Protokol Pengurusan Majlis Kerajaan

Protokol Pengurusan Majlis Rasmi Persekutuan dan Negeri

Definasi i.Majlis Persekutuan - Dibiayai kerajaan Persekutuan

ii.Majlis Negeri -Dibiayai kerajaan negeri

iii. Majlis Bersama Persekutuan dan Negeri -Dianjur mengguna kewangan bersama

•

Majlis antarabangsa

-Melibatkan negara lain i.Persidangan Pertubuhan Negara-negara Islam

•

Majlis kebangsaan

-Negeri turut mengambil bahagian i.Majlis Hari Guru Peringkat Kebangsaan

• Majlis negeri -Majlis dianjur di peringkat negeri oleh Jabatan Persekutuan di negeri i.Majlis Hari Belia Peringkat Negeri Selangor

• Majlis daerah -majlis diadakan diperingkat daerah dimana Jabatan Persekutuan peringkat daerah atau negeri menjadi urusetia sambutan i.Majlis Hari Peladang Peringkat Daerah Setiu

• Majlis Kendalian Jk Majlis Rasmi Kerajaan • Majlis Kendalian JK Khas Peringkat Menteri • Majlis Kendalian Kerajaan Negeri • Majlis Kendalian Kementerian • Majlis Kendalian Jabatan Negeri

• Majlis Kendalian Jk Majlis Rasmi Kerajaan • Fungsi dan keanggotaan -

Menasihat kerajaan mengenai adat istiadat dan protokol Mengurus lawatan dalam dan luar negara Dianggotai Kem. Kewangan,Penerangan,Tentera,Polis, Istana Negara, JKR Wilayah Persekutuan, Dewan Bandaraya K.L dan Bhg. Pentadbiran&Kew. JPM.

• Contoh majlis keraian/keterlibatan - Ulangtahun Keputeraan/SPB Yang di-Pertuan Agong - Lawatan Negara/ Sultan Negara Brunei - Istiadat Pengkebumian Pembesar Negara/YAB Perdana Menteri

• Majlis Kendalian JK Khas Peringkat Menteri • Latarbelakang/keanggotaan -

Keputusan Jemaah Menteri @PM untuk mengadakan majlis khas Urusetia BIUPA @Kementerian Anggota lain ditentukan oleh Menteri berkenaan

• Contoh majlis keraian/keterlibatan -

Perayaan Bulan Kemerdekaan/SPB Yang di-Pertuan Agong Hari kanak-kanak Sedunia/SPB Raja Permaisuri Agong Tialwah Quran Peringkat Kebangsaan/ YAB PM

• Majlis Kendalian Kerajaan Negeri • Fungsi dan keanggotaan

- Mengendalikan majlis diperingkat negeri masing-masing - Boleh mengurus bersama majlis dengan kerajaan Persekutuan - Dianggotai oleh jabatan kerajaan negeri dan jabatan persekutuan dinegeri tersebut mengikut keperluan pengerusi bersama diperingkat negeri

• Contoh majlis keraian/keterlibatan - Ulangtahun Keputeraan Sultan/Raja-raja - Majlis Maulidurrasul peringkat negeri Kedah/Sultan - Perayaan Ambang Merdeka Negeri Johor/Menteri Besar

• Majlis Kendalian Kementerian • Latarbelakang/keanggotaan -Terdapat banyak majlis yang dipengerusikan oleh menteri berkenaan -Tuan rumah majlis ini adalah kementerian atau jabatan tersebut.

• Contoh majlis keraian -Hari Polis/Hari Q/ Hari wanita /Hari Guru dll.

• Majlis Kendalian Jabatan Negeri • Latarbelakang/keanggotaan - Tuan rumah adalah Ketua Jabatan Persekutuan diperingkat Negeri

• Contoh majlis keraian - Hari Guru Peringkat Negeri Sabah -

Hari Guru Peringkat Daerah Kota Marudu

Jenis – jenis Majlis •

Majlis Rasmi Majlis Rasmi Persekutuan dari peruntukan Kerajaan Persekutuan diadakan mengikut tatacara khusus

i.

Majlis Beristiadat Melibatkan Ketua Negara, jemputan terdiri drpd pembesar negara acara dibuat menzahirkan status tetamu kehormat /majlis berkenaan Terdapat ciri khas seperti kawalan kehormatan,tembakan meriam,pengawal tombak dan Pakaian Istiadat. Contoh Majlis

Istiadat Pertabalan,Istiadat Pembukaan Penggal Parlimen ii.

Majlis rasmi Majlis anjuran Kerajaan, melibatkan pembesar utama negara dan masyarakat Pakaian lazim adalah Lounge-Suit/baju Kebangsaan Contoh Majlis

Majlis Maal Hijrah tahun 2003

Majlis Tidak Rasmi Majlis sederhana darisegi persiapan, jemputan dan tertib protokol Masih mengikut tatacara sambutan,ucapan dan susunan tempat duduk Pakaian lazim adalah pakaian kerja atau baju batik •

Contoh majlis

Majlis Perpisahan Pegawai Kanan Kerajaan Majlis Konsert Perdana PUSPANITA

• Majlis Rasmi Swasta Dianjur oleh syarikat, pertubuhan dan seumpamanya Tetamu kehormat terdiri drpd kenamaan dan jemputan pelbagai golongan Masih mengikut amalan protokol dengan sedikit kelonggaran aturcara dan pakaian. •

Contoh majlis

Majlis Perletakan Batu Asas Cyberjaya oleh YAB PM

•

-

-

•

Prinsip Penentuan Tetamu Kehormat

Status majlis bergantung kpd kehadiran Tetamu Kehormat Tetamu Kehormat hendaklah bersesuaian dengan majlis SPB Yang di-Pertuan Agong paling sesuai untuk majlis Antarabangsa/Kebangsaan Raja/ Yang di-Pertua Negeri sesuai untuk majlis kebangsaan/negeri PM/TPM sesuai untuk majlis Antarabangsa/ Kebangsaan dan Negeri

Kategori Tetamu Kehormat SPB Yang di-Pertuan Agong/SPB Raja Permaisuri Agong DYMM Raja/TYT Yang di-Pertua Negeri YAB Perdana Menteri/YAB Tim. Perdana Menteri YB Menteri YAB Menteri Besar/ Ketua Menteri YB Timbalan Menteri YB Menteri Negeri/Ahli Mesyuarat Kerajaan Negeri Pegawai Kanan Kerajaan Persekutuan Orang Kenamaan Negeri/Tempatan

• Susunan keutamaan • •

Susunan ini wujud disemua peringkat bermula diperingkat Negara sehingga ke jabatan dan daerah Asas kpd penghormatan dan adab dalam sesuatu majlis

• Susunan Keutamaan Persekutuan • • • •

Dikutkuasa melalui warta P.U.(B) 29 bertarikh 22 Jan 1998 Senarai keutamaan masyarakat yang ditetapkan Kerajaan Persekutuan Digunapakai dalam semua majlis rasmi Persekutuan Penentuan jemputan,susunan tempat duduk, masa ketibaan dan sebutan hormat

• Susunan Keutamaan Negeri-negeri • Dikutkuasakan diperingkat negeri berkenaan • Senarai keutamaan masyarakat yang ditetapkan kerajaan negeri berkenaan • Digunapakai dalam semua majlis rasmi anjuran kerajaan negeri atau secara bersama dgn Kerajaan Persekutuan • Penentuan jemputan,susunan tempat duduk, masa ketibaan dan sebutan hormat

• Panggilan Hormat • • • •

Panggilan sewajarnya terhadap Tetamu Kehormat dan dif Diguna pd kad jemputan, kad nama, sampul surat, teks juruacara dan teks ucapan Panggilan hormat meliputi panggilan Turuntemurun,Diraja,Jawatan, Anugerah dan Keugamaan Contoh: YM Tengku, YB Menteri, Y.Bhg. Datuk, Sahibus Samahah Mufti

• Bahasa Diraja • • •

Surat Pekeliling Am Sulit Bil.3 Tahun 1993 Majlis yang dihadiri oleh SPB Yang di-Pertuan Agong Majlis yang dihadiri Raja Melayu di negeri

• Protokol Majlis Rasmi Mengikut Lokasi • Majlis Persekutuan( SKP Persekutuan) Berlangsung di W/Persekutuan/Negeri/Daerah

• Majlis Bersama Persekutuan dan Negeri ( SKP Persekutuan dan negeri berkenaan)

• Majlis Kerajaan Negeri( SKP Negeri) Berlangsung di Negeri/Daerah

• Jenis Pakaian Bagi Majlis Rasmi Kerajaan • i. Pakaian lelaki -

Pakaian Pakaian Pakaian Pakaian Pakaian Pakaian Pakaian

Istiadat Siang (Jaket Putih) istiadat Malam (Mess Kit @ monkey jaket) Black Tie Kebangsaan Hitam/Pakaian Kebangsaan Lounge Suit Gelap/ Lounge Suit Kerja/Batik lengan Panjang Casual

• ii. Pakaian Wanita -

Pakaian Pakaian Pakaian Pakaian Pakaian

Istiadat Siang(Jaket Putih) Istiadat malam (Mess Kit) Kerja Baju Kurung Baju Kebaya Labuh

• Penetapan Pakaian Bagi Majlis •

i. Pakaian Istiadat Siang/Pakaian Kebangsaan Rasmi/Morning Coat - Pertabalan,Mengarak Panji-panji

•

ii. Pakaian Istiadat malam/Pakaian Kebangsaan Rasmi atau Pakaian Kebangsaan Hitam/Black Tie - Jamuan Negara

•

iii.

Pakaian Kebangsaan Hitam/Lounge Suit Gelap

- Jamuan PM merai Ketua Kerajaan Asing

•

iv.

Pakaian Kebangsaan/Lounge Suit

- Sambutan Maal Hijrah

•

v.

Pakaian Kebangsaan Hitam/Lounge Suit Gelap

- Jamuan PM merai Ketua Kerajaan Asing

•

Senarai Jemputan

•

i. Senarai Ringkas-

• •

ii. Senarai Penuh- Mengikut Susunan Keutamaan iii.Senarai Susunan Abjad- Mengikut Abjad

Mengikut kumpulan jemputan

Jenis Jemputan i. ii. iii.

Jemputan seorang- Bila Tetamu Kehormat hadir seorang Jemputan Berpasangan Jemputan bercampur- jika tetamu dipentas berpasangan

Bilangan Jemputan /Tetamu Kehormat i. ii. iii. iv.

SPB Yang Di-Pertuan Agong- 2,000 - 3,000 Raja/ Yang di-Pertua Negeri- 1,500 – 2,000 PM/TPM- 1,000 – 2,000 MB/KM/Menteri- 500 – 1,000

Kaedah Jemputan i.

SPB Yang di-Pertuan Agong/DDYMM Raja/Permaisuri/TTYT Yang di-Pertua Negeri

- Warkah dibawa mengadap

i.

YAB PM/TPM – surat jemputan

ii.

YAB MB/KM – surat jemputan

• Kad jemputan & jawapan -

Diserta bersama pelekat kereta,pelan tempat& tempat duduk

-

Lazim mengandungi logo,jawatan tuan rumah,ruang nama jemputan,majlis,tempat,tarikh,masa, pakaian, no. telefon&fax,masa ketibaan dan aturcara

-

Kad jawapan lazim mengandungi ruang nama,catatan kehadiran,ruang tandatangan,tarikh dan alamat penuh penerima jawapan

-

Nama penerima ditaip disampul dgn anugerah dihujung dan penjuru kiri dgn no.rujukan

-

Jemputan untuk berpasangan ditulis nama pasangannya

-

Kad dihantar 3minggu sebelum majlis dan urusetia akan mengesah kehadiran jemputan dipentas 24 jam sebelum majlis

• Penetapan Masa -

Mengawal perjalanan majlis Tempoh sesuai 90-120 minit Majlis malam mula jam 8.30 dan tamat 10.30mlm Majlis petang tamat sebelum maghrib

Pembahagian Masa -

Sambutan Persembahan Ucapan Perasmian/cenderamata Jamuan Meninggal majlis

10min 10-15min 25-35min 20-30min 20-25min 5min

• Pembaca Doa Dibaca awal majlis dlm Bahasa Melayu/Inggeris/Arab dirostrum Pembaca doa berdasarkan Tetamu kehormat

Cenderamata Surat Pekeliling Am Bil. 7 1984 tidak menggalakkan pemberian Boleh disampaikan dalam majlis/dlm bilik minum Disampaikan oleh tuan rumah dengan tertib

• Menyambut Tetamu Penyambut mudah dikenali tetamu Ahli JK induk/Sambutan turut sama Tetamu Kehormat disambut tuan rumah ke bilik menunggu bersama dif di pentas

Baris Penyambut/Kalungan Bunga Tetamu Kehormat bersalam dgn AJK paling kanan semasa tiba dan paling akhir semasa meninggal majlis Kalungan atau sematan bunga hendaklah dielakkan bagi tujuan keselamatan

• Pengiring • Kedudukan sedikit kedepan Tetamu Kehormat • Isteri tuan rumah mengiringi isteri Tetamu Kehormat • Pengiring juga boleh dikalangan pegawai kanan

• Permaidani Merah • SPB Yang di-Pertuan Agong/Raja Permaisuri Agong • DYMM Raja-raja/Permaisuri&TYT Yang diPertua/isteri • YAB PM/isteri • YAB TPM/isteri • DYTM Raja Muda/Raja Puan Muda

• Bilik Menunggu • Majlis melibatkan TPM dan ke atas • Memudahkan penyelarasan dgn penyediaan dewan • Memperkenal dif yang akan berada dipentas

• Lagu Kebangsaan • Naskah Diraja- Ketibaan &Kepulangan SPB Yang diPertuan Agong dlm Istiadat Rasmi • Naskah Ringkas-Ketibaan &Kepulangan SPB Raja Permaisuri Agong dlm Majlis Rasmi/kpd TYT dan diikuti Lagu Negeri • Naskah Pendek- Diakhir majlis selepas lagu negeri berkenaan dimainkan jika Agong/wakil tak hadir tetapi salah seorang Raja Melayu hadir dlm Majlis Rasmi Persekutuan

• Back Drop

• Dlm Bahasa Melayu • B.Inggeris boleh diguna bagi majlis antarabangsa • Darjah Kebesaran tidak dicatat pada back drop

• Rostrum

• Lazimnya 3 rostrum-kiri/kanan dan satu untuk juruacara ditempat yang sesuai • Elakkan drpd meletak jambangan bunga diatas untuk mengelak ketidakselesan

• Panduarah/ bilik air

• Lokasi tempat duduk untuk semakan tetamu • Panduarah bilik air wajar diberi perhatian bagi tempat persendirian selain hotel

• Pembuka pintu kereta

• Terdiri drpd polis tentera untuk SPB Yang diPertuan Agong • Polis untuk PM/TPM

• Kerusi/meja

• Kerusi yang sesuai hendaklah diguna-meja kecil didepan dgn bunga hiasan untuk mengelak pandangan langsung pada badan dif dipentas

• Aturcara/Ketibaan/Ucapan

• Aturcara dicetak pd kad jemputan • Jarak masa tiba tetamu &tetamu Kehormat 30minit • Ucapan dlm majlis dihad kpd 3 orang sahaja/bagi ucapan dasar masa boleh dipanjangkan kpd 1jam • Salutation dihad untuk 3orang sahaja

• Tanda Perasmian • Diucap akhir ucapan dan boleh disambut dengan pertunjukan laser dll.

• Jamuan Ringan • Tempat yang sesuai mengikut jemputan tetamu kenamaan • Kedudukan semasa jamuan masih mengikut susunan keutamaan

• Sidang Akhbar • Mengikut keperluan Tetamu Kehormat • Diselaras dgn pegawai akhbar Tetamu Kehormat

• Raptai • Untuk menyemak, menyelaras dan biasakan petugas dgn tempat • Boleh dibuat dgn lakon watak dan waktu sebenar

• Juruacara • Menghebah acara yang akan berlaku • Teks disedia penganjur/tidak dibenar keluar drpd teks • Guna mic. berasingan dan mudah melihat semua pergerakan di majlis • Juruacara tak perlu minta izin Tetamu Kehormat untuk mengguna bahasa inggeris dll bahasa

• Buku Aturcara Pentadbiran • •

Buku panduan penagnjur kpd JK dan petugas Catatan terperinci termasuk masa,perkara, nama pegawai,pelan, no.telefon pegawai penyelaras dll yg perlu

• Buku Cenderamata • • •

Terdapat kata aluan/aturcara/penghargaan Diletak lebih awal di meja bagi Tetamu Kehormat Bagi TPM dan ke atas, perlu disediakan penyampai dengan dulang apabila mereka telah duduk dgn selesa

•

Susunan keutamaan

•

Susunan tempat duduk

•

Ketibaan dan kepulangan

•

Susunan dan kibaran bendera

•

Panggilan hormat

•

Pegawai perhubungan

•

Tertib pakaian

•

Format jamuan

Pasukan Perubatan -Bergantung kpd Tetamu kehormat -Hospital ass., Jururawat, attendan dan pemandu ambulan -Pasukan sokongan spt. St. John’s Ambulance Pasukan Keselamatan -Fizikal (tempat majlis berlangsung) -Peribadi (tetamu kenamaan) -Trafik (laluan & parkir VIP)