Pengadaan Material

PENGADAAN MATERIAL Gatot Bintoro

Kegiatan Pengadaan Material Memperoleh material dengan harga minimum Pengangkutan material Penyediaan tempat penyimpanan Pengangkutan ke tempat tujuan akhir

Kegiatan dalam Pembelian Pengembangan prosedur-prosedur kebijakan pembelian Koordinasi dengan devisi-devisi yang terkait Riset, survei dan pengembangan untuk menyeleksi material/barang dan sumber-sumber yang tepat

Kegiatan dalam Pembelian Pengiriman barang Pemeriksaan pengiriman/shipment untuk pengendalian kuantitas dan kualitas Komunikasi dengan devisi lain untuk menjamin keefektifan manajemen material dan penilaian kinerja para pemasok

Proses-proses pembelian Pengenalan kebutuhan Uraian kebutuhan Pemilihan kemungkinan sumber kebutuhan Penentuan harga dan ketersediaan Pemberian order (pemesanan)

Proses-proses pembelian Tindak lanjut dan percepatan order/pemesanan Verifikasi suppai dan tagihan para pemasok Pemrosesan ketidaksesuaian dan penolakan Penutupan pemesanan yang sudah selesai/pemeliharaan file

Penetapan kebutuhan: Sistem MRP Perencanakan kebutuhan material/Materials-RequirementsPlanning (MRP) merupakan sistem informasi berbasis komputer yang dipakai untuk menangani perencanaan dan pengendalian efektif inventory material

Materials Requirements Planning Tujuan: Penjadwalan item pada saat dibutuhkan. Tidak lebih awal dan tidak terlambat Item dependen dan diskrit Produk kompleks

Job shop Assemble-to-order

Input dan Output MRP Master MasterProduction ProductionSchedule Schedule

Product Product Structure Structure File File

Material Material Requirements Requirements Planning Planning

Inventory Inventory Master Master File File

Planned PlannedOrder OrderReleases Releases

Work WorkOrders Orders

Purchase PurchaseOrders Orders

Rescheduling Rescheduling

Sistem MRP Membantu: Material apa yang akan dipesan Bilamana perlu memesan Jumlah material yang diperlukan

Bagian alir sistem MRP

Pelaksanaan Sistem MRP Membuat data base bersama Memetapkan angka-angka inventaris yang benar dan membuat sistem pemeriksaan untuk mengatur balans stok Memastikan kebenaran dari Bill of Material (BOM) Menentukan kebijakan inventarisasi dan pemesanan (EOQ, Re-order point (ROP), lead-time)

Pelaksanaan Sistem MRP Mengembangkan master schedule (koordinasi dengan semua yang terlibat pemesanan, penyimpanan & penggunaan material) Memilih software MRP dan perangkat kerasnya Monitoring program pilot MRP, dengan meninjau kinerja secara teratur. Menetapkan sistem MRP pada seluruh bagian secara progresif.

Inventory Accuracy Catatan inventory untuk keperluan MRP harus accurate! Bagaimana caranya?

Untuk mencapai akurasi Catatan 1. Penyimpanan yang baik 2. Bangun dan jalankan prosedur pengambilan inventory 3. Catat transaksi inventory 4. Hitung secara reguler jumlah fisik inventory 5. Cocokkan segera bila terjadi perbedaan antara catatan dan hasil perhitungan fisik

Penetapan kebutuhan: Sistem ROP Tujuan ROP untuk membantu pengontrolan inventarisasi untuk menentukan: kapan harus memesan material dan apa yang harus dipesan. ROP berbeda dengan MRP, karena didasarkan pada pola pemesanan historis dan permintaan yang kontiyu/berjangka panjang, bukan proyeksi kebutuhan terbatas di masa yang akan datang. Cocok untuk sistem distribusi (grosir/eceran), sistem pengadaan barang pemeliharaan, perbaikan dan operasional.

Re-order Point (ROP) Merupan keadaan dimana balans stok untuk jenis material/barang apapun menurun di bawah suatu level tertentu, dan diperhitungkan untuk kuantitas pemesanan ulang, dengan memperhitungkan waktu tenggang (lead-time) dari pemasok

ROP: Prinsip stok aman dan pemesanan aman, untuk demand yang konstan

Perhitungan kuantitas pemesanan ulang Kuantitas pemesanan ulang tetap (ROP=FRO) Kuantitas RO tetap – Stok yang ada (ROP=FRQ-SOH) (Pemesanan per satuan waktu x Jumlah satuan waktu)-(Stok yang ada + Stok yang dipesan) (ROP=DXT-SOH) Pemesanan kuantitas ekonomis (ROP= EOQ)

Kuantitas pemesanan ulang tetap

Kuantitas RO tetap – Stok yang ada

Pemesanan per satuan waktu x Jumlah satuan waktu)-(Stok yang ada + Stok yang dipesan Waktu siklus pemesanan: interval waktu antara peninjauan kembali stok dengan maksud mengadakan pemesanan pengisian (replenishment) Waktu peninjauan kembali pesanan: waktu yang perlu untuk mereview stok dan membuat pesanan Waktu tenggang pemasok: waktu rata-rata antara pemberian order oleh pembeli dan penerimaan material dari penjual Cadangan stok aman: Angka ini berdasarkan keadaan nyata, yang dapat ditambah atau dikurangi sesuai kebutuhan ketersediaan material, biasanya diambil nilai 50%-100% dari jumlah point 1,2, dan 3.

Pemesanan per satuan waktu x Jumlah satuan waktu)-(Stok yang ada + Stok yang dipesan

Kuantitas pemesanan ekonomis (EOQ) Kuantitas pemesanan ekonomis didefinisikan sebagai kuantitas dimana dimana biaya perolehan (akuisisi) sama dengan biaya kepemilikan. Kuantitas inilah yang harus dibuat atau dibeli pada suatu waktu sehingga akan menghasilkan biaya satuan terendah

Penerapan Konsep EOQ : Biaya pemesanan: berhubungan dengan penerbitan pemesanan atau kontrak pembelian Biaya pemilikan: berhubungan dengan carrying inventory termasuk biaya investasi inventaris, gudang, asuransi, penyusutan, kadaluarsa. Permintaan: jumlah unit yang dipakai persatuan waktu Biaya satuan: harga per unit material/barang yang akan dipesan

Perhitungan EOQ

Perilaku biaya inventaris

Meskipun EOQ memberikan kuantitas yang paling ekonomis dari pembelian atau pemesanan, keputusan pemesanan yang sebenarnya harus mempertimbangkan juga faktor-faktor: Kuantitas yang dipesan harus dibatasi oleh ruang pergudang yang tersedia Kuantitas harus disesuaikan untuk memperhitungkan umur simpan barang Rumus yang dipakai tidak memberikan kompensasi secara aktif bagi perubahan permintaan yang mendadak, kebutuhan musiman, atau penghentian penggunaan barang

Siklus Pemesanan

Perbandingan MRP dan ROP ROP

MRP

Mendasar: tidak memerlukan peralatan khusus

Lanjut: perlu perangkta keras dan lunak komputer

Berdasar barang tertentu dengan pola jangka panjang yang kontiyu

Berdasar permintaan material untuk manufaktur produk akhir

Kuantitas pemesanan berdasarkan pola permintaan terdahulu

Kuantitas pesanan berdasarkan permintaan masa mendatang yang diperkirakan

Perbandingan MRP dan ROP ROP

MRP

Inventaris diganti secara tetap menurut habisnya inventaris tersebut

Inventaris diganti sesuai dengan Master Scedule

Pengaturan waktu pemesanan berdasarkan isyarat titik pemesanan ualang

Pengaturan waktu pemesanan berdasarkan tahapan produksi sesuai dengan Master Scedule

Diperlukan stok pengaman Stok pengaman berupa untuk semua barang (nilainya produk akhir (nilainya lebih relatif tinggi) rendah)

Definisi Kualitas Kulaitas menyatakan sifat-sifat atau karakteristik yang terukur dari suatu produk atau proses, yang biasanya dinyatakan dalam kelas, tingkat atau spesifikasi

Deskripsi kualitas dapat melalui: Nama dagang atau merek Spesifikasi yang rinci atau cetak biru Kelas pasar

Pengendalian Mutu Spesifikasi Barang/material harus ditentukan (produsen/pemasok) Pembeli harus memastikan bahwa barang yang dipesan sesuai dengan spesifikasi yang diminta Pemerikaan dapat dilakukan oleh pembeli

Cara-cara pemeriksaan Pengendalian mutu bersertifikat Pengendalian mutu secara statistik

Pengendalian mutu bersertifikat Pemasok dapat menerbitkan pernyataan bahwa kiriman memenuhi spesifikasi yang tercantum dalam perjanjian pembelian Selanjutnya pemeriksaan hanya dilakukan secara periodik untuk menjamin bahwa standar kualitas tetap terjamin (menghindari pemeriksaan berulang oleh pemasok atau pembeli)

Pengendalian Mutu secara Statistik Menggunakan metode statistik untuk pengambilan dan pemeriksaan sampel yang dapat mewakili seluruhnya (populasi) Resiko bagi pembeli, yaitu bahwa sampel tidak menunjukkan cacat yang terdapat dalam pengiriman Resiko bagi produsen, yaitu bahwa sampel menunjukan cacat yang tidak ada dalam sisa pengiriman, dan pemeriksa mungkin akan menolak keseluruhannya

Proses Sampling Ukuran lot: jumlah barang dalam pengiriman Tingkat kualitas yang diterima: kualitas lot terendah yang dapat diterima Ukuran sampel: jumlah barang yang ditarik dari lot untuk diperiksa kualitas lotnya Jumlah yang diterima: jumlah maksimum barang cacat yang diijinkan dalam sampel

Prosedur Penolakan Bila pemeriksaan menunjukkan bahwa material/barang yang diterima tidak memenuhi kualitas, maka semua pengiriman harus diberhentikan sementara Pengumuman penolakan harus dikirimkan ke semua yang terlibat, bagian pengadaan, penggunaan, gudang, pengendalian dan distribusi.

Tanggung jawab staf pembelian jika terjadi penolakan Menghentikan sementara semua pengiriman Memberikan penyataan kepada pemasok mengenai sebab-sebab penolakan Langsung menegosiasi kelanjutan pengujian dan sampling dengan pemasok jika penolakan itu merupakan hal yang meragukan Mengatur pengerjaan ulang bagi barang-barang yang terpengaruh Memberi tahu semua bagian yang terlibat dalam pengadaan, penggunaan, pengendalian dan kewenangan atas material