Florence - Inventory Data

  Inventory Management Systems analysis of 

THE FLORENCE STORE                                        Submitted by: 

Zulfiquar Hadi  A3906407G50  Semester ‐ III     

‐ 1 ‐   

Acknowledgement

I  thank  my  project  supervisor,  Ma'am  Puja  Aggarwal,  for  providing  me  this  research  opportunity.  I  acknowledge  the  continuous  support  provided  by  her  throughout the study.  I  would  like  to  express  my  deep  sincere  gratitude  to  Prof.  Alka  Munjal  who  has  always been a source of inspiration for me.  I also owe many thanks to my senior secondary school teacher Mr. G.S. Mongia  who has influenced my professional career as much as my family.  Finally, many thanks to my great family, especially to my parents.  I would like to thank all my dear friends for their support and presence in my life.

‐ 2 ‐   

Abstract Inventories  constitute  the  most  significant  part  of  current  assets  of  a  large  majority of companies in India. On an average, inventories are approximately 60%  of current assets in public limited companies in India. Because of the large size of  inventories maintained by firms, a considerable amount of funds is required to be  committed  to  them.  It  is,  therefore,  absolute  imperative  to  manage  inventories  efficiently  and  effectively  in  order  to  avoid  unnecessary  investment.  A  firm  neglecting  the  management  of  inventories  will  be  jeopardizing  its  long‐run  profitability  and  may  fail  ultimately.  It  is  possible  for  a  company  to  reduce  its  levels of inventories to a considerable degree, say 10 to 20%, without any adverse  effect  on  production  and  sales,  by  using  simple  inventory  planning  and  control  techniques. The reduction in ‘excessive’ inventories carries a favorable impact on  a company’s profitability.  The  FLORENCE  store  effectively  and  efficiently  uses  computerized  inventory  management system, which enables it to easily track large items of inventories. It  is  an  automatic  system  of  counting  inventories,  recording  withdrawals  and  revising the balance. There is an in‐built system of placing order as the computer  notices that the reorder point has been reached.  The  computerized  inventory  system  is  inevitable  for  large  retail  stores,  which  carry  thousands  of  items.  The  computer  information  systems  of  the  buyers  and  suppliers are linked to each other. As soon as the supplier’s computer receives an  order from the buyer’s system, the supply process is activated.   

‐ 3 ‐   

Need to hold inventories:  The  question  of  managing  inventories  arises  only  when  the  company  holds  inventories.  Managing  inventories  involves  tying  up  of  the  company’s  funds  of  storage  and  handling  costs.  There  are  three  general  motives  for  holding  inventories:  • Time  ‐  The time lags present  in  the  supply  chain,  from  supplier  to  user at  every stage, requires that you maintain certain amount of inventory to use  in this "lead time"    • Uncertainty  ‐  Inventories  are  maintained  as  buffers  to  meet  uncertainties  in demand, supply and movements of goods.    • Economies of scale ‐ Ideal condition of ‘one unit at a time at a place where  user  needs  it,  when  he  needs  it’  principle  tends  to  incur  lots  of  costs  in  terms  of  logistics.  So  bulk  buying,  movement  and  storing  brings  in  economies of scale, thus inventory.    A company should maintain adequate stock of materials for a continuous supply  to the factory for an uninterrupted production. It is not possible for a company to  procure raw materials whenever it is needed. A time lag exists between demand  for  materials  and  its  supply.  Also,  there  exists  uncertainty  in  procuring  raw  materials  on  time  on  many  occasions.  The  procurement  of  materials  may  be  delayed  because  of  other  such  factors  as  strike,  transport  disruption  or  short  supply. Therefore the firm should maintain sufficient stock of raw materials at a  given  time  to  streamline  production.  Other  factors  which  may  necessitate  purchasing  and  holding  of  raw  materials  inventories  are  quantity  discounts  and  anticipated  price  rise.  The  firm  may  purchase  large  quantities  of  raw  materials  than  needed  for  the  desired  production  and  sales  levels  to  obtain  quantity  discounts  of  bulk  purchasing.  At  times,  the  firm  would  like  to  accumulate  raw  materials in anticipation of price rise.    Stock  of  finished  goods  has  to  be  held  because  production  and  sales  are  not  instantaneous.  A  firm  cannot  produce  immediately  when  customers  demand 

‐ 4 ‐   

goods. Therefore, to supply finished goods on a regular basis, their stock has to be  maintained.  Stock  of  finished  goods  has  also  to  be  maintained  for  sudden  demands  from  customers.  In  case  the  firm’s  sales  are  seasonal  in  nature,  substantial finished goods inventories should be kept to meet the peak demand.  Failure to supply products to customers, when demanded, would mean loss of the  firm’s  sales  to  competitors,  the  level  of  finished  goods  inventory  would  depend  upon  the  coordination  between  sales  and  production  as  well  as  on  production  time.    Objective of the inventory management system:  An effective inventory management should:  • Ensure  a  continuous  supply  of  raw  materials  to  facilitate  uninterrupted  production.  • Maintain  sufficient  stocks  of  raw  materials  in  periods  of  short  supply  and  anticipate price changes.  • Maintain  sufficient  finished  goods  inventory  for  smooth  sale  s  operation,  and efficient customer service.  • Minimize the carrying cost and time.  • Control investment in inventories and keep it at an optimum level.    In  the  context  of  inventory  management,  the  firm  is  faced  with  the  problem  of  meeting two conflicting needs:  • To  maintain  a  large  size  of  inventory  for  efficient  and  smooth  production  and sales operations.  • To maintain a minimum investment in inventories to maximize profitability.    Both  excessive  and  inadequate  inventories  are  not  desirable.  These  are  two  danger  points  within  which  the  firm  should  operate.  The  objective  of  inventory  management  should  be  to  determine  and  maintain  optimum  level  of  inventory  investment.  The  optimum  level  of  inventory  will  lie  between  the  two  danger  points of excessive and inadequate inventories. 

‐ 5 ‐   

Maintaining  an  inadequate  level  of  inventories  is  also  dangerous.  The  consequences of underinvestment in inventories are:  • Production hold‐ups  • Failure to meet delivery commitments.    Inadequate raw materials and work in progress inventories will result in frequent  production interruptions. Similarly, if finished goods inventories are not sufficient  to meet the demand of customers regularly, they may shift to competitors, which  will amount to permanent loss to the firm.    The  aim  of  inventory  management,  thus,  should  be  to  avoid  excessive  and  inadequate  levels  of  inventories  and  to  maintain  sufficient  inventory  for  the  smooth production and sales operation. Efforts should be made to place an order  at  the  right  time  with  the  right  source  to  acquire  the  right  quantity  at  the  right  price and quality.    Inventory management techniques:  In  managing  inventories,  the  firm’s  objective  should  be  in  consonance  with  the  shareholders,  wealth  maximization  principle.  To  achieve  this,  the  firm  should  determine the optimum level of inventory. Efficiently controlled inventories make  the firm flexible. Inefficient inventory control results in unbalanced inventory and  inflexibility. The firm may sometimes run out of stock and sometimes may pile up  unnecessary  stocks.  This  increases  the  level  of  investment  and  makes  the  firm  unprofitable. To manage inventories efficiently, answers should be sought to the  following two questions:  • How much should be ordered?  • When should it be ordered?    The  first  question,  ‘how  much  to  order’  relates  to  the  problem  of  determining  economic  order  quantity  (EOQ)  and  answered  with  an  analysis  of  costs  of  maintaining  certain  level  of  inventories.  The  second  question,  when  to  order,  arises because of uncertainty and is a problem of determining the re‐order point. 

‐ 6 ‐   

Economic Order Quantity (EOQ):  It is that inventory level that minimizes the total of ordering and carrying costs.    Ordering Costs:  The term ordering costs is used in case of raw materials (or supplies) and includes  the entire costs incurred in the following activities:  • Requisition  • Purchase  • Ordering  • Transporting  • Receiving  • Inspecting  • Storing (store placement)    Ordering costs increase in proportion to the number of orders placed. The clerical  and  staff  costs,  however,  do  not  have  to  vary  in  proportion  to  the  number  of  orders  placed,  and  one  view  is  that  so  long  as  they  are  committed  costs,  they  need not be reckoned in computing ordering cost. Alternatively, it may be argued  that as the number of order increases, the clerical and staff costs tend to increase.  If the number of orders are drastically reduced, the clerical and staff force release  now can be used in other departments. Thus, these costs may be included in the  ordering costs. It is more appropriate to include clerical and staff costs on a pro‐ rata  basis.  Ordering  costs  increase  with  the  number  of  orders,  thus  the  more  frequently  inventory  is  acquired,  the  higher  the  firm’s  ordering  costs.  On  the  other hand, if the firm maintains a large inventory levels, there will be few orders  placed  and  ordering  costs  will  be  relatively  small.  Thus,  ordering  costs  decrease  with the increasing size of inventory.    Carrying Costs:  Costs incurred for maintaining a given level of inventory are called carrying costs.  They  include  storage,  insurance,  taxes,  deterioration  and  adolescence.  The  storage costs comprise cost of storage space (warehousing cost), stores handling 

‐ 7 ‐   

costs  and  clerical  and  staff  service  costs  (administrative  costs)  incurred  in  recording and providing special facilities such as fencing, lines, racks etc. Carrying  costs vary with inventory size. This behavior is contrary to that of ordering costs  which  decline  with  increase  in  inventory  size.  The  economic  size  of  inventory  would thus depend on trade‐off between carrying costs and ordering costs.    Re‐order point:  The re‐order point is that inventory level at which an order  should be placed to  replenish  the  inventory.  To  determine  the  re‐order  point  under  certainty,  we  should know:  • Lead time  • Average usage  • Economic order quantity    Lead time:  Lead time is the time normally taken in replenishing the inventory after the order  has been placed.    Safety stock:  The  demand  for  material  may  fluctuate  may  fluctuate  from  day‐to‐day  or  from  week‐to‐week.  Similarly,  the  actual  delivery  time  may  be  different  from  the  normal  lead  time.  If  the  actual  usage  increases  or  the  delivery  of  inventory  is  delayed, the firms can a problem of stock‐out which can prove to be costly for a  firm. Therefore, in order to guard against the stock out, the firm may maintain a  safety  stock.  It  is  the  minimum  or  buffer  inventory  as  cushion  against  expected  increased usage and/or delay in delivery time.      

       

‐ 8 ‐   

The inventory management process by THE FLORENCE STORE.  When  asked,  the  cashier/owner  of  the  store  told  that  they  maintain  stocks  of  FMCG  as  well  as  pharmaceuticals  as  per  the  requirement  of  the  locality.  The  consumption of FMCG is informed to be very high.  • The store has installation of computerized inventory management system.   • A database of inventories is automatically maintained by the system.  • It keeps track of what comes in and what goes out.  • As  soon  as  the  inventory  reaches  the  re‐order  point,  the  system  automatically reminds them to order that particular commodity.  • They, then place the required order using telephonic communication.    Three most  selling FMCG goods  have  been  identified  and  have  been  studied for  the inventory management:                Min.    Average    Max.  • Shampoo                      ¾ Sunsilk        5    20      25  ¾ Garnier        5    35      40  ¾ Head and shoulder    5    25      30  ¾ Dove         5    30      35    • Soap  ¾ Lux bodywash      10    90      100  ¾ Lux          10    90      100    ¾ Lifeboy        10    80      90    ¾ Dettol        10    110      120  ¾ Dove         10    90      100    • Toothpaste  ¾ Closeup        5    50      55  ¾ Colgate        5    60      65  ¾ Pepsodent        5    40      45   

‐ 9 ‐   

EOQ of FLORENCE:  There  is  no  exact  or  rigid  EOQ,  instead  the  quantities  short  of  max.  units  are  placed as an order quantity.     Ordering Costs:  It is nil for this store as the supplier charges no delivery costs to them.    Carrying costs:  Was not disclosed. The store owner looked more haphazard, when asked about it.    Re‐order point:  The Computerized inventory management system automatically reminds to place  an order when the inventory reaches the min. point.    Lead time:  It was informed to be 48 hrs.     Safety stock:  The store does not have any such concept, instead it does have a minimum and a  maximum limit. It just tries to maintain the max. limit of the stock.                           

‐ 10 ‐   

References:  • Financial Management, 9th edition by I.M. Pandey. ISBN – 81‐259‐1658‐X  • Financial Management, 8th edition by I.M. Pandey. ISBN – 81‐259‐0638‐X  • http://en.wikipedia.org/wiki/Inventory_control_system  • http://en.wikipedia.org/wiki/Inventory