Protokol Dan Etiket Majlis Rasmi

ASAS PROTOKOL DAN ETIKET MAJLIS RASMI PENDAHULUAN Etiket merupakan peraturan-peraturan tingkahlaku atau sopan santun samada dalam kehidupan harian, dalam perhubungan antara satu sama lain atau dalam majlis yang berbentuk formal atau tidak formal. Apa jua perilaku yang dilakukan oleh seseorang yang mengikut peraturan-peraturan atau norma-norma yang diterima oleh masyarakat atau yang berlandaskan kepada timbang rasa adalah dianggap sebagai mempunyai nilai etiket yang tinggi yang boleh mempertingkatkan imej seseorang itu. Amalan protokol dalam sesuatu majlis bertujuan menetapkan penghormatan yang diberikan kepada seseorang tetamu kehormat dan para jemputan, di samping menetapkan peraturan yang perlu diikuti dan dipatuhi oleh penganjur sesuatu majlis. Kesempurnaan majlis yang dianjurkan akan mencerminkan atau melambangkan kreativiti, kredibiliti dan keupayaan sesebuah agensi tersebut menganjurkan sesuatu majlis. Jenis-jenis Majlis Rasmi 1. Majlis Penuh Istiadat Istiadat pertabalan, penganugerahan darjah kebesaran, menyampaikan surat tauliah dan mengangkat sumpah oleh menteri. 2.

Majlis Rasmi dan Formal Majlis jamuan makan malam yang diberi oleh Perdana Menteri untuk seseorang ketua negara asing. 3.

Majlis Rasmi tetapi Tidak Formal Majlis yang tidak banyak mematuhi protokol seperti majlis jamuan teh sempena hari kebangsaan. 4.

Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal Dianjurkan oleh pihak swasta yang memerlukan protokol seperti perasmian sesebuah bangunan oleh Perdana Menteri atau Menteri. 5.

Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal Seperti hari keluarga sesebuah agensi kerajaan atau swasta.

ASPEK-ASPEK PENGURUSAN PELBAGAI MAJLIS RASMI ATAU FORMAL 1. 2. 3. 4.

Jawatankuasa Tempat majlis Penyediaan senarai jemputan Aturcara majlis

1

5. Kesesuaian pakaian dalam majlis 6. Penulisan dan pengedaran Kad Jemputan 7. Pemilihan Menu 8. Susunan keutamaan 9. Panggilan hormat 10.Susunan tempat duduk 11.Pengacaraan Majlis Formal 12.Penyediaan aturcara pentadbiran 13.Peranan penyambut tetamu 14.Raptai 15.Nilai-nilai Islam 16.Post-Mortem ELEMEN PENTING ETIKET 1. Cita Rasa Berpakaian 2. Kesesuaian Pakaian dalam Pelbagai Situasi 3. Penampilan dan Pengayaan Diri 4. Kesopanan dalam Pertemuan dan Perkenalan 5. Kesopanan dalam Perbualan Sosial 6. Kesopanan Menghadiri Majlis Jamuan Ringan Secara Berdiri 7. Kesopanan Menghadiri Majlis Jamuan Ringan Secara Duduk 8. Kesopanan dalam Majlis Buffet 9. Adab Makan Pelbagai Kaum di Malaysia 10.Kesopanan Tuan Rumah dan Kesopanan Tetamu (Majlis di Rumah) 11.Kesopanan Tuan Rumah dan Kesopanan Tetamu (Majlis di Luar Rumah) 12.Menghadiri Pelbagai Majlis Formal 13.Mengenali Peralatan Jamuan 14.Cara Menghidang 15.Tertib di Meja Makan ANTARA ELEMEN PENTING ETIKET 1. TERTIB PERKENALAN

a)

•

• • •

b)

Prinsip Perkenalan Perkenalkan lelaki kepada wanita. Perkenalkan orang yang kurang penting kepada orang yang lebih penting. Perkenalkan orang yang lebih rendah pangkatnya kepada orang yang lebih tinggi pangkatnya. Perkenalkan orang yang lebih muda kepada orang yang lebih tua. Keberkesanan dalam perkenalan

2

• •

• • • • • •

Kedua pihak bersedia untuk memperkenalkan dan untuk menerima perkenalan. Sebut nama dengan jelas dan betul. Perlakuan yang tertib. Pandang ke arah mata orang yang akan diperkenalkan. Jika terlupa nama orang yang akan diperkenalkan, sebaikbaiknya akui. Perkenalkan diri sendiri terlebih dahulu. Elakkan perbuatan seperti menepuk bahu dengan kuat atau menggenggam dengan kuat. Bercakaplah dengan perlahan tetapi jelas.

b.) Tertib Memperkenalkan i) Izinkan saya memperkenalkan ............... ii) Puan..........inilah Encik.............. iii) Boleh saya memperkenalkan ................... c.) Cara Menjawab Yang Sopan i) Apa Khabar ? ii) Bertuah dapat berkenalan! iii) Hello! d.) Larangan Semasa Menjawab Perkenalan i) Elakkan bertanya tentang asal usul tempat / daerah / bangsa / agama. ii) Elakkan bertanya tentang pangkat atau kursus. iii) Elakkan bercakap kasar dan meninggikan suara. iv) Elakkan menjeling dan menoleh ke tempat lain. v) Elakkan memandang jijik kepada orang yang diperkenalkan. vi) Elakkan memberi senyuman sinis / tidak ikhlas. 2.

BERJABAT TANGAN (BERSALAM) a. Pelbagai cara • Kasar dan agresif • Mengawal • Hujung jari sahaja • Tarik • Sejuk • Erat dan mesra b. Perkara-perkara negatif semasa bersalam • Pengangan yang longgar menunjukkan kurang minat atau sambil lewa. • Hujung jari menunjukkan dingin, separuh berminat dan kurang penting.

3

• • •

Tiada kontak mata menunjukkan tidak penting / kurang suka dan tidak berminat. Genggam dengan kuat menunjukkan dendam dan perasaan marah. Enggan bersalam menunjukkan rasa tidak menerima atau membenci.

Perempuan hendaklah menghulurkan tangan dahulu. Tempoh adalah mengikut keadaan . Dalam keadaan biasa, kira-kira lima saat. Sekiranya tidak mahu bersalam, memadai dengan menundukkan kepala dan letakkan tangan di belakang. Tidak perlu menggunakan pelapik seperti tudung / sapu tangan untuk bersalam. 3.

PERBUALAN SOSIAL a.)

Contoh tajuk perbualan sosial yang sesuai adalah seperti berikut: Hobi.  Sukan.  Muzik.  Rancangan Televisyen.  Pakaian.  Menanam bunga (Gardening).  Makanan.  Pengembaraan.  Kesenian.  Cuaca.

b.) Contoh • • • •

tajuk perbualan sosial yang tidak sesuai Perbualan peribadi. Fahaman politik. Keagamaan. Peperangan.

c) Tertib perbualan sosial  Kedua-kedua pihak berminat.  Pandang ke arah orang yang bercakap.  Dengar dengan teliti.  Bercakap dengan nada yang biasa.  Tempoh bercakap berpadan (tidak terlalu lama).  Bercakap secara bersahaja.  Beri laluan kepada yang mendengar untuk bercakap.  Berbual dengan seberapa ramai yang boleh dalam sesuatu kumpulan. 4.

TATAHIAS PAKAIAN DAN GAYA

4

Kepentingan Tatahias Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis tersebut. Penampilan seseorang individu dalam sesuatu urusan rasmi sentiasa diiringi oleh dua bentuk imej:-

i. Imej organisasi di mana ianya berkhidmat . ii.Imej peribadi. a)

Kesesuaian pakaian wanita Perkara seperti berikut harus diberi perhatian :• Elakkan daripada memakai kain berkilat / berkilau pada siang hari. • Elakkan daripada memakai satu warna sahaja. • Jangan melebihi empat warna pada satu masa • Pilihan warna kain hendaklah berasaskan kepada warna kulit dan bentuk badan. • Jangan terikut-ikut fesyen yang mungkin tidak sesuai. • Gunakan kain jenis nipis, lembut dan serap tetapi tidak jarang. • Bila menggunakan alat solek, jangan keterlaluan. • Gunakan bedak yang tidak mempunyai bau yang kuat. • Rambut hendaklah tersisir rapi. • Semua bahagian rambut tertutup dan diikat kemas jika memakai tudung. • Jika memakai mini telengkong, warna tudung hendaklah bertentangan dengan warna baju. • Bila gunakan sarung kaki pilih warna ‘skin colour’ • Corak fabrik tidak lebih dari empat warna. • Hindarkan daripada memakai anting-anting labuh, rantai tangan yang berloceng yang akan membuat bunyi apabila anda berjalan. • Jauhi daripada memakai baju yang banyak rupol (frills) ataupun berbunga besar. • Perhiasan hendaklah yang minima dan bukan menjolok mata. • Jangan memakai gelang tangan dan jam tangan ditangan yang sama.

b)

Kesesuaian Pakaian Lelaki • •

Kurang sesuai berbaju lengan pendek jika bertali leher. Sematkan semua butang baju jika tidak bertali leher (kecuali butang kolar).

5

• • • • • • • • • • • • • • • • • •

•

Jangan lipat bahagian lengan kemeja lengan panjang. Memakai tali leher hanya dengan kemeja lengan panjang Bahagian hujung tali leher mestilah sampai ke bahagian kepala tali pinggang. Sesuaikan warna tali leher dengan baju. Tali leher berjalur sesuai dengan baju tanpa corak. Badan kurus dan gempal hendaklah memakai singlet Sesuaikan warna stoking dengan seluar. Kasut hendaklah bersih dan berkilat. Stoking putih tidak sesuai dalam majlis. Gunakan ‘cologne’ dan deodoron yang kembut. Jika bergaul dengan orang ramai sapukan ‘cologne’ di kedua belah bahu. Pakai singlet jika memakai bush-jacket tetapi jangan sampai kelihatan singlet tersebut. Seluar dan bush-jacket hendaklah sama warna dan bahan (material) Baju berwarna putih sebagai pilihan pertama.Lain-lain warna tanpa corak (light and plain) sebagai pilihan kedua. Baju hendaklah sentiasa dimasukkan dalam seluar. Elakkan dari memakai baju ketat yang boleh menyulitkan pergerakan badan dan tangan. Jangan memakai baju, seluar dan stoking corak/jenis berjalur keseluruhannya. Seluar jangan terlalu labuh hingga memecah lantai ataupun singkat hingga kelihatan tergantung. Jangan memakai seluar yang ketat (drainpipe). Stokin berwarna putih tidak sesuai dengan pakaian pejabat melainkan berpakaian putih / berpakaian sukan. Kasut bersukan walaupun mahal, tidak ada tempat dalam urusan rasmi.

5. KESESUAIAN PAKAIAN BAGI PELBAGAI MAJLIS ADALAH SEPERTI BERIKUT :-

6

Majlis

Perempuan

Lelaki

1) Bankuet Negara Baju Kurung Atau atau Negeri Kebaya Labuh, berselendang dan tidak 2) Jamuan Makan sedondon Malam Rasmi oleh Ketua Negara a) Baju Kurung atau Ketua berselendang Kerajaan b) Baju Kebaya Labuh 3) Jamuan Makan Berselendang Malam Formal a) Baju Kurung b) Baju Kebaya Labuh

Mess Kit/White Tie/Baju Kebangsaan Rasmi dengan Darjah Kebesaran

4) Jamuan Malam Formal

Baju Batik Lengan Panjang

Makan Baju Melayu Moden Tidak

a) Baju Kebaya 5) Jamuan Makan b) Baju Kurung Tengahari Rasmi Baju Melayu Moden 6) Jamuan Tengahari Rasmi

Makan Tidak a) Baju Kurung b) Baju Kebaya Labuh

a) Baju Kebangsaan Hitam b) Black Tie a) Baju Kebangsaan b) Lounge Suit

a) Baju Batik Lengan Panjang b) Lounge Suit c) Pakaian Kerja Baju Batik Panjang

Lengan

7) Jamuan Teh Rasmi

8) Pengumiaan Darjah Kebesaran 9) Istiadat Pertabalan

Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon

10) Hari Ulang Tahun Kemerdekaan a) Baju Kebaya b) Baju Kurung 11) Pembukaan Persidangan Parlimen 12) Mengadap Tuanku

a) Baju Batik Lengan Panjang b) Lounge Suit c) Pakaian Kerja a) Baju Batik Lengan Panjang b) Lounge Suit c) Pakaian Kerja a) Pakaian Istiadat b) Baju Kebangsaan Rasmi

a) Baju Batik Lengan Panjang Baju Kurung atau b) Bush-Jacket Kebaya Labuh, c) Pakaian Kerja berselendang dan tidak sedondon a) Pakaian Istiadat b) Baju Kebangsaan

7

13) Cocktails dan Receptions

14) Musabaqah

Baju Kurung atau Rasmi Kebaya Labuh, berselendang dan tidak a) Lounge Suit Gelap sedondon dan bersongkok b) Baju Kebangsaan a) Baju Kebaya b) Baju Kurung Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon

15) Pengebumian

a) Baju Batik Lengan Panjang b) Lounge Suit a) Baju Kebangsaan b) Baju Batik Lengan Panjang c) Lain-lain Pakaian yang sesuai

16) Majlis Anjuran Agensi (siang) Baju Kurung atau 17) Majlis di Luar Kebaya Labuh, Dewan seperti berselendang dan tidak Perasmian Sukan sedondon 18) Anugerah Sastera Pakaian Kerja Negara dan Anugerah Seni Baju Kurung Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak senonoh

6.

Baju Kebangsaan Pakaian Kerja Baju Batik Panjang

Lengan

a) Baju Kebangsaan Hitam b) Lounge Suit warna gelap

HIASAN Barang-barang kemas samada tulen atau tiruan seperti subang, gelang tangan, rantai tangan, jam, cincin, dan rantai leher memang perlu dipakai. Kesederhanaan adalah yang paling sesuai dan ia adalah sebahagian daripada pakaian yang menambah seri. Oleh yang demikian, hendaklah dipadankan dengan baju yang dipakai. Elakkan memakai terlalu banyak hiasan. a)

Tali Pinggang i) dari jenis kulit, PVC, kain atau besi yang sesuai

8

b)

Selendang dan Skaf i) dipakai dengan pakaian kurang formal atau formal seperti di majlis rasmi dengan cara disangkutkan di bahu. ii) Dipakai di majlis keagamaan dan dalam menziarahi kematian-selendang menutupi seluruh kepala.

c)

Beg Tangan Beg yang sesuai mengikut keadaan seperti :i) Kegunaan harian di pejabat. ii) Kegunaan pelbagai. iii) Kegunaan majlis rasmi.

7.

MINYAK WANGI Pilihan yang lembut, supaya ia tidak melemaskan atau memeningkan a)

Minyak wangi tulen i) Adalah pekat dan hendaklah dipakai sedikit sahaja.

b)

Eau de toilette i) Air kolon yang kurang pekat dan lebih murah. Ia perlu dipakai beberapa kali sehari kerana baunya tidak pekat. Semburan badan i) Ini adalah bau-bauan yang sangat ringan dan tidak pekat.

c)

8.

KESIHATAN, KEBERSIHAN, DAN KEKEMASAN Aspek ini amat penting, ia menggambarkan sejauhmana seseorang itu memberi keutamaan kepada pengurusan dirinya. Antara perkara-perkara yang dimaksudkan ialah : a)

Bahagian kepala dan muka • Rambut perlu diurus kemas dan kelihatan terjaga. • Misai dan janggut diurus dengan baik. • Bulu hidung tidak kelihatan liar. • Gigi sentisa bersih. • Pernafasan tidak berbau.

b)

Bahagian badan dan tangan • Badan tidak berbau. • Baju tidak ada tanda tercarik. • Baju tidak kelihatan berdaki di bahagian lengan, poket dan kolar. • Baju kelihatan tidak bergosok (iron).

9

• • c)

Kuku jari dipotong tidak kelihatan panjang atau tanda digigitgigit. Kulit di lengan, siku, muka dan leher tidak terdapat tandatanda berpenyakit atau bersisik.

Bahagian punggung dan kaki • Seluar tidak kelihatan tidak bergosok (iron) • Seluar tidak kelihatan tercarik. • Tidak berstokin. • Memakai stokin lebih daripada hadnya harinya. • Bagi wanita, jangan pakai stokin berwarna perang atau berbunga. • Kasut kelihatan kelabu. • Kasut coklat kelihatan hitam. • Tumit kasut hendaklah diperbaiki sekiranya sudah “wornout”.

ASPEK-ASPEK PENGURUSAN PELBAGAI MAJLIS RASMI ATAU FORMAL JAWATANKUASA Dalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting. Jawatankuasa yang dimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau jawatankuasa yang ditubuhkan secara 'adhoc', tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai ahli yang terhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan. Di peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan oleh sebuah jawatankuasa yang dikenali sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atau 'Official Functions' Committee '. Di peringkat agensi maka adalah perlu mempunyai satu jawatankuasa majlis rasmi yang tetap yang akan merancang dan melaksanakan semua majlis rasmi bagi agensi berkenaan. Bilangan ahlinya terhad, jika boleh tidak melebihi dari tujuh orang, dan terdiri daripada pegawai di agensi yang berkenaan sahaja. TEMPAT MAJLIS Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkaraperkara penting yang mesti diambilkira adalah seperti berikut: i). Diketahui umum dan mudah dituju ii). Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi

10

iii). Mempunyai ruang legar yang luas iv). Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi v). Sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan Ada majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan di luar dewan yang lebih terbuka. Penggunaan protokol adalah tertakluk kepada jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan. Biasanya majlis yang diadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan protokol adalah terhad dan adakalanya terpaksa diubahsuai. PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN Bagi setiap majlis. hendaklah disediakan dalam 5 bentuk iaitu: i)

Ringkasan Senarai Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu. Tujuannya adalah supaya dapat diketahui kategori tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu. ii)

Senarai Nama

Senarai Nama adalah senarai yang akan menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut kategori. Jika dalam kategori menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang menteri yang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama ini bukanlah setakat nama sahaja tetapi hendaklah mengandungi butir lain yang lengkap seperti: • • • • • • • •

Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada) Nama isteri (jika diketahui) Jawatan atau pangkat Alamat Pejabat (lengkap dengan poskod) Nombor Telefon Pejabat Alamat Rumah (lengkap dengan poskod) Nombor Telefon Rumah Nama Setiausaha Sulit dan Nombor Telefon (jika ada)

iii)

Senarai Mengikut Keutamaan Senarai tetamu dari senarai kedua tadi disusun mengikut susunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduan dan Susunan Keutamaan Persekutuan atau negeri, atau agensi mana yang berkenaan. Dalam menyediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara terperinci dan memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatan.

11

iv)

Senarai Jawapan Kehadiran

Senarai ini adalah sama dengan senarai ketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta ditandakan, sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir. v)

Senarai Hadir Senarai yang terakhir dan mengandungi senarai tetamu yang menjawab hadir sahaja. Senarai ini adalah diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan namanama tetamu yang telah menjawab tidak hadir. Nombor kerusi tetamu biasanya tercatit dalam senarai ini dan . Penyambut tetamu perlu ada senarai ini. ATURCARA MAJLIS Aturcara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang. Cara membuat aturcara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengjkut urutannya. Lepas itu letakkan masa akhirnya dan kemudian dari waktu akhir rnembawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap acara. PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUT AN Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut: 1. Nama majlis 2. Penganjur atau yang menjemput 3. Logo agensi 4. Tempat majlis 5. Ruang nama jemputan 6. Tarikh majlis diadakan 7. Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir 8. Masa ketibaan tetamu 9. Panduan pakaian 10.Nama dan nombor telefon rujukan 11.Aturcara majlis (mengikut keperluan) dan plan tempat majlis (mengikut keperluan) 12.Kad jawapan (mengikut keperluan) 13.Plan Lokasi (mengikut keperluan)

12

Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelum majlis diadakan dan tarikh jawapan diterima ialah seminggu sebelum majlis diadakan. Jika masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan hendaklah dihantar dengan tangan. PEMILIHAN MENU Terdapat tiga kategori jamuan iaitu:a)

Jamuan ringan dalam sesuatu majlis Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakan di pertengahan majlis ataupun di penghujung majlis. Biasanya diadakan di penghujung majlis. Jika majlis mengambil masa yang lama maka diadakan jamuan ringan di pertengahan majlis iaitu masa rehat. Menu bagi jamuan ini tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada buffet berdiri, buffet duduk atau duduk. Bagi Buffet berdiri menu yang disediakan hendaklah yang senang dimakan. Makan yang berbungkus tidak sesuai. Cara buffet duduk boleh terdiri daripada jenis makanan yang susah sedikit untuk dimakan clan berat sedikit kerana tetamu senang untuk makan dan berasa selesa. b)

Majlis khas jamuan ringan Majlis khas jamuan ringan biasanya diadakan secara duduk dan dengan itu boleh disediakan menu yang lebih berat dan jenis buffet. Walau bagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklah mengikut prinsip; manis-pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keraslembut dan sebagainya. c)

Jamuan makan Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu Menu Biasa dan Menu Barat. Makanan China atau "Chinese food" tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara menghidangnya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia. Menu Biasa yang mengandungi nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang tempatan manakala Menu Barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negeri atau majlis tersebut khas diadakan untuk tetamu luar negeri. SUSUNAN KEUTAMAAN Dari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal ialah keutamaan yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah diluluskan dari semasa ke

13

semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan Keutamaan Negeri yang berkenaan. Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan dan balik, tempat duduk, teks juruacara, teks ucapan clan lain-lainnya. 1. 2. 3. 4.

Yang di-Pertuan Agong. Raja Permaisuri Agong. Raja-raja dan Pemangku-Pemangku Raja Yang di-Pertua Negeri-Negeri. 5. Bekas-bekas Raja Permaisuri Agong yang menerima saraan DiRaja daripada Kerajaan Persekutuan. 6. Perdana Menteri. 7. Timbalan Perdana Menteri Kehormat- 7A. Bakal-bakal Raja (Tengku Mahkota atau Raja Muda) 8. Ahli-ahli Darjah Utama Seri Mahkota Negara (D.M.N.). 9. Ahli-ahli Seri Maharaja Mangku Negara (S.M.N.). 10.Ahli-ahli Seri Setia Mahkota (S.S.M.). Kehormat-10A. Dato-Dato Undang Yang Empat Negeri Sembilan dan Tengku Besar Tampin, Negeri Sembilan. 11.Ketua Hakim Negara Mahkamah Persekutuan. 12.Yang di-Pertua Dewan Negara. 13.Yang di-Pertua Dewan Rakyat. 14.Bekas-bekas Perdana Menteri. 15.Bekas-bekas Timbalan Perdana Menteri. 16.Ahli-ahli Jemaah Menteri. 17.Setiausaha Jemaah Menteri/Ketua Setiausaha Negara. Kehormat-17 A. Menteri-Menteri Besar dan Ketua-Ketua Menteri. 18.Peguam Negara. 19.Panglima Angkatan Tentera. 20.Ketua Polis Negara. 21.Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam. 22.Timbalan- Timbalan Menteri. 23.Timbalan Yang di-Pertua Dewan Negara dan Timbalan Yang di-Pertua Dewan Rakyat. 24. Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Tinggi, Duta-Duta Besar, Menteri-Menteri Yang Mutlak, Pemangku- Pemangku Pesuruhjaya Tinggi dan Kuasa-Kuasa Usaha. 25.Presiden Mahkamah Rayuan. 26.Hakim Besar Mahkamah Tinggi di Malaya. 27.Hakim Besar Mahkamah Tinggi di Sabah dan Sarawak 28.Ketua Pembangkang di Parlimen. 29.Hakim-Hakim Mahkamah Persekutuan 30.Hakim-Hakim Mahkamah Rayuan. 31.Setiausaha-Setiausaha Parlimen. 32.Bekas Ketua Setiausaha Negara. 33. Pegawai-pegawai Gred Utama Turus I, II den III. 34.Bekas Peguam Negara, Bekas Panglima Angkatan Tentera den Bekas Ketua Polis Negara. 35.Pengerusi-Pengerusi Suruhanjaya yang ditubuhkan di bawah Perlembagaan Persekutuan. 36.Hakim-Hakim Mahkamah Tinggi.

14

37.Pengerusi Tribunal Perkhidmatan Awam. 38.Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Kehakiman. 39.Ketua Audit Negara. 40.Gabenor Bank Negara. 41.Datuk Bandar Kuala Lumpur. 42.Pengerusi Majlis Rasmi Kerajaan. 43.Mufti Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur. 44.Penyimpan Mohar Besar Raja-Raja. 45.Datuk Paduka Maharaja Lela. 46.Ahli-ahli Panglima Mangku Negara (P.M.N.). 47.Ahli-ahliPanglima Setia Mahkota (P.S.M.). 48.Profesor-Profesor Diraja. 49.Ahli-ahli Panglima Jasa Negara (P.J.N.) 50.Ahli-ahli Panglima Setia Diraja (P.S.D.). Kehormat-50A. Timbalan- Timbalan Menteri Besar/Timbalan- Timbalan Ketua Menteri. Kehormat-50B. Speaker Dewan-Dewan Undangan Negeri. 51.Ahli-ahli Dewan Negara. 52.Ahli-ahli Dewan Rakyat. 53. Pegawai-pegawai Gred Utama 'A' dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya. 54.Panglima Tentera Darat. 55.Panglima Tentera Laut. 56.Panglima Tentera Udara. 57.Timbalan Ketua Polis Negara. 58.Ketua-Ketua Setiausaha Kementerian. 59.Naib-Naib Canselor Universiti. Kehormat-59A. Ahli-ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri danMenteri Negeri di Sabah/Sarawak. 60. Pegawai-pegawai Gred Utama 'B' dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya. 61. Pengerusi-Pengerusi Badan-Badan Berkanun Persekutuan dan Ketua-Ketua BadanBerkanun Persekutuan yang setaraf dengan Gred Utama 'B' dan ke atas. Kehormat-61 A. Penerima Anugerah 'Fellow' Negara. 62.Wakil-wakil Tempatan Bangsa-Bangsa Bersatu. 63. Pegawai-pegawai Gred Utama 'C', Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya. Kehormat-63A. Ahli-ahli Dewan Undangan Negeri. 64.Ahli-ahli Johan Mangku Negara (J.M.N.). 65.Ahli-ahli Johan Setia Mahkota (J.S.M.). 66.Ahli-ahli Johan Setia Diraja (J.S.D.). 67. Pegawai-pegawai Gred I, Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan KetuaKetua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya. 68.Setiausaha-Setiausaha Politik. 69. Pegawai-pegawai Gred II den Pegawai-pegawai Tentera den Polis yang setaraf dengannya. 70. Konsul-Konsul Besar negara-negara yang tiada perwakilan diplomatik di Malaysia.

15

PANGGILAN HORMAT

Panggilan

Lelaki/Suami

Perempuan/Iste ri

Panggilan

Seri Paduka Baginda (SPB)

Yang di-Pertuan Agong

Raja Permaisuri Agong

SPB

Duli Yang Maha Mulia (DYMM)

Sultan/ YangDipertuan Besar/Raja NegeriNegeri

Sultanah/ Tengku Ampuan/ Tuanku Ampuan

Anak-Anak Raja Yang Memerintah

Anak-anak Raja Yang Memerintah

Yang Dipertua Negeri

Isteri Yang Dipertua Negeri

DYMM

YAM

Yang Amat Mulia Tuan Yang Terutama (TYT)

Yang Amat Berhormat (YAB)

Yang Berhormat (YB)

Yang Amat Berbahagia (YABhg)

Yang Amat Berbahagia (YABhg) Perdana Menteri / Timbalan Perdana Menteri / Menteri Besar / Ketua Menteri

Isteri YBhg. Isteri

Yang Behormat (YB)

Yang Amat Arif (YAA)

Menteri / Timbalan Menteri / Setiausaha Parlimen Yg Dipertua Dewan Negara dan Rakyat/ Timbalan Yg Dipertua Dewan / Ahli Dewan Negara / Ahli Dewan Rakyat / Ahli Dewan Undangan Negeri

YBhg Isteri

YBhg Isteri

Ketua Hakim Negara

16

Yang Arif (YA)

Yang Berbahagia (YBhg) Yang Amat Berbahagia (YABhg.) Yang Berbahagia (YBhg.) Yang Berbahagia (YBhg.) Yang Mulia (YM)

Hakim Besar/Hakim Mahkamah Agung/ Mahkamah Tinggi

Isteri

YBhg

Peguam Negara

Isteri

YBhg

Tun

Toh Puan

YABhg.

Tan Sri

Puan Sri

YBhg.

Dato’/Datuk

Datin

YBhg

Tengku/Raja/ Ungku/ Tunku/Ku

Tengku/Raja/ Ungku/ Tunku/Ku

YM

Syed/Sheikh/ Haji

Syarifah/Siti/ Hajjah

Mufti

-

Kadi Besar / Kadi

-

Puan / Cik -

Tuan

-

Sahibul Samahah

Profesor

-

Sahibul Fadilah

Prof. Madya / Pegawai tiada gelaran

-

Mahasiswa Yang Berbahagia (YBhg) Yang Berusaha Yang Dihormati

SUSUNAN TEMPAT DUDUK

17

Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan tetamunya pula terdiri daripada tetamu persekutuan dan negeri maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis Konvokesyen Universiti dan jamuan makan tetamu yang duduk di pentas atau meja khas hendaklah dihadkan. Penentuan Susunan Tempat Duduk 1. Bentuk-bentuk susunan tempat duduk. 2. Susunan Keutamaan 3. Dif-dif paling hampir sekali dengan Tetamu Khas ialah dif terkanan. Kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas. 4. Susunan tempat duduk di pentas dan dif-dif hendaklah mengikut kekananan. 5. Pentas utama – acara perasmian dsb. 6. Majlis jamuan rasmi 7. Jumlah ganjil atau genap 8. Hadkan 3 , 5 , 7 | 4 , 6 , 8 9. Perhatian berpusat ke Tetamu Kehormat 10.Dif yang paling hampir dengan Tetamu Khas ialah dif yang paling utama sekali. 11.Keutamaan bermula dari kanan tetamu kehormat. 4 Prinsip Susunan Prinsip 1 SUSUNAN HENDAKLAH MENGIKUT KEUTAMAAN

1. Susunan tempat duduk sama ada di pentas khas atau di tempat para jemputan ianya

hendaklah mengikut Susunan Keutamaan.

2. Jika jemputan tanpa isteri, keutamaan di pentas khas bermula dari kanan

Tetamu Khas diikuti dengan kiri, balik ke kanan, ke kiri dan seterusnya berselang seli. 3. Bagi jemputan bersama isteri, kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas membawa ke tepi (suami/lelaki) dari kiri isteri Tetamu Khas membawa ke tepi (isteri/perempuan) Prinsip 2 JUMLAH DIF DI PENTAS KHAS HENDAKLAH TERHAD 1. Jemputan seorang – jumlahnya angka ganjil 5, 7 dan 9. 2. Jemputan dengan isteri – jumlahnya angka genap 6, 8, 10 dan 12 Perinsip ini diwujudkan bertujuan untuk memberi penghormatan dan tumpuan kepada mereka yang berkenaan/berkaitan sahaja

18

Prinsip 3 TUAN RUMAH ATAU ‘HOST’ DUDUK DI SEBELAH KANAN TETAMU KEHORMAT Tuan Rumah biasanya dikenali sebagai orang yang menjemput atau bertanggungjawab menganjurkan sesuatu majlis atau upacara. Prinsip 4 ISTERI DUDUK DI SEBELAH KIRI SUAMI

1. Prinsip ini adalah amalan biasa dalam apa jua majlis apabila para jemputan dijemput

bersama isteri.

2. Kedudukan isteri sama ada majlis siang atau malam ialah isteri duduk di sebelah kiri suami kecuali dalam keadaan-keadaan tertentu.

Kekananan Bagi Empat Orang

3

1

2

4

PENTAS

Kekananan Bagi Empat Orang Dengan Isteri

3

1

2

4

PENTAS

19

Kekananan Bagi Lima Orang

4

2

1

3

5

PENTAS Kekananan Bagi Enam Orang Dengan Isteri

5

3

1

2

4

6

PENTAS

Bentuk Susunan Meja Majlis Jamuan Terbahagi kepada 4: 1. 2. 3. 4. •

Susunan Susunan Susunan Susunan

Meja Meja Meja Meja

Panjang Bulat Gabungan Meja Panjang dan Meja Bulat Gabungan Meja Bulat dan Meja Panjang

3 Prinsip Susunan Prinsip 1

20

Tetamu Kehormat hendaklah duduk di sebelah kanan Tuan Rumah sekiranya setaraf kecuali Tetamu Kehormat itu jauh lebih tinggi atau jauh lebih rendah dari Tuan Rumah Prinsip 2 Susunan dif-dif meja utama / khas hendaklah mengikut susunan keutamaan Prinsip 3 Wanita tidak duduk di hujung meja khas / diRaja. Prinsip Am Meja Jamuan

• • •

•

Tuan Rumah di sebelah kiri Tetamu Kehormat yang lebih tinggi dan sebaliknya sekiranya setaraf Wanita tidak duduk di hujung meja diRaja/khas Wanita tidak duduk mengetuai meja-meja panjang Meja bulat hendaklah penuh kecuali dihadiri oleh SPBYDA/Raja-raja, dua kerusi di hadapannya hendaklah dikosongkan dan meja berhampiran diubahsuai untuk elak tetamu lain membelakangi tetamu utama

PENGACARAAN MAJLIS FORMAL Terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini dan tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis. Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks juruacara hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:1. MASA (anggaran) 2. CUE (panduan bagi juruacara) 3. ANN (teks pengumuman) Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan. Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak penganjur. PENYEDlAAN ATURCARA PENTADBIRAN Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan:-

21

• • • • • •

sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima untuk mengawal masa untuk menjadi panduan masa akan datang sebagai rekod

Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut; 1. Masa 2. Tempat 3. Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci (aktiviti) 4. Pegawai yang bertanggungjawab (tindakan) Selain daripada aturcara pentadbiran, 'Check List' hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkan pengendalian majlis berkenaan. PERANAN PENYAMBUT TETAMU Berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis :1. Maklumat Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan. 2. Aturcara Keraian Yang Berkenaan Penyambut mestilah mengetahui aturcara keraian yang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik. 3. Susunan Tempat Duduk Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan. 4. Kawasan Yang Diuntukkan Penyambut hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diuntukkan baginya menyambut. 5. Tempat- Tempat Penting Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu masuk, tempat keluar dan lain-lain. 6. Senarai Tetamu Yang Dijemput

22

Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut. 7. Senarai Tetamu Khas Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai tetamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan lancar. 8. Pakaian Penyambut Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai. 9. Cara Menyambut Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada. Tunjukkan tempat duduk secara hormat. 10.Mengenali Tetamu Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang disambut. Jika tidak kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat. 11.

Ketibaan Penyambut Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba. Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai Bertugas dan mengambil senarai tetamu. Ia hendaklah memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan dengan senarai tetamu yang dikhaskan untuknya. 12.

Pertanyaan dan Teguran Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan, jawablah dengan sopan. Jika ada teguran dari tetamu yang kurang senang didengar, hendaklah mendiamkan diri sahaja tetapi ambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut sendiri kurang pasti. 13.

Kesulitan Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada Pegawai Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui Pegawai Bertugas pada masa itu. 14.

Mudah Senyum Penyambut hendaklah mudah senyum.

RAPTAI

23

Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai ialah: i) ii) iii) iv) v) vi)

Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya. Untuk menentukan urutan majlis. Untuk menentukan jangka masa yang tepat. Untuk memperbaiki kelemahan yang ada. Untuk penyelarasan acara. Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.

NILAI-NILAI ISLAM Majlis yang diadakan hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai Dasar Penerapan Nilai-Nilai Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agama rasmi negara. POST-MORTEM Post-Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. Post-Mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-Mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang.

24