Rancangan Aktualisasi Fani.docx

I.

GAMBARAN UMUM LOKUS Seiring dengan perubahan Susunan Organisasi dan Tata Kerja

Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Jawa Barat dan

Peraturan

Gubernur Jawa Barat Nomor 45 Tahun 2016 tentang Kedudukan dan Susunan Organisasi Perangkat Daerah Provinsi Jawa Barat. Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat terdiri atas: a. b. c. d. e. f. g. h. 1.1

Kepala Dinas Sekretariat Bidang Regulasi dan Kebijakan Kesehatan Bidang Bina Pelayanan dan Kesehatan Bidang Bina Penyehatan Lingkungan dan Pencegahan Penyakit Bidang Sumber Daya Kesehatan Unit Pelaksana Teknis Dinas Kelompok Jabatan Fungsional

STRUKTUR ORGANISASI Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 21

Tahun 2008 dan Peraturan Gubernur Nomor 32 Tahun 2009 tentang pembentukan Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat, bahwa susunan organisasi Dinas terdiri atas: a. Dinas; b. Sekretariat, membawahkan: 1. Sub Bagian Perencanaan Program; 2. Sub Bagian Keuangan; dan 3. Sub Bagian Kepegawaian dan Umum. c. Bidang Regulasi dan Kebijakan Kesehatan, membawahkan:

1. Seksi Akreditasi Sarana Kesehatan; 2. Seksi Akreditasi dan Pendayagunaan Tenaga Kesehatan; dan 3. Seksi Legislasi dan Kebijakan Kesehatan. d. Bidang Bina Pelayanan Kesehatan, membawahkan: 1. Seksi Pelayanan Kesehatan Dasar dan Khusus; 2. Seksi Kesehatan Keluarga dan Gizi; dan 3. Seksi Rumah Sakit. e. Bidang Bina Penyehatan Lingkungan dan Pencegahan Penyakit, membawahkan: 1. Seksi Penyehatan Lingkungan; 2. Seksi Pengendalian Penyakit; dan 3. Seksi Pengamatan, Pencegahan Penyakit dan Matra. f. Bidang Sumber Daya Kesehatan, membawahkan: 1. Seksi Farmasi, Kosmetika, Alat Kesehatan dan Makanan Minuman; 2. Seksi Promosi Kesehatan dan Pemberdayaan Masyarakat; dan 3. Seksi Teknologi dan Informasi Kesehatan. g. Unit Pelaksana Teknis Dinas; dan h. Kelompok Fungsional Jabatan.

Gambar 1.1. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat

1.2 VISI DAN MISI ORGANISASI Visi merupakan cara pandang jauh ke depan, kemana dan bagaimana Dinas Kesehatan harus dibawa dan berkarya agar tetap konsisten dan dapat eksis, antisipatif, dan inovatif, serta produktif. Dengan demikian, Visi merupakan gambaran kondisi ideal pada masa depan yang ingin dicapai Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat. Berkenaan dengan kontribusi Dinas Kesehatan dalam mewujudkan Visi dan Misi Jawa Barat, telah dirumuskan Visi Dinas Kesehatan yang disusun berdasarkan tugas pokok, fungsi, kompetensi, kondisi dan permasalahan yang ada di Dinas Kesehatan, yaitu ”AKSELERATOR PENCAPAIAN MASYARAKAT JAWA BARAT YANG MANDIRI UNTUK HIDUP SEHAT”. Perumusan visi di atas didasarkan pada pemikiran bahwa Dinas Kesehatan

Provinsi

Jawa

Barat

harus

mempunyai

pengetahuan,

kemampuan,kemauan, motivasi, etos kerja yang tinggi dan menguasai teknologi untuk menjadi pendorong, penggerak, fasilitator dan advokator untuk terjadinya

akselerasi

pembangunan

kesehatan

di

Jawa

Barat

yang

dilaksanakan oleh pemerintah bersama masyarakat termasuk swasta, sehingga masyarakat Jawa Barat yang mandiri untuk hidup sehat dapat segera tercapai dan masyarakat Jawa Barat menjadi sehat. Untuk mewujudkan Visi Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat, maka ditetapkan Misi sebagai berikut : 1.

Meningkatkan akses masyarakat terhadap pelayanan kesehatan yang berkualitas;

2.

Mengembangkan kebijakan dan manajemen pembangunan kesehatan;

3.

Meningkatkan

sistem

surveilans

dalam

upaya

pencegahan

dan

pengendalian penyakit; dan 4.

Menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan fasilitas pelayanan keehatan yang merata, terjangkau dan berkualitas.

II.

DESKRIPSI TUGAS POKOK DAN FUNGSI Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 21 Tahun

2008 dan Peraturan Gubernur Nomor 32 Tahun 2009 tentang pembentukan Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat, Dinas Kesehatan mempunyai tugas pokok

melaksanakan

urusan

pemerintahan

daerah

bidang

kesehatan

berdasarkan asas otonomi, dekonsentrasi dan tugas pembantuan. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagai dimaksud, Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat mempunyai fungsi : 1. Perumusan dan penetapan kebijakan teknis urusan bidang kesehatan; 2. Penyelenggaraan bidang urusan kesehatan meliputi regulasi dan kebijakan kesehatan, bina pelayanan kesehatan, bina penyehatan lingkungan dan pencegahan penyakit, serta sumber daya kesehatan; 3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas-tugas kesehatan meliputi regulasi dan kebijakan kesehatan, bina pelayanan kesehatan, bina penyehatan lingkungan dan pencegahan penyakit, serta sumber daya kesehatan;

4. Penyelenggaraan tugas-tugas kesekretariatan; 5. Pengkoordinasian dan pembinaan UPTD Sub Bagian Kepegawaian dan Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian, ketatalaksanaan,umum dan perlengkapan. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, kebutuhan

salah

satunya

sarana

dan

adalah

melaksanakan

prasarana,

penyusunan

pengurusan

rumah

rencana tangga,

pemeliharaan/perawatan lingkungan kantor, kendaraan dan aset lainnya serta ketertiban, keindahan dan keamanan kantor. Sub Bagian Kepegawaian dan Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan

pengelolaan

administrasi

kepegawaian,

kelembagaan,

katatalaksanaan, umum, dan perlengkapan. Dan memiliki fungsi diantaranya adalah : a. Pelaksanaan

penyusunan

bahan

penyelenggaraan

mutasi,

pengembangan karir, kesejahteraan dan disiplin pegawai, dan pengelolaan administrasi kepegawaian lainnya; b. Pelaksanaan penyusunan bahan penyelenggaraan pembinaan kelembagaan, ketatalaksanaan dan rumah tangga; c. Pelaksanaan administrasi, dokumentasi peraturan perundangundangan, kearsipan dan perpustakaan; d. Pelaksanaan tugas kehumasan Dinas; e. Pengelolaan perlengkapan Dinas.

Berikut rincian tugas Sub Bagian Kepegawaian dan Umum : a. Melaksanakan

penyusunan

program

kerja

Sub

Bagian

Kepegawaian dan Umum; b. Melaksanakan penyusunan, pengolahan data kepegawaian; c. Melaksanakan

pengusulan

gaji

berkala

dan

peningkatan

kesejahteraan pegawai dan jabatan di lingkungan Dinas; d. Melaksanakan penyiapan

dan pengusulan

pensiun pegawai,

peninjauan, masa kerja dan pemberian penghargaan serta tugas/ijin belajar, pendidikan/pelatihan kepemimpinan teknis dan fungsional; e. Melaksanakan penyusunan bahan pembinaan disiplin pegawai; f. Melaksanakan penyiapan bahan pengembangan karir dan mutasi serta pemberhentian pegawai; g. Melaksanakan penyiapan bahan pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan kepada unit kerja di lingkungan Dinas; h. Melaksanakan

penyusunan

bahan

rancangan

dan

pendokumentasian peraturan perundang-undangan; i.

Melaksanakan

penerimaan,

pendistribusian,

dan

pengiriman

surat/naskah dinas dan arsip serta pengelolaan perpustakaan; j.

Melaksanakan penggandaan naskah dinas;

k. Melaksanakan urusan keprotokolan dan penyiapan rapat; l.

Melaksanakan

pengelolaan

pendokumentasian;

hubungan

masyarakat

dan

m. Melaksanakan

penyusunan

rencana

kebutuhan

sarana

dan

prasarana, pengurusan rumah tangga, pemeliharaan/perawatan lingkungan kantor, kendaraan dan aset lainnya serta ketertiban, keindahan dan keamanan kantor; n. Melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan Sub Bagian Kepegawaian dan Umum; o. Melaksanakan pengelolaan kepegawaian pada UPTD; p. Melaksanakan pembinaan Jabatan Fungsional Dinas dan UPTD; q. Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan; r. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait; s. Melaksanakan pelaksanaan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

III.

PENETAPAN ISU Sub Bagian Kepegawaian dan Umum dalam melaksanakan tugasnya

yakni melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian, kelembagaan, katatalaksanaan, umum, dan perlengkapan, masih menemukan beberapa isu permasalahan yang menghambat pelaksanaan kinerja. Baik faktor dari dalam maupun luar organisasi. Beberapa identifikasi isu yang penulis dapatkan ketika masa orientasi CPNS pada Sub Bagian Kepegawaian dan Umum diantaranya adalah :

1. Belum

optimalnya

pengelompokkan

dan

pengklasifikasian arsip

pengadaan barang antar bidang. 2. Belum memadainya jumlah SDM dalam pelaksanaan pendistribusian dan koordinasi antar bidang 3. Belum optimalnya penatausahaan dan pendistribusian penyediaan barang. 4. Belum terorganisirnya penataan arsip pendistribusian barang tahun 2018. Keempat permasalahan diatas dianalisa untuk ditemukan masalah pokok yang menjadi isu prioritas dengan menggunakan analisa USG (Urgency, Seriously, & Growth). Metode USG adalah salah satu alat yang digunakan untuk menyusun urutan priortas isu yang akan diselesaikan. Metode ini dilakukan dengan menentukan tingkat urgensi, keseriusan dan perkembangan isu dengan menentukan angka skala (1 s.d 5). Isu yang memiliki skor tertinggi merupakan isu utama atau isu pokok yang akan segera diselesaikan. 1. Urgency, Memandang seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dikaitkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu tersebut untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu. 2. Seriousness, Seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dikaitkan dengan akibat

yang

timbul

dengan

penundaan

pemecahan

masalah

yang

menimbulkan isu tersebut atau akibat yang menimbulkan masalah-masalah lain kalau masalah penyebab isu tidak dipecahkan. Perlu dimengerti bahwa dalam keadaan yang sama, suatu masalah yang dapat menimbulkan

masalah lain adalah lebih serius bila dibandingkan dengan suatu masalah lain yang berdiri sendiri. 3. Growth, Seberapa kemungkinan-kemungkinannya isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan kemungkinan masalah penyebab isu akan makin memburuk kalau dibiarkan. Tabel 4 Analisa USG (Urgency, Seriousness, Growth) Kriteria No.

1.

Isu Aktual/Masalah Pokok

SKOR

Prioritas

U

S

G

3

2

1

6

III

4

3

3

10

II

5

4

4

13

I

2

1

2

5

IV

Belum optimalnya pengelompokkan dan

pengklasifikasian

arsip

pengadaan barang antar bidang. 2.

Belum

memadainya

jumlah

SDM

dalam pelaksanaan pendistribusian dan koordinasi antar bidang 3.

Belum optimalnya penatausahaan dan pendistribusian penyediaan barang

4.

Belum terorganisirnya penataan arsip dan pendistribusian barang tahun 2018

Keterangan: Angka 5: Sangat gawat/mendesak/cepat; Angka 4: Gawat/mendesak/cepat; Angka 3: Cukup gawat/mendesak/cepat Angka 2: Kurang Gawat/mendesak/cepat Angka 1: tidak gawat/mendesak/cepat

Berdasarkan tabel diatas, isu nomor 3 mendapatkan skor tertinggi dengan nilai 13, hal ini menunjukkan isu/masalah pokok yang menjadi prioritas yakni “Belum optimalnya penatausahaan dan pendistribusian penyediaan barang”. Permasalahan tersebut menjadi prioritas utama dikarenakan sangat mempengaruhi terhadap salah satu tugas pokok Sub Bagian Kepegawaian Umum

Bagian

Barang

dan

Jasa

terkait

tertib

penatausahaan

dan

pendistribusian penyediaan barang. Banyak ditemukan terjadi kesalahan penginputan data barang di bagian penyediaan barang, karena proses pendataan yang belum optimal. Dari permasalahan tersebut maka penulis menentukan sebuah gagasan pemecahan

isu

PENATAUSAHAAN MELALUI

yang DAN

UPDATING

terjadi

dengan

PENDISTRIBUSIAN

MICROSOFT

EXCEL

judul

“OPTIMALISASI

PENYEDIAAN PADA

SUB

BARANG BAGIAN

KEPEGAWAIAN UMUM BAGIAN BARANG DAN JASA DINAS KESEHATAN PROVINSI JAWA BARAT”.