Pengurusan Majlis Rasmi Di Sekolah

TAKLIMAT PENGURUSAN

MAJLIS RASMI Oleh; Haji Zaharuddin bin Haji Shamsuddin, AMP. Penolong Pengarah (Naik Pangkat), Pengurusan Sumber Manusia, Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan, Jabatan Pelajaran Negeri Pahang

1

PENGURUSAN MAJLIS RASMI SEKOLAH

2

ISI KANDUNGAN

1. 2. 3.

4.

5. 6. 7.

Definisi Majlis Rasmi Pekeliling Majlis Rasmi Sekolah Perancangan Awal Pengendalian Majlis Sambutan Di Luar Dewan Sambutan Di Dalam Dewan Atur Cara Sambutan Penutup Majlis Kesimpulan

3

1. DEFINISI MAJLIS RASMI Suatu majlis, upacara, keramaian, perjumpaan yang diadakan di sekolah / pejabat dengan diperakukan oleh kerajaan, jabatan atau organisasi. Ia dijalankan dengan dengan lancar, elok, bersih dan tersusun dari segi tugas, susun atur, program, pertuturan, pakaian dan sebagainya.

4

1

PEKELILING MAJLIS RASMI

2.1. Pekeliling Iktisas Bil.14/1988 bertarikh 18.7.1988 Tajuk : Keberangkatan DYMM Sultan / Raja / TYT Menghadiri Majlis Rasmi Sekolah Perenggan 1 menerangkan…… “Majlis-majlis rasmi di sekolah ialah Hari Ucapan dan Penyampaian Hadiah, Hari Ibubapa, Hari Terbuka, Hari Sukan dan Hari Perasmian Sekolah”. Perenggan 2 menyebutkan…… “Ada di antara program berkenaan di hadiri oleh DYMM Sultan / Raja / TYT Di Pertua Negeri dan Orang-Orang Kenamaan, oleh kerana itu pihak sekolah perlu mengambil kira segala persiapan dalam memenuhi apa-apa juga tuntutan protokol dan istiadat”.

5

2.2. Pekeliling Iktisas Bil.9/1991 bertarikh 12.9.1991 Tajuk :Permohonan Mengundang Orang-Orang Kenamaan ke Upacara Sekolah / Institusi Pendidikan. Perenggan 2 menyebut…….. Semua sekolah / institusi pendidikan yang ingin mengundang Pembesar Negeri atau Orang Kenamaan ke upacara pembukaan dan perasmian sekolah sahaja dikehendaki terlebih dahulu mendapat kelulusan daripada Kementerian Pendidikan. Undangan untuk upacara lain adalah mengikut peraturan yang sedia ada. Perenggan 3 menerangkan……… Undangan kepada Ketua Setiausaha, Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia, Pengarah Bahagian dan pegawai tinggi Kementerian lainnya hendaklah dibuat melalui Pengarah Pendidikan Negeri.

6

2.3.Pekeliling Iktisas Bil.10/1989 bertarikh 5.10.1989 Tajuk : Atur Cara Majlis Rasmi Sekolah Perenggan 1 menyebut…….. Penyampaian Ucapan Oleh 3 Pihak Sahaja i. Pengerusi PIBG / Lembaga Pengurus Sekolah ii. Pengetua / Guru Besar iii. Tetamu Kehormat Perenggan 2 pula menyatakan …… Jika Majlis Dihadiri Oleh DYMM / TYT Maka Penyampaian Ucapan Seperti berikut; i. Pengetua / Guru Besar ii. Wakil Kementerian Pendidikan iii. Titah Ucapan Oleh DYMM / TYT

7

1.

PERANCANGAN AWAL

3.1. Mendapatkan pandangan dan persetujuan daripada Pegawai Pelajaran Daerah dan juga Pengarah Pelajaran Negeri sekiranya Tetamu Kehormat terdiri daripada; i.

DYMM Sultan Tuan Yang Terutama

ii. YAB Perdana Menteri YAB Timbalan Perdana Menteri YAB Menteri Besar iii. YB Menteri Pelajaran iv. Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

8

3.2. Kebenaran daripada Kementerian Pelajaran sekiranya Tetamu Kehormat ialah Pembesar Negeri / Orang Kenamaan (Rujuk Pekeliling Iktisas Bil.9/1991 Permohonan Mengundang Orang Kenamaan) untuk tujuan Perasmian Sekolah sahaja. Bagi program lain mengikut peraturan seperti yang sedia ada. 3.4. Menyediakan surat jemputan kepada Tetamu Kehormat berkenaan (setelah dipersetujui oleh Pegawai Pelajaran Daerah dan Pengarah Pelajaran Negeri) melalui; (Jemputan untuk PM / MB / M) *

Pegawai Pelajaran Daerah

*

Pengarah Pelajaran Negeri

*

Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

9

Contoh Surat Jemputan Kepada YB Menteri Pelajaran Malaysia ……………………………… ……………………………… ___________________________________________________________________ Ruj.Kami: Tarikh : Yang Berhormat Menteri Pelajaran, Pejabat Menteri Pelajaran, Kementerian Pelajaran Malaysia, Aras 10, Blok E8, Kompleks Kerajaan Parcel E, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62604 PUTRAJAYA. Melalui dan salinan, Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia, Pejabat Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia, Kementerian Pelajaran Malaysia, Aras 8, Blok E8, Kompleks Kerajaan Parcel E, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62604 PUTRAJAYA.

10

……..sambungan, Melalui dan salinan, Pengarah Pelajaran Negeri ……… ……………………………………… ……………………………………… Melalui dan salinan, Pegawai Pendidikan Daerah, Pejabat Pendidikan Daerah ……… …………………………………………. Yang Berhormat Datuk, JEMPUTAN MERASMIKAN DAN MENYAMPAIKAN HADIAH HARI ANUGERAH CEMERLANG SMK…………………… 2006 11

……….sambungan,

Dengan segala hormantnya saya merujuk kepada perkara di atas, sukacita dimaklumkan bahawa pihak sekolah telah merancang untuk mengadakan Hari Anugerah Cemerlang bagi tahun 2006 ini pada masa dan tempat seperti berikut; Tarikh : Masa : Tempat : 2. Sehubungan itu, sukacita saya bagi pihak Jawatankuasa Hari Kecemerlangan Sekolah ini menjemput Yang Berhormat Datuk hadir ke majlis berkenaan untuk merasmikan dan seterusnya menyampaikan hadiah kepada pelajar-pelajar cemerlang bagi tahun 2006. Kesudian Yang Berhormat Datuk hadir akan memeriahkan lagi majlis yang akan diadakan ini. 3.

Bersama ini disertakan atur cara majlis pada hari tersebut.

Sekian dimaklumkan, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’ Saya yang menurut perintah, t.t. Pengetua / G.Besar 12

HARI ANUGERAH CEMERLANG SEKOLAH ………………………………2006 ATUR CARA MAJLIS 2.00 petang 2.30 petang Pendidikan Malaysia Malaysia _ -

-

Ketibaan dif-dif jemputan Ketibaan Yang Berhorma Menteri

Memeriksa Perbarisan Memperkenalkan Guru, Kakitangan & AJK PIBG Bacaan Doa Persembahan Koir Ucapan Yang Di Pertua PIBG Ucapan Pengetua / Guru Besar Ucapan Perasmian oleh YB Menteri Pendidikan Persembahan Murid Penyampaian Hadiah Lawatan Pameran Sesi Bergambar Minum Petang Sidang Media Bersurai 13

Contoh Jemputan Untuk DYMM Sultan; (SURAT IRINGAN) …………………….. …………………….. Ruj.Kami :……………………. Tarikh :……………………. Setiausaha Sulit Kepada DYMM Paduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan, Pejabat DYMM Paduka Seri Sultan Perak, 33007 Kuala Kangsar, Perak. Yang Berbahagia Dato’, JEMPUTAN KEBAWAH DULI YANG MAHA MULIA PADUKA SERI SULTAN PERAK UNTUK MERASMIKAN SEKOLAH……………………………………………………… 14

……sambungan dari m.s.sebelah, Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas dan bersama ini disertakan surat jemputan untuk diangkat sembah memohon limpah perkenan Kebawah DYMM Paduka Seri Sultan Perak, mencemar duli berangkat merasmikan majlis tersebut pada……………, jam ………………. bertempat di … ……………………………………………………………………………………… 2. Sehubungan itu, bersama-sama ini juga disertakan atur cara majlis dan draf titah ucapan DYMM Tuanku untuk panduan dan tindakan yang berbahagia Dato’. Sekian, terima kasih. ‘BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’ Saya yang menurut perintah,

………………………………… ( ) s.k. 1. Pegawai Pendidikan Daerah Berkenaan 2. Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan 15

Jemputan untuk DYMM Paduka Seri Sultan .………………. ……………….. Ruj.Kami: Tarikh : Yaazima-al-uzamak, Mengadap Kebawah Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan, Sultan Azlan Shah yang bersemayam pada masa ini di Istana Iskandariah, Kuala Kangsar dengan beberapa kemuliaan dan kebesarannya. Ampun Tuanku Beribu-ribu Ampun, Adalah patik dengan segala hormat dan takzimnya merafakkan sembah dan memaklumkan bahawa sempena Perayaan Ulang Tahun Hari Keputeraan Duli Yang Maha Mulia Tuanku Yang ke- ……, Majlis Perasmian ……………… …………………………………………………………………………. oleh Kebawah Duli Yang Maha Mulia Tuanku akan di adakan pada ………… ….. hari…………..bersamaan ……………………. 16

…….. sambungan; Patik dengan sukacita dan besar hati memohon sudi apalah jua kiranya Kebawah Duli Tuanku dan Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak, Tuanku Bainun mencemar Duli berangkat untuk menyempurnakan perasmian sekolah tersebut pada jam ………Pakaian ‘Luonge Suit’ bersongkok. Sekian sahaja patik sembah maklum, diiringi dengan salam takzim jua adanya. Adalah patik dengan hormatnya Yang Menjunjung Titah,

…………………………………… ( )

17

3.5. PENYEDIAAN KERTAS CADANGAN Berikut ialah perkara yang perlu di nyatakan di dalam kertas cadangan; i. Pendahuluan ii. Senarai Jawatankuasa Induk iii. Senarai Jawatankuasa Pengelola / Kerja iv. Atur Cara Majlis v. Senarai Jemputan vi. Anggaran Perbelanjaan vii. Senarai Peralatan / Perkhidmatan viii. Kekangan ix. Jadual Kerja x. Aturan Pentadbiran xi. Pelan Lakaran Perjalanan Majlis

18

3.6. PERSIAPAN AWAL Setelah mendapat kelulusan daripada Jabatan Pendidikan Negeri dan Kementerian Pendidikan Malaysia maka; *

Mesyuarat Jawatankuasa Induk dengan melibatkan semua agensi yang berkaitan (perbincangan “kertas cadangan” untuk persetujuan)

*

Mesyuarat Jawatankuasa Pengelola / Kerja di peringkat sekolah dengan melibatkan semua guru, kakitangan serta PIBG.

*

Mengambil semua tindakan segera sebagaimana yang dipersetujui dalam Mesyuarat JK Induk dan Mesyuarat JK Pengelola / Kerja.

*

Persiapan yang perlu diberi perhatian dalam perancangan awal; (khemah / pentas / Kerusi Tetamu Kehormat (ikut kesesuian) / Kerusi tetamu jemputan / tempahan makan / Hadiah dan cenderamata / Fizikal sekolah / kebersihan dan keceriaan / Persembahan / Peralatan /Siaraya / seranta / rakaman / pengacara majlis / pembaca doa / buku atur cara)

19

3.7. PELAN LAKAR PENTAS Susunan utama atas pentas;

LATAR BELAKANG PENTAS

BARISAN BENDERA

BARISAN BENDERA

MEJA HADIAH

4

2

1

3

5

MEJA

1

RUANG BERI HADIAH

2

LALUAN PENERIMA HADIAH

20

21

22

3.8. BENTUK SUSUNAN MEJA DI DEWAN MAKAN a. Bentuk Panjang-Panjang

1

b. Bentuk Panjang Bulat

1

23

l

Bentuk Bulat-Bulat

1

d. Bentuk Bulat Panjang

1

24

4. PENGENDALIAN MAJLIS 4.1. SAMBUTAN DI LUAR DEWAN a. Penyambut Tetamu Utama b. Upacara sambutan * Pembuka pintu kereta * Penyemat rozet * Jambangan bunga (tetamu bawa isteri) * Penyampai bunga ( -sda- ) * Bunga manggar,bunga pahar, sireh junjung, kompang, silat dll (ikut keperluan) * Perbarisan (ikut keperluan) * Pentas menerima tabik hormat * Barisan guru, kakitangan dan PIBG * Tiang Bendera dan Bendera Di Raja (jika DYMM) * Pancaragam (ikut keperluan) * Koir * Menandatangani buku pelawat ( tempat / peralatan / buku pelawat )

25

4.2.

SAMBUTAN DI DALAM DEWAN a. b. c. d. e. f.

Penyambut tetamu di dewan Pengiring ke pentas utama Pengiring ke tempat duduk bawah pentas Penyampai buku atur cara untuk Tetamu Kehormat Penyampai buku atur cara untuk jemputan khas Persiapan di atas pentas; ` Back Drop (nyatakan majlis, nama perasmi, tarikh, masa dan tempat diadakan) ` Kerusi Tetamu Kehormat dan meja ` Alas kerusi dan meja ` Gelas, air mineral dan penutup gelas ` ‘Taging’ kerusi utama ` 2 buah rostrum yang beralas, bunga, air & gelas ` Susunan bendera negeri (jika ada) ` Meja hadiah, hadiah, ‘tray’ dan alas ` Hiasan pentas (bunga, lampu dll) ` Karpet

26

5. ATUR CARA SAMBUTAN * * * * * *. * * * * * * * * * *

Ketibaan dif-dif jemputan Ketibaan Tetamu Kehormat Ucapan aluan pengerusi majlis Bacaan doa (ikut kesesuian) Ucapan 1 Ucapan 2 Ucapan perasmian Upacara perasmian Persembahan Penyampaian hadiah (kepada murid) Penyampaian Cenderamata (Tetamu Kehormat) Lawatan ke pameran (jika ada) Bergambar (jika perlu) Jamuan Sidang Akhbar (jika ada) Bersurai 27

6. PENUTUP MAJLIS * Penyediaan tempat kenderaan rasmi tetamu kehormat dan jemputan khas. * Semua penyambut tetamu utama mengiringi tetamu kehormat ke kenderaan rasmi. * Tetamu Kehormat meninggalkan majlis dan diikuti jemputan khas mengikut kekananan. *

Bersurai

*

Menyediakan surat penghargaan dan terima kasih.

*

Mesyuarat penutup.

*

Menyediakan laporan penilaian. 28

CONTOH SURAT PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH C.

SURAT KEPADA PETUGAS/ JAWATANKUASA

………………………….. ………………………….. _________________________________________________________________ Ruj. Kami : Tarikh : ………………………….. ………………………….. ………………………….. Tuan, RAKAMAN PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH SEMPENA ………………………………………………… Dengan segala hormatnya saya bagi pihak Jawatankuasa Pengelola Majlis …….. 29

………..sambungan, Ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih di atas sumbangan tuan dan sekalian Jawatankuasa dalam menjayakan majlis tersebut yang telah disempurnakan oleh D.Y.M.M. Paduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan pada ……………, bertempat di ……………………………………… dengan jayanya. 2. Atas kerjasama tuan dan dan sekalian Jawatankuasa yang telah menjayakan majlis ini, saya ingin merakamkan jutaan terima kasih. Semoga segala jasa baik tuan dan sekaliannya akan mendapat keberkatan daripada Allah S.W.T. Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menurut perintah, ……………………………….. ( Pengetua / G.Besar ) s.k.

1. 2.

Pengarah Pendidikan Perak. Pegawai Pendidikan Daerah Berkenaan.

30

A.

CONTOH SURAT MENJUNJUNG KASIH

…………………………….. …………………………….. _________________________________________________________________ Ruj.Kami : Tarikh : Mengadap Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan Sultan Azlan Muhibbuddin Shah Ibni Almarhum Sultan Yussuf Izzuddin Shah Ghafarullahu-Lah Yang Bersemayam Di Istana Iskandariah Kuala Kangsar, Perak Darul Ridzuan. UCAPAN MENJUNJUNG KASIH Duli Yang Maha Mulia Tuanku. Ampun Tuanku beribu-ribu ampun, sembah patik mohon diampun. Ehwal adalah patik dengan segala penuh hormat dan takzimnya merafakka sembah 31

……sambungan, Menjunjung kasih atas limpah perkenan Kebawah Duli Yang Maha Mulia Tuanku dan Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak Darul Ridzuan, Tuanku Bainun berrangkat ke Majlis …………………………………………………………… ………., pada …..…….. Sesungguhnya atas limpah perkenan Duli-Duli Yang Maha Mulia Tuanku berangkat menceemar Duli telah memeriahkan lagi majlis …………………yang dianjurkan oleh Kerajaan Negeri Perak Darul Ridzuan dengan kerjasama Kementerian Pendidikan Malaysia. Ampun Tuanku beribu-ribu ampun, sembah patik mohon diampun. Adalah patik dengan hormatnya Yang Menjunjung Titah,

………………………………… ( Pengetua / G.Besar

)

32

7. KESIMPULAN Pengurusan Majlis Rasmi merupakan suatu pengurusan yang berkait rapat dengan peraturan-peraturan yang berkaitan; a. Persiapan dan persediaan awal. b. Keperluan-keperluan yang berkaitan. c. Cara pengendalian. Sebagai pemimpin di sekolah atau organisasi maka pengetahuan kepada pengurusan majlis rasmi ini amat perlu kerana ia dapat membantu kelancaran perjalanan majlis itu. Diharapkan dengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikan panduan kepada pihak pengurusan sekolah dalam merancang dan seterusnya mengendalikan majlis rasmi di sekolah. Disediakan oleh, Hassan bin Ibrahim PPT

33

Sekian Terima kasih

34