Pengadaan Bm.docx

1

3.3 Pengadaan dan Penerimaam Bahan Makanan di Instalasi Gizi 3.3.1 Definisi Pengadaan Bahan Pengadaan bahan makanan adalah prosedur atau sistem yang bertujuan merencanakan,menetapkan,meyediakan jumlah dan jenis bahan makanan untuk memenuhi kebutuhan di institusi atau perusahaan (Bartono,2005). Pengadaan

bahan

makanan

meliputi

kegiatan

yang

mencakup

perencanaan,pembelian,penerimaan dan penyimpanan untuk mencukupi kebutuhan di suatu institusi. Perusahaan Vandish Catering merencanakan kebutuhan bahan makanan secara dadakan sebelum menyanggupi pesanan dari pembeli. Pegawai pengadaan bahan makanan merencanakan kebutuhan bahan makanan maksimal 3 hari sebelum pesanan diantar bertujuan untuk memenuhi kebutuhan bahan makanan dan untuk memudahkan pemesanan selanjutnya. Kebutuhan bahan makanan yang sudah direncanakan dari pesanan pelanggan, segera dibelikan oleh pemilik katering sendiri. 3.3.1.1 Perencanaan Anggaran Belanja Bahan Penyusunan anggaran belanja adalah suatu kegiatan penyusunan anggaran biaya yang diperlukan untuk pengadaan bahan makanan bagi konsumen yang dilayani. Tujuannya adalah tersedianya taksiran anggaran belanja makanan yang diperlukan untuk kebutuhan macam dan jumlah bahan makanan untuk konsumen yang

dilayani

sesuai

dengan

pesanan

pelanggan.

(Ditjen

Kesehatan

Masyarakat,2003). Vandish Catering memiliki acuan yang digunakan sebagai dasar perencanaan kebutuhan bahan makanan pada penyelenggaraan makanan diantaranya adalah 1.Berbagai standarisasi: menu baku, porsi baku dan bumbu baku. 2.Perkiraan sisa bahan makanan dan sisa bahan makanan yang akan dikirim dalam satu periode pengiriman 3.Pengetahuan bahan makanan praktis, seperti jumlah penyusutan, refuse/waste selama penyimpanan, pengolahan dan pendistribusian 4.Spesifikasi bahan makanan

2

Rancangan perencanaan anggaran belanja makanan di Vandish Catering langkah awal yang dilakukan yakni mengumpulkan data tentang macam dan jumlah bahan makanan dari jenis masakan yang di pesan oleh pelanggan, mendatangi toko penjual bahan makanan yang telah menjadi langganan di tempat berbeda-beda tergantung jenis bahan makanan, penentuan harga bahan makanan tergantung negosiasi yang di sepakati antara kedua belah pihak. Alur pengusulan pengadaan bahan makanan di Vandish Catering dilakukan melalui adanya persetujuan pengadaan bahan makanan dapat dilihat pada Gambar 4. Pesanan makanan diterima Kalkulasi biaya BM Penjual BM

Negosiasi BM Pembelian dan Pemesanan BM

Gambar 4. Alur pengusulan Pengadaan Bahan Makanan di Vandish Catering

Gambar 4 merupakan rangkaian alur dari kegiatan tender untuk melakukan pengusulan bahan makanan yaitu dari pesanan makanan diterima yaitu owner Vandish Catering menyetujui pesanan makanan yang di pesan oleh pelanggan lalu pihak Vandish Catering mengkalkulasi harga bahan makanan yang akan dibelanjakan, mendatangi penjual bahan makanan yang sudah menjadi langganan, pembelian tiap jenis bahan makanan dilakukan pada penjual yang berbeda-beda, kemudian negosiasi harga jenis bahan makanan dilakukan di tempat penjualnya langsung, setelah dicapai kesepakatan harga, bahan makanan bisa langsung diambil dan diolah kemudian. 3.3.1.2 Metoda Pembelian Prosedur pembelian bahan makanan meliputi prosedur dan ketentuan yang berlaku dalam upaya memenuhi kebutuhan bahan makanan untuk penyelenggaraan bahan makanan bagi orang banyak. Etika pembelian makanan yang tepat dilaksanakan dalam rangka pengawasan dan pengendalian harga makanan perporsi.

3

Pelaksanaan pembelian harus mempunyai pengetahuan dasar pengenalan kualitas bahan makanan dan pengolahan makanan mempunyai kemauan dalam meneliti produk. Vandish Catering menggunakan metode pembelian bahan makanan sistem langganan. Sistem langganan yakni kebiasaan membeli bahan makanan dalam satu tempat tertentu untuk melakukan pengadaan bahan makanan basah dan kering. Pembelian bahan makanan Vandish Catering, yang dilakukan tiga hari setelah pembeli memberikan kepastian mengenai tanggal pengambilan makanan yang di pesan.

Pesanan diterima

Menyusun bahan makanan

Proses negosiasi harga BM

Tercapai kesepakatan harga BM

BM bisa diambil dan diolah

Gambar 5. Alur pengadaan pelelangan umum Penggunaan sistem pembelian langsung memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Kelebihan dari penggunaan sistem langsung yakni proses pengadaan relative begitu singkat dan pada saat pengecekan dapat mengontrol bahan sesuai spesifikasi. Barang yang tidak sesuai dapat dikembalikan, sedangkan kelemahan dari penggunaan sistem penunjukan langsung yang berdasarkan harga murah dan kualitas relatif kecil, rekanan yang ditunjuk bertanggung jawab penuh terhadap Vandish Catering dan apabila rekanan mengirim bahan yang tidak sesuai barang akan dikembalikan dan menghambat proses produksi karena untuk pengiriman bahan makanan basah dilakukan setiap hari. 3.3.1.3 Pemesanan Bahan

4

Pemesanan adalah penyusunan permintaan (order) bahan makanan berdasarkan menu atau pedoman menu dan rata-rata jumlah konsumen yang dilayani. Tujuannya tersedianya daftar pesanan bahan makanan sesuai standar atau spesifikasi yang ditetapkan ( Ditjen Kesehatan Masyarakat, 2003). Perencaanaan kebutuhan bahan makanan yaitu kegiatan untuk menetapkan jumlah, macam atau jenis, dan kualitas bahan makanan yang dibutuhkan dalam kurun waktu tertentu. Pemesanan bahan makanan merupakan bagian dari proses pembelian bahan makanan sesuai terhadap rincian jumlah dan jenis bahan makanan kepada rekanan yang dilalui dengan proses pembelian bahan makanan sesuai terhadap rincian jumlah dan jenis bahan makanan kepada rekanan yang dilalui dengan proses pengiriman (Uripi,2007). Pemesanan dilakukan dengan mengggunakan bon pemesanan, untuk bon pemesanan bahan makanan kering dan basah dibedakan. Bon bahan makanan kering langsung dimasukkan ke tempat penyimpanan bahan makanan kering, sedangkan untuk bahan makanan basah bon langsung diberikan kepada koki. Penanggung jawab pengadaan bahan makanan membuat bon pemesanan bahan makanan kering dilakukan seleksi untuk penyediaan sepuluh hari sekali. Prosedur pemesanan bahan makanan dapat dilihat pada Gambar 7. Perencanaan Kebutuhan Bahan Makanan

Pemesanan bahan makanan kepada rekanan

Persetujuan Ka.Logistik

Pengiriman

Bahan makanan basah setiap hari

Bahan makanan kering setiap 10 hari sekali

5

Gambar 7. Alur pemesanan bahan makanan Gambar 7 menunjukkan alur pemesanan bahan makanan kering dan basah, selanjutnya alur dari pemesanan ditindaklanjuti oleh rekanan untuk dilakukan proses pengiriman. Pengiriman bahan makanan basah dan kering memiliki frekuensi yang berbeda. Pengiriman bahan makanan basah dilakukan setiap hari dan untuk pengiriman bahan makanan kering dilakukan sepuluh hari sekali untuk setiapnya pemilik catering membuat bon untuk penyediaan stok selama sepuluh hari. 3.3.2 Penerimaan Bahan Makanan Penerimaan bahan makanan adalah suatu proses kegiatan yang meliputi pemeriksaan, penelitian, pencatatan, pengambilan keputusan dan pelaporan spesifikasi bahan makanan berdasarkan pembelian bertujuan agar pesanan yang diterima sesuai dengan kesepakatan. Rangkaian kegiatan penerimaan barang di Vandish Catering dilakukan oleh pemiliknya sendiri. Alur penerimaan barang di Vandish Catering, rangkaian kegiatan penerimaan barang yakni bahan yang datang dari rekanan diterima oleh pemilik catering, lalu disesuaikan dengan bon pemesanan dari rekanan, jumlah berat bahan yang diterima dan dilihat spesifikasi bahan sesuai yang ditetapkan oleh pihak catering dicatat ke dalam buku penerimaan barang untuk nama rekanan, jumlah yang dipesan dan jumlah yang diterima. Barang yang tidak sesuai pesanan akan dikembalikan kepada rekanan untuk ditukar kembali dan harus dikirim kembali saat itu juga. Bahan yang sudah dipesan harus sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan dan jumlah bon pemesanan. Waktu proses pengembalian barang yang tidak sesuai pada saat itu juga karena bahan langsung dipakai untuk diolah. Alur penerimaan barang dapat dilihat pada Gambar 8. Denah ruangan penerimaan dapat dilihat pada Lampiran 2.

6

Bahan datang dari rekanan ( Pemilik catering )

Tidak sesuai,Barang dikembalikan kepada rekanan

Spesifikasi diperiksa ( Pemilik catering )

Sesuai spesifikasi

Ditimbang

Dicatat ( Pemilik catering)

Disimpan

Bahan makan basah

Bahan makan basah

Ruang Persiapan

Bahan makan kering Tempat penyimpanan bahan makanan kering

Gambar 8. Alur Penerimaan Bahan Makanan

Pemilik catering menerima dan menyimpan barang yang dipesan kedalam gudang kering untuk bahan kering dan untuk bahan basah diolah langsung. Bahan makanan kering dan basah yang sudah diterima dicatat kedalam kartu stok persediaan barang kedalam kolom input (masuk). Bahan makanan basah di Vandish Catering memiliki spesifikasi tersendiri setiap bahannya. Hal ini bertujuan agar mempermudah dalam pemeriksaan kriteria bagi bahan makanan yang diterima. Karena bahan langsung diolah tanpa ada proses penyimpanan yang lama seperti halnya bahan makanan kering. Daftar spesifikasi bahan makanan yang terdapat di gudang kering Vandish Catering dapat dilihat pada Lampiran 4.

7

3.3.2.1 Fasilitas Fisik dan Peralatan Penerimaan Bahan Makanan Penerimaan bahan makanan di Vandish Catering menggunakan peralatan berupa timbangan dengan ukuran besar 50kg dan ukuran kecil 1kg. Adapun fasilitas peralatan yang tersedia pada Vandish Catering dapat dilihat pada Table 8. Tabel 8.Fasilitas Peralatan Penerimaan Bahan Makanan

No. 1

Nama alat

Jumlah

50 cm x50 cm

1

-

1

2

Bak cuci teraso bergandeng Meja tulis dan kursi

3

Timbangan besar

50 kg

1

4

Timbangan

2 kg

1

5

Kereta pengangkut barang

-

2

6

Rak bahan makanan

2 tingkat

2

7

Rak bahan makanan beroda

2 tingkat

2

8

Tempat sampah bertutup

-

2

9

Pisau stainless stell

-

1

10

Ember plastik

-

2

Sumber: Vandish

2

Ukuran

Catering?

Ruang penerimaan bahan makanan memiliki luas ruangan penerimaan barang seluas 5x5 m2, secara fisik lantai berwarna putih dan kuat, tahan resapan air, cahaya 100%, dan peralatan penerimaan barang berfungsi dengan baik. Barang yang diterima dicek secara spesifikasi dan disesuaikan ukuran dengan bon pemesanan. Bahan makanan basah dengan ukuran besar ditimbang menggunakan timbangan 50 kg, untuk ukuran kecil ditimbang menggunakan timbangan 1 kg. 3.3.2.2 Waktu dan Proses Penerimaan Bahan Makanan Kering Proses penerimaan bahan makanan kering dilakukan pada pukul 08.00-09.00 WIB waktu proses selama penerimaan bahan petugas rekanan menyerahkan barang kepada pemilik Vandish Catering yang sebagian langsung dimasak dan sebagian disimpan untuk jangka waktu kedepan. Bahan yang diterima sudah memenuhi standar spesifikasi, apabila tidak sesuai spesifikasi barang dikembalikan kepada rekanan untuk ditukar kembali sesuai pemesanan, sebelumnya gudang makanan kering sudah difungsikan sejak pukul 08.00 hingga pukul 14.00 WIB. Beras, bumbu

8

kering dan sayur kering disimpan dan disusun pada papan beralaskan kayu serta makanan kaleng dan kerdus dalam rak besi. Bahan makanan kering yang diterima direkap dalam kartu stok bahan dalam kolom barang masuk. 3.3.2.3 Waktu dan Proses Penerimaan Bahan Makanan Basah Proses penerimaan bahan makanan kering dilakukan pada pukul 08.00-09.00 WIB waktu proses selama penerimaan bahan petugas rekanan menyerahkan barang kepada pemilik Vandish Catering untuk disimpan. Bahan yang diterima sudah memenuhi standar spesifikasi, apabila tidak sesuai spesifikasi barang dikembalikan kepada rekanan untuk ditukar kembali sesuai pemesanan, sebelumnya gudang makanan basah sudah difungsikan sejak pukul 08.00 hingga pukul 14.00 WIB. Bahan makanan basah yang diterima direkap dalam kartu stok bahan. Pengeluaran bahan makanan di Vandish Catering dilakukan oleh pemilik Vandish Catering. Pengeluaran bahan makanan dilakukan dengan memesan bahan makanan pada hari sebelumnya melalui bon pemesanan.