Project Report On Technologies Used For Internal And External Communication

‐ 0 ‐   

Project report on

Technologies used for Internal and External Communication

      Amit Agarwal  Raghav Singhal  Sagar Chawla  Tanuj Juneja  Zulfiquar Hadi     

‐ 1 ‐   

Index      Communication   

 

 

 

 

 

 

 

2 

 

 

 

 

 

 

3 

Internal communication & its technologies   

 

 

 

4 

 

 

5 

 

 

 

6 

 

 

 

8 

    Barriers to communication          Requirements for Effective Internal Communication      External communication & its technologies       Conclusion                           

 

 

 

 

 

‐ 2 ‐   

Communication:  It  begins  when  one  person  sends  a  message  to  another  with  the  intent  of  evoking  a  response.  It  is,  in  fact  the  process  of  generating  the  idea  to  start  a  conversation,  encoding the message, transmitting it to the listener at other end via a suitable channel.  It is then decoded by the listener and feedback is given. 

 

Encoding:  The  sender  desires  to  communicate  to  the  receiver  some  idea,  feeling,  or  intention.  Encoding is translating to the information into a format that will get the idea across.   

Transmission channel/medium:  The  channel  is  the  medium  through  which  the  message  is  transmitted.  Oral/Verbal  communication takes place in speeches, meetings, phone   calls, or informal discussions.  Nonverbal communication is the communication without words.   

Decoding:  Communication does not take place if the receiver’s senses fail to perceive the sender’s  message.  Decoding  is  the  receiver  function  of  perceiving  communication  stimuli  and  interpreting their meaning.   

Feedback:  After the sender, or source, has encoded and transmitted the message and the receiver  and decoded it, the feelings, ideas, and intentions generated in the receiver are usually  communicated back to the sender.   

Noise:  Noise is something that interferes, at any stage, with the communication process. 

‐ 3 ‐   

Barriers to communication:     1. Frames of Reference: (Individual Perceptions)  A  combination  of  past  experiences  and  current  expectations  often  leads  two  people  to  perceive  the  same  communication  differently.  Although  each  hears  the actual words accurately, s/he may catalogue those words according to his or  her  individual  perceptions,  or  frames  of  reference.  Within  organization,  people  with different functions often have different frames of reference.    

2. Semantics:    It  refers  to  the  meaning  and  use  of  words.  This  is  especially  true  when  people  from different cultures are trying to communicate.    3. Value Judgments:   Value judgments are a source of noise when a receiver evaluates the worth of a  sender’s  message  before  the  sender  has  finished  transmitting  it.  Based  on  receiver’s  previous  experience  either  with  the  sender  or  with  similar  types  of  Communication     

4. Selective Listening: 

 

Value  judgments,  needs  and  expectations  cause  us  to  hear  what  we  want  to  hear.  When  a  message  conflicts  with  what  a  receiver  believes  or  expects,  selective listening may cause the receiver to block out the information or distort  it to match preconceived notions.    

4. Filtering: 

 

Filtering  is  selective  listening  to  reverse.  We  might  call  it  selective  sending”.  When senders convey only certain parts of the relevant information to receivers  they are said to be filtering the message.    

5. Distrust: 

 

A lack of trust on the part of either communicator is likely to evoke one or more  of  the  barriers.  Senders  may  filter  out  important  information  if  they  distrust  receivers,  and  receivers  may  form  value  judgments,  make  inferences  if  they  distrust receivers. Distrust is some times caused by status difference.      

‐ 4 ‐   

 

Internal communication & its technologies:  Internal  communication  may  be  defined  as  an  exchange  of  facts  ideas,  opinions  that  individuals  or  departments  of  an  organisation  relating  to  purely  inside  matters.  Information  transmission  of  various  pieces  concerning  what  happens  within  an  organisation  rather  than  its  relationship  with  the  others  outside  an  organisation.  This  implies the concept of internal communication. Thus internal or inside communication is  concerned  which  implies  transmission  and  reception  of  information  clearly,  accurately  and speedily.     It  is  a  communication  of  indoor  management.  The  outside  people  or  external  to  the  organisation  are  not  concerned  with  it.  In  corporate  management  there  is  Doctrine  of  Indoor Management. This allows all those external parties who deal with the company  to assume that the employees of the company have observed the provisions of articles  in the management of affairs and communication. In other words they are not bound to  enquire into the regularity of internal matters. An outsider or external is not expected to  see that the company carries out its internal affairs of management.    In  general,  inside  communication  means  giving  and  receiving  information  by  all  hierarchical  levels.  It  includes  vertical  communication  covering  downward  communication,  upward  communication,  horizontal  communication  and  diagonal  communication. It includes communication flowing at any intermediate level as well as  at operating level, or top management level, because internal communication is indeed  required by all who work together in an organisation to accomplish common goal.   

  Downward Communication  It  is  used  by  managers  to  assign  goals:  provide  job  instructions;  inform  about  policies,  procedures,  and  practices;  provide  performance  feedback;  point  out  problems.  Down 

‐ 5 ‐   

ward  communication  can  take  many  forms;  speeches,  memos,  company  newsletters,  bulletin board and policy and procedure manuals.   

Upward Communication  It provides managers with information about current problems, updates on employees’  progress  towards  goals,  suggestion  for  improvement,  proposals  for  innovations,  employees’ grievance, and feedback about employee attitudes.   

Horizontal Communication  It  takes  place  among  peers  and  can  cut  across  departments  and  work  groups.  These  lateral communications benefit the organization by more efficiently providing support,  coordination and information than could vertical channels.    Internal  communication  may  either  be  oral  or  written.  Oral  or  verbal  communication  may be face to face conversion; telephones, meetings, conferences, group discussions,  personal  instructions,  lecturers,  interviews;  counselling,  public  address  system,  grapevine,  gossip  tumour  social  affairs  etc.  Written  internal  communication  may  be  through  orders,  memos,  letters,  house  organs,  bulletin  boards,  posters,  information  racks,  manuals,  handbooks,  annual  reports,  grievance,  union  publications.  The  main  methods of internal communication available in a modern office are messenger service,  internal mail service, and mechanical devices. Leffin Well and Robinson have suggested  three general forms of inter‐communication. They are    (1) Notices that certain things have been done.    (2)  Orders  to  do  certain  things,  requests  for  advice  and  information,  notice of happening.  (3) Reports of progress on different phases of work.     

Requirements for Effective Internal Communication:  Lynn  Townsend,  set  forth  the  following  eight  requirements  for  effective  internal  communication.  1. Internal  communication  must  be  recognized  as  an  essential  tool  of  management.  It  is  a  way  to  achieve  corporate  objectives,  build  teamwork,  and  motive:  It  can  make  managers  become  better  leaders.  This  requirement  recognises  that,  employee  attitudes  and  resulting  performance are improved by effective communication.   

‐ 6 ‐   

2. Employees  must  be  well  informed  concerning  their  mutual  interests  in  company  success.  Management's  position  on  issues  needs  to  be  known  and employees should be persuaded to take actions that will best serve  mutual interests and goals.    3. Individual managers must actively support the corporate communication  efforts;  Managers  must  develop  teamwork  among  them  and  work  cooperatively with the corporate office. Management has responsibilities  to create a climate conducive to communication and to maintain a flow  through open channels.    4. Great  emphasis  must  be  placed  on  communication  and  measurement  Communication  cannot  be  left  to  chance.  There  must  be  a  plan  who  communicates that how to whom, for what purpose and to what effect.    5. Top management must establish a communication climate other divisions  and departments will reflect this climate.    6. A  long‐term  investment  in  professional  talent  and  communication  programming  must  be  made  Programming  and  qualified  people  cost  money, but it is well spent.    7. Management  must  recognise  its  responsibility  'to  listen  as  well  as  to  speak. If the boss is not a good listener, those who report to him will soon  stop trying to communicate.    8. Management  must  recognise  the  desire  of  employees  to  help  their  company  and  the  power  of  communication  to  tap  this  great  potential.  Employees  are  willing  to  help  and  communication  can  turn  this  desire  into action.   

External communication & its technologies:  Any  communication  to  or  from  outside  the  organisation  can  be  defined  as  external  communication. There is no denying the fact that every organisation irrespective of its  nature  of  functioning  has  to  have  communication  links  or  network  outside  the  organisation or outside the organisation structure. The bigger the enterprise is the more  elaborate  the  external  communication  system  must  be  the  such  organisations,  the 

‐ 7 ‐   

greater is the likelihood of expensive and time wasting, 'mistakes called through lack of  external'  communication.  It  would  not  be  out  of  way  to  emphasise  that  the  above  channels  of  communication  work  within  the  organisation.  But  in  real  world  situation,  every  organisation  is  also  linked  with  the  outside  parties  in  the  form  of  suppliers,  customers,  government,  departments,  financial  institutions,  holding  and,  subsidiary  companies  creditors,  debenture  holders,  registrar  of  companies  and  other  body  corporates etc. Under all circumstances, it should be kept in mind that for the effective  running  of  the  organisation  an  uninterrupted  communication  channel  external  to  the  organisation be maintained to keep the organisation alive and active.    External  communication  is  equally  important  as  internal  communication  to  provide  a  link between the employees and the shareholders and other third parties. As a matter  of  fact,  external  communication  is  considered  as  lifeblood  of  the  modern  business.  External  communication  can  be  arranged  by  oral  or  verbal  communication  as  well  as  through written media. Telex, television, telephone, tele‐printer, transmitters, STD, ISD,  and other modern sophisticated communication technologies can be used for external  communication.  Written  media  like  letters,  circulars,  Jl1emos,  notices,  legal  notices,  newspapers,  magazines,  manuals,  periodical  reports,  pamphlets  etc.,  are  also  used  towards  external  communication.  External  correspondence  is  mostly  in  written  form  except in extraordinary circumstances resorting to telecommunication services.    Communication is characterised as two way process, continuing process and is a social  process.  Two  or  more  people  are  involved  in  the  process.  A  modern  business  organisation  is  a  complex  organisation  not  only  of  individuals  or  group  of  individuals  within the organisation but to interact with outside individuals and groups.    An  efficient  management  needs  to  become  aware  of  the  importance  of  external  communication, information exchange and use of feedback. Most problems associated  with  outside  matters  are  due  to  lack  of  adequate  communication.  Adequate  external  communication  shall  be  recognised,  sought,  and  used.  Problems  of  pollution,  technological  unemployment,  problem  of  congestion,  housing,  medical,  crime,  family  planning,  problem  of  population,  natural  resources,  dangerous  effects  of  industrial  wastes, fumes, dust, effects of chemical fertilizers on human health, ecological balance,  and  a  host  of  many  other  subject  matters,  fall  within  the  orbit  of  external  matters  of  social responsibility.    A  very  important  function  of  the  management  is  to  have  multi‐media  approach  to  'communicate  with  various  cross  sections  of  the  society,  by  maintaining  an.  effective 

‐ 8 ‐   

and honest information exchange. Within the organisation employees communicate in  different  directions.  Outside  the  organisation  a  system  of  communication  should  keep  several  people  informed.  It  is  utmost  necessary  to  build  attitudes,  develop  rapport,  create  confidence,  win  goodwill,  morale  support  and  influence,  mutual  understanding  by  keeping  them  well  informed.  There  are  many  broad  areas  outside  the  organisation  about which information should be communicated.   

Conclusion:  • • • • •

Developing a communication strategy and its implementation in an efficient and  effective manner is quite beneficial for an organization.  You need to be transparent about your goals and values.  Consistency has to be maintained.  You need to adopt comprehensive & persuasive methods for that.  All this needs a long term focus. 

        *****