira, marah dan sebagainya. c. Dampak Behavioral, yakni dampak yang timbul pada komunikan dalam bentuk perilaku, tindakan atau kegiatan. Keberhasilan komunikasi akan sangat ditentukan oleh komunikator dan komunikan. Faktor keberhasilan komunikasi dari sudut komunikator : a. Cakap Komunikator harus cakap bicara, mampu menyampaikan materi, sehingga mampu menarik perhatian dan minat pendengar atau lawan bicaranya. b. Pengetahuan Komunikator mempunyai pengetahuan yang luas sehingga menguasai materi yang disampaikan. c. Sikap Komunikator harus bersikap supel, ramah, tegas. d. Sistem Sosial Komunikator harus mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi masyarakat dimana dia berbicara. Dengan demikian, komunikator akan mampu memahami dengan siapa dia berbicara dan bagaimana kebiasaannya. e. Kondisi lahiriah Komunikator dengan kondisi fisik sehat atau tidak cacat akan menunjang keberhasilan dalam melakukan komunikasi. Faktor Keberhasilan Komunikasi dari sudut Komunikan : a. Cakap Komunikan yang cakap akan mudah mencerna materi yang diberikan oleh komunikator. b. Pengetahuan

MIRAVE/03/IX/ ‘SEKRETARIS PROFESIONAL’

Page 3 of 5

Komunikan yang mempunyai pengetahuan luas akan cepat menerima informasi yang diberikan oleh komunikator. c. Sikap Komunikan yang ramah, pandai bergaul, supel terhadap komunikator akan menciptakan komunikasi yang lancar. d. Sistem Sosial Komunikan harus memahami dengan siapa dia berbicara (bos, teman sejawat, orang kaya, orang biasa) dan memahami materi apa yang dibicarakan serta mampu menyesuaikan diri dengan pembicara. e. Kondisi Lahiriah Komunikasi dengan kondisi fisik sehat akan lebih menunjang keberhasilan komunikasi. Ada beberapa jenis komunikasi, yaitu : Komunikasi Tatap Muka Ketika komunikasi berlangsung, komunikator dan komunikan saling berhadapan sambil saling melihat. Dalam situasi komunikasi seperti ini, komunikator dapat melihat dan mengkaji diri si komunikan secara langsung. Karena itu, komunikasi tatap muka sering kali disebut KOMUNIKASI LANGSUNG (DIRECT COMMUNICATIONS). Komunikator dapat mengetahui efek komunikasinya pada saat itu juga. Tanggapan/respon komunikan itu tersalurkan langsung kepada komunikator. Berdasarkan jumlah komunikan yang dihadapi komunikator, komunikasi jenis ini diklasifikasikan menjadi dua jenis, yaitu Komunikasi antarpersona dan komunikasi kelompok. Komunikasi antar persona (interpersonal communications) adalah komunikasi antara komunikator dengan seorang komunikan. Komunikasi jenis ini paling efektif dalam hal upaya mengubah sikap, pendapat atau perilaku seseorang, karena sifatnya dialogis, berupa percakapan. Arus balik bersifat langsung, sehingga keberhasilan komunikasi dapat diketahui secara langsung. Komunikasi Kelompok (Group Communication), termasuk komunikasi tatap muka karena komunikator dan komunikan berada dalam situasi berhadapan dan saling melihat. Komunikasi kelompok, terbagi menjadi : - Komunikasi kelompok kecil (small group communication), yaitu apabila antara komunikator dengan setiap komunikan dapat terjadi dialog atau tanya jawab. - Komunikasi Kelompok besar (Large Group Communication) jika antara komunikator dan komunikan sukar terjadi komunikasi antar persona. Komunikasi Bermedia (Mediated Communication) Adalah komunikasi yang menggunakan sarana (alat untuk meneruskan pesan kepada komunikan yang jauh tempatnya atau banyak jumlahnya. Komunikasi bermedia massa, digunakan apabila dalam berkomunikasi, komunikannya berjumlah banyak dan bertempat tinggal jauh. Media massa yang banyak diguynakan dalam kehidupan sehari-hari umumnya adalah surat kabar, radio, televisi, bioskop, yang beroperasi dalam bidang informasi, edukasi dan rekreasi (penerangan, pendidikan dan hiburan). Keuntungan menggunakan media massa, khalayak yang menerima informasi dapat mengetahui dalam waktu yang serempak (bersamaan) dan menjangkau banyak orang. Jadi untuk menyebarkan informasi sangat efektif.

MIRAVE/03/IX/ ‘SEKRETARIS PROFESIONAL’

Page 4 of 5

Komunikasi bermedia nirmassa Media nirmassa umumnya digunakan dalam komunikasi untuk orang-orang tertentu atau kelompok-kelompok tertentu. Surat, telepon, telegram, telex, papan pengumuman, poster, spanduk, pamflet, dsb. MEDIA KOMUNIKASI Media Komunikasi adalah : alat / sarana yang digunakan dalam menyampaikan pesan/ informasi. Macam-macam Media Komunikasi : a) Media Audio : Sarana atau alat komunikasi yang hanya mengaktifkan indera pendengaran saja (hanya dapat di dengar). Misalnya : Radio, Telepon, dan sebagainya. b) Media Visual : Sarana atau alat komunikasi yang dapat mengaktifkan indera penglihatan, misalnya : Surat, Buku Pelajaran, komik, dan sejenisnya. c) Media Audio Visual : Sarana atau alat komunikasi yang dapat mengaktifkan indera penglihatan dan sekaligus indera pendengaran, misalnya : Televisi, Wawancara, Seminar, dan sebagainya. MIRA VE

MIRAVE/03/IX/ ‘SEKRETARIS PROFESIONAL’

Page 5 of 5