Rapat Mecrec 2019 6.docx

RAPAT MECREC 2019 (6)

Pembahasan a. Struktur Kepanitiaan  Ketua Pelaksana

: Iqbal Hamnur

 Wakil Ketua Pelaksana

: Iqbal Yunanda Putra

 Sekretaris 1

: Syania Apri Tiwi

 Sekretaris 2

: Andi Arundaya Asyiraf

 Bendahara

: Annisa Fuaddina

 Koor Acara

: Ilham Yusuf

 Koor Perlengkapan

: Rexy Maidia Putra

 Koor Konsumsi

: Muhammad Farhan

 Koor Danus

: Fikri Anandwika Hamdani

 Koor Humas

: Noval Adha Aprian

 Koor Pubdok

: Sulthan

b. Jobdes panitia 1. Ketua Pelaksana : -Sebelum Acara : * Yang bertanggung jawab dengan acara baik itu diluar ataupun didalam acara

* Bertanggung jawab memulai rapat serta memimpin rapat * Mengawasi dan menyoong pekerjaan tiap-tiap divisi yang ada dalam acara - Disaaat Acara : * Mengawasi jalannya acara - Setelah Acara : * Evaluasi * LPJ 2. Wakil Ketua Pelaksana : - Sebelum Acara : * Koordinasi dengan ketua pelaksana * Mengawasi dan menyokong pekerjaan tiap-tiap divisi * Menggantikan ketua pelaksana dalam keberlangsungan acara jika ketua berhalangan hadir - Diasaat Acara : * Mengawasi Jalannya Acara - Setelah Acara : * Berkoordinasi dengan ketua disaat evaluasi 3. Sekretaris - Sebelum Acara : * Menyiapkan dan mengontrol absensi disaat rapat * Menulis Notulensi disaat rapat * Membaca hasil notulensi rapat * Menyiapkan petunjuk pelaksanaan

* Berkoordinasi dengan BPH (Divisi : Administrasi) * Meminta tanda tangan lembar pengesahan * Membuat proposal * Membuat surat - Saat Acara : * Tidak ada pekerjaan - Setelah Acara : * Mencatat Evaluasi * LPJ 4. Bendahara - Sebelum Acara : * Membuat RAB * Melaporkan RAB kepada ketua pelaksanaan, serta meminta persetuajuannya * Mengontrol Rab - Disaat Acara : * Menyiapkan dan mengontrol dana tak terduga * Mencatat pengeluaran masuk dan keluar - Sesudah acara : * Merekap uang masuk dan keluar, dan memberikannya kepada sekretaris * Mempersiapkan laporan pertanggung jawaban RAB

5. Koor Acara : -Sebelum Acara : * Menyusun konsep acara (jenis, tujuan) * Membuat kelender acara * Membuat time line acara * Membuat list yang dibutuhkan selama acara * Mempersiapkan kebutuhan acara - Disaat Acara : * Mengawasi serta menghendel jalannya acara * Menyiapkan koor lapangan disetiap acara * Memastikan acara berjalan lancar - Setelah Acara : * Menyampaikan evaluasi dari awal acara sampai dengan akhir acara 6. Koor Perlengkapan : - Sebelum Acara : * Membuat catatan perlengkapan yang dibutuhkan * Mencatat alat yang dipinjam ataupun yang dibeli * Memastikan barang yang dipinjam layak untuk dipakai * Meminta lay out ke anak acara * Membuat surat peminjaman barang * Meminjam perlengkapan dasar * Mengurus perizinan tempat

- Disaat Acara : * Memastikan perlengkapan yang dibutuhkan cukup dan layak untuk dipakai *Mempersiapkan dekorasi * Mencari perlengkapan yang tak terduga - Sesudah Acara : * Memastikan perlengkapan yang dipinjam dalam keadaan yang sama sebelum dipinjam * Mengembalikan perlengkapan yang dipinjam * Evaluasi 7. Koor Danus : - Sebelum Acara : * Membuat daftar perusahaan & pihak-pihak yang akan menjadi sponsor * Memprediksi anggaran * Mencari link-link ke perusahaan * Memprediksi anggaran * Membuat ganchart * Menjalankan proposal * Membuat usaha - Disaat Acara : * Membuat stand-stand bazar * Bekerjasama dengan kwu

- Setelah Acara : * Mempertanggung jawabkan sponsor * Mengantarkan lpj 8. Koor Humas : - Sebelum Acara : * Bergerak dibidang perizinan * Mengantarkan surat * Mengundang tamu undangan - Disaat Acara : * Memastikan tamu undangan datang * Menyambut tamu undangan - Setelah Acara : * Mempertanggung jawabkan apa yang telah di kerjakan * Evaluasi 9. Koor Konsumsi : -Sebelum Acara : *Membuat gencat *Membuat list-list snack dan makanan *Cari link-link untuk konsumsi *Mempersiapkan RAB *Konsumsi di saat rapat -Disaat Acara : *Memastikan undangan datang

*Menyambut undangan -Setelah Acara : *Evaluasi Menjelaskan bon-bon agar dimasukkan ke dalam LPJ 10. Koor Pubdok -Sebelum Acara : *Menyiapkan design pamphlet *Menyiapkan desain pamflet -Disaat Acara : *Mendokumentasi seluruh kegiatan acara -Sesudah Acara : *Mempublikasikan hasil acara 11. Koor Kestari -Sebelum Acara : *Mendata jumlah sekolah yang akan mengikuti lomba *Menyiapkan kokarde bagi peserta dan panitia -Disaat Acara : *Mendata jumlah peserta yang mengikuti acara *Mengambil absen panitia *Membagikan kokarde peserta -Sesudah Acara :

* Menyiapkan sertifikat peserta dan panitia

Ketua Pelaksana Iqbal H. SekretarisI

Wakil Pelaksana Iqbal Y.P.

Bendahara

Tiwi

Dina

Sekretaris II Andi Kestari Muthya LKTI

Koor Humas Noval Olimpiade

Khalid

Andra

Koor Perlengkapan Rexy OP-Closing Aldy

Koor Pubdok Sulthan Roket Air Irfan

Koor Danus Fikri A.H. Expo

Koor Konsumsi M. Farhan LKTI

Dito

Hances

Koor Acara Ilham Yusuf Olimpiade Rian K.

OP-Closing Rivaldo

Roket Air Deni I.S.

Expo Ikhlas