Tugas Dan Peranan Sekretaris Profesional

Tugas Dan Peranan Sekretaris Pr ofesional “A Secr etar y assist an excecutive in car r ying out the detail o his wor k. T he executive depend ons upon his secr etar y primar l y for assistance in handling the details of communications such as telephoning, tele g r aphing, filling and duplicating .’’Beamer, Hanna, Popham ( Ef fective Secr etarial Pr actise).

Secara general per anan sekr etaris menyangkut : 1. Terhadap atasan : · Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab. · Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations. · Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan. · Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ideide. · Secr et Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan. · Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/kar yawan :

· Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain. · Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan. · Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan. · Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

• TUGAS SEKRETARIS •

• • • •

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya : 1. Menurut wewenangnya. · Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat. · Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule. · Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

• 2. Menurut jenis tugasnya. • • • •

· Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling. · Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan. · Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor. · Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.



Di banding dengan posisi lain, tugas sekretaris profesional termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :



1. Menurut wewenang sekretaris profesional.

  

    

· Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat. · Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule. · Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugas sekretaris profesional.

· Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling. · Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan. · Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor. · Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.